In mienskiplike flater fan begjinnende sakelju is dat se net betelje genôch omtinken oan it sammeljen en analysearjen fan gegevens, optimalisearjen fan wurk prosessen en tafersjoch op wichtige yndikatoaren. Dit resultearret yn fermindere produktiviteit en suboptimale fergriemerij fan tiid en middels. As prosessen min binne, moatte jo deselde flaters ferskate kearen korrigearje. As it oantal kliïnten tanimt, wurdt de tsjinst minder, en sûnder gegevensanalyse is d'r gjin dúdlik begryp fan wat ferbettere wurde moat. As gefolch, besluten wurde makke op in eigenwille.
Om kompetitive te wêzen, moatte moderne bedriuwen, neist kwaliteitsprodukten en tsjinsten, transparante prosessen hawwe en analytyske gegevens sammelje. Sûnder dit is it lestich om de echte stân fan saken yn bedriuw te begripen en de juste besluten te nimmen. Dêrom is it wichtich om yn jo arsenal de nedige ark te hawwen dy't net allinich handich binne om te brûken, mar kinne jo ek jo wurk ferienfâldigje en de meast transparante prosessen mooglik meitsje.
Hjoed is d'r in grut oantal ark en oplossingen. Mar de measte ûndernimmers net brûke se omdat se of net sjogge de wearde yn harren, of net begripe hoe te brûken se, of se binne djoer, of yngewikkeld, of 100500 mear. Mar dejingen dy't it útfûn hawwe, fûn of makke sokke ark foar harsels hawwe al in foardiel op middellange termyn.
Foar mear dan 10 jier haw ik IT-produkten en -oplossingen makke dy't bedriuwen helpe om winsten te fergrutsjen troch automatisearring en digitale transformaasje fan prosessen. Ik haw holpen om tsientallen startups te finen en tsientallen online ark te meitsjen dy't wurde brûkt troch hûnderttûzenen minsken oer de hiele wrâld.
Hjir is ien fan 'e goede foarbylden yn myn praktyk dy't de foardielen fan digitale transformaasje toant. Foar ien lyts Amerikaansk advokatekantoar hawwe myn team en ik in ark makke foar it generearjen fan juridyske dokuminten, it koe advokaten dokuminten rapper generearje. En letter, nei it útwreidzjen fan de funksjonaliteit fan dit ark, hawwe wy in online tsjinst makke en it bedriuw folslein omfoarme. No tsjinje se klanten net allinich yn har stêd, mar yn it heule lân. Oer trije jier is de kapitalisearring fan it bedriuw ferskate kearen groeid.
Yn dit artikel sil ik de echte ûnderfining mei jo diele fan it meitsjen fan in transparant systeem foar it kontrolearjen fan wichtige saaklike yndikatoaren. Ik sil besykje de wearde fan it brûken fan digitale oplossingen yn te bringen, ik sil sjen litte dat it net dreech is en net altyd djoer. Dus, litte wy gean!
Hoe it alles begon
As jo wat hawwe wolle dat jo noait hân hawwe, dan moatte jo wat dwaan dat jo noait dien hawwe.
Coco Chanel
Myn frou wie wurch fan in kreamferlof, en wy besletten om te iepenjen in lyts bedriuw - in boartersplak foar bern. Sûnt ik haw myn eigen bedriuw, soarget myn frou hielendal foar it spultsje keamer, en ik help mei strategyske problemen en ûntwikkeling.
De details fan it iepenjen fan in bedriuw binne in folslein oar ferhaal, mar op it poadium fan it sammeljen fan gegevens en analysearjen fan konkurrinten, neist it markearjen fan 'e spesifike problemen fan dit bedriuw, hawwe wy omtinken jûn oan' e problemen fan ynterne prosessen dêr't de measte konkurrinten net mei wrakselen .
Ta myn ferrassing holden yn 'e XNUMXe ieu hast gjinien CRM yn hokker foarm dan ek; in protte bewarre records skriftlik, yn notebooks. Tagelyk klagen de eigners sels dat meiwurkers stelle, flaters meitsje by it berekkenjen en dat se in protte tiid moatte besteegje oan it opnij berekkenjen en kontrolearjen mei yngongen yn it boekhâldingsboek, gegevens oer reservearrings en boarch binne ferlern, kliïnten ferlitte om redenen ûnbekend foar harren.
