Bonjour à tous, je suis déjà tombé plusieurs fois sur des articles sur les hackathons : pourquoi les gens y vont, ce qui marche, ce qui ne marche pas. Peut-être que les gens seront intéressés d’entendre parler des hackathons de l’autre côté : du côté de l’organisateur. Veuillez noter que nous parlons de la Grande-Bretagne, les organisateurs russes peuvent avoir une opinion légèrement différente à ce sujet.
Un peu de contexte : je suis étudiant en 3ème année à l'Imperial College de Londres, programmeur, je vis ici depuis 7 ans (la qualité du texte russe en a peut-être souffert), j'ai personnellement participé à 6 hackathons, dont celui que nous allons parlons-en maintenant. J'ai personnellement assisté à tous les événements, il y a donc un peu de subjectivité. Lors du hackathon en question, j'ai été participant 2 fois et organisateur 1 fois. Il s'appelle IC Hack, créé par des étudiants bénévoles et a consommé 70 à 80 heures de mon temps libre cette année. et quelques photos.
Les hackathons sont généralement organisés soit par des entreprises (la taille de l'entreprise elle-même n'a pas d'importance ici), soit par des universités. Dans le premier cas, les questions d’organisation se posent nettement moins. Les parrainages sont assurés par l'entreprise elle-même, généralement une agence est engagée pour organiser l'événement (parfois les salariés eux-mêmes sont impliqués à 100 dans l'organisation), le jury est recruté parmi les salariés et se voit souvent attribuer un sujet sur lequel il est proposé de faire un projet. Une tout autre affaire concerne les hackathons universitaires, qui sont également divisés en deux catégories. Le premier intéresse les petites universités peu expérimentées dans l’organisation de tels événements. Ils sont organisés via la MLH (Major League Hacking), qui prend en charge la quasi-totalité du processus.
C'est MLH qui gère le parrainage, occupe la plupart des sièges du jury et enseigne aux étudiants comment organiser des hackathons. Des exemples de tels événements incluent HackCity, Royal Hackaway et autres. Le principal avantage est la stabilité. Tous les hackathons ainsi organisés sont très similaires les uns aux autres, ils suivent le même scénario, ont des sponsors similaires et ne nécessitent pas de préparation particulière de la part des étudiants qui organisent ces événements. Les inconvénients sont évidents : les épreuves ne sont pas très différentes les unes des autres, même jusqu'aux catégories de prix. Un autre inconvénient est le faible montant de financement (sur le site officiel de Royal Hackaway 2018, vous pouvez voir qu'un sponsor or leur rapporte 1500 3 GBP) et une très maigre sélection de « swag » (produits gratuits apportés par les sociétés sponsors). D'après ma propre expérience, je peux dire que de tels événements ne sont pas de très grande taille, sont conviviaux pour les débutants et que vous pouvez presque toujours obtenir des billets pour eux (j'ai pensé à y aller ou non pendant 70 jours, mais même la moitié des billets n'ont pas été vendus ) et ils ont très souvent des équipes concurrentes similaires (80 à XNUMX % de tous les projets sont liés aux applications Web). Il n’est donc pas très difficile pour les équipes « hipsters » de se démarquer de leur milieu.
Les tickets PS sont presque toujours gratuits ; vendre un ticket pour un hackathon est considéré comme une mauvaise forme.
Maintenant que j'ai brièvement évoqué les alternatives, revenons au sujet principal du post : les hackathons organisés par des étudiants passionnés indépendants. Pour commencer, qui sont ces étudiants et quel est exactement l’intérêt d’organiser un tel événement ? La plupart de ces personnes participent elles-mêmes fréquemment à des hackathons, elles savent ce qui fonctionne bien et ce qui ne fonctionne pas bien, et elles souhaitent un hackathon avec préférence et une expérience idéale pour ses participants. Le principal avantage ici est l’expérience, y compris la participation personnelle/la victoire à d’autres hackathons. L'âge et l'expérience varient de la 1ère année de licence à la 3ème année de doctorat. Les facultés sont également différentes : il y a des biochimistes, mais pour la plupart ce sont des étudiants programmeurs. Dans notre cas, l'équipe officielle comptait 20 personnes, mais en réalité nous avions 20 à 25 bénévoles supplémentaires qui nous aidaient avec les petites tâches possibles. Maintenant, une question plus intéressante : comment est-il possible d'organiser un événement d'une ampleur comparable aux hackathons organisés par les géants de l'industrie (JP Morgan Hack-for-Good, Facebook Hack London - ce sont quelques-uns de ces hackathons auxquels j'ai personnellement assisté, et une organisation colossale des travaux y ont été effectués ) ?
