Au XXe siècle, la vie et le travail des gens suivaient un plan. Au travail (pour simplifier, on peut imaginer une usine), les gens avaient un plan clair pour la semaine, le mois, l'année à venir. Pour simplifier : tu dois fabriquer 20 pièces. Personne ne viendra et ne dira qu'il faut maintenant en fabriquer 37, et en plus, écrire un article pour réfléchir sur pourquoi la forme de ces pièces est exactement celle-ci — de préférence hier.
Dans la vie quotidienne des gens, c'était à peu près la même chose : un événement imprévu était un véritable événement imprévu. Pas de téléphones portables, tu ne peux pas recevoir d'appel de ton ami te demandant de « venir rapidement aider à résoudre un problème », tu vis au même endroit pratiquement toute ta vie (« déménager, c'est comme un incendie »), et aider tes parents, tu pensais seulement à « venir en décembre pour une semaine ».
Dans ces conditions, un code culturel s'est formé où tu te sens satisfait si tu as accompli toutes les tâches. Et c'était réel. Ne pas accomplir toutes les tâches était une déviation par rapport à la norme.
Aujourd'hui, tout est différent. L'outil de travail est devenu l'intellect, et il est nécessaire de l'utiliser sous différentes formes dans les processus de travail. Le manager moderne (surtout le cadre supérieur) passe par des dizaines de tâches différentes au cours de la journée. Et surtout, il est impossible pour une personne de gérer le nombre de "messages entrants". De nouvelles tâches peuvent annuler les anciennes, changer leur priorité, modifier la formulation des anciennes tâches elles-mêmes. Dans ces conditions, établir un plan à l'avance et ensuite l'exécuter étape par étape est pratiquement impossible. Tu ne peux pas dire pour une tâche qui arrive soudainement "nous avons une demande urgente de l'administration fiscale, il faut répondre aujourd'hui, sinon amende" que "je vais planifier pour la semaine prochaine".
Comment vivre avec cela — pour qu'il reste du temps pour la vie en dehors du travail ? Et peut-on appliquer certains algorithmes de gestion dans la vie quotidienne ? Il y a trois mois, j'ai radicalement changé tout le système de définition des tâches et de contrôle. Je veux raconter comment j'en suis arrivé là et ce que cela a donné au final. La pièce sera en 2 parties : la première — un peu sur, si je peux dire, l'idéologie. Et la seconde — entièrement sur la pratique.
À mon avis, le problème pour nous n'est pas que le nombre de tâches a considérablement augmenté. Le problème est que notre code socioculturel est toujours réglé pour réaliser «toutes les tâches planifiées pour aujourd'hui». Nous ressentons de l'anxiété lorsque les plans échouent, nous nous inquiétons lorsque nous ne réalisons pas tout ce qui était prévu. Pendant ce temps, les écoles et les universités fonctionnent encore selon l'ancien code : il y a un ensemble de cours définis, des devoirs clairement planifiés, et un enfant se forme l'idée que la vie sera toujours ainsi. Pour imaginer un scénario rigide, dans la vie, en réalité, lors d'un cours d'anglais, on commence à parler de géographie, le deuxième cours au lieu de quarante minutes dure une heure et demie, le troisième cours est annulé, et lors du quatrième, ta mère t'appelle en plein cours et te demande d'acheter et de ramener des courses à la maison.
Ce code socioculturel amène une personne à espérer qu'on peut changer le flux d'entrée — et c'est ainsi qu'on peut organiser sa vie, alors que la vie décrite ci-dessus est anormale, car il n'y a pas de plan clair.
C'est là le principal problème. Il faut prendre conscience et accepter que nous ne pouvons pas contrôler le nombre de messages entrants, nous pouvons seulement gérer notre attitude à leur égard et comment nous traitons réellement ces messages entrants.
Il ne faut pas s'inquiéter du fait que de nouvelles demandes de modification des plans arrivent constamment : nous ne travaillons plus sur des machines (à de rares exceptions près), les lettres ne mettent plus un mois à arriver (oui, je suis optimiste), et le téléphone fixe est devenu un anachronisme. Il faut donc changer le processus de traitement des messages et accepter la vie actuelle telle qu'elle est, en reconnaissant que l'ancien code socioculturel ne fonctionne plus.
