Bonjour à nouveau. Ceci est la suite de l'article sur l'organisation d'un hackathon étudiant.
Cette fois, je vais vous parler des problèmes qui sont apparus juste pendant le hackathon et comment nous les avons résolus, des événements locaux que nous avons ajoutés au standard « codez beaucoup et mangez de la pizza » et quelques conseils sur les applications à utiliser le plus facilement. organiser des événements de cette envergure.
Une fois tous les préparatifs financiers terminés, l’étape la plus intéressante commence : la préparation du terrain. Ici vous pouvez trouver le plus grand nombre de problèmes et de problèmes auxquels vous ne pensez même pas. Commençons par commander différentes collations et équipements. Cela conduit immédiatement à deux problèmes principaux : qui les recevra et où mettre le tout ? Permettez-moi de vous rappeler encore une fois que tous les organisateurs sont des étudiants et que le hackathon lui-même a eu lieu les 26 et 27 janvier, soit exactement au milieu du trimestre. Pour chaque commande, nous avions besoin de 4 à 5 personnes (étant donné l'ampleur de l'événement, nous pourrions facilement recevoir 20 à 30 cartons de boissons à la fois) et notre seule option était de rechercher des bénévoles parmi d'autres cours. Vous pouvez bien sûr utiliser les groupes Facebook pour les trouver, mais Slack est le candidat de notre peuple. Vous pouvez créer un canal séparé pour chaque diffusion, les intégrer dans Trello (une application de création de listes d'actions), puis ajouter ceux qui ont accepté d'aider et enregistrer tout ce qui a été reçu dans Trello. Donc, tout a été reçu, même en supposant que la livraison ait eu lieu dans le bon bâtiment universitaire (à plusieurs reprises, ils l'ont livré à d'autres bâtiments, et d'accord, l'Imperial était presque entièrement à South Kensington, ils auraient pu être livrés au Université de Londres par erreur) et que nous disposons de suffisamment de personnes et de plusieurs chariots pour transporter des charges particulièrement lourdes, que se passe-t-il ensuite ? Où doit aller toute cette cargaison ? Chaque grande communauté universitaire possède son propre petit entrepôt pour de tels événements. Malheureusement, tout ne rentrera probablement pas dans une pièce 2x3. C’est là que les sponsors universitaires nous sont venus en aide. Plusieurs tonnes (!) de boissons et de snacks ont été livrées à notre partenaire du syndicat étudiant. Une petite parenthèse. Chaque faculté possède son propre syndicat : ingénierie, médecine, scientifique et géologique. Notre département d'ingénierie dispose d'environ 2 salles libres (mais chut, je ne sais pas dans quelle mesure cela respecte les règles de l'université) qui ont été entièrement (!) transformées en entrepôts pour un événement. Ensuite, il y aura un laps de temps sur la façon dont nous avons sorti ces choses de là. Mon dos ne m’a pas du tout remercié par la suite.
Il est très difficile de trouver où conserver toutes ces choses, et encore plus difficile de les répartir correctement. Pour référence : il y a 3 zones au total : des hackathons inférieurs et 2 supérieurs. Les tailles sont à peu près égales et en général il n'y a aucun problème de distribution. Jusqu'à ce que des personnes ayant des préférences alimentaires particulières apparaissent. Végétaliens, végétariens et bien d'autres. Nous envoyons toujours un questionnaire à l'avance afin que nous sachions combien commander. Naturellement, les emails sont oubliés et perdus. C'est pourquoi nous ajoutons toujours 20 % à la commande principale sous forme d'options spéciales de rechange, comme les margaritas avec une pâte sans gluten. Cher? Indubitablement. Mais la dernière chose dont nous avons besoin, ce sont des végétaliens militants qui n’en ont jamais assez de nourriture sans animaux. Les problèmes modernes nécessitent des solutions modernes.
