La migration d'IBM Notes vers Microsoft Exchange ou Office 365 offre de nombreux avantages à une organisation, mais le projet de migration lui-même semble intimidant et il n'est pas tout à fait clair par où commencer la migration. Exchange lui-même n'inclut pas ses propres outils pour une migration complète ou la coexistence de Notes et Exchange. En fait, certaines tâches de migration et de coexistence ne sont pas possibles sans produits tiers. Dans cet article, nous présenterons sept étapes clés à suivre, basées sur les meilleures pratiques et notre expérience en matière de migrations réussies.
Une migration réussie comprend les étapes suivantes :
- Évaluation préliminaire de la migration.
- Établir la coexistence entre Notes et Exchange.
- Planifiez une précision de migration optimale.
- Garantir une efficacité de migration maximale.
- Exécutez une migration test.
- Planifier le moment de la migration pour minimiser l'impact sur l'organisation.
- Lancez la migration et suivez sa progression.
Dans cet article, nous verrons comment préparer et terminer la migration à l'aide de deux solutions de Quest : и . Sous la coupe se trouvent quelques détails.
Étape 1 : Évaluation préliminaire de la migration
Faire un inventaire de votre environnement actuel
Si vous décidez qu’Exchange est la plateforme idéale pour votre organisation, il vous suffit de vous y installer. Tout d'abord, vous devez rassembler des informations sur votre environnement actuel, collecter des informations d'inventaire sur les données que vous envisagez de migrer, déterminer ce qui peut être supprimé pour réduire l'utilisation de l'espace disque, calculer la bande passante disponible entre les environnements, etc. L'évaluation préliminaire doit inclure les éléments suivants : questions suivantes :
- Combien de domaines Notes et de serveurs Domino existe-t-il ?
- De combien de boîtes aux lettres disposez-vous ? Combien d’entre eux ne sont pas utilisés ?
- Quelle quantité d’espace disque les fichiers de messagerie principaux occupent-ils ? Combien y en a-t-il dans les archives ? Combien y en a-t-il dans les répliques locales ?
- Où se trouvent les archives ?
- Combien d’utilisateurs utilisent le cryptage ? Le contenu crypté doit-il être transféré ?
- Combien de dossiers personnels y a-t-il dans l’environnement ?
- Quels utilisateurs utilisent les liens vers des documents ? Combien d’utilisateurs ont reçu des liens d’autres utilisateurs et applications ?
- Quelle quantité de données allez-vous transférer ? Par exemple, vous souhaitez transférer des données uniquement pour les six derniers mois.
- Les archives natives seront-elles migrées vers des archives Exchange personnelles ou des fichiers Outlook *.pst ?
- Quelles sont les limites de bande passante ? Quelle quantité de données peut être transférée vers
une certaine période de temps ? - Quelle quantité de stockage sera nécessaire après la migration ?
Comment la migration affectera les activités et les opérations
Le projet doit être soigneusement planifié pour minimiser les temps d'arrêt et minimiser la perte de productivité.
Par exemple, il est important de considérer la délégation entre utilisateurs : si un utilisateur migre mais que son délégué reste sur la plateforme d'origine, comment cela affectera-t-il son travail quotidien ? De manière plus générale, vous devez réfléchir à l'impact qu'un projet de migration pourrait avoir sur tous les processus métier et flux de travail critiques de votre entreprise.
Il est également important de prendre en compte les points de contact critiques dans Notes. Par exemple, lorsqu'il s'agit de messagerie, il est important d'analyser les applications et de prendre en compte l'interaction entre le routage du courrier et les applications afin d'éviter toute interruption des processus métier pendant et après la migration. Assurez-vous de poser les questions suivantes :
- Quels utilisateurs ont des délégués et quel impact la rupture de cette relation pourrait-elle avoir sur les processus métier ?
- Quels applications et processus métier sont associés à l’environnement de messagerie ? Toute intégration clé entre l'application et le service de messagerie, telle que le processus d'approbation, sera essentielle lors de la planification de votre migration.
- Quels composants et fonctionnalités importantes de l’application doivent être préservés ?
- Comment pouvez-vous utiliser les fonctionnalités intégrées de la nouvelle plateforme pour obtenir les fonctionnalités dont vous avez besoin ?
- Le contenu inactif doit-il être archivé pour un stockage futur ?
- Des applications devront-elles être reconstruites pour fonctionner correctement dans le nouvel environnement ?
- Comment le succès sera-t-il mesuré ?
