Wy hawwe ferskate kearen skreaun oer hoe't ús technologyen helpe en sels ferwurkje ynformaasje fan elk type dokuminten en ynfiere gegevens yn boekhâlding systemen. Hjoed sille wy jo fertelle hoe't wy ymplementearre hawwe в - de grutste leveransier fan waarmte en hyt wetter yn Moskou.
Stel josels foar yn it plak fan in gewoane boekhâlder. Wy begripe dat dit net maklik is, mar besykje it dochs. Elke dei krije jo in grut oantal papieren rekkens, faktueren, sertifikaten, ensfh. En foaral in protte - yn 'e dagen foar it rapportearjen. Alle details en bedraggen moatte fluch en soarchfâldich wurde kontrolearre, opnij ynfierd en ynfierd yn it boekhâldingsysteem, transaksjes mei de hân útfiere en dokuminten nei it argyf stjoere, sadat se dan fuortendaliks kinne wurde yntsjinne foar ferifikaasje by ynterne auditors, de belestingtsjinst, taryf regeljouwing autoriteiten en oaren. Dreech? Mar dit is in lange-steande saaklike praktyk dy't bestiet yn in protte bedriuwen. Tegearre mei MOEK hawwe wy dit mânske wurk ferienfâldige en handiger makke. As jo ynteressearre binne yn hoe't it wie, wolkom by de kat.
De foto lit sjen Moskou CHPP-21, Jeropa grutste produsint fan termyske enerzjy. De waarmte opwekt op dit stasjon wurdt levere troch MOEK oan 3 miljoen ynwenners fan it noarden fan Moskou. .
MOEK hat in tsiental en in heale filialen yn Moskou. Se betsjinje 15 km ferwaarmingsnetwurken, 811 termyske stasjons en boilerhuzen, 94 ferwaarmingspunten en 10 gemaal, en bouwe en ynstallearje ek nije waarmtefoarsjenningssystemen. It bedriuw keapet in ferskaat oan apparatuer en tsjinsten foar saaklike aktiviteiten: . De tarieding fan dokuminten yn elke ôfdieling dy't de oankeap begjinne, wurdt útfierd troch spesjale meiwurkers - kontraktbehearders.
Hoe wurkje kontrakten yn in grut bedriuw? As kurators in oerienkomst oangean, krije se in protte wichtige papieren dokuminten fan har tsjinpartijen: leveringsnota's, sertifikaten fan tsjinstferliening, faktueren, sertifikaten, ensfh Typysk scant de kurator saaklike papieren en hechtet de scans dan oan 'e oarder yn' e ûndernimmingsboarne behear systeem. De finansjele kontrôler kontrolearret alle gegevens mei de hân. Hjirnei nimt de kurator de orizjinele dokuminten mei nei de boekhâlding. Of de koerier docht dit, en dan kin it ferpleatsen fan dokuminten langer duorje - fan ferskate oeren oant in pear dagen.
En alles soe goed wêze, mar, lykas yn in protte oare bedriuwen:
- Papieren kinne ferskate dagen by de boekhâldingsôfdieling komme foardat de rapportaazje wurdt yntsjinne. Dan moatte accountants dagen en nachten op har wurkplak trochbringe. Jo moatte mei de hân kontrolearje oft alle faktueren, faktueren ensfh goed ynfolle binne.Dan, as alles goed is, typt de meiwurker de gegevens op 'e nij yn it boekhâldingsysteem en makket postings. Tagelyk wurdt 90% fan 'e tiid fan' e boekhâlder bestege oan it werprintsjen fan gegevens - details, bedraggen, datums, itemnûmers, ensfh. Hjirtroch is d'r it risiko fan flaters.
- Dokuminten kinne komme mei flaters. En soms ûntbrekke guon rekkens of sertifikaten. Soms wurdt dat dúdlik yn de lêste dagen foardat de rapportaazje wurdt yntsjinne. Hjirtroch kin de timing fan goedkarring fan dokuminten fertrage wurde.
- Nei it meitsjen fan ynstjoerings bewarje accountants faktueren, faktueren en hannelingen yn aparte papieren en elektroanyske argiven. Wêrom is dit dreech? MOEK wurket bygelyks neffens tariven, en is dêrom ferplichte om har kosten geregeld te melden by de útfierende autoriteiten. En as de folgjende steat- of belestingkontrôle oan 'e boekhâldingsôfdieling komt, moatte meiwurkers lang nei dokuminten sykje.
Dit is hoe't de boekhâldingsôfdieling MOEK der eartiids út seach:
MOEK wie de earste yn 'e enerzjysektor dy't beslute om dizze regeling opnij op te bouwen en te ferienfâldigjen om transaksjes fluch te sluten en rapporten yn te tsjinjen, merkferoaringen yn oanbesteging better te beoardieljen en har finansjele strategy te planjen. It wie net maklik om it lange-steande wurksysteem fan 'e boekhâldingsôfdieling op har eigen te feroarjen, dus it bedriuw besleat it tegearre mei har partner te transformearjen - ABBYY.
