Une erreur courante des hommes d'affaires novices est qu'ils ne prêtent pas suffisamment d'attention à la collecte et à l'analyse des données, à l'optimisation des processus de travail et au suivi des indicateurs clés. Cela entraîne une baisse de productivité et une perte de temps et de ressources sous-optimale. Lorsque les processus sont mauvais, il faut corriger plusieurs fois les mêmes erreurs. À mesure que le nombre de clients augmente, le service se détériore et sans analyse des données, il est impossible de comprendre clairement ce qui doit être amélioré. En conséquence, les décisions sont prises sur un coup de tête.
Pour être compétitive, une entreprise moderne, en plus de produits et services de qualité, doit disposer de processus transparents et collecter des données analytiques. Sans cela, il est difficile de comprendre la situation réelle des affaires et de prendre les bonnes décisions. Par conséquent, il est important d'avoir dans votre arsenal les outils nécessaires qui sont non seulement pratiques à utiliser, mais vous permettent également de simplifier votre travail et de créer les processus les plus transparents possibles.
Il existe aujourd'hui un grand nombre d'outils et de solutions. Mais la plupart des entrepreneurs ne les utilisent pas parce qu’ils n’en voient pas la valeur, ou ne comprennent pas comment les utiliser, ou parce qu’ils sont chers, ou compliqués, ou 100500 XNUMX de plus. Mais ceux qui ont compris, trouvé ou créé eux-mêmes de tels outils ont déjà un avantage à moyen terme.
Depuis plus de 10 ans, je crée des produits et solutions informatiques qui aident les entreprises à augmenter leurs profits grâce à l'automatisation et à la transformation numérique des processus. J'ai aidé à fonder des dizaines de startups et créé des dizaines d'outils en ligne utilisés par des centaines de milliers de personnes dans le monde.
Voici l’un des bons exemples de ma pratique qui montre les bénéfices de la transformation numérique. Pour un petit cabinet d'avocats américain, mon équipe et moi avons créé un outil de génération de documents juridiques, cela a permis aux avocats de générer des documents plus rapidement. Et plus tard, après avoir étendu les fonctionnalités de cet outil, nous avons créé un service en ligne et transformé complètement l'entreprise. Désormais, ils servent leurs clients non seulement dans leur ville, mais dans tout le pays. En trois ans, la capitalisation de l'entreprise a augmenté plusieurs fois.
Dans cet article, je partagerai avec vous une expérience réelle de création d'un système transparent de suivi des indicateurs clés de l'entreprise. J'essaierai d'inculquer l'intérêt d'utiliser des solutions numériques, je montrerai que ce n'est pas difficile et pas toujours cher. Alors allons-y!
Comment tout a commencé
Si vous voulez avoir quelque chose que vous n’avez jamais eu, vous devrez faire quelque chose que vous n’avez jamais fait.
Coco Chanel
Ma femme en avait assez d'être en congé de maternité et nous avons décidé d'ouvrir une petite entreprise : une salle de jeux pour enfants. Depuis que j'ai ma propre entreprise, ma femme s'occupe entièrement de la salle de jeux et j'aide sur les questions stratégiques et de développement.
Les détails de l'ouverture d'une entreprise sont une toute autre histoire, mais au stade de la collecte des données et de l'analyse des concurrents, en plus de mettre en évidence les problèmes spécifiques de cette entreprise, nous avons prêté attention aux problèmes de processus internes avec lesquels la plupart des concurrents n'ont pas eu de problèmes. .
À ma grande surprise, au XNUMXe siècle, presque personne ne tenait de CRM sous quelque forme que ce soit ; beaucoup tenaient des registres par écrit, dans des cahiers. Dans le même temps, les propriétaires eux-mêmes se sont plaints du fait que les employés volent, font des erreurs dans les calculs et doivent passer beaucoup de temps à recalculer et à vérifier les écritures dans le livre comptable, les données sur les réservations et les dépôts sont perdues, les clients partent pour des raisons inconnues. eux.
