Bonjour à tous, je m'appelle Konstantin Kouznetsov, je suis le directeur général et fondateur de l'entreprise RocketSales. Dans le domaine de l'informatique, il est assez fréquent de rencontrer des histoires où le département de développement vit dans son propre univers. Dans cet univers, il y a des humidificateurs d'air sur chaque bureau, une multitude de gadgets et de nettoyants pour moniteurs et claviers, et probablement son propre système de gestion des tâches et des projets.
Qu'est-ce qu'il y a de spécial là-dedans ?
Pour certains, peut-être rien. Mais nous avons rencontré un problème. Nous nous occuperons de la construction et de l'automatisation des systèmes de vente, nous mettons en œuvre des CRM, créons une infrastructure cloud pour les entreprises. Dans les projets clients, en plus des départements de développement et de production, des marketers, des vendeurs, des comptables et d'autres employés sont souvent impliqués. Et nous avons commencé à réfléchir à la façon d'organiser un processus de gestion de projet efficace.
Si le processus de développement et de production est organisé sur une plateforme comme Jira ou GitLab, alors personne, en dehors du développement, ne comprend vraiment ce qui s'y passe. Pour intégrer un employé externe au projet, il faut le rencontrer, lui expliquer le contexte, parfois consigner la tâche, ensuite contrôler le niveau de préparation dans des discussions de travail, recevoir les résultats par ce même chat, et les saisir dans Jira. Et ça, à chaque fois.
Le développement est coupé des autres départements de l'entreprise, ils ne savent pas comment nous impliquer, et nous ne savons pas si notre participation est nécessaire.
Il y a quelques années, nous avons découvert la plateforme Asana. Dans cet article, je veux partager comment nous avons organisé le processus de gestion du développement et de la production, afin que :
- toute l'entreprise travaille dans un écosystème unique,
- tout le monde bénéficie des fonctionnalités nécessaires,
- il était possible d'évaluer le coût de chaque projet en heures et en argent,
- la collaboration avec les clients était à long terme : non pas dans le cadre d'une seule tâche, mais dans le cadre d'un projet entier avec un backlog d'idées constant.
Un peu sur notre rencontre avec Asana
J'ai passé 10 ans à chercher un logiciel de gestion de projets adapté. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 et des dizaines d'autres outils de suivi des tâches n'ont pas résisté au test. Ensuite, j'ai trouvé Asana. Et tout s'est mis en place.
Selon nous, c'est la meilleure et la plateforme en plus rapide évolution pour la gestion des tâches et des projets. Aujourd'hui, Asana est le leader mondial en termes de popularité et de satisfaction des utilisateurs. Cela est confirmé par le graphique du classement g2.
Nous sommes des fans d'Asana, nous avons même passé une certification pour pouvoir l'implémenter pour nos clients.
Je vais décrire brièvement le processus de la vente à la réalisation du projet
Comme nous vendons des services informatiques, notre entonnoir de vente est assez long et, vers la fin, il passe au département de production et, parfois, au développement.
Le service commercial effectue les manipulations standard : audit, accord sur l'offre commerciale, signature du contrat, transfert de la transaction à la production. La production peut refuser le contrat : il doit obligatoirement inclure le budget, la date de transfert à la production et le temps estimé pour la réalisation du projet.
Grâce à l'association amoCRM + Asana, lors du transfert de la transaction du service commercial à la production et vice-versa, le travail ne s'arrête pas. La zone de responsabilité du service commercial est indiquée en bleu, celle de la production en orange, et celle du développement en rose.
Il est important de noter que le service de développement, à la différence du service de projet, ne participe pas à chaque projet. Parfois, la configuration du système ne nécessite pas de solutions personnalisées.
Ainsi, une fois que le responsable a accepté le projet en production, le responsable commercial passe à Asana en un clic (screenshot). Le projet est automatiquement créé dans Asana depuis amoCRM.
Une tâche avec la carte du projet et les offres commerciales est automatiquement créée sur le tableau partagé des projets clients. Tous les clients actuellement en production y sont affichés. Un responsable est désigné, des délais sont fixés, le type de travail est choisi et les statuts des tâches sont modifiés.
