J'ai essayé de gérer mes tâches de manière systématique, peut-être 20 à 25 fois. Et chaque tentative échouait, comme je le comprends maintenant, pour deux raisons.
Tout d'abord, pour dégager du temps pour la gestion des tâches, il faut comprendre pourquoi cela est fait.
Tu commences à gérer des tâches, à y consacrer du temps, tu en fais moins, tout cela s'accumule — dans quel but ?
Il est difficile de mener à bien n'importe quel travail quand tu ne comprends pas l'objectif. « Organiser sa vie » n’est pas le but le plus adéquat, car une « vie organisée » est un phénomène assez flou. En revanche, « réduire le niveau d'anxiété en diminuant le niveau d'incertitude » est un objectif beaucoup plus concret et meilleur, sur lequel on peut parfaitement consacrer une heure par jour.
Deuxièmement, toutes les méthodologies que j'ai lues décrivent tout de suite l'état final du processus. « Vous devez prendre ToDoIst, le diviser par projets, l'intégrer au calendrier, faire une revue des tâches hebdomadaires, les prioriser… » C'est difficile de commencer à faire tout cela immédiatement. Comme dans le développement de logiciels, je pense qu'il faut utiliser — de manière itérative.
Je vais donc passer en revue mes « itérations », et peut-être que dans cette même forme, cela pourrait aussi vous être utile. Après tout, quel meilleur prétexte que de profiter des vacances de mai pour revenir au travail, en utilisant une nouvelle (relativement) paradigm ?
Et comment j'en suis arrivé là, on peut le lire .
Trello, une paire de listes
Nous créons au total 4 listes, en utilisant l'application de bureau et l'application mobile.
Listes :
- À faire — toutes les tâches qui viennent à l'esprit, à noter ici. Et les noter immédiatement, dès qu'elles viennent à l'esprit. « Jeter les déchets » — tâche. « Laver la vaisselle » — tâche. « Planifier une réunion » — tâche. Et ainsi de suite. Même les choses les plus évidentes ou importantes peuvent être oubliées si quelque chose d'imprévu se produit ou simplement si la journée a été difficile.
- À faire aujourd'hui — chaque soir, je déplace des tâches du tableau « À faire » au tableau « À faire aujourd'hui ». Si le soir, certaines tâches restent là, c'est normal, nous en reparlerons un peu plus tard. Avec le temps, on commence à comprendre combien de tâches peuvent figurer sur la liste pour en accomplir la plupart dans la journée prévue.
- Fait aujourd'hui. Ce tableau est le principal moyen de réduire l'anxiété de « je n'ai rien fait aujourd'hui » et un bon moyen pour réfléchir à l'auto-organisation. Je note ici les tâches que j'ai accomplies aujourd'hui, même si elles ne faisaient pas partie de ma liste prévue. « J'ai appelé Vasya à propos des documents » — noté. « On m'a demandé de signer des papiers » — noté. « J'ai discuté du contrat avec Anton » — noté. Ainsi, à la fin de la journée, vous comprendrez réellement comment vous avez passé votre temps et quelles tâches vous auriez pu ignorer juste pour suivre le planning.
- Prêt — la liste de toutes les tâches terminées. Au début ou à la fin de la journée, je les déplace de « Fait aujourd'hui » à « Prêt ». En gros, c'est une sorte de corbeille où l'on peut simplement trouver les tâches accomplies, et elle nécessite donc un nettoyage régulier.
Trello, « mini-calendrier »
À un moment donné, il devient clair que certaines tâches sont liées à un moment précis, et je ne veux pas les oublier au cours de la semaine pour ne pas planifier autre chose à ce moment-là. J'ai toujours eu des difficultés avec le calendrier, donc j'ai ajouté plusieurs tableaux appelés « Tâches pour lundi », « Tâches pour mardi », etc., où j'ai commencé à inscrire les tâches liées au temps.
Ainsi, quand on me demande : « Pouvons-nous parler jeudi à 16h00 ? » — je vais simplement sur le tableau correspondant et je vérifie ce qui est prévu à ce moment-là. Et il ne faut pas oublier de déplacer les tâches entre les listes au cours de la semaine : par exemple, les « tâches pour jeudi » le jeudi matin — vers « tâches pour aujourd'hui ».
Pourquoi pas de calendrier ? Pour moi, il est très difficile d'utiliser deux outils en même temps. Si j'utilise un calendrier pour cela — je devrais y entrer, le remplir, y accéder régulièrement pour vérifier si je n'ai pas oublié quelque chose…
À ce stade, je suis arrivé aux limites de Trello. Le principal problème est que j'enregistrais plus de 50 tâches par jour, et il y avait un assez grand nombre de tâches liées tant à la liste générale qu'aux listes liées aux jours. Comment savoir si j'ai déjà noté la tâche que je dois faire ? Des doublons ont commencé à apparaître. Comment prioriser toutes les tâches d'un projet simultanément ? Comment donner aux autres la possibilité de voir vos plannings de calendrier ?
J'avais besoin d'un système qui, tout en conservant une relative légèreté :
- pourrait regrouper les tâches par projet.
- Avoir un lien avec le calendrier (effectuer demain) et automatiquement reporter cela dans les tâches du jour, au début de la journée.
- S'intégrer avec Google Agenda.
C'est ici que je suis retourné à ToDoist, et à ce stade, il s'est avéré être la solution la plus appropriée.
