Lors de la mise en œuvre de systèmes ERP prêts à l'emploi, 53 % des entreprises de sérieux défis qui nécessitent des changements dans les processus commerciaux et les approches organisationnelles, et 44 % des entreprises sont confrontées à des problèmes techniques importants. Dans une série d'articles, nous expliquerons ce qu'est un système ERP, en quoi il est avantageux, comment déterminer la nécessité de sa mise en œuvre, ce que vous devez savoir lors du choix d'un fournisseur de plateforme et comment le mettre en œuvre.
Le concept d'un système ERP vient des États-Unis et se traduit littéralement par progiciel de gestion intégré - Enterprise Resource Planning. D'un point de vue académique, cela ressemble à ceci : « L'ERP est une stratégie organisationnelle d'intégration de la production et des opérations, de la gestion de la main-d'œuvre, de la gestion financière et de la gestion des actifs, axée sur l'équilibrage et l'optimisation continus des ressources de l'entreprise grâce à un progiciel d'application (logiciel) spécialisé et intégré qui fournit un modèle de données et des processus communs pour tous les domaines d'activité.
Chaque fournisseur peut comprendre le système qu'il a développé à sa manière, en fonction de ses objectifs et des tâches à résoudre. Par exemple, un système ERP est plus adapté au commerce de détail, mais ne convient pas à une raffinerie de pétrole. De plus, chaque entreprise et son collaborateur qui utilise la plateforme l'imaginent différemment, en fonction de la partie avec laquelle ils entrent en contact dans leur travail.
À la base, un ERP est un système d'information permettant de gérer tous les processus métier et les ressources de l'entreprise sur la base d'une base de données unique.
Pourquoi avez-vous besoin d’un système ERP ?
Comme tout système d’information, l’ERP fonctionne avec des données. Chaque employé et service crée constamment des centaines de mégaoctets d'informations. Dans une petite organisation, le responsable a un accès direct à toutes les informations et dispose du temps nécessaire pour surveiller les processus. Si un volume important de données est créé dans le cadre d'un ou deux processus métiers, il suffit alors au gestionnaire de les numériser avec des solutions informatiques ciblées. En règle générale, une organisation achète un logiciel de comptabilité et, par exemple, un CRM.
À mesure que l’entreprise se développe, les processus individuels qui prenaient auparavant peu de temps à gérer se transforment en de grands volumes d’informations. En conjonction avec d'autres processus métier, des flux d'informations disparates nécessitent un énorme personnel administratif pour les combiner et les analyser. Par conséquent, un système ERP n’est pas requis par les petites, mais par les moyennes et grandes entreprises.
Comment comprendre qu'une entreprise a besoin d'un système ERP
Une histoire typique pour nos clients ressemble à ceci. À un moment donné, il devient clair que tous les processus principaux sont automatisés et que l'efficacité du travail n'augmente pas.
Il s'avère que chaque processus se situe dans son propre système d'information distinct. Pour les relier, les employés saisissent manuellement les données dans chaque système, puis la direction collecte manuellement les données dupliquées pour analyser les activités de l'ensemble de l'entreprise. En principe, ces mécanismes de travail sont productifs jusqu’à un certain point. L'essentiel est de déterminer le moment où l'efficacité maximale est atteinte avant qu'elle ne se produise, et non lorsqu'il est nécessaire de modifier les mécanismes des processus en mode d'urgence.
Aucun système d'information ne signalera jamais que le moment est venu où l'entreprise a atteint le niveau où un système ERP est nécessaire. L'expérience mondiale montre 4 signes principaux qui vous permettront de comprendre cela :
Il n'y a pas suffisamment de données pour prendre une décision de gestion éclairée.
Toute décision en entreprise a des conséquences qui se traduisent finalement par des pertes financières ou, à l'inverse, par des revenus. La qualité d'une décision dépend des informations sur lesquelles elle est fondée. Si les données sont périmées, incomplètes ou incorrectes, la décision sera incorrecte ou déséquilibrée.
Les principales raisons d'incohérence des informations :
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les informations critiques sont dispersées entre les différents employés et départements ;
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il n'existe aucune réglementation concernant la collecte de données ;
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Les informations sont collectées par des employés occupant différents rôles et à différents moments.
