Nous avons écrit à plusieurs reprises sur la façon dont nos technologies aident et même traiter les informations de tout type de documents et saisir les données dans les systèmes comptables. Aujourd'hui, nous allons vous expliquer comment nous avons mis en œuvre в – le plus grand fournisseur de chaleur et d’eau chaude à Moscou.
Imaginez-vous à la place d'un comptable ordinaire. Nous comprenons que ce n’est pas facile, mais essayons quand même. Chaque jour, vous recevez un grand nombre de factures papier, de factures, de certificats, etc. Et surtout beaucoup - dans les jours précédant le reportage. Tous les détails et montants doivent être rapidement et soigneusement vérifiés, retapés et saisis dans le système comptable, effectuer manuellement les transactions et envoyer les documents aux archives, afin qu'ils puissent ensuite être rapidement soumis pour vérification aux auditeurs internes, au service des impôts, aux tarifs. autorités de régulation et autres. Difficile? Mais il s’agit d’une pratique commerciale de longue date qui existe dans de nombreuses entreprises. En collaboration avec MOEK, nous avons simplifié ce travail fastidieux et l'avons rendu plus pratique. Si vous êtes intéressé par comment c'était, bienvenue chez le chat.
La photo montre le CHPP-21 de Moscou, le plus grand producteur européen d'énergie thermique. La chaleur générée par cette centrale est fournie par MOEK à 3 millions d'habitants du nord de Moscou. .
MOEK possède une douzaine de succursales à Moscou. Ils entretiennent 15 811 km de réseaux de chaleur, 94 centrales thermiques et chaufferies, 10 000 points de chauffage et 24 stations de pompage, et construisent et installent également de nouveaux systèmes d'approvisionnement en chaleur. L'entreprise achète une variété d'équipements et de services pour les activités commerciales : . La préparation des documents dans chaque service initiateur de l'achat est effectuée par des employés spéciaux - chefs de contrat.
Comment fonctionnent les contrats dans une grande entreprise ? Lorsque les curateurs concluent un accord, ils reçoivent de leurs contreparties de nombreux documents papier importants : bons de livraison, attestations de prestation de services, factures, attestations, etc. Généralement, le curateur scanne les documents commerciaux puis joint les scans à la commande dans la ressource de l'entreprise. Système de gestion. Le contrôleur financier vérifie manuellement toutes les données. Le curateur apporte ensuite les documents originaux au service comptable. Ou bien c'est le coursier qui le fait, et le déplacement des documents peut alors prendre plus de temps - de plusieurs heures à quelques jours.
Et tout irait bien, mais, comme dans beaucoup d'autres entreprises :
- Les documents peuvent arriver au service comptable plusieurs jours avant la soumission du rapport. Les comptables doivent alors passer des jours et des nuits sur leur lieu de travail. Vous devez vérifier manuellement si toutes les factures, factures, etc. sont correctement remplies. Ensuite, si tout est correct, l'employé ressaisit les données dans le système comptable et effectue les écritures. Parallèlement, 90 % du temps du comptable est consacré à la réimpression des données : détails, montants, dates, numéros d'articles, etc. De ce fait, il existe un risque de commettre des erreurs.
- Les documents peuvent arriver avec des erreurs. Et parfois, certaines factures ou attestations manquent. Parfois, cela devient clair dans les derniers jours précédant la soumission du rapport. Pour cette raison, le délai d’approbation des documents peut être retardé.
- Après avoir effectué les écritures, les comptables stockent les factures, factures et actes dans des archives papier et électroniques séparées. Pourquoi est-ce difficile ? Par exemple, MOEK travaille selon des tarifs et est donc obligé de déclarer régulièrement ses coûts aux autorités exécutives. Et lorsque le prochain contrôle d'État ou fiscal arrive au service comptable, les employés doivent rechercher des documents pendant longtemps.
Voici à quoi ressemblait le service comptable du MOEK :
MOEK a été le premier du secteur de l'énergie à décider de reconstruire et de simplifier ce système afin de clôturer rapidement les transactions et de soumettre des rapports, de mieux évaluer les changements du marché en matière d'approvisionnement et de planifier sa stratégie financière. Il n'a pas été facile de changer seul le système de travail de longue date du service comptable, c'est pourquoi l'entreprise a décidé de le transformer en collaboration avec son partenaire - ABBYY.