Que pouvons-nous faire pour que ce soit plus facile ? Il est très difficile de «faire un bon site», mais avec un cahier des charges clair (ou au moins avec une description de tâche plus précise), il devient beaucoup plus simple d'obtenir le bon résultat (et de même, d'obtenir un résultat quelconque).
Mon meilleur exemple est le mien, donc j'essaierai de décomposer mes désirs. Il m'est clairement évident que le traitement des plans de vie et de travail ne se passe pas bien : actuellement c'est «mal», et je veux que ça devienne «bien».
Qu'est-ce que signifie « mauvais » et « bon » à un niveau « élevé » de décomposition ?
Mauvais : je ressens de l'anxiété en raison d'un manque de confiance sur ma capacité à accomplir tout ce que j'ai promis aux autres ou à moi-même, je suis frustré de ne pas pouvoir m'attaquer aux tâches que j'ai planifiées depuis longtemps, car je dois les remettre en attente à cause des tâches urgentes ou car elles sont trop difficiles à aborder ; je ne peux pas m'adonner à tout ce qui m'intéresse, car la plupart de mon temps est occupé par le travail et la vie quotidienne, c'est mauvais car je ne peux pas consacrer de temps à ma famille et à mes loisirs. Un point distinct : je ne suis pas dans un mode de changement de contexte constant, ce qui, en grande partie, cause tout ce qui a été mentionné ci-dessus.
Bon : je ne ressens pas d'anxiété parce que je sais ce que je vais faire dans un avenir proche, cette absence d'inquiétude me permet de passer un temps libre de meilleure qualité, je ne ressens pas de fatigue régulière (le mot « constant » ne convient pas, c'est vraiment régulier), je n'ai pas besoin de réagir ni de passer d'une communication à l'autre.
En gros, beaucoup de ce que j'ai décrit ci-dessus peut être résumé par la simple phrase : « réduction de l'incertitude et de l'inconnu ».
Ainsi, le cahier des charges devient quelque chose dans cet esprit :
- Modification du processus de traitement des tâches entrantes — afin que le contexte puisse être changé.
- Travail sur le système de gestion des tâches — afin que les affaires et les idées en cours ne soient pas oubliées et traitées un jour.
- Régulation de la prévisibilité de demain.
Avant de changer quoi que ce soit, je dois comprendre ce que je peux changer et ce que je ne peux pas changer.
La tâche complexe et vaste consiste à comprendre et à reconnaître que je ne peux pas changer le flux entrant lui-même, et que ce flux fait partie de ma vie, dans laquelle je me suis engagé de mon plein gré ; les avantages d'une telle vie l'emportent sur les inconvénients.
Peut-être qu'au premier niveau de la résolution du problème, vous devriez vous demander : voulez-vous vraiment l'endroit où vous vous trouvez dans la vie, ou voulez-vous quelque chose d'autre ? Et s'il semble que vous désirez quelque chose d'autre, alors il se peut que vous deviez parallèlement travailler cela avec un psychologue/psychanalyste/psychothérapeute/gourou, appelez-les par n'importe quel nom — la question est si profonde et sérieuse que je ne vais pas m'y aventurer.
Donc, j'en suis là où j'en suis, j'aime ça, j'ai une entreprise de 100 personnes (j'ai toujours voulu faire des affaires), je fais un travail intéressant (interagir avec les gens, y compris pour atteindre des objectifs professionnels — et j'ai toujours été intéressé par « l'ingénierie sociale » et la technologie), l'entreprise est construite sur la « résolution de problèmes » (et j'ai toujours aimé être un « fixeur »), je suis bien chez moi. J'apprécie cet endroit, à l'exception des « inconvénients » énumérés dans la partie « négatif ».
Dans la mesure où j'aime cette vie, je ne peux pas changer (sauf pour déléguer des tâches, comme mentionné ci-dessous) le flux entrant, mais je peux changer son traitement.
