Comment les entreprises gèrent-elles actuellement la comptabilité ? En général, il s'agit d'un logiciel 1C installé sur l'ordinateur local du comptable, où travaille le comptable salarié ou un spécialiste en externe. L'expert-comptable peut gérer plusieurs agences clientes simultanément, parfois même concurrentes.
Avec cette approche, les accès aux comptes bancaires, aux fonds de cryptographie, à l'échange électronique de documents et aux autres services essentiels sont configurés directement sur l'ordinateur du comptable.
Qu'est-ce que cela signifie ? Que tout dépend du comptable, et s'il décide de trahir le propriétaire de l'entreprise, il pourra le faire rapidement.
film «RocknRolla» (2008)
Dans cet article, nous expliquerons comment sécuriser tous les services, y compris 1C, dans un cloud unique, afin que vous ayez la possibilité de couper tous les services d'un clic, même si le comptable s'est envolé pour un merveilleux Bali.
Que peut-il se passer ? Deux cas réels
Administrateur système de Wall Street
La femme de notre co-fondateur, comptable expérimentée, a été contactée le mois dernier par une grande chaîne de restaurants à Moscou. Le restaurant conservait toutes ses bases de données sur son serveur, gérées par un administrateur système permanent de l'équipe du restaurant.
Au moment même où le comptable travaillait, l'administrateur est allé sur un casino en ligne et a attrapé un virus qui a détruit toute la base de données. Sur qui a-t-on mis la faute ? Exactement, sur le comptable qui venait d'arriver.
Elle a eu beaucoup de chance que son mari soit le partenaire directeur d'un hébergeur et connaisse ces questions. Après de longues disputes par téléphone (notre collègue était déjà prêt à partir et à régler le problème avec l'administrateur), des preuves ont été trouvées et le coupable puni. Mais la base de données a été perdue, donc pour l'administrateur, il n'y a pas eu de fin heureuse.
Un ordinateur portable coincé dans l'appartement d'un autre
C'est une vieille histoire de nos connaissances.
Une femme expérimentée de 64 ans tenait correctement la comptabilité d'un magasin en ligne de gadgets chinois via 1C. Le client et la base étaient stockés sur un ordinateur portable, qui lui avait été attribué au travail. C'était pratique : facile d'imprimer avec les imprimantes de bureau, la base de données était petite et tenue sur un netbook, et elle pouvait l'emporter avec elle à la campagne ou à la maison.
Puis il est arrivé un drame : vendredi soir, elle a été emmenée à l'hôpital avec un AVC. Le netbook est resté à la maison, car la comptable était responsable et avait emporté son travail pour le week-end.
Bien sûr, l'ordinateur portable a été récupéré, la comptable s'est rétablie, mais si l'on transfère cette situation à nos jours et que l'on remplace l'accident vasculaire cérébral par le coronavirus, l'opération de récupération de l'ordinateur dans un appartement fermé prend des proportions tout à fait différentes.
Deux chats et un labrador peuvent-ils vous ouvrir la porte ? Même si la voisine arrose les fleurs et nourrit les chats, vous rendra-t-elle l'ordinateur ?
Passons donc à 1C dans le cloud — quelles sont les options de déploiement et d'utilisation dans le cloud ?
Quelles sont les options disponibles pour travailler avec 1C dans le cloud ?
Option 1. Client + serveur d'applications d'entreprise + base de données
Convient aux grandes entreprises qui ont besoin des services d'une équipe entière de comptables. C'est une option assez coûteuse (beaucoup de licences supplémentaires sont requises), nous ne l'examinerons pas, car cet article porte sur la configuration du travail d'un comptable pour une petite entreprise.
Option 2. 1C: Fresh
1C: Fresh est un moyen assez pratique de travailler avec 1C via un navigateur. Aucune configuration n'est requise : lors de la location de cette licence, l'entreprise franchisée s'occupe de tout, vous recevrez un identifiant et un mot de passe.
Mais il y a deux inconvénients :
✗ Prix élevé : le tarif de base pour une application nécessite un paiement d'au moins six mois pour deux postes de travail — 6808 r.
✗ Vous ne pouvez pas configurer vous-même le serveur VPS, où plusieurs entreprises fonctionnent simultanément. Vous ne recevez qu'une clé pour votre chambre dans un dortoir, selon le principe de l'hébergement partagé.