Net earder sein as dien
In team fan ABBYY-spesjalisten hat in universele platfoarm ymplementearre foar yntelliginte ynformaasjeferwurking by MOEK en ynsteld:
- fleksibele beskriuwingen (sjabloanen foar dataekstraksje) foar dokumintferwurking. Wy hawwe yn detail praat oer wat it is en wêr't it foar nedich is op Habré и . Mei it brûken fan de oplossing ferwurket MOEK mear dan 30 soarten dokuminten (bygelyks in sertifikaat fan ynstallearre apparatuer of in sertifikaat fan agintskipkosten) en ekstrakten dêrfan mear dan 50 attributen (dokumintnûmer, totaalbedrach ynklusyf btw, namme fan keaper, ferkeaper, oannimmer, kwantiteit fan guod, ensfh.);
- in ferbining foar it útfieren fan kontrôles en it opladen fan gegevens, dy't ABBYY FlexiCapture, SAP en OpenText ferbûn. Mei tank oan de ferbining waard it mooglik om automatysk te kontrolearjen gegevens út 'e oarder en kontrakt mei help fan ferskate mappen. Wy sille prate oer dit hjirûnder;
- eksportearje fan dokuminten nei in elektroanysk argyf basearre op OpenText. No wurde alle dokumintscans op ien plak opslein;
- ûntwerp boekhâlding yngongen yn SAP ERP mei keppelings nei skend ôfbyldings fan dokuminten.
Dêrnei ûntwikkele ABBYY- en MOEK-meiwurkers in sykformulier sadat de boekhâlder yn sekonden wichtige akkounts fine koe troch elk attribuut yn it elektroanyske argyf en yntsjinje foar belestingkontrôles.
It sykjen is mooglik mei 26 ferskillende kritearia (de foto is te klikken):
Neidat MOEK it hiele systeem mei súkses testen hie, waard it yn wurking brocht. It hiele projekt, ynklusyf goedkarring, ferdúdlikingen en ferbetterings, waard foltôge yn 10 moannen.
Skema fan wurk nei ymplemintaasje fan ABBYY FlexiCapture:
Fielsto dat der neat feroare is? Ja, it saaklike proses bliuwt itselde, it is gewoan dat de measte funksjes no wurde útfierd troch de masine.
Wiring, klear!
Hoe is it no? Litte wy sizze dat de kurator fan 'e kontrakt in set fan primêre dokuminten krige foar in transaksje foar it leverjen fan pompen foar termyske krêftsintrales, of, bygelyks, de bou fan ferwaarmingsnetwurken. De spesjalist hoecht net mear de folsleinens en ynhâld fan 'e dokuminten sels te kontrolearjen, in koerier te neamen en de orizjinele dokuminten te stjoeren nei de boekhâlding. De kurator scant gewoan de ûndertekene set fan primêre dokuminten, en dan nimt technology it oer.
Mei help fan in netwurk skennen systeem, in meiwurker stjoert scans yn TIFF of PDF formaat nei syn hot map of e-mail. Dan iepenet hy it ABBYY FlexiCapture-webynfierstasjon en selekteart it type dokumint dat moat wurde ferwurke. Bygelyks "oankeap fan wurken / tsjinsten mei agintskipkosten", "ûntfangst fan materiaal en technyske middels (MTR)" of "eigendomsboekhâlding".
It type set bepaalt it oantal en soarten fereaske dokuminten en gegevens dy't it systeem moat klassifisearje, werkenne en ferifiearje.
De kurator uploadt scans foar erkenning. It systeem kontrolearret automatysk de oanwêzigens fan alle dokuminten, de ynhâld fan elk papier, en de tsjinner erkent de details - kontraktdatum, bedrach, adres, belestingidentifikaasjenûmer, kontrôlepunt en oare gegevens. Trouwens, MOEK is it earste enerzjybedriuw yn Ruslân dat dizze oanpak brûkt.
As de kurator net alle dokuminten hat uploade of as guon faktueren net alle gegevens befetsje, merkt it systeem dit op en freget de meiwurker fuortendaliks om de flater te korrigearjen:
It systeem klaagt en freget om de ûntbrekkende dokuminten ta te foegjen (hjirnei binne de skermôfbyldings te klikken):
It systeem merkte op dat it dokumint ferrûn is:
Sa hoecht de meiwurker net mear te bepalen oft it dokumint goed opsteld is. As alles goed is, dan passe de measte gegevenskontrôles automatysk direkt by it webyngongsstasjon. It is genôch om it folchoardernûmer yn te fieren yn SAP ERP. Hjirnei wurde de erkende gegevens fergelike mei ynformaasje ferwurke yn SAP: TIN en KPP fan 'e tsjinpartij, kontraktnûmers en bedraggen, BTW, produkt- of tsjinstnomenklatuer. It ferwurkjen en kontrolearjen fan ien dokumint duorret mar in pear minuten.
