Maintenant vous nous voyez - 2. Astuces pour préparer une conférence en ligne

Des cours scolaires aux semaines de la haute couture, il semble que les événements en ligne soient là pour rester. Il semblerait que le passage au format en ligne ne devrait pas poser de grandes difficultés : il suffit de donner votre cours non pas devant une foule d'auditeurs, mais devant une webcam, et de changer de diapositive à temps. Mais non :) Il s'est avéré que les événements en ligne - même les conférences modestes, même les rencontres internes d'entreprise - ont leurs propres « trois piliers » : les meilleures pratiques, les conseils utiles et les astuces de vie. Aujourd'hui, nous en parlons dans une conversation avec Denis Churaev, chef d'équipe de l'équipe de support technique Veeam, Bucarest, Roumanie (même si dans le monde du travail à domicile, cela n'est pas si important).

— Denis, cette saison, vous et vos collègues avez participé à la conférence en ligne VeeamON 2020 - un nouvel événement Veemathon. S'il vous plaît, dites-nous un peu plus en détail de quoi il s'agissait ?

— Nos ingénieurs du support technique disposaient d'un temps limité pour démontrer certaines connaissances ou la capacité de faire quelque chose de non standard pour résoudre des problèmes (dépannage) ou des tâches de configuration. Autrement dit, il y a eu un tel blitz de support pour montrer ce qui peut être fait d'autre avec les produits Veeam, en plus des tâches bien connues, et à quel point nos gars sont cool.

Au départ [l’idée du Veeamathon] paraissait un peu plus brillante car il n’y avait pas de frontières fermées à cause du virus, et nous espérions tous aller faire un spectacle aussi intéressant sur place. Mais au final, il est passé à un format en ligne, et plutôt bien.

- Et comment as-tu fait ? S’agissait-il de conférences, de démos en ligne ou de démos enregistrées ?

— Comme je l'ai déjà dit, des ingénieurs ont été impliqués dans ce projet. En principe, le support n'a aucun problème à communiquer avec les clients, nos gars sont très compétents techniquement et parlent bien [langues étrangères], mais certains ne se sentent pas assez à l'aise pour se présenter devant un grand nombre de personnes - et il y en avait des milliers. les gens qui nous l’ont dit ont regardé (et ensuite c’est également enregistré et réaffiché).

En conséquence, quelqu'un a préparé un enregistrement en direct, l'a édité et, lorsqu'il était satisfait du résultat, l'a simplement publié. Autrement dit, c'était comme s'il s'agissait d'un flux, mais en fait c'était un enregistrement. Mais en même temps, l'auteur du rapport était dans le flux lui-même, et lorsque les gens lui posaient des questions dans le chat, il répondait.

Et il y avait un format où les gens présentaient [leurs performances] en direct. Par exemple, mon cas : d'une part, je n'ai pas eu assez de temps pour préparer et monter l'enregistrement vidéo, et d'autre part, j'ai suffisamment confiance en mes capacités orales, j'ai donc parlé directement.

Une tête c'est bien, mais deux mieux

— Prenons l'exemple de Teams (Denis a déjà parlé de lui mentionné - environ. éd.) - c'était mon collègue de Saint-Pétersbourg Igor Arkhangelsky (lui et moi avons travaillé ensemble à la préparation de rapports). Il s'est également produit en live.

Et à la fin, nous nous sommes entraidés tous les deux : pour ma part, il s'agissait de résoudre des problèmes avec VMware et ESXi - il était mon ailier, pour ainsi dire, il répondait aux questions et je dirigeais la partie en direct. Et puis vice versa : nous avons échangé, c'est-à-dire qu'il a parlé de la restauration de Teams et de ce qui peut être sauvegardé, et à ce moment-là j'ai répondu aux questions dans le chat des clients et des personnes qui ont regardé l'enregistrement.

— Il s'avère que vous aviez un tel tandem.

- Oui. Nous n'avions que 20 minutes pour chaque présentation, et la plupart de nos présentations incluaient un minimum de 2 personnes - parce que nous ne voulions pas distraire l'orateur principal de l'histoire, mais en même temps nous voulions répondre aux questions de la manière la plus complète possible. . Par conséquent, nous nous sommes synchronisés sur les sujets à l'avance, avons découvert les détails, réfléchi aux questions qui pourraient se poser, et pendant le flux, pendant la présentation, la deuxième personne était prête à répondre pas pire que la première.