Avant de commencer votre migration, vous devez définir des critères pour mesurer le succès. En particulier, vous devez comprendre qu'il n'est pas raisonnable de s'attendre à un transfert de données à 100 %. Tous les types d'éléments Notes n'ont pas d'équivalent dans Exchange (Active Mail est l'exemple le plus flagrant). Par conséquent, la réalité est que tous les éléments de Notes n’existeront pas dans Exchange après la migration. Un objectif réalisable et mesurable est de déplacer 95 % des éléments vers 95 % des boîtes aux lettres. Mesurer et documenter les résultats est essentiel pour garantir le succès de la migration, et de vrais résultats ne sont possibles que si les critères de réussite ont été définis au tout début d'un projet de migration de messagerie.
Étape 2 : Établir des notes et une coexistence d'échange
Pour la plupart des organisations, la migration est un processus et non un événement. Par conséquent, les migrations de boîtes aux lettres et d’applications doivent suivre un calendrier qui convient le mieux à l’entreprise et aux opérations et ne repose pas sur des exigences techniques.
Développement d’une stratégie de coexistence
Pour maximiser la valeur de la migration, un plan de coexistence complet doit être élaboré et mis en œuvre dès le début du processus de migration. La définition de « coexistence » peut varier d’une organisation à l’autre. Certaines organisations utilisent activement les données de disponibilité, d'autres n'utilisent pas du tout cette fonctionnalité. Certains se concentrent sur la migration des données de calendrier, tandis que d'autres se concentrent sur le réglage fin de la migration d'un annuaire d'utilisateurs complet. Il est important de travailler avec chacune des parties prenantes pour avoir une idée claire de ce qui compte vraiment et aider chacun à comprendre l’importance d’une stratégie de coexistence efficace.
La migration de Notes vers Exchange et Office 365 nécessite de planifier simultanément la migration des boîtes aux lettres et des applications. La fonctionnalité actuelle de l'application Notes doit être prise en charge pour tous les utilisateurs, quelle que soit leur plate-forme de messagerie actuelle. En tant qu'utilisateurs migrant vers Exchange et Office 365, ils devraient pouvoir accéder et utiliser les applications Notes dans le cadre de leurs flux de travail existants. Cette fonctionnalité doit continuer jusqu'à ce que les applications Notes soient migrées vers SharePoint ou une autre plateforme.
Outre la coexistence des applications, l’interaction entre les utilisateurs des différentes plateformes doit être mise en œuvre avant de lancer la migration. Cela inclut le routage et les mises à jour automatiques des répertoires, les statuts de disponibilité et les calendriers pour tous les utilisateurs, quelle que soit leur plate-forme actuelle.
Enfin, vous devez envisager la collaboration non seulement entre votre service de messagerie, mais également entre vos calendriers et ressources partagées, telles que les salles de réunion. Les utilisateurs doivent pouvoir télécharger des informations sur la planification des réunions. Cela comprend à la fois les réunions ponctuelles et récurrentes. Que les rendez-vous aient été planifiés avant la migration ou créés pendant la migration, l'exactitude des données du calendrier doit être maintenue tout au long du projet. Vous devez vous assurer que les utilisateurs peuvent, par exemple, changer de salle de réunion pour la prochaine réunion lors d'une réunion récurrente ou annuler une réunion sans provoquer de conflit ni de confusion lors des réunions suivantes.
Étape 3 : Planifier pour une précision de migration optimale
Planifier une migration de Notes vers Exchange ou Office 365 nécessite de comprendre un certain nombre de différences spécifiques entre les plateformes.
Adresses mail
Les données Notes contiennent généralement des adresses propriétaires qui apparaissent à plusieurs endroits : dans les en-têtes des messages, intégrées dans les archives, les contacts personnels et les listes distribuées. Dans le cadre du processus de migration, ces adresses propriétaires doivent être mises à jour vers des adresses SMTP pour garantir une fonctionnalité complète dans l'environnement Exchange. De nombreuses organisations choisissent également de mettre à jour le domaine SMTP ou la norme d'adressage lors de la migration. Si cela s'applique à votre organisation, il est important de comprendre que certaines solutions de migration mettent automatiquement à jour les instances d'adresse SMTP historiques pour chaque utilisateur.
Structure des dossiers
Dans de nombreuses organisations, les utilisateurs utilisent leurs propres boîtes aux lettres et archives. Il est donc important de préserver ces données. La possibilité pour les utilisateurs d'afficher la structure complète de leurs dossiers a également un impact sur l'expérience utilisateur suite à la migration. Il est important de sélectionner des solutions et des transitions qui préservent l'intégrité des structures de dossiers et de données.
Répliques et archives locales
Pour contrôler les coûts de stockage et mieux gérer la croissance des données, de nombreuses organisations fixent des quotas de boîtes aux lettres. Une conséquence involontaire de cette politique est souvent une augmentation du nombre et de la taille des archives. Ces sources de données supplémentaires doivent être évaluées et leur migration prise en compte lors de la planification de la migration. Vous pouvez fournir aux utilisateurs un composant en libre-service qui leur permet de migrer uniquement les données importantes. Pour optimiser le stockage Exchange, nous vous recommandons d'utiliser un autre produit Quest - , il dispose notamment d'une fonctionnalité utile pour la déduplication des fichiers joints, analogue du DAOS dans Notes.
