Bonjour à tous, j'ai déjà croisé plusieurs articles sur les hackathons : pourquoi les gens y participent, ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas. Peut-être que cela intéressera les gens d'entendre parler des hackathons sous un autre angle : du point de vue de l'organisateur. Veuillez noter que cela concerne le Royaume-Uni, les organisateurs en Russie peuvent avoir une opinion légèrement différente à ce sujet.
Un petit arrière-plan : je suis étudiant en troisième année à l'Imperial College de Londres, programmeur, je vis ici depuis sept ans (la qualité du texte russe pouvait en souffrir), j'ai personnellement participé à six hackathons, y compris celui dont je vais parler. Tous les événements ont été personnellement fréquentés, donc il y a un peu de subjectivité. Pour le hackathon dont il s'agit, j'ai été participant deux fois et organisateur une fois. Il s'appelle IC Hack, créé par des étudiants bénévoles et a consommé 70-80 heures de mon temps libre cette année. et quelques photos.
Les hackathons sont généralement organisés soit par des entreprises (ici, la taille de l'entreprise n'a pas d'importance), soit par des universités. Dans le premier cas, il y a beaucoup moins de questions sur l'organisation. Le sponsoring est assuré par l'entreprise elle-même, une agence est généralement embauchée pour organiser l'événement (parfois, les employés s'occupent de 100 % de l'organisation) et le jury est composé d'employés, avec souvent un sujet proposé pour le projet. Les hackathons universitaires sont complètement différents et se divisent également en deux catégories. La première intéresse les petites universités avec peu d'expérience dans l'organisation de tels événements. Ils sont organisés par le biais de MLH (Major League Hacking), qui prend en charge presque tout le processus.
C'est précisément MLH qui s'occupe du parrainage, qui occupe la majorité des places dans le jury et qui enseigne aux étudiants comment organiser des hackathons dans le processus. Des exemples d'événements de ce type incluent HackCity, Royal Hackaway et d'autres. L'avantage principal réside dans la stabilité. Tous les hackathons organisés de cette manière se ressemblent beaucoup, suivent un même scénario, ont des sponsors similaires et ne nécessitent pas de préparation particulière de la part des étudiants qui organisent ces événements. Les inconvénients sont évidents : les événements ne se distinguent pas vraiment les uns des autres, y compris en ce qui concerne les catégories de prix. Un autre inconvénient est le faible montant du financement (sur le site officiel de Royal Hackaway 2018, on peut voir qu'un sponsor or apporte 1500 GBP) et un choix de
P.S. Les billets sont presque toujours gratuits, vendre un billet pour un hackathon est considéré comme de mauvais goût.
Maintenant que j'ai brièvement parlé des alternatives, revenons à notre sujet principal : les hackathons organisés par des étudiants passionnés et indépendants. Tout d'abord, qui sont ces étudiants, et quel est le véritable avantage d'organiser un tel événement ? La plupart de ces personnes sont elles-mêmes des participants fréquents aux hackathons, savent ce qui fonctionne bien et ce qui ne fonctionne pas, et souhaitent créer un hackathon avec une expérience optimale pour ses participants. Le principal atout ici réside dans l'expérience, y compris celle de participation ou de victoire dans d'autres hackathons. Les âges et les niveaux d'expérience varient d'un étudiant de première année de licence à un doctorant en troisième année. Les départements sont également variés : il y a des biochimistes, mais la plupart sont des étudiants en informatique. Dans notre cas, l'équipe officielle comptait 20 personnes, mais en réalité, nous avions encore 20 à 25 volontaires qui aidaient avec de petites tâches au fur et à mesure des possibilités. Maintenant, une question plus intéressante : comment parvient-on à organiser un événement d'une ampleur comparable à des hackathons organisés par des géants de l'industrie (comme le JP Morgan Hack-for-Good, le Facebook Hack London — ce sont des hackathons auxquels j'ai assisté personnellement, et là, un immense travail d'organisation a été accompli) ?
