Au XXe siècle, la vie et le travail des gens se déroulaient comme prévu. Au travail (pour simplifier, on peut imaginer une usine), les gens avaient un plan clair pour la semaine, pour le mois, pour l'année à venir. Pour simplifier : il faut découper 20 parties. Personne ne viendra dire que maintenant 20 pièces doivent être découpées, et en plus, écrire un article expliquant pourquoi la forme de ces pièces est exactement ainsi - et de préférence hier.
Dans la vie quotidienne des gens, c'était à peu près la même chose : la force majeure était une véritable force majeure. Il n'y a pas de téléphone portable, un ami ne peut pas vous appeler et vous demander de « venir d'urgence pour aider à résoudre le problème », vous vivez au même endroit presque toute votre vie (« bouger, c'est comme le feu »), et en général vous pensiez sur le fait d'aider vos parents à « venir en décembre pour une semaine ».
Dans ces conditions, un code culturel s'est formé où l'on se sent satisfait si l'on a accompli toutes les tâches. Et c'était réel. Le fait de ne pas accomplir toutes les tâches constitue un écart par rapport à la norme.
Maintenant, tout est différent. L'intelligence est devenue un outil de travail et, dans les processus de travail, il est nécessaire de l'utiliser sous différentes formes. Un manager moderne (en particulier un top manager) accomplit des dizaines de tâches de différents types tout au long de la journée. Et surtout, une personne ne peut pas contrôler le nombre de « messages entrants ». Les nouvelles tâches peuvent annuler les anciennes, modifier leur priorité et modifier le paramétrage même des anciennes tâches. Dans ces conditions, il est quasiment impossible de formuler un plan à l’avance puis de le mettre en œuvre étape par étape. Vous ne pouvez pas répondre à une tâche entrante « nous avons une demande urgente du bureau des impôts, nous devons répondre aujourd'hui, sinon il y aura une amende » et dire « je la planifierai pour la semaine prochaine ».
Comment vivre avec cela - pour avoir du temps pour la vie en dehors du travail ? Et est-il possible d'appliquer certains algorithmes de gestion du travail dans la vie de tous les jours ? Il y a 3 mois, j'ai radicalement changé tout le système de définition des tâches et de leur suivi. Je veux vous raconter comment j’en suis arrivé là et ce qui s’est passé à la fin. La pièce sera en 2 parties : dans la première - un peu sur, pour ainsi dire, l'idéologie. Et le second concerne entièrement la pratique.
Il me semble que le problème pour nous n’est pas qu’il y ait beaucoup plus de tâches. Le problème est que notre code socioculturel est encore mis en place pour accomplir « toutes les tâches prévues pour aujourd’hui ». Nous nous inquiétons lorsque les plans échouent, nous nous inquiétons lorsque nous n’réalisons pas tout ce qui était prévu. Dans le même temps, les écoles et les universités fonctionnent toujours dans le cadre de l'ancien code : il y a un ensemble de cours donné, il y a des devoirs clairement planifiés, et l'enfant forme dans sa tête un modèle qui suppose que la vie continuera à être comme ça. Si vous imaginez la version difficile, alors dans la vie, en fait, dans votre cours d'anglais, ils commencent à parler de géographie, le deuxième cours dure une heure et demie au lieu de quarante minutes, le troisième cours est annulé et le quatrième dans le Au milieu du cours, ta mère t'appelle et te demande de toute urgence d'acheter et de ramener de la nourriture à la maison.
Ce code socioculturel fait espérer à une personne qu'il est possible de changer le flux entrant - et ainsi d'améliorer sa vie, et la vie décrite ci-dessus est anormale, car elle n'a pas de plan clair.
C'est le problème majeur. Nous devons réaliser et accepter que nous ne pouvons pas contrôler le nombre de messages entrants, nous pouvons seulement contrôler la manière dont nous les traitons et la manière dont nous traitons réellement les messages entrants.
Il n'y a pas lieu de s'inquiéter du fait que de plus en plus de demandes de modifications de plans arrivent : on ne travaille plus sur des machines (à de rares exceptions près), les lettres n'arrivent pas avant un mois (oui, je suis optimiste), et le téléphone fixe est devenu un anachronisme. Par conséquent, vous devez changer le processus de traitement des messages, accepter la vie actuelle telle qu’elle est et réaliser que le code socioculturel précédent ne fonctionne pas.