En analysant les données collectées, nous avons réalisé que nous ne voulons pas répéter leurs erreurs et que nous avons besoin d'un système transparent qui réduira ces risques au minimum. Tout d’abord, nous avons commencé à chercher des solutions toutes faites, mais nous n’avons pas pu trouver celles qui satisfaisaient pleinement nos exigences. Et puis j'ai décidé de créer mon propre système, bien que pas idéal, mais fonctionnel et peu coûteux (presque gratuit).
Lors du choix d'un outil, j'ai pris en compte les critères suivants : il doit être peu coûteux, il doit être flexible et accessible et il doit être facile à utiliser. Je pourrais écrire un système à part entière, puissant et coûteux pour cette entreprise, mais nous avions peu de temps et un petit budget, et nous ne comprenions pas vraiment si notre projet fonctionnerait, et il serait déraisonnable de consacrer beaucoup de ressources à ce système. Par conséquent, au moment de tester l'hypothèse, j'ai décidé de commencer avec MVP (Minimum Viable Product - minimum viable product) et de créer une version fonctionnelle dans les plus brefs délais avec un investissement minimal, et au fil du temps, de la terminer ou de la refaire.
Du coup, mon choix s'est porté sur les services Google (Drive, Sheets, Calendrier). La principale source d'informations d'entrée/sortie est Google Sheets, puisque ma femme a de l'expérience avec des feuilles de calcul, elle peut apporter elle-même des modifications si nécessaire. J'ai également pris en compte le fait que l'outil sera également utilisé par des employés qui ne sont peut-être pas très doués pour utiliser un ordinateur, et leur apprendre à saisir des données dans un tableau sera beaucoup plus facile que de leur apprendre à travailler avec des outils spécialisés. programme comme 1C.
Les données saisies dans les tableaux changent en temps réel, c'est-à-dire qu'à tout moment vous pouvez voir la situation des affaires de l'entreprise, la sécurité est intégrée, vous pouvez restreindre l'accès à certaines personnes.
Développement de l'architecture et de la structure des données
La salle de jeux pour enfants offre plusieurs services de base.
- Visite standard — lorsqu'un client achète du temps passé dans la salle de jeux de ses enfants.
- Visite surveillée — lorsqu'un client achète du temps passé dans la salle de jeux de ses enfants et paie un supplément pour la surveillance. Autrement dit, le client peut laisser l’enfant et vaquer à ses occupations, et le préposé à la chambre surveillera et jouera avec l’enfant pendant l’absence du parent.
- Anniversaire ouvert — le client loue une table séparée pour la nourriture et les sièges des invités et paie une visite standard à la salle de jeux, tandis que la salle fonctionne comme d'habitude.
- Anniversaire fermé — le client loue l'intégralité des locaux ; pendant la période de location la salle n'accepte pas d'autres clients.
Il est important que le propriétaire sache combien de personnes ont visité la pièce, quel âge elles avaient, combien de temps elles ont passé, combien d'argent elles ont gagné, combien de dépenses il y a eu (il arrive souvent que l'administrateur doive acheter quelque chose ou payer pour quelque chose, par exemple, la livraison ou l'eau), combien d'anniversaires y a-t-il eu ?
Comme tout projet informatique, j'ai commencé par réfléchir à l'architecture du futur système et par élaborer la structure des données. Puisque la femme est en charge de l’entreprise, elle sait tout ce qu’elle a besoin de voir, de contrôler et de gouverner, elle a donc agi en tant que cliente. Ensemble, nous avons mené un brainstorming et élaboré les exigences du système, sur la base desquelles j'ai réfléchi aux fonctionnalités du système et créé la structure suivante de fichiers et de dossiers dans Google Drive :
Le document « Résumé » contient des informations générales sur l'entreprise : revenus, dépenses, analyses
Le document Dépenses contient des informations sur les dépenses mensuelles de l'entreprise. Pour plus de transparence, répartis en catégories : frais de bureau, impôts, dépenses de personnel, dépenses de publicité, autres dépenses.
dépenses mensuelles
Tableau récapitulatif des dépenses de l'année
Le dossier Revenu contient 12 fichiers Google Sheets, un pour chaque mois. Ce sont les principaux documents de travail que les salariés remplissent quotidiennement. Ils contiennent un onglet de tableau de bord obligatoire et des onglets pour chaque jour ouvrable. L'onglet du tableau de bord affiche toutes les informations nécessaires pour le mois en cours pour une compréhension rapide des affaires, et vous permet également de fixer les prix et d'ajouter des services.