Conseil utile n°1 : Les auditeurs devraient avoir la possibilité de poser des questions « dans le flux », c'est-à-dire ici et maintenant. Après tout, de nombreuses personnes viennent à la conférence pour obtenir des réponses à leurs questions. Et quand «le train est parti» (un autre rapport a commencé), alors c'est déjà plus difficile pour une personne - elle doit changer, écrire quelque part séparément, puis attendre une réponse, et attendras-tu... ce n'est pas un conférence hors ligne où vous pouvez retrouver l'orateur lors d'une pause-café. Souvent, du temps est réservé aux questions à la fin du discours, où elles sont formulées par le modérateur et auxquelles l'orateur répond. Travailler en tandem - l'un rapportant, l'autre répondant immédiatement aux questions dans un chat - est également une bonne option.

— Vous avez mentionné que vous aviez déjà beaucoup d'expérience sur scène. Et les autres ingénieurs ? Se produisent-ils souvent devant un large public ?

— À propos de l'expérience - il est intéressant que beaucoup de gens l'aient. Parce qu'au sein de l'équipe d'assistance, nous avons déjà l'habitude de préparer des présentations de formation les uns pour les autres. Toute notre procédure de formation repose sur le fait que le support lui-même trouve des spécialistes clés qui comprennent quelque chose et dispensent une formation.

NB : Vous pouvez découvrir comment notre accompagnement a construit son système de formation en article sur Habré.

C'était pareil lors de la préparation du Vimathon : beaucoup de gens ont répondu [à l'appel à participation], et parmi une grande masse de gens, il y a toujours quelqu'un avec des idées intéressantes. Autrement dit, si nous prenons une seule personne responsable de tout et qu'elle prépare les sujets, alors une personne peut être limitée par ses horizons. Et lorsque nous incluons plusieurs personnes à la fois, un tel brainstorming se produit et de nombreuses idées intéressantes surgissent.
Nous effectuons nos formations selon le même format : nous avons également l'habitude de préparer des enregistrements vidéo de discours, et nous donnons des conférences à des collègues simplement dans le cadre de notre travail quotidien.
Et même si ni mon collègue ni moi n'avions l'habitude de parler devant un grand nombre de personnes, quand on parle avec un écran (on ne voit pas les gens assis devant soi), on imagine simplement que l'on parle au nom de un cours ou pour un groupe. Et cela m'a aidé à ne pas me perdre et à ne pas être nerveux.

Piratage de la vie: Si vous avez une bonne imagination, vous pouvez imaginer le public. Pour certains, une photo avec une foule de collègues ou simplement une image très célèbre de beaucoup de personnes aidera :

"Attention, question !"

— Y a-t-il des questions délicates auxquelles vous ne pouviez pas répondre tout de suite ?

— Il n'y a pas eu de questions délicates en tant que telles sur le sujet, car nous connaissions suffisamment bien nos sujets et pouvions répondre à toutes les questions. Mais pour une raison quelconque, des questions surgissaient qui n'avaient absolument aucun rapport avec le sujet. (C'est-à-dire que vous avez dû réfléchir dans votre tête pendant quelques secondes, pourquoi la personne vous pose-t-elle même des questions à ce sujet ici ?) Nous avons dit à ces personnes soit d'attendre et de demander une réponse après la séance, soit nous avons dit que il y a un autre sujet qu'Imyarek présente, et concernant vos questions, vous pouvez y aller et demander à un spécialiste qui comprend mieux cela. Ils ont fourni des liens vers des ressources générales, de la documentation, etc.
Par exemple, pour une raison quelconque, lors d'une session de formation sur la façon de comprendre la vitesse des disques VMware, ils m'ont posé des questions sur les licences Vim. Je réponds : les gars, voici un lien vers le document, et vous pouvez aller à la présentation sur les licences, ils vous le diront aussi là-bas.

Conseil utile n°2 : Et pour les intervenants (ainsi que pour les auditeurs), un mémo-programme de l'événement est nécessaire, avec les sujets de tous les rapports et le calendrier.

— Avez-vous rencontré des difficultés lors de la préparation ou de la mise en œuvre ? Quelle a été la chose la plus difficile ?

— C'est la question la plus difficile à répondre :) On nous a parlé de la participation à cet événement en février. Nous avons donc eu beaucoup de temps pour nous préparer : toutes les diapositives, tests, laboratoires, enregistrements de tests étaient réalisés plusieurs mois à l'avance. En fait, nous avions hâte de faire tout cela pour pouvoir déjà voir nos résultats. Autrement dit, il n'y a eu aucune difficulté dans la manière dont cela a été organisé, ni dans le temps qui nous était imparti. En fin de compte, nous attendions juste que VeeamON soit enfin disponible. Nous avons déjà tout peaufiné 10 fois, essayé et il n'y a plus eu de problèmes.