ACL et délégation
Les listes de contrôle d'accès (ACL) et la délégation sont des éléments clés pour fonctionner dans un environnement Notes, et elles sont également essentielles à la protection de l'intégrité. Par conséquent, il est important de traduire avec précision les droits associés et les droits d'accès en droits équivalents dans Exchange Server et Office 365. Idéalement, faire cela automatiquement accélérera le processus et éliminera les erreurs humaines. Pour maintenir l'efficacité de la protection des actifs informationnels d'une organisation, les ACL et le mappage de délégation doivent être effectués simultanément avec les données de courrier. Certaines organisations tentent d'attribuer des droits équivalents manuellement ou à l'aide de scripts une fois la migration des données terminée. Cependant, cette approche peut avoir un impact négatif sur la productivité et ajouter des failles de sécurité aux données d'une organisation.
Notes propres au contenu
Le même courrier actif. Un autre problème courant lors de la migration depuis IBM Notes est la rencontre avec beaucoup de texte enrichi. Exchange et Office 365 ne prennent pas en charge les tableaux à onglets intégrés, les boutons, les formulaires enregistrés et tout autre contenu propriétaire dans Notes. De ce fait, vous devrez soit vous préparer à la perte de cette fonctionnalité, soit investir dans une solution de migration capable de convertir ces éléments dans un format migré. Disons tout de suite que les solutions de Quest ne convertissent en aucune manière cela et ne peuvent transférer ces lettres que sous forme de pièces jointes afin que l'utilisateur puisse ensuite les ouvrir via le client Notes.
Groupes et carnets d'adresses personnels
De nombreuses organisations utilisent largement les listes de diffusion publiques pour leurs besoins internes et
communications externes. De plus, les utilisateurs de Notes trouvent souvent important de conserver leurs contacts professionnels dans des carnets d'adresses personnels. Ces sources de données sont essentielles aux opérations commerciales et doivent être transformées efficacement lors de la migration vers la plateforme Microsoft. Par conséquent, il est important de préparer automatiquement les groupes à la migration vers Active Directory et de convertir efficacement toutes les adresses personnelles, même celles stockées sur les postes de travail des utilisateurs.
Interagir avec les applications Notes
Les points d'intégration entre les applications et le service de messagerie, tels que les processus de réconciliation, sont importants lors de la planification et de la planification des migrations. IBM Notes offre une intégration plus étroite entre la messagerie électronique et les applications que les autres plates-formes. Ces intégrations peuvent inclure tout, des simples liens vers des documents aux processus métier.
Ressources et bases de données de messagerie
De nombreuses organisations utilisent des bases de données de réservation de ressources, des bases de données de messagerie et d'autres bases de données partagées dans Notes. De ce fait, ces bases de données jouent un rôle important dans le fonctionnement d’une organisation. Pour garantir la continuité des activités et la productivité des employés, il est très important de considérer l’approche et le calendrier de mise en œuvre pour :
- Création de boîtes aux lettres de ressources dans l'environnement cible ;
- Transférer les données de la base de données de réservation vers Exchange ;
- Garantir que les utilisateurs des deux systèmes peuvent collaborer et utiliser les ressources dans Notes et Exchange.
Étape 4 : Maximiser l’efficacité de la migration
En plus de garantir l'exactitude des données, il est également important de s'assurer que la migration est aussi efficace que possible compte tenu des exigences de l'organisation. L'efficacité de la migration dépend directement non seulement des coûts directs, mais également du degré d'impact sur l'entreprise.
Architecture des solutions de migration
L’architecture de la solution de migration est l’un des facteurs les plus importants influençant l’efficacité. Il est important de choisir une solution avec une architecture multithread qui permet à un serveur de migration de migrer plusieurs utilisateurs en même temps. L'architecture multithread réduit les besoins matériels de migration et augmente la vitesse de migration, réduisant ainsi considérablement le coût global du projet. Ne vous laissez pas berner par les solutions de migration qui prétendent être multithread mais qui ne migrent en réalité qu'un seul utilisateur à la fois et nécessitent l'ajout de postes de travail pour migrer plusieurs utilisateurs à la fois. Selon la configuration et l'environnement, les véritables solutions multithread sont 30 à 5000 365 % plus efficaces lors de la migration des données vers Exchange et Office XNUMX.
Processus de migration
La migration implique de nombreuses étapes et les processus doivent se dérouler au bon moment pour garantir une transition en douceur. Pour minimiser les perturbations de l'activité et maximiser les avantages de la migration, tous les processus doivent être intégrés et contrôlés par une application unique capable de gérer chaque étape de la migration en temps opportun.