Commençons par le premier problème évident : le budget. Un petit spoiler : organiser de tels événements même dans sa propre université (où le loyer est peu élevé ou inexistant) peut facilement coûter 50 000 GBP, et trouver une telle somme est très difficile. La principale source de cet argent provient des sponsors. Ils peuvent être internes (d'autres communautés universitaires qui souhaitent de la publicité et attirer de nouveaux membres) ou d'entreprises. Le processus avec les sponsors internes est assez simple : familiarités, professeurs et tuteurs qui administrent ces communautés. Malheureusement, leur budget est limité et, dans certains cas, consiste en services (comme placer des collations dans leur armoire, prêter une imprimante 3D, etc.) au lieu d'argent. Il faut donc espérer le soutien des sponsors d'entreprise. Quels en sont les avantages pour les entreprises ? Pourquoi souhaitent-elles investir de l'argent dans cet événement ? Pour recruter de nouveaux talents prometteurs. Dans notre cas, nous avions 420 participants, ce qui est un record pour le Royaume-Uni. Parmi eux, 75 % sont des étudiants du Imperial College (actuellement classé huitième dans le classement mondial des universités).
De nombreuses entreprises organisent des stages d'été ou annuels pour les étudiants, offrant une excellente opportunité de trouver des personnes ayant déjà de l'expérience et un désir de travailler dans ce secteur. Comme l'a dit notre président : pourquoi payer 8000 à des agences de recrutement pour 2-3 candidats potentiels, alors que l'on peut nous payer 2000 pour 20 nouveaux candidats directement ? Les tarifs dépendent de la taille du hackathon, de la réputation des organisateurs et de nombreux autres facteurs. Nos tarifs commencent à 1000 GBP pour les petites start-ups et atteignent jusqu'à 10 000 GBP pour le sponsor principal. Ce que les sponsors obtiennent dépend entièrement de leur offre : les sponsors bronze recevront leur logo sur le site, la possibilité de s'exprimer lors de l'ouverture, l'accès aux CV de tous les participants et la possibilité de nous envoyer leurs goodies à distribuer aux participants. Tous les statuts à partir du niveau argent permettent d'envoyer leurs ingénieurs pour recruter sur place, de créer leur propre catégorie de prix, et d'organiser un atelier pour les participants en plus de tous les avantages bronze. D'après mon expérience personnelle, une entreprise de niveau argent a recruté 3 personnes (2 pour l'été et une pour un poste permanent) directement pendant le hackathon, et je n'ai même pas compté combien d'autres ils auraient pu embaucher après le suivi à la fin. Créer sa propre catégorie de prix permet de trouver ceux qui réalisent des projets similaires aux produits de l'entreprise. Ou de voir qui pourra répondre à une question très ouverte de la manière la plus créative (par exemple, Most Ethical Hack soutenu par Visa). Cela dépend de l'entreprise. Chaque année, nous rassemblons 15-20 sponsors, y compris Facebook, Microsoft, Cisco, Bloomberg et d'autres. Nous travaillons avec tous, des start-ups aux géants de l'industrie, le principal objectif étant le profit pour nos étudiants. Si nous devons refuser un sponsor parce que nos étudiants ont laissé des commentaires peu flatteurs sur leur stage ou emploi permanent dans cette entreprise, nous allons probablement nous en passer.
Comment trouvons-nous des sponsors ? C'est un processus qui mérite un petit article, mais voici un bref algorithme : trouver un recruteur sur LinkedIn / trouver une personne ayant un contact dans cette entreprise ; convenir avec le comité d'organisation de l'importance de cette entreprise et de sa réputation (nous essayons d'éviter de travailler avec ceux qui ont une mauvaise réputation dans les cercles étudiants, que ce soit pour leur traitement des stagiaires ou leur tentative d'économiser sur leurs salaires) et qui sera le point de contact principal. Ensuite, s'ensuivent de longs débats sur ce que cette entreprise peut nous offrir et une proposition commerciale est envoyée. Nous avons un système de sponsoring très flexible, c'est pourquoi les négociations peuvent prendre beaucoup de temps : le sponsor doit comprendre ce pour quoi il paie, et nous nous réservons le droit d'ajouter/enlever certains points de l'offre, si le sponsor considère qu'ils n'apporteront pas de bénéfice particulier à l'entreprise. Après les négociations, nous convenons du montant avec l'université, signons un contrat et les invitons à une réunion des organisateurs pour discuter de ce qu'ils souhaitent obtenir de l'événement et comment ils souhaitent se promouvoir auprès des étudiants. Il y a des cas où des entreprises ont payé moins de 3000 GBP et ont obtenu une dizaine de potentiels employés pour un emploi à temps plein après l'université.