À propos du « décrochage »

— L'essentiel était de « ne pas s'épuiser » ?

« D'après ce que je comprends, c'était difficile pour ceux qui ont décidé d'y aller ou non [de participer] après qu'il s'est avéré que nous n'allions pas à Las Vegas. Dès qu'il est devenu clair qui restait, tous ceux qui restaient étaient déjà intéressés par cet [événement en ligne].

— Autrement dit, il y avait des gens qui voulaient assister à l'événement hors ligne ?

— Il me semble que cela arrive toujours, parce que c'est une nouvelle expérience, la communication avec les gens, le réseautage en direct... C'est plus intéressant que d'être assis devant l'ordinateur et de parler devant l'écran. Mais, si je me souviens bien, peu de gens « sont tombés ». Tous les intervenants avec lesquels je communique personnellement sont tous restés. Et je peux expliquer pourquoi tant de gens sont restés. Parce que, premièrement, c'était dommage que vous ayez déjà préparé [le matériel] - et j'aimerais le montrer. Et deuxièmement, je voulais toujours que Vimaton réussisse, pour que cela se répète l'année prochaine. Tout cela était dans notre intérêt.

— D'après ce que j'ai compris, vos préparatifs ont commencé en hiver, c'est-à-dire que l'appel à communications a eu lieu au début de l'année ?

- Oui, je viens de regarder les dates, c'était il y a très longtemps, nous avions beaucoup de temps. Pendant ce temps, j'ai cassé à trois reprises mon laboratoire dans lequel j'effectuais le test. Autrement dit, j'ai eu le temps de tout vérifier complètement. (J’ai même trouvé plein de choses par moi-même que je n’avais pas incluses dans la présentation, c’était intéressant.)

— Y avait-il des exigences particulières, des restrictions, des nuances concernant les rapports ?

— Oui, je peux dire que les rapports ont été sélectionnés par élimination, car il y avait beaucoup de candidats.
Nous avons un groupe de Veeam Vanguards, ils sont assez avancés. Plus les chefs de produits et autres camarades qui connaissent bien les orientations de l’entreprise. Ils ont donc vérifié la conformité de nos sujets et résumés avec les sujets VeeamON.

Voici par exemple mon discours : j'avais deux sujets différents au lieu d'un. Ils n’avaient absolument aucun rapport. Mais aucun d’entre eux n’était couvert pour moi, personne ne m’a dit : « Concentre-toi sur un seul, ne fais pas les autres ! » Là et là, j'ai reçu des corrections minimes.

En gros, tout se résumait à une sorte de gestion du temps et de limite de temps, car pendant 20 minutes ce [contenu], c'est trop - j'ai d'abord eu un grand nombre d'idées, je voulais tout raconter, mais c'est impossible ! Il faut néanmoins laisser à chacun le temps de s’exprimer.
Du coup ma revue a été un peu raccourcie, j'ai fini par me concentrer sur des choses plus claires, et c'est sans doute mieux. Car les gens ont alors fait des retours : « C’est ce que je cherchais ! C’est quelque chose qui m’intéresserait de savoir ! Et si je parlais de plus de choses, je ne pourrais pas en parler.

En conséquence, ils nous ont donné quelques recommandations, nous ont aidés à corriger quelque chose, mais en même temps nous avions une assez grande liberté de préparation.

Conseil utile n°3 : Le timing est tout pour nous. Règle générale : s’il y a 30 diapositives dans un rapport de 20 minutes, il y a un risque élevé de prolonger la présentation et d’empiéter sur le temps de quelqu’un d’autre. L'accent est mis sur les choses les plus importantes. Equipe éditoriale, puis répétitions. Le résultat, comme vous pouvez le constater, plaît aux auditeurs et à l’orateur lui-même.

À propos des images

— Nous avons même fait les diapositives nous-mêmes, nous avons eu la possibilité de créer notre propre design (la seule chose est qu'on nous a donné un certain arrière-plan, etc., c'est-à-dire qu'ils nous ont donné un format, des images, des bitmaps à dessiner ). Personne ne nous a limité dans ce que nous faisions là-bas. Je n'aime pas, par exemple, quand je crée une diapositive PowerPoint thématique sympa, puis que l'équipe de conception la prend et la refait de sorte qu'à la fin, rien n'est clair, même pour moi. Autrement dit, cela peut paraître plus beau, bien sûr, mais c'est incompréhensible pour un ingénieur. Eh bien, il n'y a eu aucun problème à cet égard, tout s'est très bien passé.

