On ne peut pas tout faire parfaitement : ce qui reste dans les coulisses du record Guinness

Vous souhaitez connaître l’avis des organisateurs de Digital Breakthrough sur le déroulement du concours ? Cet article ne contiendra rien sur l'échelle, le livre des records, les hauts fonctionnaires, les solutions uniques et l'organisation impeccable. Nous allons vous parler de nos principales erreurs – croyez-nous, elles étaient nombreuses. Mais il n’y a rien de mal à faire des erreurs, surtout si vous en tirez des leçons.

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Campagne de candidature

Au lieu de mille candidatures, mille questions

Soyons honnêtes : au tout début, nous avons été confrontés au problème que notre public ne comprenait pas très bien comment fonctionnent généralement les hackathons ; parmi les participants, il y avait de nombreux nouveaux arrivants qui ne connaissaient pas ce format. Ils s'intéressaient aux mécanismes de tenue de tels événements, aux systèmes d'évaluation des projets, aux critères de sélection d'un conseil d'experts et bien plus encore. Ainsi, au cours des premières semaines de la campagne de candidature, nous avons collecté non pas des inscriptions, mais un tas de questions sur divers sujets - souvent elles ne concernaient même pas le concours lui-même.

Nous en avons tiré une leçon : avant de lancer la collecte des candidatures, il est nécessaire de beaucoup communiquer avec les participants potentiels - de se plonger dans les spécificités de l'événement et de répondre aux questions sur toutes les étapes à venir.

En général, travaillez plus activement avec la communauté technologique, qui s'intéresse davantage non pas aux dernières réalisations des entreprises partenaires, mais à l'actualité de l'avancement de la compétition - pourquoi avez-vous choisi le format hackathon ? Comment s’adapte-t-il à notre concurrence ? Comment se dérouleront les tests en ligne ? Wow, les tests en ligne ont commencé – que faire ensuite ? Donc, je ne comprends pas - j'ai été testé, mais il n'y a aucun résultat. Quand le seront-ils ? Quelles seront les tâches au niveau régional ? Qui parie ? Qui siégera au conseil d’experts ? Comment avez-vous été sélectionné ?

Et ainsi de suite.

La leçon principale: Il ne suffit pas de dire : « Hé, nous sommes un concours de managers, d’informaticiens et de designers. Impliquez-vous bientôt. Et d’ailleurs, cela se fera sous forme de hackathons. Tout doit être expliqué en détail et étape par étape.

Tests en ligne

Erreurs dans les tests ou incompréhension de la tâche par différentes personnes ?

Pendant la phase de test en ligne, nos réseaux sociaux regorgeaient de messages d'insatisfaction concernant des erreurs dans les devoirs. Le problème était que les mêmes textes de tâches étaient perçus différemment par les spécialistes de différents domaines. Tout dépendait de la manière dont ils entraient dans la profession : ils étudiaient de manière indépendante ou possédaient des connaissances académiques approfondies et une formation appropriée. Leur perception de la sémantique et de la linguistique est très différente - cela devait être pris en compte lors de l'élaboration des tests.

Leçon principale : La prochaine fois, nous prévoyons de réunir des groupes de discussion régionaux composés de spécialistes dans divers domaines. Ils aideront à formuler des tâches pour des régions spécifiques.

Étapes régionales

Vous avez besoin de vous détendre en été

La toute première erreur est que nous avons choisi l'été pour organiser les étapes régionales - la saison des vacances et des vacances étudiantes, donc dans certaines villes très peu de personnes ont participé au hackathon.

Pour cette raison, nous avons réduit le nombre de nominations, ce qui a obligé les équipes à abandonner les tâches qu'elles voulaient initialement résoudre. Néanmoins, les villes où il n'y avait pas beaucoup de participants ont accompli toutes les tâches avec brio et ont montré que de bonnes solutions peuvent être trouvées même avec une petite équipe. Ce fut le cas, par exemple, à Iakoutsk et à Veliky Novgorod - toutes les équipes initialement venues au hackathon se sont qualifiées pour la finale.

Leçon principale : peut-être pas en été ?

Caractéristiques de chaque région

Les conditions dans lesquelles se déroulaient les hackathons régionaux dépendaient directement du partenaire local qui soutenait la compétition. Par conséquent, quelque part c'était mieux, et quelque part c'était pire. Tous n’ont pas compris les spécificités de tels événements et pourquoi les gens travaillent 24 heures sur 7, XNUMX jours sur XNUMX, dorment sur des poufs ou dans des tentes et mangent des petits pains à la cantine. Il y avait donc des lacunes dans certains aspects.