Avec une plateforme ERP adaptée à vos processus métiers, vous pouvez centraliser toutes vos données. Toutes les informations sont créées par chaque employé et service dans un seul système en temps réel. Cela signifie que les données dont vous et toute autre personne dans l’entreprise pourriez avoir besoin sont toujours aussi précises et à jour que possible.
Le manque d'intégration entre les systèmes informatiques entraîne des défaillances opérationnelles et entrave la croissance de l'entreprise.
Chaque système informatique a ses propres exigences en matière de format de données, construites à des moments différents et utilisant des technologies, des principes et des langages de programmation différents. Cela se reflète dans le travail des employés, qui interagissent comme dans des langues différentes, ainsi que dans la rapidité de l'interaction.
Un système ERP combine des fonctions individuelles dans un seul espace intégré et facile à comprendre. Le système ERP agit comme un traducteur, parlant plusieurs langages de programmation pour assurer la collaboration et la cohérence.
Vos clients ne sont pas satisfaits du service.
Si les clients se plaignent ou partent, vous devez penser à l’efficacité. Cela est dû à une demande supérieure à l'offre, à des livraisons tardives, à un service lent ou simplement au sentiment général que l'entreprise n'a pas les ressources ou le temps nécessaires pour s'occuper de chaque client.
Lorsqu’une entreprise atteint une taille moyenne ou grande, l’ERP transforme les clients insatisfaits en clients fidèles. Les clients commencent à ressentir l’amélioration du service et expérimentent les changements avec l’entreprise.
Vous utilisez des systèmes obsolètes.
selon Selon le rapport Veeam 2020 Data Protection Trends, le principal obstacle à la transformation numérique des entreprises réside dans les technologies obsolètes. Si une entreprise travaille encore avec des systèmes de saisie manuelle ou des documents papier, elle sera définitivement laissée pour compte dans la période post-pandémique.
De plus, les systèmes informatiques d’une entreprise peuvent être assez modernes mais désintégrés. Dans ce cas, chaque service crée son propre bunker d'informations, dont les données sortent de manière dosée ou incorrecte. Si l’intégration de systèmes individuels est extrêmement coûteuse, voire impossible, il est alors nécessaire de les remplacer par un seul système ERP.
Quels avantages un système ERP apporte-t-il à une entreprise ?
Un système ERP est un produit qu'une entreprise achète à ses frais. Sa mise en œuvre est considérée comme un investissement qui devrait générer des bénéfices. Aucun fabricant de système ERP ne garantit qu’il entraînera une croissance des revenus de l’entreprise. Et cela s'applique non seulement aux systèmes ERP, mais également à toutes les solutions informatiques. Cependant, tous les avantages de la mise en œuvre affectent indirectement les bénéfices :
Économies sur les systèmes informatiques
Au lieu de dépenser des ressources sur plusieurs systèmes disparates, dont chacun nécessite un support spécialisé, une infrastructure, des licences et une formation des employés, vous pouvez concentrer tous les coûts sur une seule plateforme ERP. Il se compose de modules qui remplacent des systèmes disparates par des pièces intégrées.
Si un système ERP est développé à partir de zéro pour répondre aux besoins d'une entreprise spécifique, il peut inclure des systèmes et des services tiers avec lesquels les partenaires commerciaux, fournisseurs, clients et autres contreparties pourront travailler facilement.
Transparence complète
L'ERP offre à la direction un accès complet à tous les processus métier de n'importe quel département, 24h/7 et XNUMXj/XNUMX. Par exemple, vous pouvez suivre les stocks quotidiennement, y compris les livraisons planifiées et les livraisons en transit. Avoir une image complète des niveaux de stocks vous permet de contrôler plus précisément le fonds de roulement.
Rapports automatisés et planification puissante
ERP crée un système de reporting unique et unifié pour tous les processus. Il génère automatiquement des rapports et des analyses utiles à tout moment. Grâce à lui, la direction n'aura pas à collecter manuellement des feuilles de calcul et des lettres.