Onglet Tableau de bord
Onglet quotidien
Au cours du développement de l'entreprise, des besoins supplémentaires ont commencé à apparaître sous forme de remises, d'abonnements, de services supplémentaires et d'événements. Nous avons également implémenté tout cela au fil du temps, mais cet exemple montre la version de base du système.
Création de fonctionnalités
Après avoir compris les principaux indicateurs, élaboré l'architecture et l'échange de données entre les entités, j'ai commencé la mise en œuvre. La première chose que j'ai faite a été de créer un document Google Sheet dans mon dossier Revenus. J'y ai créé deux onglets : le tableau de bord et le premier jour du mois, dans lesquels j'ai ajouté le tableau suivant.
Feuille de travail principale
Il s'agit de la feuille de travail principale avec laquelle l'administrateur travaillera. Il lui suffit de remplir les champs obligatoires (marqués en rouge) et le système calculera automatiquement tous les indicateurs nécessaires.
Pour réduire les erreurs de saisie et faciliter la saisie, le champ « Type de visite » a été implémenté sous la forme d'une liste déroulante des services fournis, que nous pouvons modifier sur la page du tableau de bord. Pour ce faire, nous ajoutons une vérification des données à ces cellules et indiquons la plage à partir de laquelle prendre les données.
Pour réduire les erreurs humaines dans les calculs, j'ai ajouté un calcul automatique des heures passées par le client dans la chambre et du montant dû.
Pour ce faire, l'Administrateur doit simplement marquer l'heure d'arrivée (colonne E) et l'heure de départ (colonne F) du client au format HH : MM. Pour calculer le temps total qu'un client passe dans la salle de jeux, j'utilise cette formule :
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)Pour calculer automatiquement le montant d'argent nécessaire à l'utilisation des services, nous avons dû utiliser une formule plus complexe, puisque le prix d'une heure peut varier selon le type de service. Par conséquent, j'ai dû lier les données à la table services sur la page du tableau de bord à l'aide de la fonction QUERY :
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)En plus des actions principales, j'ai ajouté des fonctions supplémentaires pour éliminer les erreurs indésirables IFERROR ou ISBLANK, ainsi que la fonction ROUNDDOWN - afin de ne pas m'embêter avec les petites choses, j'ai arrondi le montant final vers le bas, vers le client.
En plus du revenu principal (temps de location), dans une salle de jeux pour enfants, il y a des revenus supplémentaires sous forme de services ou de vente de jouets, et les employés effectuent quelques petites dépenses, par exemple payer de l'eau potable ou acheter des bonbons pour des compliments, tout cela doit également être pris en compte.
Par conséquent, j'ai ajouté deux autres tableaux dans lesquels nous enregistrerons ces données :
Pour faciliter le travail avec les signes, je les ai colorés et ajouté une mise en forme conditionnelle aux cellules.
Les tableaux principaux sont prêts, vous devez maintenant placer les principaux indicateurs dans un tableau séparé afin que vous puissiez voir clairement combien vous avez gagné en une journée et combien de cet argent se trouve dans la caisse enregistreuse et combien se trouve sur la carte.
Pour totaliser l'argent par type de paiement, j'ai à nouveau utilisé la fonction QUERY :
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")À la fin de la journée de travail, l'administrateur n'a qu'à revérifier les revenus et n'a pas besoin de recalculer manuellement. Nous n’obligeons personne à effectuer des travaux supplémentaires et le propriétaire peut examiner et contrôler la situation à tout moment.
Tous les tableaux nécessaires sont prêts, nous allons maintenant simplement dupliquer l'onglet pour chaque jour, le numéroter et obtenir ce qui suit.
