Les médias regorgent d’informations sur la situation épidémiologique et de recommandations d’auto-isolement.
Mais il n’existe pas de recommandations simples concernant les affaires. Les dirigeants d'entreprise sont confrontés à un nouveau défi : comment transférer les employés à distance avec un minimum de pertes de productivité et structurer leur travail pour que tout soit « comme avant ».
Ce qui fonctionnait au bureau ne fonctionne souvent pas à distance. Comment les équipes distribuées peuvent-elles maintenir une collaboration et une communication efficaces au sein et à l’extérieur de l’équipe ?
La disponibilité des communications mobiles, d'un Internet rapide, d'applications pratiques et d'autres technologies modernes aident en général à surmonter de nombreux obstacles et à établir un travail productif avec des partenaires ou des collègues.
Mais nous devons nous préparer.
Tout se passera comme prévu. S'il est
Le travail à distance nécessite une construction particulière des processus et des communications internes. Et la phase préparatoire peut éliminer de nombreuses questions et problèmes avant qu’ils ne surviennent.
Au bureau comme en télétravail, tout repose sur quatre piliers :
- planification
- organisation
- Contrôler
- Motivation
Tout d'abord, vous et votre équipe devez définir les bons objectifs, reconstruire le système de reporting et combiner correctement les communications asynchrones et synchrones au sein de l'équipe. La communication asynchrone comprend les lettres, les chats, les rapports mis à jour et toutes les options de communication qui ne nécessitent pas de réponse immédiate. La communication synchrone est une communication en temps réel avec un retour rapide.
Il est très important de rappeler que lorsqu’on travaille à distance, la planification requiert de la régularité. Il est nécessaire de maintenir un équilibre de travail entre les tâches stratégiques et opérationnelles, en fixant le rythme de travail sur les tâches prioritaires de manière hebdomadaire voire quotidienne. Une planification et une définition d'objectifs appropriées rendront le travail plus clair et aideront à éviter l'épuisement professionnel des employés. Ils ne se sentiront pas isolés du processus.
Visioconférence : l'outil numéro un
L’isolement des collaborateurs distants est plus informatif que social. Cela ne leur manque pas tellement de s'asseoir à côté de quelqu'un (même si cela varie) qu'ils s'inquiètent surtout du manque d'accès rapide à l'information et à la communication avec leurs collègues. Ils n'ont pas la possibilité de poser une question à un collègue et d'obtenir une réponse immédiate, de célébrer une petite victoire ou de faire un débriefing, de réfléchir ou simplement de discuter des projets du week-end.
Ce déficit est partiellement compensé par les services de vidéoconférence.
La visioconférence permet à une ou plusieurs personnes d'avoir une conversation en temps réel, soit par téléphone, soit via des plateformes de visioconférence en ligne. Les appels constituent un canal de communication synchrone, mais peuvent également être utilisés lorsqu'une seule personne parle à un groupe - par exemple pour diriger . Exemples de tels services : , Zoom, BlueJeans, GoToMeeting.
Avantages:
- Les appels vidéo transmettent l'intonation, les émotions, les signaux faciaux et autres signaux verbaux de l'interlocuteur, aidant ainsi à clarifier et à comprendre son humeur.
- Des informations supplémentaires rendent les messages plus clairs, ajoutent du contenu émotionnel et contribuent à établir des liens et une confiance.
Inconvénients:
- Coordination dans le temps. Les appels ne peuvent avoir lieu qu'en temps réel, ce qui rend la communication difficile pour une équipe répartie sur différents fuseaux horaires.
- Le déroulement de la communication n’est en aucun cas documenté. Les défis ne laissent pas de résultat écrit.
- Interprétation. La qualité de la communication n’est pas optimale pour tout le monde (surtout pour ceux qui s’auto-isolent dans le pays). Les mots ne sont pas toujours perçus correctement.
Quand utiliser la visioconférence ?
- Réunions régulières, individuelles et en groupe
- Rencontres d'équipe
- Planification et brainstorming (mieux avec la vidéo)
- Résoudre des malentendus ou gérer des situations croissantes ou émotionnelles provenant d'autres canaux (tels que le courrier électronique, le chat)
Si vous pensez que votre travail d'équipe à distance n'est pas assez productif, ne perdez pas de temps : essayez de changer la situation.
- Introduisez des enregistrements quotidiens avec l’équipe.
- Suivez strictement le calendrier et les objectifs de la réunion, notez-les dans l'invitation et rappelez-les au tout début.
- Fais tes devoirs. Préparez la réunion et notez sur papier quelles idées vous ont amené à cette réunion, quelles attentes avez-vous des participants et qu'ont-ils de vous ?
- Demandez aux participants de partager les rôles (prendre des notes, présenter des informations, agir en tant que modérateur de la réunion).
- Ne organisez pas de réunions pour une grande équipe (plus de 8 personnes).
- Pensez à synchroniser vos réunions avec le fuseau horaire des participants.
Quand tout le monde est réuni : comment organiser les assemblées générales d’entreprise
Les réunions de tous les employés de l’entreprise sont devenues un moyen populaire d’échange d’informations.
Il existe plusieurs conseils pour les organiser au mieux :
- Temps. Pour les entreprises en Russie, il est préférable de tenir ces réunions entre 11h et 12h. Essayez de choisir un moment qui convient au plus grand nombre d’employés possible. Assurez-vous d'enregistrer la réunion. Sur de nombreuses plateformes, dont MegaFon, cela peut être fait en un clic puis téléchargé au format mp4.
- Direct. Cela n'est peut-être pas nécessaire pour les petites entreprises, mais pour les grandes entreprises disposant d'un réseau distribué de succursales, il est logique d'effectuer des diffusions en direct.
- Questions et réponses. Vous pouvez demander aux gens de poser à l’avance des questions qui les concernent, puis vous pouvez préparer des informations pertinentes pour le public.
- N'oubliez pas l'humour. Il ne s’agit pas d’une file d’attente à l’école, mais d’une opportunité d’établir une connexion personnelle et de contribuer à instaurer la confiance entre des équipes réparties.
Brainstorming : éliminer la confusion
En matière de brainstorming, il est important que les équipes distribuées utilisent un outil numérique commun. Il permet de collecter, regrouper et catégoriser des idées lors d’un brainstorming.
Voici quelques conseils importants pour vous aider à prendre d’assaut efficacement :
- L'équipe distante peut choisir un outil de gestion de projet collaboratif qui prend en charge la fonctionnalité de tableau Kanban que de nombreuses équipes connaissent déjà, comme Trello.
- Une alternative pourrait être celle proposée par la plateforme. L'outil est une planche à dessin que tout le monde peut voir et qui peut être modifiée par n'importe lequel des participants.
- Utilisez l’option de vote pour évaluer quelle idée est la plus intéressante à mettre en œuvre. Toutes les statistiques pourront être téléchargées ultérieurement au format csv ou xlsx.
- L'expérience montre qu'il est préférable d'avertir les salariés de l'agression à l'avance afin qu'ils aient le temps de réfléchir à des idées. Lorsque le groupe se réunira, les participants ne reviendront plus les mains vides.
Les communications synchrones, telles que les appels vidéo, lorsqu'elles sont utilisées correctement, peuvent être un excellent outil pour mener un travail d'équipe, suivre ses résultats et apporter un soutien émotionnel à tous les membres de l'équipe. Et lorsqu'ils sont combinés à des outils asynchrones, ils aident les participants dispersés au processus à être aussi (et parfois plus) productifs que leurs collègues de bureau.
Source: habr.com