Le responsable peut lancer dans la tâche n'importe quel des processus d'affaires automatiques proposés :
- Trouver / Créer le projet du Client + Y joindre la tâche
- Remplir la tâche avec les informations de la transaction
- Créer une transaction à partir de la tâche actuelle
Le projet est rempli de toutes les données indiquées dans amoCRM. En fonction du type de services, un ensemble de sous-tâches pour la réalisation des blocs de travail pertinents est immédiatement créé. Il ne reste plus qu'à décomposer les tâches détaillées, à désigner des responsables et à fixer des délais.
Ce tableau aide à prendre en charge de nouveaux projets. Cependant, il est inconfortable de contrôler les statuts actuels et la présence de projets à risque.
Comment nous groupons les tâches et les projets clients
À partir du tableau général de tous les projets, le responsable ajoute le projet à 3 autres tableaux :
- le tableau personnel du client ;
- portefeuille de clients actifs ;
- portefeuille du gestionnaire.
Analysons à quoi sert chacune de ces entités.
Sur la capture d'écran, vous voyez le tableau personnel du client.
Pourquoi ce tableau ?
Auparavant, nous pensions en termes de tâches. J'ai terminé une tâche, j'ai commencé à en faire une autre. Il s'avérait que nous accomplissions exactement le volume de travail demandé par le client. Mais nous voulions établir des relations à long terme, donc nous avons quitté le travail par tâches pour nous concentrer sur le travail avec les clients.
Nous notons toutes les idées d'amélioration pour le client. Même si c'est une pensée, lancée au hasard par le client dans l'air, nous la fixons et la menons à terme. Cela forme le backlog de tâches, le travail avec le client ne s'arrête pas.
Qu'y a-t-il sur ce tableau ?
Notre Asana est connectée à plusieurs services :
- Système CRM (pour l'interaction avec le département des ventes),
- TimeDoctor (pour le suivi du temps),
- Système ERP (pour agréger toutes les données dans une interface unique).
Nous avons intégré dans Asana un tableau de contrôle rapide des ressources. Vous passez la souris sur la case au-dessus de la tâche et vous voyez qui a travaillé et combien de temps sur la tâche, quelle prime a été gagnée.
Le travail du département de production est évalué en heures, donc il était important pour nous de suivre strictement le temps passé par chaque employé à résoudre les tâches du client.
Quels sont les avantages de l'utilisation du tableau ?
Au final, dans le système ERP, nous voyons Le rapport sur les projets. Statut de l'affaire, participants au projet, budget du projet, heures travaillées et délais.
Nous pouvons prévoir le coût de projets similaires de développement, le calcul des KPI devient totalement transparent et il n'y a plus de place pour l'illusion que le développement ne prend que quelques heures. Si nécessaire, nous avons toujours une interface que nous pouvons montrer au client pour la remise de rapport.
Portefeuilles Asana
Cette fonctionnalité est disponible dans Asana depuis longtemps. Mais nous ne l'avons pas immédiatement appréciée. Au début, nous avons simplement rassemblé dans les portefeuilles tous les projets de nos gestionnaires. Il s'est avéré qu'au cours de son travail dans l'entreprise, Denis Kiselev a travaillé avec 61 clients.
C'est bien de le savoir, mais ce n'est pas suffisant pour justifier le temps dépensé à la collecte. Et nous avons laissé les portefeuilles de côté. Tout a changé lorsque nous avons égalé un projet dans Asana à une affaire dans le système CRM.
Auparavant, le responsable s'abonnait à tous les projets et recevait des notifications concernant tous les changements dans la boîte de réception (flux de notifications). Chaque mise à jour de statut, chaque nouveau commentaire apparaissait dans le flux, à partir des plus récents. Le lundi, le responsable s'asseyait et effectuait les tâches de la boîte de réception de manière séquentielle. Il n'était pas question de priorités, parfois il n'arrivait pas aux tâches importantes.
Il y a maintenant un portefeuille pour les employés et un portefeuille pour le département projet. Dans le premier, le manager gère ses projets, le second donne au responsable une fonctionnalité de contrôle sur la charge de travail actuelle de tous les employés.
Portefeuille du département projet
Sur la capture d'écran, vous voyez des projets triés par employés.
Une fois par semaine, le chef de projet met à jour le statut de chaque projet. Il mentionne ce qui a été fait la semaine précédente et ce qui est prévu pour la suivante. Il attribue l'une des trois étiquettes : sous contrôle, en zone de risque, des problèmes existent.