Que pouvons-nous faire pour rendre les choses plus faciles ? Il est très difficile de « créer un bon site Web », mais avec une spécification technique claire (ou du moins une description plus claire de la tâche à accomplir), obtenir le bon résultat (et en général, obtenir au moins un certain résultat) devient beaucoup plus difficile. Plus facile.
Le meilleur exemple est le mien, je vais donc essayer de décomposer mes désirs. Je comprends clairement ce qui ne va pas dans le traitement des projets de vie et de travail : maintenant c'est « mauvais », mais je veux que ça devienne « bon ».
Qu’est-ce qui est « mauvais » et « bon » à un niveau de décomposition « élevé » ?
Mauvais : je me sens anxieux parce que je ne suis pas sûr de pouvoir faire tout ce que j'ai promis de faire aux autres ou à moi-même, je m'énerve parce que je n'arrive tout simplement pas à réaliser les choses que j'avais planifiées depuis longtemps , parce qu'ils doivent être reportés ou à cause de tâches brûlantes, ou encore trop difficiles à aborder ; Je ne peux pas faire tout ce qui est intéressant, car la plupart de mon temps est occupé par le travail et la vie quotidienne, mauvais parce que je ne peux pas consacrer du temps à la famille et à la détente. Un point distinct : je ne suis pas en mode changement de contexte constant, ce qui est en grande partie responsable de tout ce qui précède.
Bien : je ne ressens pas d'anxiété car je sais ce que je vais faire dans un futur proche, l'absence de cette anxiété me permet de mieux passer mon temps libre, je ne ressens pas de sensation de fatigue régulière (le mot « constant" ne me convient pas, c'est juste régulier), je n'ai pas besoin de trembler et de passer aux communications entrantes.
En général, une grande partie de ce que j’ai décrit ci-dessus peut être décrite dans une phrase simple : « réduire l’incertitude et l’inconnu ».
Ainsi, la spécification technique devient quelque chose comme :
- Modifier le traitement des tâches entrantes afin que le contexte soit changé.
- Travailler avec un système de définition des tâches afin qu'au moins les affaires et les idées actuelles ne soient pas oubliées et soient un jour traitées.
- Réguler la prévisibilité de demain.
Avant de changer quoi que ce soit, je dois comprendre ce que je peux changer et ce que je ne peux pas changer.
Une tâche difficile et énorme est de comprendre et d'admettre que je ne peux pas changer le flux entrant lui-même, et que ce flux est une partie de ma vie dans laquelle je me suis retrouvé de mon plein gré ; Les avantages d’une telle vie l’emportent sur les inconvénients.
Peut-être qu'au premier niveau de résolution du problème, vous devriez penser : voulez-vous même l'endroit dans la vie dans lequel vous vous trouvez, ou voulez-vous autre chose ? Et s'il vous semble que vous voulez autre chose, alors cela vaut peut-être la peine de travailler exactement là-dessus en parallèle avec un psychologue/psychanalyste/psychothérapeute/gourou/appelez-les par n'importe quel nom - cette question est si profonde et si sérieuse que je ne le ferai pas. entrez ici.
Donc, je suis là où je suis, j'aime ça, j'ai une entreprise de 100 personnes (j'ai toujours voulu faire des affaires), je fais un travail intéressant (c'est l'interaction avec les gens, y compris pour atteindre des objectifs de travail - et j'ai toujours été intéressé par « l’ingénierie sociale » et la technologie), les affaires sont fondées sur la « résolution de problèmes » (et j’ai toujours aimé être un « réparateur »), je me sens bien chez moi. J'aime ça ici, à l'exception des « effets secondaires » répertoriés dans la partie « mauvais ».
Étant donné que j'aime cette vie, je ne peux pas modifier (à l'exception de la délégation de tâches, évoquée ci-dessous) le flux entrant, mais je peux modifier son traitement.
Comment? Je suis partisan du concept selon lequel nous devons aller de moins en plus : résoudre d’abord les problèmes les plus urgents, qui peuvent être résolus par de simples changements, et avancer vers des changements plus importants.