Mei de details - INN en KPP - kinne jo it winske bedriuw selektearje út 'e map:
As der in flater is yn 'e faktuer of faktuer, sil it dokumint net eksportearje nei it argyf. Bygelyks, as in dokumint ferkeard kompilearre is of ien fan 'e karakters is ferkeard erkend, sil it systeem dit oanjaan en de meiwurker freegje om alle ûnjildichheden te korrigearjen. Hjir is in foarbyld:
It systeem ûntdutsen dat Vasilek CJSC net is opnommen yn 'e list fan MOEK-leveransiers.
Hjirmei kinne meiwurkers flaters folgje foardat it dokumint de boekhâldingsôfdieling berikt.
As alle kontrôles mei súkses foltôge binne, dan wurdt yn ien klik in skande kopy fan it dokumint stjoerd nei it OpenText elektroanysk argyf, en in keppeling en in kaart mei har metadata ferskine yn SAP. In boekhâlder of kurator kin yn it elektroanyske argyf altyd in list mei dokuminten besjen foar de fereaske folchoarder en ynformaasje oer wa't de dokuminten ferwurke hat, yn hokker tiidframe en mei hokker resultaat.
Pyotr Petrovich seach yn it elektroanyske argyf, ...
...om te sjen wa't dokuminten uploade foar bestelling nr. 1111.
Nei it opladen fan gegevens en scans fan ABBYY FlexiCapture nei SAP, ferskynt in konsepttransaksje mei foarôf ynfolde gegevens en keppelings nei skansearre ôfbyldings fan dokuminten.
Draft wiring:
Dan krijt de boekhâlder in e-postnotifikaasje mei in keppeling nei it klear ûntwerp en scans. De spesjalist hoecht net mear te wrakseljen mei papier. Alles wat hy hoecht te dwaan is de scans te kontrolearjen foar it totale bedrach fan 'e transaksje, de oanwêzigens fan in segel en hantekening, en meitsje de transaksje. De boekhâlder besteget der no noch minder as in minút oan.
Projektresultaten
- Mei ABBYY-technologyen hat MOEK net allinich boekhâlding, mar ek finansjele kontrôle ferienfâldige en fersnelle. Om in post te meitsjen hoege meiwurkers net langer te wachtsjen op de koerier mei de orizjinele dokuminten - alles wat se hoege te dwaan is in scan te ûntfangen mei al ferifiearre gegevens út it elektroanyske argyf yn ien klik. Wier, in papieren dokumint is noch nedich. Mar no kin it letter nei de boekhâlding stjoerd wurde. As it dêr oankomt, sil de meiwurker it fakje "Oarspronklike ûntfongen" yn it boekhâldingsysteem kontrolearje.
- Meiwurkers krije fuortendaliks alle nedige gegevens oer de transaksje fan scans, meitsje transaksjes op 'e tiid en meitsje alle dokuminten foar rapportaazje foarôf. No binne se net bang foar sawol ynterne as eksterne ynspeksjes.
- Accountants fiere finansjele transaksjes 3 kear flugger, en MOEK slút de rapportaazje perioade 10 dagen earder.
- Alle MOEK-filialen bewarje boekhâldingsdokuminten yn ien elektroanysk argyf. Hjirmei kinne jo elke faktuer, kontrakt of akte fan foltôging fine, lykas alle attributen fan har (bedragen, BTW, produkt- of tsjinstbereiken) 4 kear rapper dan earder.
- De oplossing ferwurket mear dan 2,6 miljoen siden fan dokuminten per jier.
Yn stee fan in konklúzje
MOEK brûkt foar 2 jier no en yn dizze tiid haw ik statistiken sammele. It die bliken dat boekhâlders 95% fan de ynstjoerings meitsje sûnder feroaringen yn konsepten te meitsjen. Dat betsjut dat sokke berjochten yn de takomst folslein automatysk oerslein wurde kinne. It barde sa dat dit produkt eins de earste stap fan it bedriuw wie foar it yntrodusearjen fan eleminten fan "keunstmjittige yntelliginsje" yn 'e saaklike prosessen fan it bedriuw: MOEK ûntwikkelet in oerienkommende programma.
Oare Russyske bedriuwen automatisearje ek it wurk fan boekhâlding: it makket it ienfâldiger en handiger. Bygelyks, it brûken fan ABBYY-technologyen, de tsjinst foar finansjele kontrôle "» Untfangt wichtige saaklike ynformaasje 2 kear rapper en besteget 20% minder tiid oan it sykjen nei de nedige faktueren en leveringsnota's. Intelligente technologyen foar ynformaasjeferwurking helpe de meiwurkers fan 'e boekhâldingsôfdieling fan' e holding "» fine fuortendaliks de nedige finansjele dokuminten tidens massale belestingkontrôles. Yn 2019 binne de spesjalisten fan it bedriuw fan plan om sawat 10 miljoen siden mei dokuminten te ferwurkjen.
Wolle jo mear witte oer it MOEK en ABBYY projekt? Op 3 april om 11 oere sil plakferfangend haad fan it MOEK Information Technology Center Vladimir Feoktistov prate oer de details fan 'e saak op in frije . Doch mei as jo fragen stelle wolle.
Elizaveta Titarenko,
ABBYY bedriuwsblogredakteur
Boarne: www.habr.com