Dans Fresh, il y a aussi la configuration 1C: Business Start, dont l'abonnement est en promotion au prix de 400 r. par mois. Les possibilités de configuration sont considérablement limitées, sans promotion l'abonnement coûtera 1000 r., et il doit également être payé pour au moins six mois.
Option 3 : votre propre VPS, sur lequel le client 1C et la base de données sont installés.
Cette option convient aux petites entreprises où travaillent 1 ou 2 comptables — ils peuvent tout à fait travailler confortablement sans installer le serveur d'applications 1C: Entreprise et le serveur SQL.
Le principal avantage de cette approche est que le VPS loué peut servir d'ordinateur de travail complet pour le comptable avec une connexion RDP.
Lorsque toutes les bases de données, documents et accès sont stockés sur un VPS sous votre contrôle, vous n'avez pas à craindre les ordinateurs portables laissés dans un appartement ni l'évasion conjointe du comptable avec l'administrateur système vers des îles, emportant tous les documents et l'argent du compte d'entreprise. Vous pouvez couper l'accès d'un simple clic en supprimant l'utilisateur.
Cette méthode est également avantageuse pour les raisons suivantes :
- Lorsque le comptable travaille avec les produits 1C, 1C génère de nombreux documents Word, Excel, Acrobat. Lorsque le client 1C est lancé sur l'ordinateur du comptable, tous les documents sont enregistrés sur son ordinateur portable. En travaillant sur un VPS, tout est enregistré sur la machine virtuelle.
- Les bases 1C et les documents ne se retrouvent jamais sur l'ordinateur personnel du comptable (lors de l'utilisation de 1C: Fresh, les documents devraient être téléchargés).
- Possibilité d'inclure le VPS dans le réseau d'entreprise via un VPN et d'organiser un accès sécurisé aux ressources internes pour le comptable (lors de l'utilisation de 1C: Fresh, l'ordinateur personnel du comptable devrait être connecté à un réseau local sécurisé pour cela).
- Il est possible de configurer une intégration sécurisée de 1C: Entreprise avec des systèmes externes : EDI, espaces personnels des banques, services gouvernementaux, etc. En utilisant 1C: Fresh, l'accès à de nombreux services critiques devrait être configuré sur l'ordinateur personnel du comptable.
Et bien sûr, le prix. La location d'une machine virtuelle avec une licence 1C coûtera environ 1500 roubles par mois, si l’on opte pour les tarifs premium chez des hébergeurs coûteux. Cela n'est pas beaucoup plus cher que le forfait de base minimum des services 1C: Fresh et est considérablement moins cher que d'autres abonnements. Le paiement peut se faire mensuellement.
La licence peut être achetée auprès de n'importe quel franchisé, et le prix dépend de la configuration du package de produits et services, et après l'expiration, il faudra payer pour le support via le portail 1C: ITS, afin d'obtenir des mises à jour.
Si vous optez pour notre offre, nous proposons une machine virtuelle avec le client 1C: Entreprise préinstallé (il suffit de nous écrire au support avec la description de votre tâche). La location de la machine virtuelle coûte environ 800 roubles par mois, et le coût de la location d'une licence 1C pour un poste de travail supplémentaire sera de 700 roubles. Nous fournissons un support sans frais supplémentaires, et nos spécialistes mettent à jour 1C: Entreprise si vous écrivez un au support technique.
Pour le comptable, tout apparaîtra exactement de la même manière : bureau familier, icônes, vous pouvez même accrocher des fonds d'écran familiers. Maintenant, au travail, voyons comment créer et configurer un tel cloud, dont l'accès peut être désactivé d'une seule pression sur un bouton.
Commandez un VPS avec 1C: Entreprise intégré
Pour le comptable, le système d'exploitation idéal est Windows. En ce qui concerne la puissance du VPS, d'après notre expérience, pour un travail confortable d'un ou deux employés avec la version fichier-serveur de 1C: Entreprise, une configuration avec deux cœurs de calcul, au minimum 4-5 Go de RAM et un SSD rapide de 50 Go suffira.
Nous n'automatisons pas les services tant que nous ne sommes pas sûrs que cela corresponde aux besoins des clients, donc pour l'instant son activation n'est pas automatisée, et il faut commander un serveur avec 1C via le système de tickets. Nous configurerons tout pour vous à la main.