Comment ? Je suis partisan de la conception selon laquelle il faut aller du simple au complexe — d'abord résoudre les problèmes les plus pressants, qui peuvent être résolus par des changements simples, et avancer vers de plus grands changements.
Tous les changements que j'ai faits se résument à trois directions ; je les énumérerai des changements simples (pour moi) aux changements complexes :
1. Traitement et conservation des tâches.
Je n'ai jamais pu tenir un agenda papier correctement (et je ne peux toujours pas) ; écrire et formuler une tâche est un exercice très difficile pour moi, et passer régulièrement du temps sur un logiciel de gestion des tâches est tout simplement pénible.
J'ai accepté cela, et ma principale conception était que les tâches que j'ai en tête sont les plus importantes.
Le traitement des tâches se faisait dans ce mode :
- tâche dont je me souviens — à réaliser quand j'en aurai le temps ;
- tâche entrante — si elle peut être faite rapidement, la réaliser dès que j'ai reçu, si elle prend du temps — promettre que je le ferai ;
- tâches que j'ai oubliées — à faire seulement lorsque quelqu'un m'a rappelé.
Cela s'est bien passé pendant un certain temps, jusqu'à ce que les « tâches que j'ai oubliées » ne deviennent un problème.
Cela s'est transformé en problème de deux manières :
- Pratiquement chaque jour, des tâches oubliées arrivaient, qu'il fallait faire de toute urgence aujourd'hui (le moment critique qui m'a achevé — un SMS de l'huissier concernant un prélèvement sur mes comptes pour une amende de la GIBDD juste avant mon départ pour les États-Unis et la nécessité urgente de savoir si je pourrais partir en fait).
- Un grand nombre de personnes considère qu'il n'est pas correct de demander à nouveau au sujet d'une requête et gardent cela pour elles. Les gens se fâchent si tu oublies quelque chose, surtout s'il s'agit d'une demande personnelle, et si c'est une demande professionnelle, cela se transforme finalement en un incendie qu'il faut éteindre aujourd'hui (voir le premier point).
Il fallait faire quelque chose à ce sujet.
Aussi inhabituel que cela ait pu être pour moi, j'ai commencé à noter toutes mes tâches. Vraiment toutes. J'ai eu la chance de le réaliser par moi-même, mais dans l'ensemble, toute l'idée résonne fortement avec le concept. .
La première étape a simplement été de vider toutes mes tâches de ma tête dans le système le plus simple possible pour moi. Cela s'est avéré être : l'interface est très rapide, le processus de création de tâches prend peu de temps, il y a une application simple sur le téléphone (j'ai ensuite changé pour Todoist, mais cela sera abordé dans la deuxième partie, technique).
Dieu merci, je fais du management dans le domaine de l'IT depuis 10 ans et je comprends que « créer une application » est une tâche vouée à l'échec, tout comme « aller chez le médecin ». C'est pourquoi j'ai commencé à décomposer les tâches en actions détaillées.
Je comprends bien que je suis une personne très dépendante des retours positifs, que je peux me donner moi-même sous la forme de feedback « regarde combien de choses tu as faites aujourd'hui » (si je le vois). Par conséquent, la tâche « aller chez le médecin » se transforme en tâches « choisir quel médecin consulter », « choisir un moment où aller chez le médecin », « appeler et prendre rendez-vous ». En même temps, je ne veux pas me stresser : chacune de ces tâches peut être faite un jour de la semaine et je serai content d'avoir déjà franchi une étape dans la tâche.
Le point clé : la décomposition des tâches et l'enregistrement des tâches sous forme d'actions courtes.
Tant que la tâche est dans ta tête, tant que tu penses qu'il faut l'accomplir un jour, tu ne seras pas tranquille.
Si de plus elle n'est pas notée et que tu l'as oubliée, tu souffriras quand tu te rappelleras d'elle et que tu te souviendras que tu l'as oubliée.
Cela concerne toutes les tâches, y compris les tâches ménagères : partir au travail et se rappeler en chemin que tu as oublié de sortir les poubelles, ce n'est pas super.
Ces soucis sont tout simplement inutiles. C'est pourquoi j'ai commencé à noter vraiment toutes les tâches.