— Alors, vous avez tout fait vous-même concernant le design ?

— Nous-mêmes, mais nous avons quand même vérifié auprès de Karinn [Bisset], qui était la principale responsable de tout le projet. Elle nous a donné de bonnes recommandations, car elle a déjà de l'expérience dans ce domaine, elle a participé plus d'une fois à VeeamON, elle nous a donc aidé à faire des ajustements.

Conseil utile n°4 : Bien entendu, les modèles facilitent grandement la vie. Mais si vous organisez par exemple une conférence interne, alors il est tout à fait possible de laisser une certaine liberté de création aux intervenants. Sinon, imaginez 5 rapports d'affilée avec un modèle absolument identique, mais de belles diapositives. Visuellement, il est fort probable qu'aucun d'entre eux ne « attrapera ».

— Karinn, comme je le sais, a agi en tant qu'idéologue et inspiratrice.

— Elle était essentiellement une organisatrice, oui. C'est-à-dire qu'elle a d'abord intéressé les gens, les a attirés, dressé des listes et assemblé un système. Nous n'aurions pas pu le faire sans elle. Karinn nous a beaucoup aidé.

— Et à la fin, vous avez préparé jusqu'à 2 discours.

- Oui, j'ai parlé de deux sujets complètement différents, et ils étaient à des moments différents. J'en ai présenté un lors de la [session pour la] région américaine, puis pour la région [Asie-Pacifique] APG (c'est-à-dire que l'Asie et l'Europe l'ont joué plus tard), l'autre a été raconté pendant l'APG, et il a été joué pour les États-Unis. . En conséquence, j'ai eu deux présentations le matin et le soir. J'ai même dormi entre eux.

À propos du public

— Avez-vous déjà testé ces présentations, ces sujets sur vos collègues, sur des juniors ?

- Non. C'était une telle idée : je n'ai délibérément rien montré à personne, puis j'ai dit : « Les gars, soutenez-moi ! Je voulais que plus de gens viennent voir VeeamON, et ils m'ont finalement remercié, ils étaient intéressés.
Vous savez comment cela arrive parfois : cela semble être un événement intéressant, mais vous êtes occupé, vous n’avez pas le temps [d’y venir]. (C'est d'ailleurs encore une fois une question de gestion du temps.) Et puis ceux qui m'intéressaient plus tard m'ont remercié, car ils ont pris une petite pause dans une telle routine et ont fait autre chose, intéressant.

— Vous avez donc amené votre public cible avec vous ?

- Eh bien, en partie oui, plusieurs managers, mes collègues et ingénieurs - ils ont regardé. Tout le monde n’a pas regardé en ligne, certains ont regardé des enregistrements. Et ils ont également confirmé que le re-défilement est de bonne qualité, que la vidéo est visible et que tout va bien. Ils ont pu profiter de ma présentation à un autre moment, lorsqu'ils n'étaient pas très occupés.

la vie de piratage pour ceux qui prévoient d'assister à l'événement en ligne en direct :
Ici, vous pouvez et devez faire presque tout comme dans les réunions hors ligne : planifier le temps de participation, préparer et poser des questions, prendre des notes, des captures d'écran, discuter, partager des expériences. Plus votre implication est grande, meilleure est votre concentration et, par conséquent, les bénéfices de la participation. Il y a aussi des prix pour la meilleure question :)

— Y avait-il de nombreux participants russes, en plus de vos collègues de Saint-Pétersbourg ? Y avait-il des auditeurs russophones ?

— Il y avait des visiteurs, mais il y avait peu d'orateurs russes, et je voudrais corriger cela l'année prochaine. Si je comprends bien, certains gars ont raté l'occasion de participer à l'événement cette année. Pourquoi? Parce que les années passées, comme je l'ai dit, cet événement concernait d'autres départements, mais pas tellement de soutien. Et tout le monde n’a pas vu dans l’énorme lettre concernant VeeamON qu’il y aurait également Vimaton pour le soutien. Et lorsque nous avons commencé à connecter les gens, malheureusement, certains n’ont tout simplement pas eu le temps de préparer le matériel. Mais maintenant, après que les gars l'ont regardé, il y a déjà plus d'intérêt. Et je suis sûr que l’année prochaine, nous mobiliserons beaucoup plus activement notre soutien (y compris celui de la Russie) sur cette question.

— Avez-vous reçu des commentaires ?