À peine dit que c'était fait
Une équipe de spécialistes ABBYY a mis en œuvre une plate-forme universelle pour le traitement intelligent de l'information au MOEK et configuré :
- descriptions flexibles (modèles d’extraction de données) pour le traitement des documents. Nous avons parlé en détail de ce que c'est et de ce à quoi cela sert sur Habré и . Grâce à la solution, MOEK traite plus de 30 types de documents (par exemple, une attestation d'équipement installé ou une attestation de frais d'agence) et en extrait plus de 50 attributs (numéro de document, montant total TTC, nom de l'acheteur, du vendeur, entrepreneur, quantité de marchandises, etc.);
- un connecteur pour effectuer des contrôles et télécharger des données, qui connectait ABBYY FlexiCapture, SAP et OpenText. Grâce au connecteur, il est devenu possible de vérifier automatiquement les données de la commande et du contrat à l'aide de différents répertoires. Nous en parlerons ci-dessous ;
- exportation de documents vers une archive électronique basée sur OpenText. Désormais, toutes les numérisations de documents sont stockées au même endroit ;
- rédiger des écritures comptables dans SAP ERP avec des liens vers des images numérisées de documents.
Ensuite, les employés d'ABBYY et de MOEK ont développé un formulaire de recherche afin que le comptable puisse, en quelques secondes, trouver des comptes importants par n'importe quel attribut dans les archives électroniques et les soumettre aux contrôles fiscaux.
La recherche est possible selon 26 critères différents (l'image est cliquable) :
Après que MOEK ait testé avec succès l’ensemble du système, celui-ci a été mis en service. L'ensemble du projet, y compris les approbations, les clarifications et les améliorations, a été achevé en 10 mois.
Schéma de travail après la mise en œuvre d'ABBYY FlexiCapture :
Avez-vous l'impression que rien n'a changé ? Oui, le processus métier reste le même, c’est juste que la plupart des fonctions sont désormais assurées par la machine.
Câblage, c'est fait !
Comment ça va maintenant ? Supposons que le curateur du contrat ait reçu un ensemble de documents primaires pour une transaction relative à la fourniture de pompes pour centrales thermiques ou, par exemple, à la construction de réseaux de chaleur. Le spécialiste n'a plus besoin de vérifier lui-même l'intégralité et le contenu des documents, d'appeler un coursier et d'envoyer les documents originaux au service comptable. Le conservateur scanne simplement l’ensemble signé des documents primaires, puis la technologie prend le relais.
À l'aide d'un système de numérisation réseau, un employé envoie des numérisations au format TIFF ou PDF vers son dossier actif ou par courrier électronique. Il ouvre ensuite la station de saisie Web ABBYY FlexiCapture et sélectionne le type de document à traiter. Par exemple, « achat de travaux/prestations avec honoraires d'agence », « réception des moyens matériels et techniques (MTR) » ou « comptabilité immobilière ».
Le type d'ensemble détermine le nombre et les types de documents et de données requis que le système doit classer, reconnaître et vérifier.
Le conservateur télécharge des scans pour reconnaissance. Le système vérifie automatiquement la présence de tous les documents, le contenu de chaque papier et le serveur reconnaît les détails - date du contrat, montant, adresse, numéro d'identification fiscale, point de contrôle et autres données. À propos, MOEK est la première entreprise énergétique en Russie à utiliser cette approche.
Si le curateur n'a pas téléchargé tous les documents ou si une facture ne contient pas toutes les données, le système le remarque et demande immédiatement à l'employé de corriger l'erreur :
Le système se plaint et demande d'ajouter les documents manquants (ci-après les captures d'écran sont cliquables) :
Le système a remarqué que le document est expiré :
Ainsi, le salarié n'a plus besoin de déterminer si le document est correctement rédigé. Si tout est correct, la plupart des contrôles de données s'effectuent automatiquement directement au poste d'entrée Web. Il suffit de saisir le numéro de commande spécifié dans SAP ERP. Ensuite, les données reconnues sont comparées aux informations traitées dans SAP : TIN et KPP de la contrepartie, numéros et montants des contrats, TVA, nomenclature des produits ou services. Le traitement et la vérification d'un document ne prennent que quelques minutes.