Flexibilité et libre-service
Certains utilisateurs et services devront s'écarter du processus de migration standard. Par exemple, le service juridique peut avoir des exigences de stockage différentes, ou les responsables peuvent avoir besoin de migrer l'intégralité de leur boîte aux lettres et de leurs archives. Par conséquent, il est important de choisir une solution de migration flexible qui permet à l’équipe de migration de s’adapter facilement à ces exigences. L’un des moyens les plus efficaces d’offrir cette flexibilité consiste à activer le libre-service pour certains de vos utilisateurs. Par exemple, certains utilisateurs peuvent être autorisés à transférer des données supplémentaires de leurs fichiers de messagerie principaux ou des données locales pour les convertir ultérieurement en une archive personnelle sur le serveur.
Étape 5 : Exécutez une migration test
Une fois l’évaluation pré-migration terminée, la stratégie de coexistence finalisée et les plans d’optimisation définis, il est essentiel d’obtenir la confirmation de la stratégie par une ou plusieurs migrations pilotes.
Le but de la migration pilote est de tester les procédures développées et d'identifier les problèmes qui peuvent survenir après le début de la migration complète, en leur donnant la possibilité de les résoudre avant de commencer la migration réelle. En conséquence, des problèmes lors de la migration pilote sont à prévoir, voire à saluer.
Détermination du volume de migration pilote
La migration pilote doit être suffisamment importante pour collecter un échantillon représentatif de données et répondre aux questions pertinentes qui peuvent être rencontrées lors de la migration de combat. Si vous migrez plusieurs milliers de boîtes aux lettres, la taille de l'échantillon devrait être suffisante. Pour les migrations très importantes, le pourcentage peut être inférieur.
Sélection de données et de systèmes
Lors du processus de migration des pilotes, il est important d’utiliser les données et les systèmes de combat. Ceci est très important pour plusieurs raisons :
- Vous devez comprendre comment se comportera l’environnement de combat. Un environnement généré synthétiquement ne sera pas représentatif de l’environnement de combat.
- Vous pouvez obtenir plus d’informations sur les messages chiffrés, la fréquence des types de messages introuvables dans Exchange et les exigences de stockage basées sur des exemples de données.
Définir les attentes
Le processus de migration pilote offre également une excellente occasion de tester les critères de réussite définis pour le projet et de calibrer les attentes pour la migration restante. Si des ajustements sont nécessaires, ils doivent être documentés et pris en compte lors de la migration de combat.
Étape 6 : Planifiez le temps de migration pour minimiser l'impact sur l'organisation
Regroupement d'utilisateurs
Pour minimiser l'impact sur les utilisateurs et sur l'organisation dans son ensemble, les utilisateurs qui travaillent ensemble doivent être migrés en même temps. Les facteurs clés à prendre en compte lors de la création de ces groupes incluent la délégation. Recherchez une solution capable de recommander des collections pour la migration en fonction des informations sur les relations utilisateur dans l'environnement source.
Calendrier de migration
Une fois la migration du groupe terminée, assurez-vous de planifier l'heure à laquelle
l'impact sur ces utilisateurs est minime. Cela peut impliquer de planifier une fenêtre de migration à une heure précise de la journée afin d'éviter de migrer pendant les heures de bureau, à la fin d'un mois de l'année ou pendant les fenêtres de maintenance. Par exemple, les équipes commerciales ne devraient probablement pas migrer avant la fin du trimestre, et les services comptables et juridiques auront probablement des restrictions quant au moment où ils pourront migrer.
Étape 7 : Démarrez la migration et suivez sa progression
Avec la mise en place d’approches pilotes de migration de données validées, les migrations de combat devraient devenir des événements de routine. Il y aura probablement de légers ajustements tout au long du processus pour répondre aux besoins de certains groupes. Un suivi attentif sera toujours nécessaire pour garantir que toutes les imprévus soient pris en compte pendant la phase de planification et la phase pilote. Cependant, le processus doit devenir de plus en plus automatisé. L'exécution du calendrier de migration de combat est importante pour documenter et communiquer les progrès dans toute l'organisation afin de confirmer que les attentes sont satisfaites. Le suivi et le feedback restent des aspects clés d’une migration réussie tout au long du processus.
Conclusion
Nous avons couvert les éléments à prendre en compte lors de la migration de votre service postal. Si vous êtes actuellement en train de choisir une solution de migration ou si vous y réfléchissez simplement, il est important de prendre tout cela en compte. Nous travaillons avec les solutions de migration de Quest et sommes prêts à les recommander comme les plus efficaces pour réduire le nombre d'étapes manuelles et augmenter la quantité de données transférées à la suite de la migration.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les approches efficaces en matière de migration, soumettez une demande à sur notre site Web ou appelez simplement, et vous pouvez également étudier du matériel supplémentaire en utilisant les liens ci-dessous :
Source: habr.com