L'objectif est de s'entraîner à décharger toutes (absolument toutes) les tâches dans n'importe quel tracker, puis de commencer à ne plus penser aux tâches enregistrées dans sa tête.
Quand tu réalises que tout ce que tu pensais faire est noté et que tôt ou tard tu t'y mettras, pour ma part, ça enlève l'inquiétude.
Tu n’as plus ce stress à l’idée de te rappeler en pleine journée que tu voulais changer les ampoules dans le couloir, discuter avec un collègue ou rédiger un document (et tu te précipites pour le faire).
En minimisant le nombre de tâches oubliées (dans ce contexte, des tâches non notées), je réduis l’anxiété qui survient lorsque je me remémore ces tâches oubliées.
Il est impossible de tout noter et de tout se rappeler, mais si avant il y avait 100 tâches, à un moment donné, il n'en reste que 10, et il y a donc moins d'incidents d'inquiétude.
Le point clé : on note tout, absolument tout, même quand on est convaincu qu'on va se souvenir.
On ne peut pas tout mémoriser : aussi stupide que cela puisse paraître, j'écris tout, jusqu'à 'sortir le chien'.
Quel est le résultat ? Mon anxiété a diminué par rapport à cette peur constante d'oublier quelque chose (je parcourais mentalement les plans, les tâches promises, etc.), et, en général, j’ai mis de côté ce besoin constant de penser à 'ce que j’aurais pu promettre'.
2. Diminution de la réactivité.
Nous ne pouvons pas réduire le flux entrant, mais nous pouvons changer notre façon de réagir.
J'ai toujours été une personne réactive et j’en tirais du plaisir, je répondais immédiatement à la demande de quelqu'un par téléphone, j'essayais de réaliser immédiatement la tâche imposée dans ma vie quotidienne, en étant globalement très rapide, je trouvais cela gratifiant. Ce n'est pas un problème, mais cela devient problématique lorsque cette réactivité devient instinctive. Tu ne sais plus distinguer où tu es vraiment nécessaire tout de suite, et où les gens peuvent attendre.
Le problème, c'est que cela engendre aussi des sensations négatives : d'une part, si je n'ai pas réussi à faire quelque chose ou si j'ai oublié ma promesse de réagir, je me sentais de nouveau très contrarié, mais cela, isolément, n'était pas critique. Cela est devenu critique au moment où le nombre de tâches auxquelles je voulais instinctivement réagir immédiatement a dépassé mes capacités physiques à le faire.
J'ai commencé à apprendre à ne pas réagir immédiatement aux demandes. Au début, c'était simplement une solution technique : pour chaque demande entrante « s'il te plaît, fais cela », « s'il te plaît, aide-moi », « rencontrons-nous », « appelons-nous », je me suis mis à traiter cette demande non pas comme une priorité immédiate, mais comme une tâche à planifier dans le temps. Ainsi, la première tâche dans le suivi ne devient pas d'exécuter ce qui a été demandé, mais de « lire demain ce que Vanya a écrit sur Telegram et comprendre si je peux le faire et quand je le ferai, si je peux ». Le plus difficile ici est de lutter contre les instincts : un grand nombre de personnes demandent par défaut une réaction rapide, et si tu es habitué à vivre dans ce rythme de réaction, tu te sens mal à l'aise si tu n'as pas répondu immédiatement à la demande d'une personne.
Mais un miracle s'est produit : il s'avère que 9 personnes sur 10 qui demandent quelque chose à faire « hier » peuvent tout à fait attendre jusqu'à « demain » lorsque tu t'en occuperas, si tu leur dis simplement que tu le feras demain. Cela, combiné à l'enregistrement des tâches et à l'exécution des promesses de s'en occuper, facilite tellement la vie que tu commences à avoir l'impression de vivre dans un plan structuré (et peut-être que c'est effectivement le cas). Bien sûr, cela nécessite beaucoup d'entraînement, mais en réalité, dans les conditions où tu as adopté cette règle, on peut rapidement s'y habituer. Et cela résout dans une large mesure les problèmes de changement de contexte et d'objectifs non atteints. J'essaie de placer toutes les nouvelles tâches pour demain, toutes les demandes sur lesquelles je réagissais de manière réactive sont également notées pour demain, et déjà « demain » le matin, je m'occupe de ce que je peux en faire et quand. Les plans pour « aujourd'hui » deviennent moins flous.