Le flux actuel dans ToDoist
Inbox
Je note toutes les tâches entrantes dans l'Inbox, que j'essaie de traiter immédiatement. Par traitement, j'entends :
- Déterminer la date à laquelle la tâche sera effectuée (pour les tâches courtes, je place souvent Today, et le soir, je comprends quand je pourrai vraiment les réaliser).
- Déterminer le projet auquel la tâche peut être associée (pour les statistiques et la possibilité de modifier éventuellement la priorité de toutes les tâches par projet).
Les tâches qui me viennent à l'esprit et qui ne nécessitent pas d'être réalisées dans l'immédiat vont dans les projets Uncategorized Personal (« prendre les sous-verres dans la voiture ») et Uncategorized Work (« réfléchir à quand nous pouvons organiser une session stratégique sur les RP »). Dans ToDoist, on peut attribuer des tâches récurrentes : ainsi, chaque week-end, j'ai la tâche « traiter Uncategorized Personal », et chaque lundi — « traiter Uncategorized Work ».
Intégration avec le calendrier
ToDoist s'intègre parfaitement avec Google Agenda, et ce dans les deux sens. Mon calendrier est partagé avec mes collègues pour qu'ils puissent voir quand je suis clairement indisponible.
De plus, les tâches du calendrier sont également transférées dans l'autre sens : je peux dire « Serega, vérifie mon emploi du temps pour vendredi et note-y une réunion », qui apparaîtra à la fois dans le calendrier et dans ToDoist. Ainsi, j'ai en fait commencé à utiliser le calendrier pour la première fois, sans avoir besoin de créer d'événements dans celui-ci.
Traitement des tâches entrantes non urgentes
Je ne me lance pas systématiquement dans les tâches immédiates, sauf pour celles où l'urgence est évidente. « Nous devons absolument contacter la direction de l'entreprise ABC, car le serveur est en panne et nous n'avons pas de réponses de leurs employés » – c'est clairement une tâche urgente qu'il ne faut pas remettre à plus tard, tandis que « Zhenya, puis-je t'appeler maintenant pour parler d'un nouveau projet ? » se transforme en « Planifier quand il sera possible de discuter avec X sur Y », qui deviendra ensuite la tâche « Dire à X que nous pouvons discuter à tel moment » et la tâche « Parler à X au sujet de Y », déjà planifiée dans le temps. Pratiquement toute tâche entrante se transforme d'abord en « Planifier… ».
Priorisation des tâches
Il est impossible d'exécuter toutes les tâches programmées pour la journée. En m'observant, je suis arrivé à la conclusion suivante (chacun aura des chiffres différents, mais l'essentiel est d'arriver à des conclusions).
- Pour chaque jour, je note environ 50 à 70 tâches.
- Confortablement, sans ressentir une fatigue totale à la fin de la journée, je peux accomplir jusqu'à 30 tâches.
- En ayant réalisé jusqu'à 50 tâches, je serai fatigué, mais ce ne sera pas critique.
- Je peux clôturer 70 tâches, mais après cela, j'aurai du mal à sortir du « flux de travail », j'aurai du mal à dormir et je serai généralement peu sociable.
Sur cette base, je décide ce que je vais faire aujourd'hui. Dans ToDoist, chaque tâche est priorisée, donc le matin je choisis les tâches critiques à accomplir, et les autres sont faites en fonction de mes capacités et de mon envie. Chaque jour, je reporte environ 40 à 20 tâches au jour suivant : ce qui est intéressant, c'est qu'il y a à nouveau 60 à 70 tâches le lendemain.
Tenue des statistiques
Je veux vraiment comprendre combien de temps j'ai passé aujourd'hui sur les tâches liées au travail et sur quelles tâches précisément. Pour cela, j'utilise l'application , qui est disponible à la fois sur mon téléphone et mon portable, ainsi que l'historique de localisation de Google Maps (oui, je ne suis pas paranoïaque).
Nous vivons en dehors de la ville, donc le temps passé sur la route peut être utilisé efficacement. Maintenant, quand je ne suis pas fatigué, j'écoute des livres audio pendant ces 40 minutes de trajet.
Pour l'instant, je ne regroupe pas les données, créant une sorte de lac de données personnel ; viendra le temps où je m'en occuperai.
Il n'y aura pas de conclusions
- La vie d'un homme moderne est un grand flux de tâches entrantes. Il ne sera pas possible de le réduire ; il faut apprendre à gérer ce flux.
- La plupart des inquiétudes proviennent de l'incertitude face à l'avenir. Si nous comprenons ce qui nous attend dans les prochains jours, nos préoccupations diminueront sensiblement.
- Pour cela, il vaut la peine de passer du temps à organiser sa journée. Je sais ce qui va se passer aujourd'hui, ce qu'il y aura demain, et je n'oublie pas les tâches que j'avais auparavant négligées.
- La gestion des tâches n'est pas un but en soi, mais, si vous voulez, c'est une manière de s'auto-éduquer. Les choses qu'autrefois je négligeais ou que je n'arrivais pas à aborder deviennent nettement plus faciles à faire. Beaucoup de gens (moi y compris) se sentent mieux en général lorsque les tâches proviennent du monde extérieur. La gestion des tâches est une manière de se fixer des objectifs soi-même et d'apprendre à vivre selon ses désirs.
- Le travail n'est pas un but en soi. L'objectif est d'organiser son emploi du temps de manière à dégager un temps libre prévisible, où vous pouvez vous consacrer à vous-même, à votre famille, et à vos intérêts.
Source : habr.com
