J'ai essayé de gérer les tâches systématiquement probablement 20 à 25 fois. Et chaque tentative a échoué, comme je le comprends maintenant, pour deux raisons.
Premièrement, afin de consacrer du temps à l'accomplissement des tâches, vous devez comprendre pourquoi cela est fait.
Vous commencez à gérer des tâches, à y consacrer du temps, à effectuer moins de tâches, tout commence à s'accumuler - pour quoi faire ?
Tout travail est difficile à faire quand on ne comprend pas pourquoi. « Ordonner votre vie » n'est pas l'objectif le plus adéquat, car « une vie ordonnée » est un phénomène plutôt vague. Mais « réduire le niveau d’anxiété en réduisant le niveau d’incertitude » est un objectif beaucoup plus spécifique et meilleur, auquel on peut facilement consacrer une heure par jour.
Deuxièmement, toutes les méthodologies que j'ai lues décrivent immédiatement l'état final du processus. "Il faut prendre ToDoIst, le décomposer en projets, l'intégrer au calendrier, revoir les tâches de la semaine, les hiérarchiser..." C'est difficile à faire tout de suite. Comme dans le développement de logiciels, je pense qu'il faut utiliser - de manière itérative.
Je vais donc parcourir mes «itérations», et peut-être que sous la même forme cela vous sera utile. Après tout, quelle est une bonne raison de profiter des vacances de mai pour retourner au travail en utilisant un paradigme (relativement) nouveau ?
Vous pouvez lire comment j'en suis arrivé là .
Trello, quelques listes
Nous créons seulement 4 listes, utilisons des applications de bureau et mobiles.
Listes:
- À faire : notez ici toutes les tâches qui vous viennent à l'esprit. Et notez-les dès qu’ils vous viennent à l’esprit. « Jeter les poubelles » est une tâche. « Faire la vaisselle » est une tâche. « Planifier une réunion de planification » est une tâche. Eh bien, et ainsi de suite. Même les choses les plus évidentes ou les plus importantes peuvent être oubliées si quelque chose d'inattendu se produit ou si vous avez simplement eu une journée difficile.
- Tâches à faire pour aujourd'hui - chaque soir, je déplace des éléments du tableau « À faire » vers le tableau « À faire pour aujourd'hui ». Si une partie de votre travail y reste le soir, c’est normal ; nous en reparlerons ci-dessous. Au fil du temps, vous commencez à comprendre combien de tâches peuvent figurer sur la liste afin que la plupart d'entre elles puissent être accomplies le jour prévu.
- Fabriqué aujourd'hui. Ce tableau est le principal moyen de réduire l’anxiété du « je n’ai rien fait aujourd’hui » et un bon moyen d’approfondir la réflexion sur l’auto-organisation. J'écris ici toutes les tâches que j'ai effectuées aujourd'hui, même celles qui ne figurent pas sur la liste prévue. "J'ai appelé Vasya à propos des documents", a-t-il écrit. «Ils m'ont demandé de signer des papiers», ai-je écrit. "Nous avons discuté de l'accord avec Anton", a-t-il écrit. De cette façon, à la fin de la journée, vous comprendrez à quoi vous avez réellement consacré votre temps et ce que vous auriez pu laisser de côté dans ces tâches juste pour terminer le plan.
- Terminé : une liste de toutes les tâches terminées. Au début ou à la fin de la journée, je les déplace de « Terminé aujourd'hui » à « Terminé ». Il s’agit essentiellement d’une poubelle dans laquelle vous pouvez simplement retrouver les tâches terminées et qui nécessite donc un nettoyage régulier.
Trello, "mini-calendrier"
À un moment donné, il devient clair que certaines tâches sont précisément limitées dans le temps et qu'il ne faut pas les oublier pendant la semaine, afin de ne pas planifier autre chose pour cette période. J'ai toujours eu du mal avec le calendrier, alors j'ai ajouté plusieurs tableaux avec les noms « To-dos for Monday », « To-dos for Tuesday », etc., dans lesquels j'ai commencé à lister des tâches limitées dans le temps. faire.
Ainsi, quand les gens me demandent : « Pouvons-nous parler jeudi à 16 heures ? - Je vais juste au tableau approprié et vois ce que nous y avons écrit pour cette fois. Et il ne faut pas oublier de transférer les tâches entre les listes à temps pendant la semaine : par exemple, « à faire pour jeudi » quand jeudi arrive - à « à faire pour aujourd'hui ».
Pourquoi pas un calendrier ? Pour moi, c’est terriblement difficile d’utiliser deux utilitaires en même temps. Si j'utilise pour cela un calendrier, il me faudra y accéder, le remplir, le consulter régulièrement pour vérifier si j'ai oublié quelque chose...
À ce stade, j'ai atteint les limites de Trello. Le principal problème était que plus de 50 tâches étaient enregistrées par jour et qu'il existait un pool assez important de tâches liées à la fois à la liste générale et aux listes liées aux jours. Comment puis-je comprendre que j’ai déjà écrit la tâche que je dois accomplir ? Des doublons ont commencé à apparaître. Comment prioriser simultanément toutes les tâches d’un des projets ? Comment donner à d’autres personnes la possibilité de voir vos projets de calendrier ?
J'avais besoin d'un système qui, tout en conservant une relative simplicité :
- Je pourrais regrouper les tâches par projets.
- Ayez un lien de calendrier (faites-le demain) et transférez-le automatiquement aux tâches d'aujourd'hui, le moment venu.
- S'intégrerait au calendrier Google.
C’est là que je suis revenu sur ToDoist, et à ce stade, cela s’est avéré être la solution la plus adaptée.
