Nous avons écrit plusieurs fois sur la manière dont nos technologies aident et même à traiter des informations provenant de tous types de documents et à saisir des données dans des systèmes comptables. Aujourd'hui, nous allons vous raconter comment nous avons intégré dans le plus grand fournisseur de chaleur et d'eau chaude à Moscou.
Mettez-vous à la place d'un comptable ordinaire. Nous comprenons, ce n'est pas facile, mais essayez tout de même. Chaque jour, vous recevez une quantité énorme de factures, de bons de livraison, de certificats, etc. Et surtout, c'est le cas dans les jours précédant la remise des rapports. Tous les détails et montants doivent être vérifiés rapidement et attentivement, retapés et saisis dans le système comptable, des transactions manuelles doivent être effectuées et les documents archivés pour pouvoir les fournir à temps aux auditeurs internes, à l'administration fiscale, aux autorités de régulation tarifaire et autres. C'est compliqué ? Mais c'est une pratique commerciale qui existe depuis des années dans de nombreuses entreprises. Avec MOÉK, nous avons simplifié ce travail méticuleux et l'avons rendu plus pratique. Si vous êtes curieux de savoir comment cela s'est passé, bienvenue en dessous.
Sur la photo – la centrale thermique de Moscou TCH-21, le plus grand producteur d'énergie thermique en Europe. La chaleur produite par cette station est livrée par MOÉK à 3 millions d'habitants du nord de Moscou. .
MOÉK à Moscou compte une quinzaine de filiales. Elles s'occupent de 15 811 km de réseaux thermiques, 94 centrales thermiques et chaudières, 10 000 points thermiques et 24 stations de pompage, en plus de construire et d'installer de nouveaux systèmes de chauffage. L'entreprise acquiert de nombreux équipements et services pour ses activités : . La gestion des documents dans chaque division initiant l'achat est assurée par des employés spéciaux - des responsables de contrats.
Comment se déroulent la gestion des contrats dans une grande entreprise ? Lorsque les responsables concluent un contrat, ils reçoivent de la part des partenaires de nombreux documents importants : bons de livraison, actes de service, factures, certificats, etc. En général, le responsable numérise les documents commerciaux, puis joint les scans à la commande dans le système de gestion des ressources de l'entreprise. Le contrôleur financier vérifie manuellement toutes les données. Ensuite, le responsable livre les documents originaux à la comptabilité. Ou cela est pris en charge par un coursier, et dans ce cas, le transfert des documents peut prendre plus de temps – de quelques heures à quelques jours.
Et tout irait bien, mais, comme dans de nombreuses autres entreprises :
- Les documents peuvent arriver à la comptabilité plusieurs jours avant la date limite de soumission des rapports. Les comptables doivent alors passer des nuits au bureau. Ils doivent vérifier manuellement que toutes les factures, bons de livraison, etc., sont correctement remplies. Ensuite, si tout est correct, un employé ressaisit les données dans le système de comptabilité et effectue les écritures. Dans ce processus, 90 % du temps du comptable est consacré à la ressaisie des données — détails, montants, dates, numéros de nomenclature, etc. Cela pose un risque d'erreur.
- Les documents peuvent déjà contenir des erreurs. Et parfois, certains factures ou certificats sont manquants. Parfois, cela est découvert dans les derniers jours avant la soumission des rapports. Cela peut retarder les délais de validation des documents.
- Après les écritures comptables, les comptables conservent les bons de livraison, factures et actes dans des archives papier et électroniques disparates. Pourquoi cela pose-t-il des difficultés ? Par exemple, MOEK travaille sur des tarifs, donc elle est tenue de rendre régulièrement compte de ses dépenses aux autorités exécutives. Et lorsque la comptabilité reçoit une nouvelle vérification de l'État ou fiscale, les employés doivent passer beaucoup de temps à chercher les documents.
À quoi ressemblait auparavant le schéma de fonctionnement de la comptabilité de MOEK :
MOEK a été la première dans le secteur de l'énergie à décider de restructurer et de simplifier ce schéma afin de conclure les transactions et de soumettre les rapports plus rapidement, d'évaluer mieux les changements du marché lors des achats et de planifier sa stratégie financière. Changer seul un schéma de travail établi depuis des années n'était pas facile, c'est pourquoi l'entreprise a décidé de le transformer en collaboration avec un partenaire – ABBYY.