Ainsi, la plateforme libère du temps pour la planification stratégique, une meilleure analyse et une comparaison des performances des départements. Un système ERP permet de détecter des tendances analytiques qui n’avaient pas été remarquées auparavant et qui n’avaient même pas eu l’occasion de les remarquer.
Efficacité accrue
L’ERP en lui-même n’est pas une panacée. Il est important non seulement de respecter les spécificités de l'entreprise, mais également de la mettre en œuvre correctement. Selon Avec 315 fournisseurs de systèmes ERP prêts à l'emploi, la part des implémentations qui n'ont été que partiellement réussies était estimée entre 25 et 41 pour cent, selon le secteur. Le bon ERP réduit considérablement le temps et les efforts consacrés aux travaux de routine.
Service Clients
Le service client est un élément clé de l’entreprise. Un système ERP déplace l'attention des employés de la gestion des registres de clients vers l'établissement et le maintien de relations avec les clients.
Les statistiques montrent que 84 pour cent des clients dans l'entreprise s'ils ne reçoivent pas suffisamment de réponses aux requêtes. L'ERP fournit à l'employé toutes les informations nécessaires et l'historique des clients dès le moment du contact. Avec lui, les employés ne s'occupent pas de la bureaucratie, mais d'attirer et de fidéliser les clients. Les clients ressentent les bénéfices de sa mise en œuvre, même sans connaître les changements dans l'entreprise.
Protection des données
Il n’existe pratiquement aucun système d’information pouvant offrir une garantie absolue de sécurité des données. Données personnelles des clients et des employés, e-mails, propriété intellectuelle, données financières, factures, contrats : plus il y a de systèmes qui traitent ces informations, plus il est difficile de suivre les risques. Le système ERP introduit des normes uniformes pour l'accès, l'entrée et la sortie des données et le stockage centralisé des informations.
Cependant, plus la part de marché d'un système ERP prêt à l'emploi est importante, plus il est souvent sujet aux attaques de pirates informatiques. Il serait préférable de développer votre propre système ERP, dont vous seul aurez accès à la base de code. Si le système ERP de votre entreprise est développé à partir de zéro, les pirates ne pourront pas trouver de copies du système pour tester d'abord ses vulnérabilités.
Productivité collaborative
Souvent, l'intérêt pour la collaboration entre départements ou entre employés s'estompe parce que le transfert de données nécessite de nombreuses opérations de routine ou en raison du climat psychologique de l'entreprise. Un système unifié automatise l'accès à l'information, élimine l'expérience négative du facteur humain et accélère la communication au sein de l'entreprise.
Processus métier unifiés
Les systèmes ERP prédéfinis sont développés conformément aux meilleures pratiques de l’industrie. Cela permet aux entreprises de standardiser leurs propres processus.
Cependant, en réalité, une entreprise doit faire un choix difficile : soit la mise en place et la modification du système ERP pour répondre aux normes de l'entreprise prend du temps et coûte cher, soit il est pénible d'adapter ses propres processus métier aux besoins de l'entreprise. normes du système ERP.
Il existe une troisième voie : développer initialement le système pour vos propres processus métier.
Évolutivité
Que vous souhaitiez élargir votre clientèle, vous développer sur de nouveaux marchés, introduire de nouveaux processus, départements ou produits, ou développer votre entreprise, avec le bon fournisseur, votre plateforme ERP peut s'adapter au changement.
Étant donné que le système ERP est mis en œuvre dans tous les processus de l'entreprise, la liste des avantages peut s'allonger en fonction des spécificités. Il existe des dizaines et des centaines de solutions prêtes à l'emploi développées sur le marché qui obligent les acheteurs à s'inscrire dans le cadre d'abonnements, de rapidité de mise à jour et de support, de fonctionnalités et d'architecture fermées - dans le cadre d'un fournisseur unique. Seul le développement de votre propre système ERP offre un maximum de possibilités sans aucune restriction.
Lisez les articles suivants pour savoir comment choisir un fabricant de système ERP, quelles questions poser pour ne pas perdre d'argent et ce qu'il faut prendre en compte lors de la planification de la mise en œuvre.
Source: habr.com