Lorsque vous vous connectez à la machine virtuelle créée via RDP, vous pouvez voir une image approximativement comme celle-ci.
Transférer la base de données 1C
La prochaine étape consiste à exporter la base de données de la version 1C: Entreprise installée précédemment sur l'ordinateur du comptable.
Ensuite, il faut la charger sur le serveur virtuel via FTP, à travers n'importe quel stockage cloud ou en connectant un support local au VPS à l'aide d'un client RDP.
Après cela, il est nécessaire d'ajouter la base d'informations dans le programme client : nous montrons comment le faire sur les captures d'écran.
Après avoir ajouté avec succès la base, 1C: Entreprise est prête à fonctionner sur votre propre VPS. Il ne reste plus qu'à configurer les bureaux à distance pour les utilisateurs et l'intégration avec divers systèmes externes comme les espaces clients des banques ou les services de gestion électronique des documents.
Configurer les bureaux à distance
Par défaut, Windows Server autorise au maximum deux sessions RDP simultanées pour l'administration du système. Les utiliser pour le travail n'est techniquement pas difficile (il suffit d'ajouter un utilisateur non privilégié au groupe approprié), mais cela constitue une violation des conditions de la licence.
Pour déployer des services de bureau à distance complets (Remote Desktop Services ou RDS), il est nécessaire d'ajouter des rôles serveur et des composants, d'activer le serveur de licence ou d'utiliser un serveur externe, ainsi que d'installer les licences clients acquises séparément (RDS CAL).
Ici aussi, nous pouvons vous aider : vous pouvez acheter RDS CAL chez nous, il suffit d'écrire . Nous allons nous occuper de la suite : nous les installerons sur notre serveur de licences et configurerons les services de bureau à distance.
Mais, bien sûr, si vous souhaitez tout configurer vous-même, nous ne vous priverons pas de ce plaisir.
Après la configuration de RDS, le comptable peut commencer à travailler avec 1C: Entreprise sur le serveur virtuel comme s'il s'agissait d'une machine locale. N'oubliez pas d'installer sur le VPS le logiciel de comptabilité standard : la suite bureautique, un navigateur tiers, Acrobat Reader.
Il reste maintenant à s'occuper de la connexion du client 1C aux espaces personnels des banques.
Configuration de l'intégration avec les banques
Dans 1C: Entreprise, il existe une technologie DirectBank pour l'échange direct de données avec les banques, sans installation de logiciel supplémentaire. Elle permet de télécharger des relevés et d'envoyer des documents de paiement sans les exporter dans des fichiers, si la banque prend en charge ce standard d'interaction (sinon, il faudra recourir à l'ancienne méthode en utilisant des fichiers texte au format 1C, mais ce n'est pas un problème — maintenant, ils sont enregistrés sur la machine virtuelle).
Tout d'abord, dans le logiciel de comptabilité, un compte courant est créé (s'il n'est pas encore créé), puis il faut ouvrir sa forme dans la fiche de l'organisation et sélectionner la commande « Connecter 1C: DirectBank ». Les paramètres d'échange peuvent être chargés dans 1C: Entreprise automatiquement ou manuellement : pour des instructions détaillées, il convient de consulter le site de la banque. Dans certains cas, il est nécessaire d'activer l'intégration avec les produits 1C séparément dans l'espace personnel.
Pour la configuration, un identifiant et un mot de passe pour l'espace personnel de l'entreprise à la banque peuvent être nécessaires. Le plus souvent, l'authentification à deux facteurs (2FA) est utilisée par SMS.
Une autre option populaire, le jeton matériel sécurisé, ne nous convient pas en raison de l'utilisation du serveur virtuel. De plus, il aurait fallu sortir le dispositif sécurisé du territoire de l'entreprise et le transmettre au comptable travaillant à distance, perdant ainsi le contrôle sur celui-ci.
L'option avec identifiant/mot de passe et 2FA par SMS peut également être peu sécurisée, bien que la technologie DirectBank n'autorise que la réception de relevés et l'envoi de documents de paiement. Pour effectuer un paiement, ceux-ci devront être authentifiés par une signature électronique (ECP) qui est stockée sur un support physique sécurisé du client ou du côté de la banque. Dans le premier cas, il n'y a pas de problème : si le comptable externe n'a pas accès au jeton, il pourra uniquement formuler des documents.