Fait accompli
L'équipe de spécialistes d'ABBYY a mis en œuvre une plateforme universelle pour le traitement intelligent de l'information chez MOEK et a configuré :
- des descriptions flexibles (modèles d'extraction de données) pour le traitement des documents. Nous avons expliqué en détail ce que c'est et à quoi cela sert dans un article sur Habr et . MOEK traite à l'aide de la solution plus de 30 types de documents (par exemple, un acte d'équipement monté ou un acte de commission) et extrait plus de 50 attributs (numéro de document, montant total TTC, nom de l'acheteur, du vendeur, de l'entrepreneur, quantité de marchandise, etc.);
- un connecteur pour effectuer des vérifications et exporter des données, qui a relié ABBYY FlexiCapture, SAP et OpenText. Grâce à ce connecteur, la vérification automatique des données de la commande et du contrat à partir de divers répertoires est désormais possible. Nous en parlerons un peu plus bas;
- l'exportation des documents vers une archive électronique basée sur OpenText. Maintenant, tous les scans des documents sont conservés au même endroit;
- des brouillons d'écritures comptables dans SAP ERP avec des liens vers les scans des documents.
Ensuite, les employés d'ABBYY et de MOEK ont développé un formulaire de recherche, afin que le comptable puisse trouver en quelques secondes des factures importantes dans l'archive électronique par n'importe quel attribut et les fournir pour les vérifications des inspections fiscales.
La recherche est possible selon 26 critères différents (l'image est cliquable) :
Après que MOEK a réussi à tester l'ensemble du système, il a été mis en service. L'ensemble du projet, y compris les approbations, précisions et ajustements, a été réalisé en 10 mois.
Schéma de fonctionnement après l'implémentation d'ABBYY FlexiCapture :
Vous pensez que rien n'a changé ? Oui, le processus commercial est resté le même, mais une grande partie des fonctions est désormais assurée par des machines.
Écriture, à l'action !
Comment cela se passe-t-il maintenant ? Supposons que le gestionnaire de contrat ait reçu un ensemble de documents d'origine concernant une transaction pour la fourniture de pompes pour des centrales thermiques, ou par exemple, pour la construction de réseaux de chaleur. Le spécialiste n'a plus besoin de vérifier lui-même l'intégralité et le contenu des documents, d'appeler un coursier et d'envoyer les originaux à la comptabilité. Le gestionnaire se contente de scanner l'ensemble signé des documents d'origine, et ensuite les technologies prennent le relais.
Grâce au système de numérisation de documents, l'employé envoie des scans au format TIFF ou PDF dans son dossier temporaire ou par e-mail. Ensuite, il ouvre la station de saisie web ABBYY FlexiCapture et choisit le type de lot de documents à traiter. Par exemple, ‘achat de travaux/services avec commission d'agent’, ‘réception des ressources matérielles (MTR)’ ou ‘gestion des biens’.
Le type de lot détermine le nombre et la nature des documents et des données que le système doit classifier, reconnaître et vérifier.
Le curateur télécharge les scans pour reconnaissance. Le système vérifie automatiquement la présence de tous les documents, le contenu de chaque papier, et sur le serveur, il y a reconnaissance des attributs – la date du contrat, le montant, l’adresse, le numéro d’identification fiscale (NIF), le code d’activité (KPP) et d'autres données. D'ailleurs, MOEK est la première entreprise énergétique en Russie à utiliser cette approche.
Si le curateur n’a pas chargé tous les documents ou si certaines données ne figurent pas sur un bon, le système le remarque et demande immédiatement à l'employé de corriger l'erreur :
Le système signale une erreur et demande d'ajouter les documents manquants (ici et plus loin, les captures d'écran sont cliquables) :
Le système a noté qu’un document est expiré :
Ainsi, l'employé n'a plus besoin de déterminer si le document est correctement rédigé. Si tout est correct, la plupart des vérifications de données se font automatiquement directement sur la station de saisie web. Il suffit de saisir le numéro de commande fourni dans SAP ERP. Après cela, il y a correspondance des données reconnues avec les informations traitées dans SAP : NIF et KPP du partenaire, numéros et montants du contrat, TVA, nomenclature des biens ou services. Le traitement et la vérification d'un document prennent seulement quelques minutes.
À partir des attributs – NIF et KPP – on peut sélectionner l'entreprise souhaitée dans le référentiel :
Si une erreur se trouve dans la facture ou le bon de livraison, celui-ci ne passera pas pour archivage. Par exemple, si le document est mal rédigé ou si l’un des caractères a été mal reconnu, le système le signalera et demandera à l'employé de corriger toutes les inexactitudes. Prenons un exemple :
Le système a découvert que la société par actions ouverte ‘Vasilok’ ne figure pas sur la liste des fournisseurs de MOEK.