— Oui, chaque intervenant a reçu un fichier Excel contenant les réponses basées sur sa présentation, avec les retours personnels (anonymes bien sûr) de tous ceux qui l'ont consulté. Et comme il y avait des centaines de personnes, tout le monde recevait un énorme dossier.

Pour autant que je sache et j'ai demandé à d'autres gars, tous [les auditeurs] étaient tout à fait adéquats en termes de compréhension de certains problèmes techniques (quand l'Internet de quelqu'un était en panne, autre chose), et tout le monde était très satisfait du contenu lui-même.

Conseil utile n°5 : Faites un bref rappel aux auditeurs sur le dépannage d'éventuels problèmes - FAQ - qui peuvent survenir pendant l'événement. Même s'ils enverront probablement encore des appels à l'aide sur le chat, il est préférable de donner de brèves instructions à tout le monde à l'avance. Prévoyez également un support pour les intervenants, en particulier lors de performances avec des démos en direct (quelqu'un enregistre une vidéo dans un tel cas). Réfléchissez à ce qui pourrait mal se passer et à quel moment, et trouvez des solutions. Il est préférable que le support technique soit assuré par une personne distincte qui vous aidera dès les répétitions ; Denis a raconté comment c'était au Veeamathon-e avant.

— Le retour dont nous nous sommes souvenus était que 20 minutes, c'est trop court pour aborder un sujet intéressant. Autrement dit, l'année prochaine, nous devrons probablement soit faire des séances doubles - par exemple, les diviser en 2 parties - soit réduire la quantité de matériel pour permettre aux gens de l'absorber plus facilement. Parce que nous sommes des techniciens, nous en savons déjà beaucoup, nous parlons techniquement, et peut-être que quelqu'un avait besoin d'une petite introduction ou d'un matériel un peu plus simple.

Dans l’ensemble, il y a eu beaucoup de bons moments qui ont poussé les organisateurs à réfléchir à un format hybride l’année prochaine. Les collègues de Veeam peuvent donc désormais se préparer au fait que l'appel à communications s'adressera à de nombreuses équipes, pour différentes régions.

Préparez le traîneau en été et la charrette en hiver

— Voyant que certains n'ont pas eu le temps de s'inscrire pour participer, je peux dire aux personnes impliquées dans le partage des connaissances : il est préférable de planifier à l'avance pour l'année prochaine les conférences auxquelles vous souhaitez prendre la parole et de vous préparer à l'avance. Et puis vous pourrez attendre sereinement cette conférence. C'est beaucoup moins stressant que lorsqu'on est dans la dernière semaine de préparation.

Avant, j'avais le principe que je m'occupe de tout, j'ai un calendrier. Et quand je faisais des rapports, je me préparais déjà avant les événements eux-mêmes. Donc cette année, j'ai eu beaucoup plus de plaisir en sachant que j'étais préparé à l'avance, après avoir tout vérifié et tout fait. Comment dites-vous cela? Fais-le c'est tout. Parce que le problème habituel est de savoir comment créer des diapositives et tout le reste. Mais nous créons ce problème pour nous-mêmes. C'est aussi une question de gestion du temps. Malheureusement, je ne m'en suis pas rendu compte moi-même auparavant, même si j'ai fait beaucoup de travail dans ce domaine - et ce n'est que maintenant que je m'en suis rendu compte. Peut-être que ce conseil aidera quelqu'un.

Conseil utile n°6 de Denis : Quelqu'un souhaite-t-il participer à des conférences ? Une très bonne idée : le week-end ou pendant votre temps libre, faites quelque chose pour votre performance au moins une demi-heure par semaine. Et vous ne remarquerez pas à quelle vitesse la matière s’accumulera. Cela aide beaucoup.

— De très bons conseils et même pas difficiles à mettre en œuvre, merci !

— Et aussi, ne stresse pas. Car, je le répète, si vous avez le temps à l'avance, alors vous pouvez vous préparer sereinement sans vous inquiéter du tout, et en même temps avoir l'air beaucoup plus professionnel que ceux qui l'ont fait au dernier moment. Malheureusement, je ne m'en suis rendu compte que maintenant, après Vimaton, lorsqu'il s'est avéré que j'avais tout simplement beaucoup de temps [pour me préparer]. Et j'ai réalisé après coup : que s'est-il passé pour que ce soit si agréable et amusant pour moi de faire ça ? Et comme personne ne m’a poussé, j’ai eu beaucoup de temps et je l’ai fait calmement. C'était très cool.

- Je ne peux qu'applaudir !

- Oui, l'essentiel est de profiter de chaque opportunité, et tout ira bien.

Source: habr.com