Disons que tout s'emboîte miraculeusement. Magique, rien de moins. Même si tout a été transporté à sa place du jour au lendemain. Et après? Vous vous souvenez de ce que j'ai dit à propos du « swag » ? Ouais, et au fait, chaque sponsor en a un. Et tous sont conçus pour au moins 200 personnes, et pour les gros sponsors c'est généralement pour 300. Il faut aussi le stocker, mais ce n'est pas l'essentiel. J'ai aussi dit que nous avions notre propre « swag ». Et le voici pour 500 personnes. Et le problème est sa fragmentation. Beaucoup de choses sont arrivées la veille du hackathon, et il n’y avait aucune chance d’être prêt. De plus, toutes ces choses doivent être soigneusement emballées dans des sacs. 500 pièces. 500, Karl. Nous avons donc dû organiser un convoyeur improvisé : il y avait des bons pour des boissons alcoolisées au bar, des T-shirts, des sets avec colle et pinceau, des mugs, des autocollants et je ne me souviens même plus combien d'autres choses. Et malgré le fait que nous avons commandé cette beauté auprès de différents fournisseurs et qu'ils sont tous arrivés à des moments différents. J'ai dû travailler dur pour pouvoir, en plus de l'organisation de l'événement lui-même, travailler à temps partiel dans une usine. Spoiler : nous avons terminé la préparation à 4 heures du matin et avons commencé à 8h30. Je ne suis resté que jusqu'à minuit pour pouvoir être de service pour le reste de la nuit. Vient ensuite la partie plutôt ennuyeuse du rangement des tables, du rangement des rallonges et autres détritus obligatoires.
L’heure X est arrivée. Les sponsors arrivent tôt, s’installent et présentent tactiquement leur « cadeau » pour attirer plus d’étudiants. Mémorable : une entreprise lors de l'ouverture a déclaré qu'il existe deux types d'employeurs. Ceux qui paient bien respectent leurs employés et leur permettent de se développer de manière créative. Tel que (nom de l'entreprise). Et tous les autres sponsors peuvent parler de ce dernier en utilisant leur propre exemple. Cette phrase est devenue candidate au prix du meilleur mème (à propos de sa récompense à la toute fin du dernier article). Les étudiants arrivent le plus tôt possible pour récupérer gratuitement le plus de choses possible. Voici quelques mots sur la façon dont nous les laissons entrer. Les billets sont achetés auprès d'Eventbride et tous les organisateurs disposent d'une application de numérisation. Les problèmes commencent lorsque les participants ne lisent pas les conditions : l'âge minimum est de 18 ans par exemple, ou n'apportent pas leur passeport avec eux, ou encore les billets ne peuvent pas être transférés après la date limite (trois jours avant le hackathon). Malheureusement, beaucoup doivent être refusés. Mais d'après ce dont je me souviens : deux qui ont oublié leur passeport de Londres, alors ils sont simplement rentrés chez eux et l'ont emmené avec eux. Nous avons laissé passer après tout le monde ceux à qui les billets étaient remis, ils ont scanné les billets pour que plus tard leur propriétaire ne tente pas de se faufiler avec un bonus.
Parlons maintenant un peu des problèmes liés aux billets eux-mêmes : il n'y en a qu'environ 400. Plus quelques-uns pour les diplômés, en guise de cadeau d'adieu. Au départ, nous les gardions sur le site Internet de l'université, mais leur nombre a progressivement diminué 10 minutes avant le début des ventes jusqu'à 30 minutes après le début, et ils ont été répartis de manière totalement aléatoire entre les participants. Je reste déjà silencieux sur les conditions de concurrence à cause desquelles nous avons vendu en moyenne 20 à 30 de plus que ce que nous aurions dû. La solution était le site Web Eventbride. Il gère parfaitement la charge, les billets s'envolent en moyenne en 1 à 3 secondes par lot et ils sont émis exactement dans les délais. Mais ici un autre problème se pose : celui de l’honnêteté des participants. Dès le premier lien Google, vous pouvez télécharger et configurer le bot, et idéalement, nous essayons d'intimider ces personnes intelligentes pour qu'elles annulent leurs billets. En réalité, il est quasiment impossible de prouver que vous n’avez pas utilisé/utilisé de bot. Les billets, à leur tour, sont divisés en Impériaux/tous les autres et (légère discrimination) pour nos étudiants, il y en a un peu plus. Pour que le ministère puisse aider, ce sont les règles.