Cela permet aux employés de repérer les erreurs avant même que le document parvienne à la comptabilité.
Si tous les contrôles sont réussis, une copie scanné du document est envoyée en un clic à l'archive électronique OpenText, et dans SAP apparaissent un lien et une fiche avec ses métadonnées. Le comptable ou le responsable peuvent toujours consulter dans l'archive électronique la liste des documents pour la commande requise et les informations sur qui, dans quel délai, et avec quel résultat a traité les documents.
Pierre Pétrovitch a jeté un coup d'œil dans l'archive électronique, …
…pour voir qui a téléchargé les documents pour la commande n°1111.
Après le transfert des données et des scans d'ABBYY FlexiCapture dans SAP, un brouillon de l'écriture apparaît avec des données pré-remplies et des liens vers les images numérisées des documents.
Brouillon de l'écriture :
Puis, le comptable reçoit un avis par e-mail avec un lien vers le brouillon prêt et les scans. L'expert n'a plus besoin de se battre avec le papier. Il lui suffit de vérifier sur les scans le montant final de l'opération, la présence du cachet, de la signature, et d'effectuer l'écriture. Maintenant, le comptable y consacre moins d'une minute.
Résultats du projet
- Grâce aux technologies d'ABBYY, l'MOEK a simplifié et accéléré non seulement la comptabilité, mais aussi le contrôle financier. Pour effectuer une écriture, les employés n'ont plus besoin d'attendre le coursier avec les documents originaux – il leur suffit d'obtenir en un clic le scan avec les données déjà vérifiées de l'archive électronique. En revanche, le document papier est encore nécessaire. Mais maintenant, il peut être envoyé à la comptabilité plus tard. Lorsqu'il y arrive, l'employé cocherait dans le système comptable la case « Original reçu ».
- Les employés reçoivent immédiatement toutes les données nécessaires concernant l'opération à partir des scans, effectuent les écritures à temps et préparent à l'avance tous les documents pour la reporting. Maintenant, ils n'ont plus peur des vérifications internes ou externes.
- Les comptables effectuent des opérations financières 3 fois plus vite, et l'MOEK clôture la période de reporting 10 jours plus tôt.
- Tous les services de l'MOEK conservent les documents comptables dans une archive électronique unique. Grâce à cela, il est possible de trouver n'importe quelle facture, contrat ou acte de travaux exécutés, ainsi que n'importe quel attribut de ces derniers (somme, TVA, nomenclatures de produits ou services) 4 fois plus rapidement qu'auparavant.
- Chaque année, la solution traite plus de 2,6 millions de pages de documents.
En conclusion
L'MOEK utilise Cela fait déjà 2 ans et durant ce temps, j'ai recueilli des statistiques. Il s'est avéré que les comptables effectuent 95 % des opérations sans modifications dans les brouillons. Cela signifie que ces opérations pourront être entièrement automatisées à l'avenir. Ce produit est ainsi devenu le premier pas de l'entreprise vers l'intégration d'éléments d'« intelligence artificielle » dans ses processus d'affaires : la MOÉK développe un programme correspondant.
D'autres entreprises russes automatisent également leur comptabilité : elles la rendent plus simple et plus pratique. Par exemple, grâce aux technologies d'ABBYY, le service de contrôle financier «» obtient des informations commerciales importantes deux fois plus rapidement et consacre 20 % de temps en moins à la recherche de factures et de documents de livraison. Les technologies de traitement intelligent de l'information aident les comptables du holding «» à trouver instantanément les documents financiers nécessaires lors des vérifications fiscales massives. En 2019, les spécialistes de l'entreprise prévoient de traiter environ 10 millions de pages de documents.
Souhaitez-vous en savoir plus sur le projet MOÉK et ABBYY ? Le 3 avril à 11h00, le directeur adjoint du Centre des technologies de l'information de MOÉK, Vladimir Feokhtistov, partagera les détails de cette affaire lors d'un webinaire gratuit intitulé « Comment les technologies d'intelligence artificielle aident les entreprises du secteur énergétique à se développer » Elizaveta Titarenko,
éditrice du blog d'entreprise d'ABBYY
Nous avons écrit plusieurs fois sur la façon dont nos technologies aident diverses organisations et même
Source : habr.com