3. Établissement des priorités et gestion des tâches imprévues.
Comme je l'ai dit au début, j'ai reconnu que le flux de tâches chaque jour dépasse ce que je peux accomplir. L'ensemble des tâches réactives reste présent. Ainsi, chaque matin, je fais le point sur les tâches prévues pour la journée : lesquelles doivent vraiment être faites aujourd'hui, lesquelles peuvent être reportées au lendemain matin pour déterminer quand il serait opportun de les accomplir, lesquelles doivent être déléguées et lesquelles peuvent tout simplement être ignorées. Mais ce n'est pas tout.
Une immense frustration se produit lorsque, en fin de journée, on réalise qu'on n'a pas accompli les tâches critiques prévues. Mais le plus souvent, cela survient parce que des tâches imprévues sont apparues aujourd'hui, et malgré tous mes efforts pour retarder ma réaction, j'ai dû réagir immédiatement. J'ai commencé à noter toutes les tâches que j'ai réalisées aujourd'hui, dès que je les ai faites. En fin de journée, je passais en revue ma liste de tâches complètes. J'ai rencontré un avocat — noté, j'ai appelé un client — noté. Un accident s'est produit qui nécessitait une réaction — noté. Le garage m'a appelé en disant que je devais apporter la voiture aujourd'hui pour qu'ils puissent la réparer d'ici dimanche — noté. Cela permet de comprendre pourquoi je n'ai pas pu accomplir ce que je m'étais fixé pour la journée et de ne pas m'en inquiéter (si les tâches imprévues en valaient la peine), tout en notant où j'aurais pu gérer les tâches entrantes de manière moins réactive (dire au service que je ne pourrais pas et que je n'apporterais la voiture que demain, et découvrir que je pourrais finalement l'apporter pour dimanche, même en l'apportant demain). J'essaie de noter absolument toutes les tâches accomplies, jusqu'à « j'ai signé deux documents pour la comptabilité » et une conversation d'une minute avec un collègue.
4. Délégation.
C'est le sujet le plus difficile pour moi. Et ici, je suis plutôt content de recevoir des conseils plutôt que d'en donner. J'apprends seulement à le faire correctement.
Le problème de la délégation réside dans l'organisation des processus de délégation. Là où ces processus sont bien établis, nous transmettons facilement les tâches. Là où les processus ne sont pas rodés, la délégation semble soit trop longue (par rapport à quand on fait la tâche soi-même), soit tout simplement impossible (cette tâche, personne d'autre que moi ne peut l'accomplir avec certitude).
Cette absence de processus crée un blocage mental : je n'ai même pas l'idée qu'une tâche pourrait être déléguée. Il y a à peine deux semaines, lorsque j'ai décidé de passer de Trello à Todoist, je me suis surpris à passer trois heures à transférer des tâches d'un système à l'autre, sans même penser que quelqu'un d'autre pouvait le faire.
L'expérience la plus importante pour moi en ce moment est de surmonter mon propre blocage à demander aux gens de faire quelque chose dans les cas où je suis convaincu qu'ils ne seront pas d'accord ou ne savent pas comment le faire. Passer du temps à expliquer. Accepter que les choses prendront plus de temps. Si vous partagez votre expérience, je serais très heureux.
Pièges
Tous les changements mentionnés ci-dessus sont décrits par des recommandations techniques sur la façon de travailler avec le logiciel, dont je parlerai dans la prochaine partie, et dans cette conclusion, je mentionnerai deux pièges dans lesquels je suis tombé au cours de toute cette réorganisation de ma vie.
Le concept de fatigue.
Étant donné que nous ne travaillons pas physiquement, mais mentalement, un énorme et inattendu problème survient : comprendre et saisir le moment où l'on commence à se fatiguer. Cela permet de faire une pause à temps.