Viennent ensuite des problèmes de préparation plus spécifiques. L'un des événements que nous organisons à l'approche de minuit est un bar ouvert. Naturellement, dans la culture du hackathon et le manque de sommeil, ce n’est pas toujours une bonne idée. C'est pourquoi peu de gens visitent. Mais ceux qui viennent sont toujours contents, les boissons sont gratuites (jusqu'à 5 GBP inclus), une offre assez importante de bons, en plus c'est une excellente façon de se détendre après une journée entière de hackathon non-stop. Les inconvénients sont plus probables pour les organisateurs : beaucoup, en silence, alors que les organisateurs sont fatigués de tout regarder, parviennent à s'enivrer complètement. Bien sûr, c’est à nous de les gérer. Mais cela n’a jamais posé de problèmes sérieux. Il est important de noter que, tout comme un hackathon, le bar du soir a un sponsor. Et cette année, ils se sont bien amusés en achetant des « bombes Jaeger » pour toutes les personnes présentes. Il était très difficile d'expliquer (ce que je suis tout à fait pour, pour en savoir plus) que les participants à moitié morts sur le campus sont un peu différents de ceux qu'ils veulent embaucher dans leur entreprise et mettre fin à ce chaos vers le 30e cocktail. Après cela, il y a eu la légendaire livraison de poulet Nandos.
C'est légendaire car les propriétaires de restaurants locaux sont venus avec leurs livreurs voir qui a décidé de dépenser plusieurs milliers de dollars en poulet un samedi soir. Au total, il nous a fallu 2 heures et 30 bénévoles pour tout décharger et le répartir entre les zones. Les photos sont jointes. N’oubliez pas de crier « ici, végétaliens », sinon ils mangeront de la nourriture végétarienne au lieu de la nourriture végétalienne et vous maudiront ensuite. Un autre événement mémorable était le karaoké. Tout le monde y faisait déjà la fête, nous y compris. Imaginez : 200 personnes occupant une salle de conférence à 2 heures du matin, chantant des chansons complètement aléatoires (j'ai chanté Let It Go, ma sœur serait fière). C'était merveilleux, mais encore une fois, des problèmes typiques : amener le matériel, l'installer, négocier avec la sécurité et la bibliothèque (le samedi soir est une période de visite très fréquentée) pour ne pas nous faire expulser. On a demandé aux agents de sécurité de chanter, mais ils ont refusé.
Tout cela est amusant, bien sûr. Mais. Le hackathon dure deux jours : les participants peuvent aller et venir. Les organisateurs ne le sont pas. Au total, j'ai dormi 3.5h5 en deux jours et 3h la veille. Et c’est parce que d’autres bénévoles l’ont forcé (et aller au bar se faisait sentir). Vous pouvez dormir soit dans une pièce séparée avec des tapis de yoga, soit partout où vous le pouvez. J'ai dormi sur une chaise, ce n'est pas interdit par la loi, je dors où je veux. L'essentiel est qu'il y ait 6 personnes éveillées pour chaque hackzone. Une autre tâche consistait à vérifier périodiquement le projecteur, car il pouvait surchauffer et nous n’avions certainement pas d’argent supplémentaire pour les réparations. Pour le monter, il nous fallait 2 personnes et XNUMX chariots. En général, les amygdales étaient occupées presque tout le temps. À un moment donné, nous avons commencé à distribuer du pop-corn et de la barbe à papa, encore une fois, c'était nous qui faisions la cuisine. Le niveau de sécurité incendie a considérablement baissé lorsque j’ai sorti le pop-corn pendant que je me réchauffais « parce que maintenant ils vont arriver par avion et je n’en aurai plus ».
Cette partie a traversé de nombreux problèmes d'organisation et leurs solutions. Des ingénieurs après tout. Mais un grand nombre de choses sont restées dans les coulisses : quels problèmes il y a eu pendant le hackathon lui-même, la sélection des prix et récompenses, comment fonctionnait le vote « intelligent », les critiques des sponsors et comment nous avons géré le nettoyage des locaux une semaine après. l'événement. Et aussi une petite flexibilité : il s’agit du premier hackathon étudiant à bénéficier d’une couverture sur la BBC. J’écrirai également à ce sujet dans le prochain épisode de cette saga du hackathon. Je vais bientôt commencer à écrire, mais pour l'instant voici mon email : [email protected] et le site du projet :
Source: habr.com