Le responsable peut rapidement évaluer :
- le volume actuel des clients dans le département projet,
- le nombre de projets en cours pour chaque manager,
- le nombre de tâches en retard par projet,
- la présence de problèmes et le besoin de s'impliquer dans les projets,
- les délais des projets, le temps passé, l'étape de l'entonnoir et la priorité du projet.
Les portefeuilles nous aident également à établir des rapports. Après la mise à jour du statut du projet, le rapport sur le travail accompli et prévu est automatiquement envoyé dans le chat avec le client.
Portefeuille de l'employé
Le responsable du département projet a même son propre portefeuille. Si, touchons du bois, il se décharge de ses pouvoirs, la nouvelle personne verra tous les projets sous son contrôle qu'elle doit continuer à suivre.
Les employés de rang inférieur ont également apprécié la facilité de planification de la charge de travail dans le portefeuille. Dans l'onglet “Charge”, Asana analyse le volume des tâches en tenant compte des délais et prévient si un employé prévoit un volume de tâches insurmontable. Les délais peuvent être modifiés et les détails ajustés sans quitter cet onglet.
Résolution de bugs et développement personnalisé
Une équipe distincte est responsable de notre développement. Deux types de tâches passent par elle dans le cadre du processus métier :
- bug,
- nouveau développement.
Les bugs sont vérifiés, évalués pour leur criticité et transmis à l'équipe de support technique.
Les tâches de développement proviennent soit du backlog des produits internes de l'entreprise, soit du chef de projet lorsqu'il existe une demande de la part du client.
Le processus de développement, dans l'ensemble, se déroule comme suit.
Les tâches sont ajoutées au tableau de développement dans Asana. Voici à quoi il ressemble.
L'initiateur de la tâche choisit le type 'Bug' ou 'Fonctionnalité', définit le niveau de criticité, indique le client et les départements internes de l'entreprise concernés par la tâche. Lorsque la tâche répond à toutes les exigences internes, l'initiateur clique sur l'icône de l'éclair dans la barre supérieure de la tâche pour lancer le processus métier automatique 'Évaluer en développement'.
Le chef de département du développement reçoit une notification concernant une nouvelle tâche à évaluer, et la tâche est temporairement déplacée sur un tableau distinct portant le même nom.
Après évaluation, le responsable déplace la tâche dans le sprint correspondant au mois d'achèvement prévu. Les tâches se trouvent toujours sur plusieurs tableaux simultanément :
- sur le tableau personnel du chef de projet,
- sur le tableau du support technique,
- sur le tableau de développement.
Tous les participants et employés responsables de la tâche voient l'avancement, reçoivent des notifications et peuvent discuter directement dans les commentaires de la tâche. Lorsque la tâche est terminée, le chef de projet ou le spécialiste responsable du support technique 'prend' la tâche de son côté pour continuer le travail sur le projet.
Qu'avons-nous obtenu lorsque nous avons réuni les départements de développement et de production dans un environnement commun avec l'équipe?
D'abord, les projets clients sont devenus plus à long terme. Grâce à un backlog constamment alimenté, le panier moyen a augmenté.
Deuxièmement, la qualité des projets s'est fortement améliorée, car le département de développement pouvait à tout moment poser des questions au marketing, aux ventes, à la comptabilité, etc. Nous avons pu impliquer rapidement les compétences nécessaires de l'équipe et proposer des solutions d'un tout autre niveau.
En troisième lieu, les employés, les dirigeants et les clients ont obtenu une transparence totale sur les tâches planifiées et exécutées. Nous avons appris à GÉRER les projets, réalisant que c'est un processus totalement technique duquel on peut presque entièrement écarter le facteur humain.
En quatrième lieu, équipe est devenue plus cohésive. Auparavant, les employés avaient du mal à comprendre ce que faisaient les départements mythiques de développement et de production.
Maintenant, voyant le processus de développement et de configuration technique des systèmes :
- le département des ventes y trouve des idées et de l'inspiration pour vendre,
- les marketeurs tirent régulièrement du contenu utile pour des publications, des articles, un positionnement et des textes publicitaires,
- les dirigeants analysent les besoins et le comportement des clients, ajustant la stratégie.
Cela a donné lieu à une transformation gagnant-gagnant-gagnant, dans laquelle nous, nos clients et nos partenaires avons tous bénéficié. Je serais ravi que vous partagiez votre avis dans les commentaires : avez-vous trouvé quelque chose d'utile dans mon article et quelles méthodes de gestion de projet utilisez-vous dans le développement !
Source : habr.com