It analysearjen fan de sammele gegevens, wy realisearre dat wy net wolle werhelje harren flaters en wy moatte in transparant systeem dat sil ferminderje dizze risiko's ta in minimum. As earste binne wy begûn te sykjen nei klearmakke oplossingen, mar wy koenen net fine dy't folslein foldogge oan ús easken. En doe besleat ik myn eigen systeem te meitsjen, hoewol net ideaal, mar wurkje en goedkeap (hast fergees).
By it kiezen fan in ark haw ik rekken holden mei de folgjende kritearia: it moat goedkeap wêze, it moat fleksibel en tagonklik wêze, en it moat maklik te brûken wêze. Ik koe in folweardich, krêftich en djoer systeem skriuwe foar dit bedriuw, mar wy hienen net folle tiid en in lyts budzjet, plus wy begrepen net folslein oft ús projekt soe wurkje, en it soe ûnferstannich wêze om in protte boarnen te besteegjen oan dit systeem. Dêrom, op it stuit fan it testen fan de hypoteze, besleat ik om te begjinnen mei MVP (Minimum Viable Product - minimum libbensfetbere produkt) en meitsje in wurkjende ferzje yn de koartst mooglike tiid mei minimale ynvestearrings, en oer de tiid, ôfmeitsje of opnij.
As resultaat foel myn kar op Google-tsjinsten (Drive, Blêden, Calendar). De wichtichste boarne fan ynfier-/útfierynformaasje is Google Sheets, om't myn frou ûnderfining hat mei it wurkjen mei spreadsheets, kin se as nedich wizigingen meitsje op har eigen. Ik haw ek rekken holden mei it feit dat it ark ek sil wurde brûkt troch meiwurkers dy't miskien net heul goed binne yn it brûken fan in kompjûter, en har learje hoe't se gegevens yn in tabel ynfiere sil folle makliker wêze as se leare hoe't se mei guon spesjalisearre wurkje programma lykas 1C.
De gegevens ynfierd yn 'e tabellen feroaret yn echte tiid, dat is, op elk momint kinne jo de situaasje fan' e saken fan it bedriuw sjen, feiligens is ynboud, jo kinne tagong beheine ta bepaalde persoanen.
Untwikkeling fan arsjitektuer en gegevensstruktuer
De boarterskeamer foar bern biedt ferskate basistsjinsten.
- Standert besite - as in klant tiid keapet yn 'e boarterskeamer fan syn bern.
- Tafersjoch besite - as in klant tiid keapet yn 'e boarterskeamer fan syn bern en ekstra betellet foar tafersjoch. Dat is, de kliïnt kin it bern ferlitte en oer syn bedriuw gean, en de keamerarbeider sil sjen en boartsje mei it bern yn 'e ôfwêzigens fan' e âlder.
- Iepen jierdei - de klant hiert in aparte tafel foar iten en sitplakken gasten en betellet foar in standert besite oan it spultsje keamer, wylst de keamer wurket as gewoanlik.
- Gesloten jierdei - de klant hiert it heule pân; yn 'e hierperioade akseptearret de keamer gjin oare kliïnten.
It is wichtich foar de eigner om te witten hoefolle minsken de keamer besocht hawwe, hokker leeftyd se wiene, hoefolle tiid se trochbrocht hawwe, hoefolle jild se fertsjinne hawwe, hoefolle útjeften der wiene (it bart faak dat de behearder wat keapje moat of betelje foar eat, bygelyks, levering of wetter), Hoefolle jierdei wiene der?
Lykas elk IT-projekt begon ik troch te tinken troch de arsjitektuer fan it takomstige systeem en de gegevensstruktuer út te wurkjen. Om't de frou de lieding hat oer it bedriuw, wit se alles wat se nedich is om te sjen, te kontrolearjen en te regearjen, sadat se hannele as de klant. Tegearre hawwe wy in brainstorm hâlden en easken foar it systeem opsteld, op basis wêrfan ik de funksjonaliteit fan it systeem trochtocht en de folgjende struktuer fan bestannen en mappen yn Google Drive makke:
It dokumint "Gearfetting" befettet algemiene ynformaasje oer it bedriuw: ynkomsten, útjeften, analytics
It dokumint útjeften befettet ynformaasje oer de moanlikse útjeften fan it bedriuw. Foar gruttere transparânsje, ferdield yn kategoryen: kantoarkosten, belestingen, personielskosten, advertinsjekosten, oare útjeften.
