Lors de la mise en œuvre de systèmes ERP prêts à l'emploi, 53 % des entreprises de graves difficultés nécessitant un changement des processus commerciaux et des approches organisationnelles, et 44 % des entreprises rencontrent des problèmes techniques significatifs. Dans cette série d'articles, nous décomposons ce qu'est un système ERP, ses avantages, comment déterminer la nécessité de son implémentation, ce qu'il faut savoir lors du choix d'un fournisseur de plateforme et comment l'implémenter.
Le concept de système ERP provient des États-Unis et se traduit littéralement par planification des ressources d'entreprise — Enterprise Resource Planning. Académiquement, cela se résume ainsi : « ERP est une stratégie organisationnelle d'intégration de la production et des opérations, de gestion des ressources humaines, de gestion financière et de gestion des actifs, axée sur l'équilibre continu et l'optimisation des ressources de l'entreprise via un ensemble intégré dédié de logiciels applicatifs (logiciels), assurant un modèle de données et de processus commun pour toutes les activités ».
Chaque fournisseur peut interpréter le système qu'il a développé à sa manière, en fonction de sa focalisation et des tâches à résoudre. Par exemple, un système ERP peut être plus adapté au secteur de la vente au détail, mais pas à une raffinerie. De plus, chaque entreprise et ses employés qui utilisent la plateforme la perçoivent différemment, en fonction de la partie avec laquelle ils interagissent dans leur travail.
En essence, un ERP est un système d'information pour gérer tous les processus commerciaux et les ressources de l'entreprise sur la base d'une base de données unique.
À quoi sert un système ERP
Comme tout système d'information, l'ERP travaille avec des données. Chaque employé et chaque département crée constamment des centaines de mégaoctets d'informations. Dans une petite organisation, le responsable a un accès direct à toutes les informations et le temps de suivre les processus. Si un grand volume de données est créé dans le cadre d'un ou deux processus commerciaux, il suffit au responsable de numériser ceux-ci avec des solutions informatiques spécifiques. En général, l'organisation achète des logiciels pour la comptabilité et, par exemple, pour la CRM.
Avec la croissance de l'entreprise, certains processus qui prenaient auparavant un minimum de temps se transforment en volumes d'informations importants. En lien avec d'autres processus commerciaux, des flux d'informations disparates nécessitent un personnel administratif considérable pour leur consolidation et leur analyse. Par conséquent, un système ERP est requis non seulement pour les petites entreprises, mais aussi pour les entreprises moyennes et grandes.
Comment savoir si une entreprise a besoin d'un système ERP
L'histoire habituelle de nos clients se déroule comme suit. À un moment donné, il devient évident que tous les processus principaux sont automatisés, mais que l'efficacité du travail ne s'améliore pas.
Il s'avère que chaque processus est dans son propre système d'information distinct. Pour les relier, les employés saisissent manuellement les données dans chaque système, puis la direction recueille manuellement les données en double pour analyser l'ensemble de l'activité de l'entreprise. En principe, ce mécanisme de travail est productif jusqu'à un certain point. L'essentiel est de déterminer le moment d'atteindre une efficacité maximale avant qu'il n'arrive, et non pas lorsque des changements doivent être effectués dans l'urgence.
Aucun des systèmes d'information ne signalera jamais qu'il est temps pour l'entreprise d'atteindre le niveau où un système ERP est nécessaire. L'expérience mondiale montre quatre signes principaux qui permettent de le comprendre :
Les données pour prendre une décision managériale réfléchie deviennent insuffisantes.
Chaque décision commerciale a des conséquences qui se traduisent finalement par des pertes financières ou, au contraire, des revenus. La qualité de la décision dépend des informations sur lesquelles elle est fondée. Si les données sont obsolètes, incomplètes ou incorrectes, la décision sera erronée ou déséquilibrée.
Les principales raisons de la contradiction des informations :
des informations critiques sont éparpillées entre différents employés et départements ;
il n'y a pas de réglementations pour la collecte des données ;
la collecte d'informations est effectuée par des employés avec différents rôles et à des moments différents.
