Avez-vous déjà pensé à la façon dont sont imprimées les lettres de contravention de la GIBDD ou les factures de Rostelecom ? Pour envoyer une lettre, il faut l'imprimer, acheter une enveloppe et des timbres, puis consacrer du temps à se rendre au bureau de poste. Et que faire si ces lettres se comptent par centaines de milliers ? Ou même par millions ?
Pour la production massive d'envois, il existe la poste hybride : ici, nous imprimons, emballons et expédions la correspondance qui ne peut être livrée par voie électronique. Le client n'a qu'à nous transmettre les informations sur le destinataire et télécharger le texte au format numérique, le reste sera fait par nos soins.
Actuellement, les services de la poste hybride sont utilisés par des entreprises publiques et privées qui envoient des milliers d'envois chaque jour. Parmi elles figurent la GIBDD, Rostelecom et Sberbank.
La plupart des travaux dans les ateliers sont automatisés : les lettres sont imprimées à l'aide d'imprimantes industrielles avec de grandes bobines et emballées automatiquement sur des lignes spéciales.
Le coût du service est resté le même que celui d'un envoi autonome. Pour les lettres ordinaires sans suivi, c'est 27 roubles et 60 kopecks, pour les lettres recommandées — 64 roubles et 80 kopecks.
Les imprimeries sont présentes dans toutes les régions de Russie, donc de nombreuses lettres évitent l'étape de transport régional et sont livrées plus rapidement.
Comment fonctionne l'impression hybride
Le fonctionnement de la poste hybride est assuré par 55 ateliers d'impression, dont quatre grandes productions à Moscou, Saint-Pétersbourg, Kazan et Novossibirsk. Dans ces établissements, nous pouvons imprimer jusqu'à 4 millions de lettres par jour.
Le client — individu ou organisation — nous transmet la lettre sous format électronique. Les personnes morales téléchargent un archive de fichiers pdf dans leur espace personnel sur otpravka.pochta.ru ou transmettent les données via API grâce à l'intégration avec le système d'information EPS (système postal électronique).
Les particuliers téléchargent les lettres via leur espace personnel .
Les fichiers envoyés vont dans le système d'information EPS, sont traités et transférés dans un système de gestion automatisé de la poste hybride.
Les lettres reçues en PDF sont converties en json — un format simple et compréhensible pour le traitement, que nous transformons automatiquement en texte et préparons pour l'impression et l'emballage dans des enveloppes : nous définissons les marges, vérifions les polices et la zone de scellage. Nous vérifions l'adresse et le code postal du destinataire pour que la lettre soit envoyée à la bonne adresse.
Chaque envoi comporte un ensemble de données spécifiques, semblable à une transaction bancaire :
- informations sur le destinataire et l'expéditeur
- tarif de l'envoi
- poids
- paramètres d'impression de chaque feuille : recto, verso, type de papier, densité
- informations sur l'enveloppe : taille, nombre d'ouvertures
Avec ces données, nous calculons comment utiliser efficacement l'espace sur la feuille. Pour économiser de l'espace, il est possible d'utiliser différentes dispositions de texte ou de varier les types d'enveloppes - avec une, deux ouvertures ou sans, en préparant des enveloppes avec l'adresse imprimée.
La machine peut imprimer une lettre sur une ou deux faces du papier, plier dans l'enveloppe de différentes manières - Z, П, en maison. Imprimer le bloc d'adresse d'un côté de la feuille et les informations elles-mêmes de l'autre. Actuellement, les données de mise en page sont fournies à la machine par un opérateur, mais nous prévoyons d'améliorer cette partie du travail - les données seront envoyées à l'équipement via un système de gestion automatisé de l'impression hybride.
Le fichier d'impression, qui est envoyé à l'imprimante après préparation, est un grand PDF ou AFP, dans lequel sont «collés» jusqu'à 500 lettres.
Dans les petits ateliers, des imprimantes à feuilles sont utilisées, pouvant imprimer jusqu'à deux mille envois par jour.
Imprimante à feuilles
L'impression dans les grands ateliers est automatisée et se déroule en trois étapes
La première machine reçoit le fichier et imprime de nombreuses lettres sur rouleau.
Un opérateur retire la bobine de l'imprimante à rouleau et la place sur le couteau, où la bande est coupée en feuilles A4.
À l'étape suivante, la machine à envelopper plie les feuilles d'une manière spécifique pour les emballer et les insère dans des enveloppes. Ce dispositif peut lire un code-barres spécial (dataMatrix), permettant de savoir dans quelle enveloppe placer chaque feuille. La machine peut emballer un maximum de 5 feuilles A4 imprimées dans une enveloppe - d'où la restriction de taille pour une lettre recommandée électronique.
Les lettres prêtes sont collectées par le personnel de l'atelier dans des boîtes, chargées sur des chariots et envoyées au bureau de poste.
Comment tirer parti des services de la poste hybride pour vos besoins
Si vous devez envoyer beaucoup de lettres, vous pouvez confier à Post l'impression, l'emballage et l'envoi de celles-ci. Pour l'expéditeur, chaque feuille a un coût, et ces dépenses peuvent être facilement optimisées.
Le coût du service se compose de deux parties : le tarif d'impression et celui de l'expédition. Le prix de l'impression dépend du volume de la commande, du nombre de couleurs, du mode d'emballage et d'autres paramètres. Les frais d'expédition sont similaires aux tarifs habituels. Pour chaque commande, un SLA est établi - un délai dans lequel les lettres doivent parvenir à l'agence postale. Nous assistons à la gestion du temps grâce aux notifications à l'écran et aux emails annonçant l'approche de la date limite.
Impression distribuée
Nous nous efforçons de continuer à réduire le temps de livraison et la charge sur le transport. Pour cela, nous travaillons à la création d'une technologie d'impression distribuée qui permettra d'envoyer automatiquement les tâches d'impression de manière à ce que les lettres apparaissent sur papier aussi près que possible du destinataire.
Par exemple, une personne a enfreint le code de la route à Moscou, mais réside à Khabarovsk. L'amende sera envoyée par l'agence de la circulation de Moscou. Notre tâche consiste à livrer la lettre à Khabarovsk avec un minimum de déplacements. Plutôt que de l'imprimer à Moscou et de l'envoyer par avion ou train dans une autre ville, nous matérialisons l'envoi dans le centre le plus proche du destinataire et livrons avec un minimum de frais logistiques.
Pour recevoir vos lettres encore plus rapidement et vous débarrasser des correspondances papier, activez la livraison des lettres au format électronique dans votre compte personnel. .
Source : habr.com