Moanlikse útjeften
Gearfetting tabel fan útjeften foar it jier
De map Ynkommen befettet 12 Google Sheets-bestannen, ien foar elke moanne. Dit binne de wichtichste wurkdokuminten dy't meiwurkers elke dei ynfolje. Se befetsje in ferplichte ljepper fan it dashboard en ljeppers foar elke wurkdei. It ljepblêd dashboard toant alle nedige ynformaasje foar de aktuele moanne foar in fluch begryp fan saken, en lit jo ek prizen ynstelle en tsjinsten tafoegje.
Dashboard ljepper
Deistich ljepper
Yn it proses fan saaklike ûntwikkeling begûnen ekstra behoeften te ferskinen yn 'e foarm fan koartingen, abonneminten, ekstra tsjinsten en eveneminten. Wy hawwe ek dit alles yn 'e rin fan' e tiid ymplementearre, mar dit foarbyld lit de basisferzje fan it systeem sjen.
Skepping fan funksjonaliteit
Nei't ik de wichtichste yndikatoaren útfûn, de arsjitektuer en gegevensútwikseling tusken entiteiten útwurke, begon ik mei ymplemintaasje. It earste ding dat ik dien wie in Google Sheet-dokumint oanmeitsje yn myn ynkommensmap. Ik haw der twa ljeppers yn makke: dashboard en de earste dei fan 'e moanne, wêryn ik de folgjende tabel tafoege.
Main wurkblêd
Dit is it haadwurkblêd wêrmei de behearder sil wurkje. Hy moat gewoan de fereaske fjilden ynfolje (yn read markearre), en it systeem sil automatysk alle nedige yndikatoaren berekkenje.
Om ynfierflaters en gemak te ferminderjen, waard it fjild "Besykstype" ymplementearre as in dellûklist fan 'e levere tsjinsten, dy't wy kinne bewurkje op' e dashboardside. Om dit te dwaan, foegje wy gegevensferifikaasje ta oan dizze sellen en jouwe it berik oan wêrfan de gegevens nimme moatte.
Om minsklike flater yn berekkeningen te ferminderjen, haw ik in automatyske berekkening tafoege fan 'e oeren dy't de kliïnt yn' e keamer trochbrocht hat en it bedrach fan jild.
Om dit te dwaan, moat de behearder gewoan de oankomsttiid fan 'e kliïnt (kolom E) en fertrektiid (kolom F) markearje yn it formaat HH: MM. Om de totale tiid te berekkenjen dy't in klant yn 'e spielkeamer besteget, brûk ik dizze formule:
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)Om automatysk it bedrach fan jild foar it brûken fan tsjinsten te berekkenjen, moasten wy in kompleksere formule brûke, om't de priis fan in oere kin ferskille ôfhinklik fan it type tsjinst. Dêrom moast ik de gegevens bine oan 'e tsjinstentabel op' e dashboardside mei de QUERY-funksje:
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)Njonken de haadaksjes haw ik ekstra funksjes tafoege om net winske IFERROR- of ISBLANK-flaters te eliminearjen, lykas de ROUNDDOWN-funksje - om net te bemuoien mei de lytse dingen, rûn ik it definitive bedrach nei ûnderen ôf, nei de kliïnt.
Neist it haadynkommen (ferhiertiid) is der yn in bernespul ekstra ynkomsten yn 'e foarm fan tsjinsten of de ferkeap fan boartersguod, en meiwurkers meitsje wat lytse útjeften, bygelyks it beteljen fan drinkwetter of it keapjen fan snoep foar kompliminten, dit alles moat ek rekken hâlden wurde.
Dêrom haw ik noch twa tabellen tafoege wêryn wy dizze gegevens sille opnimme:
Om it makliker te meitsjen om mei de tekens te wurkjen, haw ik se kleure en betingst opmaak tafoege oan 'e sellen.
De haadtafels binne klear, no moatte jo de wichtichste yndikatoaren yn in aparte tabel pleatse, sadat jo dúdlik kinne sjen hoefolle jo op in dei hawwe fertsjinne en hoefolle fan dit jild yn 'e kassa stiet en hoefolle op' e kaart stiet.
Om it jild per betellingstype totaal te meitsjen, haw ik de QUERY-funksje wer brûkt:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")Oan 'e ein fan' e wurkdei hoecht de behearder allinich de ynkomsten dûbel te kontrolearjen en hoecht gjin hânmjittige herberekkening te dwaan. Wy twinge in persoan net om ekstra wurk te dwaan, en de eigner kin de situaasje op elk momint besjen en kontrolearje.