Commençons par le premier problème évident : le budget. Un petit spoiler : organiser de tels événements, même dans votre propre université (où le loyer est faible, voire inexistant), peut facilement coûter 50.000 3 £ et il est très difficile de trouver un tel montant. La principale source de cet argent, ce sont les sponsors. Ils peuvent être soit internes (d'autres communautés universitaires qui souhaitent faire de la publicité et recruter de nouveaux membres), soit corporatifs. Le processus avec les sponsors internes est assez simple : des connaissances, des professeurs et des tuteurs qui administrent ces communautés. Malheureusement, leur budget est petit et représente dans certains cas des services (placer des collations dans leur placard, emprunter une imprimante 420D, etc.) plutôt que de l'argent. Nous ne pouvons donc qu’espérer un parrainage d’entreprises. Quel est l’avantage pour les entreprises ? Pourquoi veulent-ils investir de l’argent dans cet événement ? Embaucher du nouveau personnel prometteur. Dans notre cas, 75 participants, ce qui constitue un record pour le Royaume-Uni. Parmi eux, 8 % sont des étudiants de l’Imperial College (actuellement XNUMXe université au classement mondial).
De nombreuses entreprises proposent des stages d'été/année aux étudiants et c'est une excellente occasion de trouver des personnes qui ont déjà de l'expérience et souhaitent travailler dans ce secteur. Comme l'a dit notre président : pourquoi surpayer les agences de recrutement 8000 2 pour 3-2000 candidats potentiels alors que vous pouvez nous payer 20 1000 directement pour 10.000 nouveaux candidats ? Les prix dépendent de la taille du hackathon, de la réputation des organisateurs et de nombreux autres facteurs. Les nôtres commencent à partir de 3 2 GBP pour les petites startups et vont jusqu'à 15 20 GBP pour le sponsor principal. Ce que recevront exactement les sponsors dépend entièrement de ce qu'ils sont prêts à offrir : les sponsors bronze recevront un logo sur le site, la possibilité de prendre la parole lors de l'ouverture, l'accès aux CV de tous les participants et la possibilité de nous envoyer leurs produits. à distribuer aux participants. Tous les statuts à partir de l'argent offrent la possibilité d'envoyer vos ingénieurs recruter sur place, de créer votre propre catégorie de prix et un atelier pour les participants en bonus à tous les avantages bronze. Par expérience personnelle, je peux dire que l'une des entreprises de niveau Argent a recruté XNUMX personnes (XNUMX pour l'été et une pour un poste permanent) juste pendant le hackathon, et je n'ai même pas compté combien d'autres elles pourraient embaucher après le mailing à la fin. Créer votre propre catégorie de prix vous permet de trouver ceux qui réalisent des projets similaires aux produits de l’entreprise. Ou voyez qui peut répondre à une question très ouverte de la manière la plus créative (le hack le plus éthique propulsé par Visa par exemple). Cela dépend de l'entreprise. Chaque année, nous rassemblons XNUMX à XNUMX sponsors, dont Facebook, Microsoft, Cisco, Bloomberg et d'autres. Nous travaillons avec tout le monde : des startups aux géants de l'industrie, la règle principale est le profit pour nos étudiants. Si nous devons refuser un sponsor parce que nos étudiants n'ont pas laissé les meilleurs avis sur un stage/travail permanent dans cette entreprise, nous refuserons très probablement.