Nous exprimons notre profonde gratitude aux universités - elles nous ont aidé avec la plateforme, les experts, en invitant les médias et en collectant un entonnoir de participants. Travailler avec eux nous a aidé à mieux comprendre les spécificités des régions, ce qui rendra notre coopération plus efficace à l'avenir.

Leçon principale : la saison prochaine, il faudra organiser plus en détail le travail dans les régions et s'appuyer davantage sur nous-mêmes et sur notre expérience plutôt que sur des partenaires locaux.

Dans les régions, ils perçoivent l'information différemment

Les canaux permettant d'attirer des participants dans les villes de plus d'un million d'habitants et dans les régions fonctionnent de manière complètement différente. Si, par exemple, à Moscou et à Saint-Pétersbourg, il suffit de lancer de la publicité sur les réseaux sociaux et de « semer » dans les groupes où siège le public cible, alors dans les régions, le bouche à oreille et les appels à la participation des « influenceurs » locaux (administrations régionales) travaillent plus efficacement, blogueurs, universités, communautés informatiques).

Leçon principale : augmenter le nombre de canaux par lesquels nous travaillerons avec le public. Attirez davantage de leaders d’opinion et de blogueurs locaux.

Confus par des formulations vagues de tâches

Qu'est-ce qui peut le plus contrarier, voire irriter, les participants au hackathon ? Bien sûr, des tâches ennuyeuses et sous-développées. Lors des étapes régionales et finales, les équipes se sont plaintes du fait que la formulation des tâches n'était souvent pas entièrement claire et transparente.

Tout au long du concours, nous avons toujours essayé de suivre la règle : poser un problème de haute qualité => obtenir une solution de haute qualité. Mais nous admettons que cela ne s’est pas toujours passé ainsi. Dans des conditions où il y avait beaucoup de tâches et pour chacune d'elles leurs propres ensembles de données étaient émis... des échecs se produisaient. Mais tout a été compensé par l'aide d'experts qui n'ont jamais quitté les équipes, ont répondu à toutes les questions et ont travaillé sur des projets de toutes parts. C’est ce qui a influencé la qualité des prototypes qui en ont résulté.

Leçon principale : Pour formuler les tâches, nous embaucherons des spécialistes qui ont une compréhension approfondie des technologies avec lesquelles les participants travailleront. Ainsi, si nous nous fixons pour tâche de développer une application AR pour l'intérieur, nous aurons alors besoin d'un expert qui a déjà utilisé la réalité augmentée pour des solutions similaires.

Final

"Bonjour! Le hackathon arrive bientôt, mais ils ne nous ont pas envoyé de billets » ou des problèmes de logistique

Certains participants ont reçu tardivement des informations sur l'organisation de leur parcours vers la finale. Cela a provoqué une vague de questions et nous, en tant qu'organisateurs, avons été véritablement critiqués. Nous ne blâmerons personne - l'équipe du projet est bien entendu responsable de tous les retards. Le plus souvent, elles étaient dues au fait que dans la plupart des cas nous avions demandé de l'aide aux régions, mais chacune d'entre elles était capable d'organiser la logistique dans des délais différents. Nous y consacrerons plus de temps à l'avenir.

Leçon principale : Il est nécessaire d'informer en permanence les participants sur l'étape d'achat des billets, des réservations d'hôtel et autres transactions. Cela les aidera à être plus calmes et à attendre que les documents précieux arrivent par courrier.

Et bien sûr, la Guinness

Au départ, nous n'avions pas pour objectif d'entrer dans le Livre Guinness des Records. Mais au cours des étapes régionales, nous avons progressivement réalisé que nous avions toutes les chances d'y parvenir, et à l'approche de la finale, nous avons décidé : « Nous le ferons, chers collègues ! Tout se passait bien jusqu'à ce que les représentants du Livre Guinness des Records annoncent l'exigence selon laquelle les participants au hackathon ne doivent pas quitter les lieux pendant toute la journée de travail (12 heures). Ils n’ont eu la possibilité de quitter les lieux que pendant 40 minutes. Cela a affecté le mode standard de restauration et d'accès, ce qui a provoqué l'indignation des participants.

Leçon principale : Désormais, nous allons immédiatement découvrir tous les pièges qui peuvent survenir lors des différentes activités du concours et en informer les participants à l'avance.

Partagez dans les commentaires quelles autres erreurs ont été constatées dans l'organisation du concours ? Nous sommes toujours prêts à travailler pour améliorer les résultats !

Source: habr.com