Alle nedige tabellen binne klear, no sille wy de ljepper gewoan duplisearje foar elke dei, nûmer it en krije it folgjende.
Grut! Hast alles is klear, alles wat oerbliuwt is om alle wichtichste yndikatoaren foar de moanne te werjaan op it ljepblêd fan it dashboard.
Om it totale ynkommen foar de moanne te krijen, kinne jo de folgjende formule skriuwe
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1wêr D1 is de sel mei deistige ynkomsten, en '1', '2' ensafuorthinne binne de namme fan de ljepper. Op krekt deselde wize krij ik gegevens oer ekstra ynkomsten en útjeften.
Foar dúdlikens haw ik besletten om de totale profitabiliteit per kategory te werjaan. Om dit te dwaan, moast ik in komplekse seleksje meitsje en groepearje fan alle ljeppers, en dan lege en ûnnedige rigels filterje en fuortsmite.
Profitabiliteit per kategory
It ark foar haadynkommensboekhâlding is klear, no sille wy it bestân gewoan duplisearje foar elke moanne fan it jier.
Nei't ik in ark makke foar it rekkenjen en kontrolearjen fan ynkomsten, bin ik begon te meitsjen fan in kostentabel wêryn wy alle moanlikse útjeften sille rekken hâlde: hier, lean, belestingen, oankeap fan guod en oare útjeften.
Yn 'e map fan it aktuele jier haw ik in Google Sheet-dokumint makke en 13 ljeppers, in dashboard en tolve moannen tafoege.
Dashboard ljepper
Foar dúdlikens haw ik yn it ljepblêd fan it dashboard alle nedige ynformaasje gearfette oer finansjele útjeften foar it jier.
En yn elke moanlikse ljepper haw ik in tabel makke wêryn wy alle cashkosten fan it bedriuw per kategory sille byhâlde.
Moanne tab
It die bliken hiel handich te wêzen, no kinne jo alle útjeften fan it bedriuw sjen en kontrolearje, en as it nedich is, sjoch nei de skiednis en sels analytiken dwaan.
Sûnt ynformaasje oer ynkomsten en útjeften leit yn ferskate bestannen en is net heul handich om te kontrolearjen, besleat ik ien bestân te meitsjen wêryn ik alle relevante ynformaasje kompilearre dy't nedich is foar de eigner om it bedriuw te kontrolearjen en te behearjen. Ik neamde dit bestân "Gearfetting".
draaitafel
Yn dit bestân haw ik in tabel makke dy't moanlikse gegevens fan tabellen ûntfangt, dêrfoar brûkte ik de standertfunksje:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")dêr't ik trochjaan it dokumint ID as de earste argumint, en de ymportearre berik as de twadde parameter.
Doe haw ik de jierlikse saldo gearstald: hoefolle waard fertsjinne, hoefolle waard útjûn, wat wie de winst, profitabiliteit. Visualisearre de nedige gegevens.
En foar it gemak, sadat de bedriuwseigner alle gegevens op ien plak kin sjen en net troch bestannen rinne, haw ik de mooglikheid yntegreare om elke moanne fan it jier te selektearjen en wichtige yndikatoaren yn echt tiid te sjen.
Om dit te dwaan, haw ik in keppeling makke tusken moanne en dokumint ID
Dan haw ik in dellûklist makke mei "Data -> Data Validation", spesifisearre it berik fan 'e keppeling en konfigureare ymport mei in dynamyske keppeling nei it dokumint
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")konklúzje
Lykas jo kinne sjen, is it ferbetterjen fan de prosessen yn jo bedriuw net sa dreech as it liket, en jo hoege gjin superfeardigens te hawwen om it te dwaan. Fansels hat dit systeem in protte tekoarten, en as it bedriuw groeit, sil it ûnmooglik wêze om it te brûken, mar foar in lyts bedriuw as oan it begjin by it testen fan in hypoteze is dit in poerbêste oplossing.
Dizze spultsje keamer hat wurke oan dizze oplossing foar it tredde jier, en allinnich dit jier, as wy al dúdlik begripe alle prosessen, wy kenne ús klant en de merk. Wy besletten om in folweardich ark foar online bedriuwsbehear te meitsjen.
PS
It brûken fan Google Sheets om jo bedriuw te kontrolearjen is net heul handich, foaral fan jo tillefoan. Dat die ik , dy't alle wichtige saaklike yndikatoaren yn realtime werjaan yn in handich formaat
Boarne: www.habr.com