A l'aide des détails - INN et KPP - vous pouvez sélectionner l'entreprise souhaitée dans l'annuaire :
S'il y a une erreur dans la facture ou la facture, cela ne permettra pas au document d'être exporté vers les archives. Par exemple, si un document est mal rédigé ou si l'un des caractères est mal reconnu, le système l'indiquera et demandera à l'employé de corriger toutes les inexactitudes. Voici un exemple :
Le système a détecté que Vasilek CJSC ne figure pas dans la liste des fournisseurs MOEK.
Cela permet aux employés de suivre les erreurs avant que le document n'atteigne le service comptable.
Si toutes les vérifications sont réussies, alors en un clic une copie numérisée du document est envoyée aux archives électroniques OpenText, et un lien et une carte avec ses métadonnées apparaissent dans SAP. Un comptable ou un conservateur peut toujours consulter dans les archives électroniques une liste de documents pour l'ordre requis et des informations sur qui a traité les documents, dans quel délai et avec quel résultat.
Piotr Petrovitch a consulté les archives électroniques, ...
...pour voir qui a téléchargé les documents pour la commande n° 1111.
Après avoir téléchargé les données et les numérisations d'ABBYY FlexiCapture vers SAP, un brouillon de transaction apparaît avec des données pré-remplies et des liens vers des images numérisées de documents.
Projet de câblage :
Ensuite, le comptable reçoit une notification par e-mail avec un lien vers le brouillon terminé et le scanne. Le spécialiste n'a plus besoin de se battre avec du papier. Il lui suffit de vérifier sur les scans le montant total de la transaction, la présence d'un sceau et d'une signature, et de réaliser la transaction. Le comptable y consacre désormais moins d'une minute.
Résultats du projet
- Grâce aux technologies ABBYY, MOEK a simplifié et accéléré non seulement la comptabilité, mais également le contrôle financier. Pour effectuer un affichage, les employés n'ont plus besoin d'attendre le coursier avec les documents originaux : il leur suffit de recevoir en un clic un scan avec les données déjà vérifiées des archives électroniques. Certes, un document papier est toujours nécessaire. Mais désormais, il peut être envoyé ultérieurement au service comptable. À son arrivée, l'employé cochera la case « Original reçu » dans le système comptable.
- Les employés reçoivent immédiatement toutes les données nécessaires sur la transaction à partir des scans, effectuent les transactions à temps et préparent à l'avance tous les documents à déclarer. Désormais, ils n’ont plus peur ni des inspections internes ni des inspections externes.
- Les comptables effectuent des transactions financières 3 fois plus rapidement et le MOEK clôture la période de déclaration 10 jours plus tôt.
- Toutes les succursales MOEK stockent les documents comptables dans une seule archive électronique. Grâce à cela, vous retrouvez n'importe quelle facture, contrat ou acte d'achèvement, ainsi que tous leurs attributs (montants, TVA, gammes de produits ou de services) 4 fois plus rapidement qu'avant.
- La solution traite plus de 2,6 millions de pages de documents par an.
Au lieu d'une conclusion
MOEK utilise depuis 2 ans maintenant et pendant ce temps j'ai collecté des statistiques. Il s'est avéré que les comptables effectuent 95 % des écritures sans apporter de modifications aux brouillons. Cela signifie que ces publications pourront être ignorées de manière entièrement automatique à l’avenir. Il se trouve que ce produit était en fait la première étape de l’entreprise vers l’introduction d’éléments d’« intelligence artificielle » dans les processus commerciaux de l’entreprise : MOEK développe un programme correspondant.
D'autres entreprises russes automatisent également le travail de comptabilité, le rendant ainsi plus simple et plus pratique. Par exemple, grâce aux technologies ABBYY, le service de contrôle financier "» Reçoit les informations commerciales importantes 2 fois plus rapidement et passe 20 % de temps en moins à rechercher les factures et les bons de livraison nécessaires. Les technologies intelligentes de traitement de l'information aident les employés du service comptable du holding "» retrouvez instantanément les documents financiers nécessaires lors de contrôles fiscaux de masse. En 2019, les spécialistes de l’entreprise prévoient de traiter environ 10 millions de pages de documents.
Vous souhaitez en savoir plus sur le projet MOEK et ABBYY ? Le 3 avril à 11h00, Vladimir Feoktistov, directeur adjoint du Centre des technologies de l'information du MOEK, expliquera les détails de l'affaire lors d'une conférence gratuite. . Rejoignez-nous si vous souhaitez poser des questions.
Elizaveta Titarenko,
Éditeur du blog d'entreprise ABBYY
Source: habr.com