Avec une plateforme ERP adaptée à vos processus métier, vous pouvez centraliser toutes vos données. Chaque information est créée par chaque employé et service dans un système unique en temps réel. Cela signifie que les données dont vous et d'autres dans l'entreprise pourriez avoir besoin sont toujours aussi précises et actuelles que possible.
Un manque d'intégration entre les systèmes informatiques entraîne des interruptions de service et freine la croissance de l'entreprise.
Chaque système informatique impose ses propres exigences en matière de format de données, a été développé à des moments différents et sur différentes technologies, principes et langages de programmation. Cela se répercute sur le travail des employés qui interagissent comme s'ils parlaient des langues différentes, ainsi que sur la rapidité des échanges.
Un système ERP regroupe des fonctions distinctes dans un espace intégré et compréhensible. Le système ERP fonctionne comme un traducteur parlant plusieurs langages de programmation pour garantir la coopération et la cohérence.
Vos clients ne sont pas satisfaits du service.
Si les clients se plaignent ou partent, il est temps de réfléchir à l'efficacité. Cela est lié à une demande dépassant l'offre, à des livraisons tardives, à un service lent, ou simplement à une impression générale que l'entreprise n'a pas les ressources ou le temps de s'occuper de chaque client.
Lorsque l'entreprise atteint une taille moyenne ou grande, un ERP transforme les clients mécontents en clients fidèles. Les clients commencent à ressentir une amélioration du service et vivent les changements avec l'entreprise.
Vous utilisez des systèmes obsolètes.
Selon Selon le rapport Veeam 2020 sur les tendances de la protection des données, le principal obstacle à la transformation numérique des entreprises est constitué par des technologies dépassées. Si une entreprise fonctionne encore avec des systèmes de saisie manuelle ou des documents papier, elle risque d'être laissée de côté dans le monde post-pandémique.
De plus, les systèmes informatiques de l'entreprise peuvent être assez modernes, mais déconnectés. Dans ce cas, chaque département crée son propre bunker d'informations, dont les données sont diffusées de manière restreinte ou incorrecte. Si l'intégration de systèmes individuels est extrêmement coûteuse ou impossible, il est nécessaire de les remplacer par un système ERP unique.
Quels avantages un système ERP offre-t-il à l'entreprise ?
Le système ERP est un produit que l'entreprise achète à ses frais. Sa mise en œuvre est considérée comme un investissement qui doit générer des profits. Aucun fournisseur de systèmes ERP ne garantit qu'il entraînera une augmentation des revenus. Cela s'applique non seulement aux systèmes ERP, mais aussi à toutes les solutions informatiques. Cependant, tous les avantages de la mise en œuvre influencent indirectement les profits :
Économies sur les systèmes informatiques
Au lieu de dépenser des ressources sur plusieurs systèmes disparates, chacun nécessitant un support spécialisé, une infrastructure, des licences et une formation du personnel, il est possible de concentrer tous les coûts sur une seule plateforme ERP. Celle-ci est composée de modules qui remplacent les systèmes disparates par des éléments intégrés.
Si le système ERP est développé sur mesure pour les besoins d'une entreprise spécifique, il peut inclure des systèmes et services tiers avec lesquels il sera pratique de travailler pour les partenaires commerciaux, les fournisseurs, les clients et autres parties prenantes.
Transparence totale
Le système ERP offre à la direction un accès complet à chaque processus commercial de n'importe quel département 24/7. Par exemple, il est possible de suivre quotidiennement les stocks, y compris les livraisons planifiées et celles en transit. En ayant une vue d'ensemble des niveaux de stock, il est possible de contrôler plus précisément le fonds de roulement.
Automatisation des rapports et planification efficace
Le système ERP crée un système de reporting unifié pour tous les processus. Il génère automatiquement des rapports et des analyses utiles à tout moment. Avec celui-ci, la direction n'a pas besoin de rassembler manuellement des feuilles de calcul et des courriels.