Comment trouver des sponsors ? C'est une démarche digne d'un petit article, mais voici un petit algorithme : trouver un recruteur sur LinkedIn / trouver une personne ayant un contact dans cette entreprise ; être d'accord avec le comité d'organisation de la taille de l'entreprise, de sa bonne réputation (nous essayons de ne pas travailler avec ceux qui ont une mauvaise réputation dans les milieux étudiants, que ce soit leur attitude envers les stagiaires ou une tentative d'économiser sur leurs salaires) et qui sera le principal point de contact. S’ensuit un long débat sur ce que cette entreprise peut nous offrir et une proposition commerciale lui est envoyée. Nous avons un système de parrainage très flexible et les négociations peuvent donc s'éterniser : le sponsor doit comprendre ce qu'il paie et nous nous réservons donc le droit d'ajouter/supprimer certains articles de l'offre si le sponsor estime qu'ils le feront. n'apporte pas beaucoup de profit à l'entreprise. Après négociations, nous convenons du montant avec l'université, signons un contrat et les invitons à une réunion des organisateurs pour discuter de ce qu'ils veulent exactement obtenir de l'événement et de la manière exacte dont ils veulent se faire connaître auprès des étudiants. Il existe des cas où des entreprises ont payé moins de 3000 XNUMX GBP et ont accueilli une douzaine d'employés potentiels pour un emploi à temps plein après l'obtention de leur diplôme.
Pourquoi avons-nous besoin de cet argent, de toute façon ? Êtes-vous trop gourmand pour exiger 3000 $ de parrainage ? En fait, il s’agit d’un montant très modeste par rapport aux standards de l’événement. Il faut de l'argent pour un grand nombre de choses nécessaires (déjeuner x2, collations, dîner x2, pizza, petit-déjeuner et boissons pendant 48 heures) et moins nécessaires (gaufres, bubble tea, location de consoles, location d'un bar pour trois heures , karaoké, etc.). Nous essayons de faire en sorte que tout le monde se souvienne de l'événement uniquement avec de bonnes choses, c'est pourquoi nous achetons une tonne de plats délicieux (Nandos, Dominos, Pret a Manger), une énorme quantité de collations et de boissons et ajoutons de nouveaux divertissements chaque année. Cette année, j'ai fait du pop-corn pour 500 personnes, l'année dernière j'ai fait de la barbe à papa. Le budget pour cela, compte tenu de 420 participants, 50 organisateurs et 60 sponsors, pourrait facilement dépasser 20.000 XNUMX GBP.
Et il y a aussi l'électricité, la sécurité, des prix (très bons selon les standards étudiants : PS4 par exemple) pour tous les membres de l'équipe. Et cela représente un maximum de 5 personnes par minute. Ce qui suit est un « swag » des sponsors et de nous. T-shirts, tasses isothermes, sacs à dos et une tonne d'autres articles ménagers utiles. Compte tenu de l’ampleur de ce projet, vous pourriez facilement en dépenser plusieurs milliers de plus. Même si nous hébergeons IC Hack sur le campus, nous payons un loyer. Moins qu'une société tierce, mais quand même. Plus le coût des cuisiniers pour le déjeuner (l'université interdit de déjeuner seule, et qui sait pourquoi), la location d'un projecteur (puisque son coût est plusieurs fois supérieur au coût du hackathon lui-même) et d'autres coûts auxquels beaucoup ne pensent pas à propos de. La plupart des catégories de prix ont été inventées par nous et les prix sont également choisis et achetés par nous (nous en parlerons plus dans la partie suivante). Cette fois, le budget des prix a dépassé 7000 60.000 GBP. Je ne peux pas donner le montant exact, mais je dirai que cette année, les coûts ont facilement dépassé XNUMX XNUMX GBP. Voici les photos des gagnants.
L'argent a été collecté, le budget a été convenu, les prix et la nourriture ont été commandés. Et après? Enfer total et sodomie, aussi connu sous le nom de mise en scène. Toute cette beauté commence 2 mois avant le hackathon. Une énorme quantité de meubles doit être déplacée, des évaluations de risques remplies, des chargements reçus, des plans signés, etc. La liste est énorme. C'est pourquoi nous faisons appel à un grand nombre de bénévoles pour nous aider dans le processus d'organisation. Et même cela ne suffit pas toujours. Mais c'est un sujet pour le prochain article.
Ceci est la première partie de mon histoire sur l'organisation IC Hack. S'il y a suffisamment d'intérêt, je publierai 2 parties supplémentaires sur les principaux problèmes et blocages dans l'organisation du site lui-même et parlerai un peu des prix, des catégories et de l'expérience des sponsors, des organisateurs et des participants (y compris les reportages en direct de la BBC sur la scène). Si vous souhaitez en savoir plus sur IC Hack, veuillez m'envoyer un e-mail. [email protected], ou si vous souhaitez parrainer le plus grand hackathon du Royaume-Uni, vous êtes les bienvenus. Je retourne une fois de plus au siège des organisateurs.
Source: habr.com