Sujet actuel dans ToDoist
Mes Messages
J'écris toutes les tâches entrantes dans la boîte de réception, que j'essaie de trier immédiatement. L'analyse signifie :
- Déterminer la date à laquelle la tâche sera terminée (pour les tâches courtes, je fixe le plus souvent Aujourd'hui, et le soir je comprends quand, en fait, cela peut être fait).
- Déterminer le projet auquel la tâche peut être attribuée (pour les statistiques et la possibilité de modifier d'une manière ou d'une autre la priorité de toutes les tâches du projet).
Les tâches qui vous viennent à l'esprit et qui n'ont pas besoin d'être réalisées dans un avenir proche sont transformées en projets Personnel non classé (« emportez des porte-gobelets dans la voiture ») et Travail non classé (« réfléchissez au moment où nous pouvons organiser une séance de relations publiques stratégique »). ToDoist vous permet d'attribuer des tâches récurrentes, donc chaque week-end j'ai une tâche appelée « Personnel non classé » et chaque lundi « Travail non classé ».
Intégration du calendrier
ToDoist s'intègre parfaitement à Google Agenda, dans les deux sens. Je partage mon agenda avec mes collègues afin qu’ils sachent quand ils ne peuvent définitivement pas me joindre.
Dans le même temps, les tâches du calendrier sont transférées dans la direction opposée : je peux dire « Seryoga, regarde mon heure de vendredi et note-y un rendez-vous », qui apparaîtra à la fois dans le calendrier et dans ToDoist. En fait, j'ai commencé à utiliser un calendrier pour la première fois sans avoir à y créer d'événements.
Traitement des tâches entrantes non opérationnelles
Je ne me précipite pas forcément pour accomplir les tâches tout de suite, à l'exception des tâches où le feu est évident. "Nous devons contacter de toute urgence la direction de la société ABC, car le serveur est en panne et il n'y a pas de réponse de ses employés" est évidemment une tâche urgente qui ne peut être reportée, mais "Zhenya, puis-je vous appeler maintenant pour parler d'un "Nouveau projet" se transforme en " Planifiez le moment où vous pourrez parler à X de Y ", qui se transformera déjà en la tâche " Dites à X que nous pouvons parler alors " et en la tâche " Parlez à X de Y ", déjà limitée dans le temps. Presque toutes les tâches entrantes se transforment d'abord en « Planifier... ».
Prioriser les tâches
Toutes les tâches incluses dans la journée ne peuvent pas être complétées. En m'observant, j'ai réalisé ce qui suit (chaque numéro sera différent, mais l'essentiel est de tirer des conclusions).
- Chaque jour, j'écris environ 50 à 70 tâches.
- Je peux effectuer jusqu'à 30 tâches confortablement (sans me sentir complètement fatiguée en fin de journée).
- Après avoir accompli jusqu'à 50 tâches, je serai fatigué, mais pas de manière critique.
- Je peux accomplir 70 tâches, mais après cela j'aurai du mal à sortir du « flux du bourreau de travail », j'aurai du mal à m'endormir et, en général, je serai un peu social.
Sur cette base, je décide quoi faire aujourd'hui. ToDoist a une priorité pour chaque tâche, donc le matin, je sélectionne les tâches critiques à accomplir et je termine le reste en fonction de mes capacités et de mes désirs. Chaque jour, je transfère environ 40 à 20 tâches au suivant : ce qui est intéressant, c'est que les tâches du lendemain redeviennent 60 à 70.
Maintien des statistiques
Je veux vraiment comprendre en général combien de temps a été consacré aujourd'hui aux questions liées au travail, et sur lesquelles. Pour cela j'utilise l'application , qui se trouve à la fois sur le téléphone et sur l'ordinateur portable, et l'historique de localisation de Google Maps (oui, je ne suis pas paranoïaque).
Nous vivons en dehors de la ville, le temps passé sur la route peut donc être utilisé à bon escient. Maintenant, quand je ne suis pas fatigué, j'écoute des livres audio en déplacement pour pouvoir utiliser ces 40 minutes d'une manière ou d'une autre.
Je n’agrège pas encore les données, créant une sorte de Data Lake personnel ; Le moment venu, je m'y mettrai.
Il n'y aura pas de conclusion
- La vie d'une personne moderne est un flux important de tâches entrantes. Il ne sera pas possible de le réduire ; nous devons apprendre à gérer ce flux.
- La plus grande partie de l’anxiété vient de l’inconnu du futur. Si nous comprenons ce qui nous attend dans les prochains jours, l’anxiété sera nettement moins grande.
- Pour cette raison, vous pouvez consacrer du temps à organiser votre journée. Je sais ce qui se passera aujourd’hui, ce qui se passera demain, et je n’oublie pas ces tâches que j’oubliais auparavant.
- Effectuer un suivi des tâches n'est pas une fin en soi, mais, si l'on veut, un moyen d'auto-éducation. Les choses que vous étiez auparavant trop paresseux pour faire ou les choses que vous n’aviez jamais eu le temps de faire deviennent beaucoup plus faciles à faire. De nombreuses personnes (moi y compris) se sentent généralement mieux lorsque les tâches sont définies par le monde extérieur. Le suivi des tâches est un moyen de vous fixer des tâches et d'apprendre à vivre selon vos désirs.
- Le travail n'est pas une fin en soi. L'objectif est d'organiser votre horaire de travail de manière à ce que vous disposiez de temps libre prévisible pendant lequel vous pourrez prendre soin de vous, de votre famille et de vos intérêts.
Source: habr.com