Tous les changements que j’ai apportés peuvent se résumer à trois domaines : Je vais les énumérer des modifications simples (pour moi) aux modifications complexes :
1. Traitement et sauvegarde des tâches.
Je n'ai jamais été capable de tenir correctement (et je ne peux toujours pas) un journal papier ; écrire et formuler une tâche est une tâche très difficile pour moi, et s'asseoir régulièrement dans une sorte de suivi des tâches est très difficile.
J’ai accepté cela et mon concept principal était que les choses que j’avais en tête sont les plus importantes.
Mes tâches ont été traitées dans ce mode :
- la tâche dont je me souviens est de l'achever dès que je mets la main dessus ;
- tâche entrante - si elle est effectuée rapidement, terminez-la immédiatement telle qu'elle a été reçue, si cela prend beaucoup de temps - promettez que je le ferai ;
- tâches que vous avez oubliées - effectuez-les uniquement lorsque cela vous est rappelé.
J'ai vécu avec cela plus ou moins normalement pendant un certain temps, jusqu'à ce que les « tâches que j'avais oubliées » se transforment en problème.
Cela est devenu un problème sous deux formes :
- Presque tous les jours arrivaient des tâches oubliées qui devaient être accomplies aujourd'hui (hardcore, qui se terminaient - un message texte des huissiers concernant la radiation de l'argent des comptes pour une amende de la police de la circulation avant de s'envoler pour les États-Unis et le besoin urgent de comprendre si je serais autorisé à prendre l'avion).
- Un grand nombre de personnes considèrent qu'il est incorrect de poser à nouveau une question sur une demande et de la garder pour eux. Les gens sont offensés que vous ayez oublié quelque chose s'il s'agit d'une demande personnelle, et s'il s'agit d'une demande de travail, cela finit par se transformer en un incendie qui doit être fait aujourd'hui (voir le premier point).
Il fallait faire quelque chose à ce sujet.
Aussi inhabituel que nous étions pour moi, j'ai commencé à tout écrire. En fait tout. J'ai eu la chance de l'inventer moi-même, mais en général, l'idée est très similaire au concept .
La première étape consistait simplement à décharger toutes les choses de ma tête dans le système le plus simple pour moi. Il s'est avéré que : l'interface est très rapide, la procédure de création d'une tâche est minime en temps, il y a une application simple sur le téléphone (je suis ensuite passé à Todoist, mais j'en reparle dans la deuxième partie technique).
Dieu merci, je suis impliqué d'une manière ou d'une autre dans la gestion informatique depuis 10 ans et je comprends que « créer une application » est une tâche vouée à l'échec, tout comme « aller chez le médecin ». J’ai donc commencé à décomposer les tâches en tâches décomposées sous forme d’actions.
Je comprends bien que je suis une personne très dépendante des retours positifs, que je peux me donner sous la forme de retours « regarde ce que tu as fait aujourd'hui » (si je le vois). Ainsi, la tâche « aller chez le médecin » se transforme en tâches de « choisir quel médecin consulter », « choisir une heure où aller chez le médecin », « appeler et prendre rendez-vous ». En même temps, je ne veux pas me fatiguer : chacune des tâches peut être accomplie un jour de la semaine et être heureux d'avoir déjà franchi une étape de la tâche.
Point clé : décomposer les tâches et enregistrer les tâches sous forme d'actions courtes.
Tant que la tâche est dans votre tête, tant que vous pensez qu’elle devra être accomplie un jour, vous ne serez pas calme.
Si cela n’a pas encore été écrit et que vous l’avez oublié, vous souffrirez lorsque vous vous en souviendrez et que vous vous souviendrez que vous l’avez oublié.
Cela s'applique à toutes les questions, y compris celles du ménage : partir au travail et se rappeler en chemin qu'on a oublié de jeter les poubelles, ce n'est pas cool du tout.
Ces expériences ne sont tout simplement pas nécessaires. Alors j’ai commencé à écrire tout ce que je faisais.
Le but est qu’après vous être entraîné à télécharger toutes (absolument toutes) choses sur n’importe quel tracker, la prochaine étape soit de commencer à arrêter de penser aux choses écrites dans votre tête.