Un ouvrier à une machine n'a pas ce problème en principe. Premièrement, le sentiment de fatigue physique est quelque chose que nous comprenons depuis notre enfance, et de plus, il est assez difficile de continuer à faire quelque chose physiquement lorsque le corps n'est pas capable de le faire. Nous ne pouvons pas, après avoir fait 10 séries à la salle de sport, en faire encore 5 « parce que c'est nécessaire ». Cette motivation ne fonctionnera pas pour des raisons biologiques évidentes.
La situation est quelque peu différente avec la pensée : nous ne cessons pas de penser. Je n'ai pas exploré ce domaine, mais mes hypothèses sont les suivantes :
- Pour une personne constamment en proie à un épuisement mental, la fatigue mentale ne se fait pas sentir tout de suite. Cela ne se manifeste pas par un « je ne peux plus penser, je vais me reposer » – d'abord, cela affecte le spectre émotionnel, puis les capacités de pensée, et enfin la perception ; c'est à ce moment-là que l'on peut sentir l'accablement.
- Pour se déconnecter du flux, il ne suffit pas simplement de cesser de travailler. J'ai remarqué que si je, par exemple, arrête de travailler, que je m'allonge et fixe mon téléphone, je lis, regarde, et mon esprit continue à travailler, la fatigue ne me lâche pas. Il est vraiment efficace de s'allonger et de se forcer à ne rien faire du tout (y compris à ne pas toucher son téléphone). Les dix premières minutes sont très difficiles pour sortir du flux d'activité, les dix minutes suivantes, des millions d'idées me viennent à l'esprit sur la façon de bien faire, et après cela, il y a une véritable clarté.
Il est important de donner du repos à notre cerveau, et comme il est difficile de saisir ce moment, il faut simplement le faire régulièrement.
Temps pour se reposer / vivre / la famille.
Je suis, comme je l'ai déjà écrit, une personne dépendante du retour positif, mais je peux en générer moi-même : c'est un avantage et un inconvénient.
Depuis que j'ai commencé à suivre toutes mes tâches, je me fais moi-même des éloges pour celles que j'ai accomplies. À un moment donné, je suis passé de l'état de 'réguler ma vie professionnelle' à 'maintenant, je suis un super-héros et je peux faire un maximum de tâches', atteignant jusqu'à 60 tâches par jour.
Je jonglais entre mes affaires professionnelles et mes affaires domestiques et j'incluais absolument des tâches domestiques dans ma liste quotidienne, mais le problème est que ce sont des tâches. Il faut absolument du temps pour se reposer et pour la famille.
Le travailleur est renvoyé à 18 heures, tandis que l'entrepreneur prend même du plaisir à travailler. Cela pose grosso modo le même problème que l'incapacité à saisir le moment de 'fatigue mentale' : dans l'euphorie des tâches accomplies, on oublie que l'on doit, en fait, vivre.
Il est très difficile de s'extraire du flux lorsqu'on réussit et qu'on en tire du plaisir ; il faut aussi se forcer.
La fatigue ne se manifeste pas par l'envie de 's'allonger', mais par un désordre émotionnel ('tout agaçe depuis ce matin'), la difficulté de comprendre des informations et la diminution de la capacité à changer de contexte.
Il est crucial de dégager du temps pour se reposer, même si c'est vraiment pénible. Il est important que cela ne vous affecte pas par la suite. Ce n'est pas cool de se réjouir pendant deux mois de sa productivité, puis de se retrouver dans un état où tout vous saoûle et où vous ne pouvez plus voir les gens.
Après tout, nous ne vivons pas seulement pour être productifs, il y a un nombre incroyable de choses intéressantes et étonnantes dans le monde 😉.
En gros, ce sont des réflexions sur comment il convient (ré)organiser les processus de travail et en dehors. Dans la deuxième partie, je parlerai des outils que j'ai utilisés et des résultats que j'ai pu atteindre.
P.S. Ce sujet m'a semblé si important que j'ai même créé une chaîne Telegram distincte où je partage mes réflexions à ce sujet, rejoignez-moi —
Source : habr.com
