Malgré la popularité du thème de la gestion électronique des documents, dans les banques russes et dans le secteur financier en général, la majorité des transactions sont exécutées à l'ancienne, sur papier. Et le problème ici n’est pas tant le conservatisme des banques et de leurs clients, mais plutôt le manque de logiciels adéquats sur le marché.
Plus la transaction est complexe, moins il est probable qu'elle soit réalisée dans le cadre de l'EDI. Par exemple, une opération de crédit-bail est complexe dans la mesure où elle implique au moins trois parties : la banque, le locataire et le fournisseur. Un garant et un créancier gagiste y sont souvent ajoutés. Nous avons décidé que de telles transactions pouvaient être entièrement numérisées, pour lesquelles nous avons créé le système E-Leasing - le premier service en Russie à fournir pleinement l'EDI dans de tels scénarios. Ainsi, début juillet 2019, 37 % du nombre total de transactions de leasing passent par E-Leasing. Ci-dessous, nous analyserons l'E-Leasing du point de vue de la fonctionnalité et de la mise en œuvre technique.
Nous avons commencé à développer le système début 2017. Le plus difficile a été de démarrer : formuler les exigences du produit, transformer les idées en spécifications techniques spécifiques. Vient ensuite la recherche d’un entrepreneur. Préparation des spécifications techniques, consultations, tout cela a duré environ quatre mois. Quatre mois plus tard, en novembre 2017, la première version du système est sortie, ce qui est assez rapide pour un projet aussi ambitieux. La première version d'E-Leasing avait pour fonction de demander et de signer des documents - non seulement les principaux, mais également le contrat de caution et d'autres accords supplémentaires qui peuvent être requis dans le processus de travail dans le cadre d'un contrat de location. En mars 2018, nous avons ajouté la possibilité de demander des documents dans le cadre du suivi, et en juillet de la même année, nous avons ajouté la possibilité d'envoyer des factures électroniques.
Comment fonctionne le E-Leasing ?
Nous avons commencé à développer le système début 2017. L'ensemble du processus, depuis la formulation des exigences du produit jusqu'au choix d'un entrepreneur et à la sortie de la première version, a pris moins d'un an - nous avons obtenu notre diplôme en novembre.
Les demandes d'ensemble de documents auprès des contreparties sont effectuées à partir de notre système métier basé sur la base de données Corus SQL et Microsoft Dynamics NAV 2009. Tous les documents fournis par les participants dans le cadre de la transaction y sont également envoyés pour stockage. Frontend est un portail E-Leasing qui permet aux fournisseurs et aux clients de demander, télécharger, imprimer des documents et les signer à l'aide d'ECES (signature électronique qualifiée améliorée).
Examinons maintenant plus en détail le fonctionnement du système selon le schéma ci-dessus.
Une demande est générée depuis l’entité « Carte Contrepartie » ou « Projet ». Lorsqu'une demande est envoyée, des enregistrements sont générés dans la table des demandes. Il contient une description de la demande et des paramètres. L'objet codeunit est responsable de la génération de la requête. Une entrée dans le tableau est créée avec le statut Prêt, ce qui signifie que la demande est prête à être envoyée. Le tableau de la demande contient une description du corps de la demande. Tous les documents demandés se trouvent dans le tableau des documents. Lors de la demande d'un document, le champ « Statut EDS » est défini sur « Demandé ».
Une tâche sur le serveur CORUS exécutée sur l'agent SQL surveille les enregistrements avec le statut Prêt dans la table de requête. Lorsqu'un tel enregistrement est trouvé, la tâche envoie une demande au portail E-Leasing. Si l'envoi a réussi, l'entrée est marquée dans le tableau avec le statut Répondu ; sinon, avec le statut Erreur. Le résultat de la réponse est enregistré dans différents tableaux : le code de réponse du serveur et la description de l'erreur, si la demande n'a pas pu être envoyée, dans un seul tableau ; enregistrements décrivant le corps de la réponse - dans un autre et dans le troisième - enregistrements avec les fichiers reçus à la suite de la demande, avec la valeur Créer dans le champ Statut et la valeur Vérifier dans le champ Statut de l'analyse. De plus, la tâche surveille les événements du portail E-Leasing et génère des requêtes dans des tables de requêtes qu'elle traite elle-même.