Pourquoi avons-nous besoin de cet argent ? Sommes-nous devenus trop exigeants pour demander 3000 pour un parrainage ? En réalité, c'est une somme très modeste au regard de l'événement. L'argent est nécessaire pour un grand nombre de choses indispensables (déjeuner x2, snacks, dîner x2, pizza, petit-déjeuner et boissons pour les 48 heures) et moins indispensables (gaufrettes, bubble tea, location de consoles, location de bar pendant trois heures, karaoké, etc.). Nous nous efforçons de faire en sorte que tout le monde se souvienne de l'événement uniquement pour les bonnes choses, c'est pourquoi nous achetons une tonne de nourriture délicieuse (Nandos, Dominos, Pret a Manger), une énorme quantité de snacks et de boissons, et chaque année, nous ajoutons de nouveaux divertissements. Cette année, j'ai préparé du pop-corn pour 500 personnes, l'année dernière, j'ai fait de la barbe à papa. Le budget pour cela, en tenant compte des 420 participants, 50 organisateurs et 60 sponsors, peut facilement dépasser 20 000 GBP.
Il y a aussi de l'électricité, la sécurité, des prix (très raisonnables selon les critères étudiants : PS4, par exemple) pour tous les membres de l'équipe. Cela fait un maximum de 5 personnes par minute. Ensuite, il y a des goodies de la part des sponsors et de notre part. T-shirts, mugs thermos, sacs à dos et une tonne d'autres objets utiles. Compte tenu de l'échelle, on peut facilement dépenser quelques milliers de plus. Bien que nous organisions IC Hack sur le campus de l'université, nous payons pour la location. Moins qu'une entreprise externe, mais quand même. Plus les frais pour les chefs cuisiniers pour le déjeuner (l'université interdit de préparer le déjeuner soi-même, et qui sait pourquoi), la location d'un projecteur (puisque son coût est plusieurs fois supérieur à celui du hackathon lui-même) et d'autres dépenses auxquelles beaucoup ne pensent pas. La plupart des catégories de prix ont été créées par nous et les prix sont également choisis et achetés par nous (nous en parlerons dans la prochaine partie). Cette fois-ci, le budget pour les prix a dépassé 7000 GBP. Je ne peux pas donner le montant exact, mais je peux dire qu cette année, les dépenses ont aisément dépassé 60 000 GBP. Voici une photo des lauréats.
L'argent est collecté, le budget est approuvé, les prix et la nourriture sont commandés. Quelle est la suite ? Des préparatifs chaotiques et désordonnés, également connus sous le nom de préparation du site. Toute cette beauté commence 2 mois avant le hackathon. Une énorme quantité de mobilier doit être déplacée, des risques d'évaluation remplis, des chargements reçus, des plans signés, et ainsi de suite. La liste est immense. C'est pourquoi nous appelons un grand nombre de bénévoles pour nous aider dans le processus d'organisation. Et même eux ne sont pas toujours suffisants. Mais c'est le sujet d'un prochain article.
C'est la première partie de mon récit sur l'organisation d'IC Hack. Si cela suscite suffisamment d'intérêt, je publierai 2 autres parties sur les principaux problèmes et blocages lors de l'organisation du site et je parlerai un peu des prix, des catégories et des expériences des sponsors, des organisateurs et des participants (y compris un reportage en direct de la BBC sur les lieux). Si vous souhaitez en savoir plus sur IC Hack, veuillez m'écrire à mon adresse e-mail du216@ic.ac.uk, ou si vous êtes intéressé par le parrainage du plus grand hackathon au Royaume-Uni, alors bienvenue. Je retourne au siège des organisateurs encore une fois.
Source : habr.com