Lorsque vous réalisez que tout ce que vous avez pensé faire est écrit et que tôt ou tard vous y arriverez, pour moi personnellement, l'anxiété disparaît.
Vous arrêtez de trembler parce qu'au milieu de la journée vous vous souvenez que vous vouliez changer les ampoules dans le couloir, parler à un employé ou rédiger un document (et vous vous précipitez pour l'écrire de toute urgence).
En minimisant le nombre de tâches oubliées (dans ce contexte, non écrites), je minimise l'anxiété qui surgit lorsque je me souviens des tâches les plus oubliées.
Vous ne pouvez pas tout écrire ou vous souvenir de tout, mais s'il y avait auparavant 100 tâches de ce type, à un certain moment, il en reste 10, et il y a tout simplement moins d'« incidents » préoccupants.
Point clé : on écrit tout, tout, même si on est sûr de s'en souvenir.
On ne peut pas se souvenir de tout : aussi stupide que cela puisse paraître, j’écris tout, jusqu’à « promener le chien ».
Qu’ai-je décidé de cette façon ? L'anxiété due au fait que j'avais constamment peur d'oublier quelque chose a diminué (je traversais des plans, des tâches, des promesses, etc. dans ma tête), et en général, les changements inutiles dans ma tête à propos de « penser à quoi d'autre je pourrait promettre »a disparu.
2. Réactivité réduite.
Nous ne pouvons pas réduire le flux d’entrées, mais nous pouvons changer la façon dont nous y réagissons.
J'ai toujours été une personne réactive et j'en ai ressenti un grand plaisir, j'ai immédiatement répondu à la demande d'une personne de faire quelque chose par téléphone, j'ai essayé d'accomplir immédiatement une tâche assignée dans la vie ou dans la vie de tous les jours, en général j'étais aussi rapide que possible, j'en ai ressenti un frisson. Ce n’est pas un problème, mais cela le devient lorsqu’une telle réaction se transforme en instinct. Vous ne faites plus la distinction entre les endroits où vous êtes réellement nécessaires à l’heure actuelle et ceux où les gens peuvent facilement attendre.
Le problème est que cela suscite également des sentiments négatifs : premièrement, si je n'avais pas le temps de faire quelque chose ou si j'oubliais que j'avais promis de réagir, j'étais à nouveau très contrarié, mais individuellement, ce n'était pas critique. Cela est devenu critique au moment où le nombre de tâches auxquelles je voulais réagir instantanément et instinctivement est devenu supérieur à la capacité physique de le faire.
J'ai commencé à apprendre à ne pas réagir tout de suite aux choses. Au début, ce n'était qu'une décision purement technique : à toute demande entrante « s'il vous plaît faites-le », « s'il vous plaît aidez », « rencontrons-nous », « appelons-nous », au lieu de réagir et même au lieu d'analyser quand je le ferais, je est devenu le premier. La tâche consiste simplement à traiter cette demande entrante et à planifier le moment où je la terminerai. C'est-à-dire que la première tâche du tracker n'est pas la tâche de faire ce qui a été demandé, mais la tâche de « lire demain ce que Vanya a écrit dans le télégramme et comprendre si je peux le faire et quand je le ferai, si je peux. » Le plus difficile ici est de combattre son instinct : un grand nombre de personnes demandent par défaut une réponse rapide, et si vous avez l'habitude de vivre au rythme d'une telle réponse, vous vous sentez mal à l'aise si vous ne répondez pas à la demande de la personne. immédiatement.
Mais un miracle s'est produit : il s'avère que 9 personnes sur 10 qui vous demandent de faire quelque chose « hier » peuvent facilement attendre « demain » pour arriver à leur tâche, si vous leur dites simplement que vous y arriverez demain. Ceci, associé au fait d'écrire les choses à faire et de tenir ses promesses pour y arriver, rend la vie tellement plus facile que vous commencez à avoir l'impression de vivre maintenant dans un plan structuré (et c'est peut-être le cas). Bien sûr, vous avez besoin de beaucoup de formation, mais, en fait, dans des conditions où vous avez accepté une telle règle pour vous-même, vous pouvez rapidement l'apprendre. Et cela résout grandement les problèmes de changement de contexte et de non-respect des plans établis. J'essaie de définir toutes les nouvelles tâches pour demain, toutes les demandes auxquelles j'ai déjà réagi de manière réactive, je les fixe également pour demain, et déjà « demain » le matin je découvre ce qui peut être fait et quand. Les projets pour « aujourd’hui » deviennent moins fluides.