Dans le cas d'une signature électronique dématérialisée, le SMS avec un code à usage unique pour confirmer le paiement est généralement envoyé au même numéro de téléphone utilisé pour l'authentification dans le cabinet personnel. Certaines banques ont résolu ce problème en permettant aux clients d'échanger des données via DirectBank sans 2FA. Dans ce cas, le comptable pourra seulement télécharger des relevés et envoyer des documents, mais n'aura pas accès aux fonds ni même à son cabinet personnel.
Il existe également une autre option pour séparer les niveaux d'accès : de nombreuses banques permettent d'utiliser un compte sur les Services publics via un système unifié d'identification et d'authentification (). Le responsable a simplement à se connecter aux paramètres de son compte, sélectionner l'onglet « Organisations » et inviter un employé. Une fois que celui-ci a accepté l'invitation, dans la section « Accès aux systèmes », il sera possible de trouver sa banque (après avoir configuré l'intégration avec elle) et de donner à l'utilisateur accès à son compte personnel. Il n'est pas nécessaire de lui transmettre le téléphone ou le jeton utilisé pour signer les documents de paiement.
Nous connectons aux services EDO
Les services d'échange de documents électroniques sont pratiques, et le télétravail généralisé les a rendus tout simplement indispensables. Le client 1C: Entreprise s'intègre à eux, mais un EDO ayant valeur juridique nécessite l'utilisation d'une signature électronique qualifiée.
Elle peut être enregistrée uniquement sur une clé USB ou stockée dans un service cloud ayant les certificats requis des régulateurs nationaux.
Il n'est pas possible de télécharger une signature électronique sur un support quelconque ou de la stocker sur un VPS, c'est pourquoi le comptable travaille généralement avec le flux documentaire électronique depuis son ordinateur local en branchant une clé USB. Un moyen de protection cryptographique certifié (appelé crypto-provident) et le certificat public de la signature électronique y sont installés. La partie privée est stockée sur la clé USB, qui doit être physiquement connectée à l'ordinateur pour signer des documents dans les programmes qui prennent en charge cette fonction. Pour travailler avec le SDE via une interface web, des plugins pour navigateurs seront nécessaires.
Pour éviter que le système critique pour les affaires doive être déployé sur l'ordinateur personnel d'un spécialiste travaillant à distance, un VPS sera également utile. Cependant, l'option avec un token physique ne fonctionnera pas ici.
Il est difficile de dire comment le crypto-provident se comportera dans un environnement virtuel, surtout lors de la tentative de redirection d'un port USB sur un VPS via un client RDP. Il reste la signature électronique dans le cloud sans support physique, mais tous les services SDE ne proposent pas un tel service. Au fait, cela coûte environ mille roubles par an, sans compter les frais d'abonnement pour le service d'échange de documents lui-même, qui dépendent des volumes.
La bonne nouvelle est que presque tous les services russes populaires ont établi un roaming mutuel de documents depuis longtemps, donc vous pouvez vous connecter à n'importe lequel d'eux. Il y a aussi une mauvaise nouvelle : il ne sera pas possible de se débarrasser complètement du papier, car parmi les contreparties, il y aura certainement celles qui n'utilisent pas le SDE.
Configurer l'accès aux services à l'aide de certificats
De nombreux services permettent l'authentification et l'autorisation sans identifiant ni mot de passe à l'aide de certificats SSL clients, qui peuvent également être installés sur un VPS, et non sur l'ordinateur du comptable.
De la même manière, l'authentification peut être configurée sur les ressources web d'entreprise. Voici comment faire :
- Acheter une Autorité de Certification de confiance pour signer et vérifier les certificats SSL clients ;
- Créer des certificats SSL clients signés par le certificat de confiance ;
- Configurer les serveurs web pour qu'ils demandent et vérifient les certificats SSL clients ;
- Installer les certificats clients pour les utilisateurs des bureaux à distance sur un VPS.
Le thème du déploiement de 1C: Entreprise pour les petites entreprises sur des serveurs virtuels est vaste, nous avons décrit ici une méthode appropriée pour assurer la sécurité de la comptabilité.
Le VPS peut parfois rendre de bons services en évitant l'installation de solutions informatiques critiques et le transfert de données sensibles de l'entreprise vers l'ordinateur personnel d'un spécialiste travaillant à distance.
Nous espérons que cet article vous a été utile.
Source : habr.com