Ainsi, la plateforme libère du temps pour la planification stratégique, une analyse de meilleure qualité et une comparaison des performances des départements. Le système ERP aide à découvrir dans les analyses des tendances qui auparavant passaient inaperçues et qu'il était même impossible de remarquer.
Augmentation de l'efficacité
Le système ERP, en soi, n'est pas une panacée. Il est vital non seulement qu'il corresponde à la spécificité de l'entreprise, mais aussi qu'il soit bien implémenté. Selon 315 fournisseurs de systèmes ERP prêts à l'emploi, la part des mises en œuvre dont le succès a été seulement partiel est estimée entre 25 et 41 pour cent selon l'industrie. Un ERP approprié réduit considérablement le temps et les efforts consacrés aux tâches routinières.
Service à la clientèle
Le service client est une partie clé du business. Un système ERP recentre l'attention des employés de la gestion des dossiers clients vers la construction et le maintien des relations avec les clients.
Comme le montre les statistiques, 84 % des clients par une entreprise s'ils ne reçoivent pas assez de réponses à leurs demandes. L'ERP fournit à l'employé toutes les informations nécessaires et l'historique du client au moment de la demande. Grâce à cela, les employés ne s'occupent pas de bureaucratie, mais se concentrent sur l'attraction et la fidélisation des clients. Les clients perçoivent les avantages de son déploiement sans même être conscients des changements dans l'entreprise.
Protection des données
Il est rare de trouver un système d'information qui puisse garantir une sécurité totale des données. Les données personnelles des clients et des employés, les courriels, la propriété intellectuelle, les données financières, les factures, les contrats—plus il y a de systèmes traitant ces informations, plus il devient complexe de suivre les risques. Le système ERP établit des normes d'accès, de saisie et de sortie de données unifiées et un stockage centralisé de l'information.
Cependant, plus la part de marché d'un système ERP prêt à l'emploi est importante, plus elle est souvent exposée aux attaques par des hackers. Il serait préférable de développer votre propre système ERP, dont l'accès à la base de code serait seulement pour vous. Si le système ERP pour votre entreprise a été développé sur mesure, les hackers ne pourront pas trouver de copies du système pour vérifier à l'avance sa vulnérabilité.
Productivité collaborative
Souvent, l’intérêt pour la collaboration entre départements ou employés diminue, car le transfert de données nécessite de nombreuses opérations routinières, ou en raison du climat psychologique dans l’entreprise. Un système unique automatise l’accès à l’information, élimine les expériences négatives liées aux facteurs humains et accélère la communication au sein de l’entreprise.
Processus d'affaires unifiés
Les systèmes ERP prêts à l'emploi sont développés selon les meilleures pratiques du secteur. Cela permet aux entreprises de standardiser leurs propres processus.
Cependant, en réalité, l'entreprise doit faire un choix difficile : soit configurer et adapter longuement et coûteusement le système ERP aux standards de l'entreprise, soit douloureusement adapter ses propres processus d'affaires aux standards du système ERP.
Il existe une troisième voie : développer dès le départ le système en fonction de ses propres processus commerciaux.
Scalabilité
Que vous élargissiez votre base de clients, que vous pénétriez de nouveaux marchés, que vous introduisiez de nouveaux processus, départements ou produits, ou que vous développiez votre entreprise d'une autre manière, avec le bon choix de fournisseur, la plateforme ERP s'adapte aux changements.
Étant donné que le système ERP est intégré dans tous les processus de l'entreprise, la liste des avantages peut augmenter en fonction des spécificités. Le marché a développé des dizaines et des centaines de solutions prêtes à l'emploi qui enferment les clients dans des abonnements, des vitesses de mise à jour et de support, des fonctionnalités et une architecture fermées - tout cela avec un seul fournisseur. Seule la création d'un système ERP personnalisé offre des possibilités maximales sans aucune limitation.
Pour savoir comment choisir un fabricant de systèmes ERP, quelles questions lui poser afin de ne pas perdre d'argent, et ce qu'il convient de considérer lors de la planification de l'implémentation, lisez les articles suivants.
Source : habr.com