3. Priorisation et enregistrement des tâches inattendues.
Comme je l'ai dit au début, je me suis admis que le flux de tâches quotidien est supérieur à ce que je peux gérer. Il reste encore un ensemble de tâches réactives. C'est pourquoi, chaque matin, je m'occupe des tâches assignées pour aujourd'hui : lesquelles doivent vraiment être accomplies aujourd'hui, lesquelles peuvent être reportées à demain matin, afin de décider quand elles doivent être accomplies, lesquelles doivent être déléguées et lesquelles. peut être complètement jeté. Mais l’affaire ne s’arrête pas là.
Une énorme frustration surgit lorsque, le soir, vous réalisez que vous n'avez pas terminé les tâches critiques prévues pour aujourd'hui. Mais le plus souvent, cela se produit parce que des événements imprévus sont survenus aujourd’hui et auxquels, malgré tous les efforts déployés pour retarder la réaction, il a fallu réagir aujourd’hui. J'ai commencé à écrire toutes les choses que j'ai faites aujourd'hui immédiatement après les avoir faites. Et le soir j'ai regardé la liste des tâches terminées. Un avocat est venu parler et l'a noté, un client a appelé et l'a noté. Il y a eu un accident auquel il faut réagir - je l'ai noté. Le service automobile a appelé et a dit que la voiture devait être amenée aujourd'hui pour qu'elle puisse être réparée d'ici dimanche - il l'a noté. Cela me permet à la fois de comprendre pourquoi je n'ai pas atteint les tâches assignées pour aujourd'hui et de ne pas m'en inquiéter (si les tâches soudaines en valaient la peine), et d'enregistrer où je pourrais traiter les tâches entrantes de manière moins réactive (dites au service que je je ne peux pas le faire et je n'apporterai la voiture que demain et je découvrirai qu'il sera encore possible de la terminer d'ici dimanche, voire de la livrer demain). J'essaie d'écrire absolument toutes les tâches accomplies, jusqu'à « deux papiers signés du service comptable » et une minute de conversation avec un collègue.
4. Délégation.
Le sujet le plus difficile pour moi. Et là, je suis encore plus heureux de recevoir que de donner des conseils. J'apprends juste à le faire correctement.
Le problème de la délégation est l’organisation des processus de délégation. Là où ces processus sont construits, nous transférons facilement les tâches. Lorsque les processus ne sont pas débogués, la délégation semble soit trop longue (par rapport au moment où vous effectuez la tâche vous-même), soit tout simplement impossible (personne d'autre que moi ne peut définitivement accomplir cette tâche).
Ce manque de processus crée un blocage dans ma tête : l’idée que je puisse déléguer une tâche ne me vient même pas à l’esprit. Il y a quelques semaines à peine, lorsque j'ai décidé de passer de Trello à Todoist, je me suis retrouvé à transférer des tâches d'un système à un autre pendant trois heures, sans même penser que quelqu'un d'autre pourrait le faire.
La principale expérience pour moi maintenant est de surmonter mon propre blocage qui consiste à demander aux gens de faire quelque chose dans les cas où je suis sûr qu'ils ne seront pas d'accord ou ne savent pas comment le faire. Passez du temps à expliquer. Acceptez que les choses prennent plus de temps à être accomplies. Si vous partagez votre expérience, je serai très heureux.
Pièges
Tous les changements mentionnés ci-dessus sont décrits par des recommandations assez techniques pour travailler avec des logiciels, sur lesquelles j'écrirai dans la partie suivante, et à la fin de celle-ci - à propos de deux pièges dans lesquels je suis tombé au cours de toute cette vie. réorganisation de la mienne.
Notion de fatigue.
Du fait que nous travaillons non pas physiquement, mais mentalement, un problème énorme et inattendu se pose : comprendre et saisir le moment où vous commencez à vous fatiguer. Cela vous donne la possibilité de faire une pause dans le temps.