Super! Presque tout est prêt, il ne reste plus qu'à afficher tous les principaux indicateurs du mois sur l'onglet du tableau de bord.
Pour obtenir le revenu total du mois, vous pouvez écrire la formule suivante
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1où D1 est la cellule avec les revenus quotidiens, et « 1 », « 2 », etc. sont le nom de l'onglet. Exactement de la même manière, j'obtiens des données sur les revenus et dépenses supplémentaires.
Pour plus de clarté, j'ai décidé d'afficher la rentabilité totale par catégorie. Pour ce faire, j'ai dû effectuer une sélection et un regroupement complexes à partir de tous les onglets, puis filtrer et supprimer les lignes vides et inutiles.
Rentabilité par catégorie
Le principal outil de comptabilité des revenus est prêt, nous allons maintenant simplement dupliquer le fichier pour chaque mois de l'année.
Après avoir créé un outil de comptabilité et de suivi des revenus, je me suis mis à créer un tableau des dépenses dans lequel on prendra en compte toutes les dépenses mensuelles : loyer, masse salariale, taxes, achat de biens et autres dépenses.
Dans le dossier de l'année en cours, j'ai créé un document Google Sheet et y ai ajouté 13 onglets, un tableau de bord et douze mois.
Onglet Tableau de bord
Pour plus de clarté, dans l'onglet du tableau de bord, j'ai résumé toutes les informations nécessaires sur les dépenses financières de l'année.
Et dans chaque onglet mensuel, j’ai créé un tableau dans lequel nous suivrons toutes les dépenses en espèces de l’entreprise par catégorie.
Onglet Mois
Cela s'est avéré très pratique, vous pouvez désormais voir et contrôler toutes les dépenses de l'entreprise et, si nécessaire, consulter l'historique et même effectuer des analyses.
Étant donné que les informations sur les revenus et les dépenses se trouvent dans différents fichiers et ne sont pas très pratiques à surveiller, j'ai décidé de créer un fichier dans lequel j'ai compilé toutes les informations pertinentes nécessaires au propriétaire pour contrôler et gérer l'entreprise. J'ai nommé ce fichier « Résumé ».
tableau récapitulatif
Dans ce fichier j'ai créé une table qui reçoit les données mensuelles des tables, pour cela j'ai utilisé la fonction standard :
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")où je passe l'ID du document comme premier argument et la plage importée comme deuxième paramètre.
Ensuite, j'ai fait le bilan annuel : combien a été gagné, combien a été dépensé, quel a été le bénéfice, la rentabilité. Visualisé les données nécessaires.
Et pour plus de commodité, afin que le propriétaire de l'entreprise puisse voir toutes les données au même endroit et ne pas parcourir de fichiers, j'ai intégré la possibilité de sélectionner n'importe quel mois de l'année et d'afficher les indicateurs clés en temps réel.
Pour ce faire, j'ai créé un lien entre le mois et l'identifiant du document
Ensuite, j'ai créé une liste déroulante en utilisant "Données -> Validation des données", spécifié la plage du lien et configuré l'import avec un lien dynamique vers le document
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")Conclusion
Comme vous pouvez le constater, améliorer les processus de votre entreprise n’est pas aussi difficile qu’il y paraît, et vous n’avez pas besoin de super compétences pour le faire. Bien sûr, ce système présente de nombreux inconvénients et, à mesure que l'entreprise se développe, il sera impossible de l'utiliser, mais pour une petite entreprise ou au début lors de la vérification d'une hypothèse, c'est une excellente solution.
Cette salle de jeux travaille sur cette solution depuis la troisième année, et seulement cette année, alors que nous comprenons déjà clairement tous les processus, nous connaissons notre client et le marché. Nous avons décidé de créer un outil de gestion d'entreprise en ligne à part entière.
PS
Utiliser Google Sheets pour suivre votre entreprise n’est pas très pratique, surtout depuis votre téléphone. Alors j'ai fait , qui affiche tous les indicateurs clés de l'entreprise en temps réel dans un format pratique
Source: habr.com