Un autre travail surveille les entrées dans le tableau des documents reçus avec la valeur Créer dans le champ Statut et la valeur Vérifié dans le champ Statut de numérisation. La tâche s'exécute une fois toutes les 10 minutes. L'antivirus est responsable du champ État de l'analyse et si l'analyse a réussi, la valeur Vérifié est enregistrée. Cette fonctionnalité concerne le service de sécurité de l'information. L'objet codeunit est responsable du traitement des enregistrements. Si l'entrée dans le tableau des documents acceptés a été traitée avec succès, elle est alors marquée dans le champ Statut avec la valeur Succès et le document demandé dans le champ « Statut EDS » du tableau des documents reçoit le statut « Reçu ». S'il n'a pas été possible de traiter une entrée dans le tableau des documents acceptés, elle est marquée dans le champ Statut avec la valeur Échec et une description de l'erreur est écrite dans le champ « Texte d'erreur ». Rien ne change dans la table des documents.
La troisième tâche surveille tous les enregistrements de la table des documents dont le statut n'est pas vide ou « Accepté ». La tâche s'exécute une fois par jour à 23h30 et rappelle tous les documents contractuels non signés dans la journée en cours. La tâche génère une demande de suppression de la documentation contractuelle dans les tables de demande et de réponse et modifie le champ « Statut » à la valeur « Retiré » dans la table des documents.
E-Leasing du côté utilisateur
Pour l'utilisateur, tout commence par la réception d'une invitation à rejoindre l'EDF de la part de notre chargé de clientèle. Le client reçoit une lettre et suit une simple procédure d'inscription. Des difficultés ne peuvent survenir que si le lieu de travail de l’utilisateur n’est pas prêt à travailler avec les signatures électroniques. Une part importante des appels au support technique y est associée. Le système permet à la contrepartie d'accorder l'accès à son compte personnel à ses employés - par exemple, des comptables pour travailler avec des factures, etc.
S'inscrire
La suite du travail est également aussi simple que possible pour chacune des parties. La demande de documents pour une transaction, ainsi que la signature des documents contractuels, s'effectuent via la définition de tâches dans notre système interne.
Demande de dossier
Après avoir envoyé au client toute demande ou document de signature, une notification est envoyée à son adresse email indiquant que l'activité correspondante a été générée dans son compte personnel. Depuis son interface, le client télécharge un ensemble de documents dans le système, appose une signature électronique et nous pouvons examiner la transaction. Après cela, la documentation contractuelle est signée le long du parcours « Fournisseur – Client – Sberbank Leasing ».
Accord actuel
La gestion électronique des documents dans notre cas n'implique pas nécessairement aucune action de la part du client du début à la fin. Vous pouvez vous connecter au système à tout moment de la transaction. Par exemple, un client a fourni un dossier sur papier, puis a décidé de signer un accord en EDI - ce scénario est tout à fait possible à mettre en œuvre. De la même manière, les clients disposant d'un contrat de leasing valide avec Sberbank Leasing peuvent se connecter à E-Leasing pour recevoir des factures par voie électronique.
Après avoir calculé l'impact économique de l'utilisation de l'E-Leasing, nous avons offert aux clients une réduction supplémentaire pour l'utilisation du service. Il s'est avéré qu'il n'était finalement pas nécessaire d'aller chez le client et le fournisseur pour signer, ainsi que les contrats d'impression et d'agrafage. réduit le coût de la transaction (création et support) de 18%.
Comment le projet va se développer
À l'heure actuelle, E-Leasing fonctionne de manière stable, mais pas parfaitement. Le mécanisme d'envoi de factures électroniques pour nos collaborateurs n'est pas encore assez convivial. Le problème s'explique par le fait que cette procédure elle-même est assez complexe, puisqu'un exploitant d'EDF y est constamment impliqué. Il délivre un récépissé attestant qu'il a émis une facture, et le gestionnaire signe ce récépissé. Ensuite, l'utilisateur de l'autre côté (client) signe l'avis et les reçus, qui transitent à nouveau par l'opérateur de gestion électronique des documents. Dans les versions futures, nous essaierons de rendre ce processus plus pratique. La « zone de développement » comprend également la fonctionnalité de demande de documents de suivi, ce qui est tout à fait pertinent pour les gros clients.
Au cours des six prochains mois, nous prévoyons de déplacer le système vers une nouvelle plate-forme, ce qui nous permettra d'optimiser le travail avec la gestion électronique des documents, de rendre l'interface plus compréhensible et conviviale et d'étendre les fonctionnalités du compte personnel. Et ajoutez également de nouvelles fonctions - de la génération d'une demande à la visualisation des documents sur toutes les transactions effectuées par le client via E-Leasing. Nous espérons que le système, auquel adhèrent déjà activement clients, fournisseurs et garants, deviendra encore plus pratique pour tous.
Source: habr.com