Le travailleur conditionnel à la machine n'avait en principe pas un tel problème. Premièrement, la sensation de fatigue physique nous est compréhensible dès l'enfance, et d'ailleurs, il est assez difficile de continuer à faire quelque chose physiquement lorsque le corps n'en est pas capable. On ne peut pas, après avoir fait 10 séries en salle, en faire 5 de plus « parce que c’est ce qu’on doit faire ». Cette motivation ne fonctionnera pas pour des raisons biologiques très évidentes.
La situation de la pensée est quelque peu différente : nous n’arrêtons jamais de penser. Je n'ai pas abordé ce domaine, mais en général les hypothèses sont les suivantes :
- Une personne qui est dans une frénésie constante ne remarque pas immédiatement la fatigue mentale. Cela ne se produit pas sous la forme de « Je ne peux plus penser, je vais m'allonger » - cela affecte d'abord le spectre émotionnel, la capacité de penser, puis la perception, mais quelque part ici, vous pouvez ressentir ce qui s'en vient.
- Pour se déconnecter du flux, il ne suffit pas simplement d’arrêter de travailler. J'ai remarqué que si, par exemple, j'arrête de travailler, m'allonge et regarde le téléphone, je lis, regarde et mon cerveau continue de travailler, la fatigue ne disparaît pas. Cela aide vraiment de s'allonger et de se forcer à ne rien faire du tout (y compris toucher son téléphone). Pendant les 10 premières minutes, il est très difficile de sortir du flux d’activité, les 10 minutes suivantes, des millions d’idées me viennent à l’esprit sur la façon de tout faire correctement, mais ensuite c’est la propreté.
Il est important et nécessaire de donner du repos à votre cerveau, et comme il est très difficile de saisir ce moment, il suffit de le faire régulièrement.
Temps de repos/vie/famille.
Comme je l'ai déjà écrit, je suis une personne dépendante des retours positifs, mais je peux les générer moi-même : c'est à la fois un bonus et un problème.
À partir du moment où j'ai commencé à suivre toutes mes tâches, je me félicite de les avoir accomplies. À un moment donné, je suis passé d’un état de « ma vie professionnelle réglée » à un état de « maintenant je suis un super-héros et je peux faire autant de choses que possible », atteignant 60 tâches par jour.
J'ai équilibré travail et tâches ménagères et je me suis assuré d'inclure des tâches dans ma liste quotidienne, mais le problème était précisément qu'il s'agissait de corvées. Et vous avez certainement besoin de temps pour vous reposer et pour votre famille.
L’ouvrier est expulsé de l’atelier à 6 heures, mais l’entrepreneur prend également du plaisir à travailler. Il s'avère qu'il s'agit à peu près du même problème que celui de l'incapacité à saisir le moment de « fatigue mentale » : au sommet des tâches accomplies, vous oubliez que vous avez réellement besoin de vivre.
C’est très difficile de sortir du courant quand tout se passe bien et qu’on en ressent le buzz, il faut aussi se forcer.
La fatigue ne vient pas de l'envie de « s'allonger », mais d'un trouble des émotions (« tout est ennuyeux depuis le matin même »), de difficultés à percevoir l'information et d'une détérioration de la capacité à changer de contexte.
Il est essentiel de prendre du temps pour se reposer, même si c'est décevant. Il est important que cela ne vous affecte pas plus tard. Ce n’est pas cool d’être satisfait de sa productivité pendant deux mois, puis de se retrouver dans un état où tout est ennuyeux et où l’on ne peut pas voir les gens.
En fin de compte, nous ne vivons pas uniquement pour la productivité, il existe un grand nombre de choses intéressantes et étonnantes dans le monde 😉
En général, il s’agit de considérations approximatives sur la manière dont, en général, il vaut la peine de (ré)organiser les processus de travail et non professionnels. Dans la deuxième partie, je vous dirai quels outils j'ai utilisés pour cela et quels résultats ont été obtenus.
PS Ce sujet s'est avéré si important pour moi que j'ai même lancé une chaîne de télégramme distincte où je partage mes réflexions sur ce sujet, rejoignez-nous -
Source: habr.com