Hallo elkenien, myn namme is Konstantin Kuznetsov, ik bin de CEO en oprjochter fan RocketSales. Op it IT-fjild is d'r in hiel gewoan ferhaal as de ûntwikkelingsôfdieling yn har eigen universum libbet. Yn dit universum binne d'r luchtbevochtigers op elk buroblêd, in bosk gadgets en skjinmakkers foar monitors en toetseboerden, en, nei alle gedachten, in eigen taak- en projektbehearsysteem.
Wat is de grutte deal?
Miskien foar guon is it neat. Mar wy rûnen yn in probleem. Wy bouwe en automatisearje ferkeapsystemen, implementearje CRM, en meitsje wolkynfrastruktuer foar bedriuw. Neist de ûntwikkelings- en produksjeôfdielingen omfetsje klantprojekten faak marketeers, ferkeapers, accountants en oare meiwurkers. En wy begûnen te tinken oer hoe't jo in effektyf proses foar projektbehear organisearje.
As it ûntwikkelings- en produksjeproses is organisearre yn in platfoarm lykas Jira of GitLab, dan gjinien útsein ûntwikkeling begrypt wat wat is. Om in meiwurker fan tredden by in projekt te belûken, moatte jo mei him moetsje, de kontekst útlizze, de taak earne opnimme, dan de graad fan reewilligens kontrolearje yn wurkchats, it resultaat krije fia it petear en it ynfiere yn Jira. En sa elke kear.
Untwikkeling wurdt ôfsnien fan oare ôfdielingen fan it bedriuw, se witte net hoe't se ús belûke, en wy witte net oft se ús dielname nedich hawwe.
In pear jier lyn ûntdutsen wy it Asana-platfoarm. Yn dit materiaal wol ik jo fertelle hoe't wy it proses fan ûntwikkeling en produksjebehear organisearre hawwe om:
- it hiele bedriuw wurke yn ien ekosysteem,
- elkenien hie genôch funksjonaliteit,
- it wie mooglik om de kosten fan elk projekt yn oeren en jild te skatten,
- it wurk mei klanten wie lang: net yn it ramt fan ien taak, mar yn it ramt fan in hiel projekt mei in konstante efterstân oan ideeën.
In bytsje oer it learen fan Asana
Ik haw 10 jier trochbrocht op syk nei handige software foar projektbehear. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 en tsientallen oare taaktrackers hawwe de sterktetest net trochjûn. Doe fûn ik Asana. En alles slagge.
Neffens ús is dit it bêste en rapst groeiende platfoarm foar taak- en projektbehear. Tsjintwurdich is Asana de wrâldlieder yn populariteit en brûkerstefredenheid. Dit wurdt bewiisd troch de g2 rating chart.
Wy binne fans fan Asana, wy binne sels sertifisearre om it foar ús kliïnten út te fieren.
Ik sil koart beskriuwe it proses fan ferkeap oant projekt útfiering
Sûnt wy IT-tsjinsten ferkeapje, is ús trechter frij lang en, nei it ein, komt it yn 'e produksje- en, soms, ûntwikkelingsôfdieling.
De ferkeap ôfdieling fiert standert manipulaasjes: audit, goedkarring fan CP, ûndertekening fan in oerienkomst, oerdracht fan de transaksje nei produksje. Produksje kin it kontrakt net akseptearje: it moat it budzjet oanjaan, de datum fan oerdracht nei produksje, en it skatte tiidfûns foar de útfiering fan it projekt.
Mei tank oan de kombinaasje amoCRM + Asana, by it oerdragen fan in transaksje fan 'e ferkeapôfdieling nei produksje en werom, wurdt it wurk oeral net ûnderbrutsen. Blau jout it gebiet fan ferantwurdlikens fan 'e ferkeapôfdieling oan, oranje jout de produksjeôfdieling oan, en roze jout de ûntwikkelingsôfdieling oan.
It is wichtich dat de ûntwikkelingsôfdieling, yn tsjinstelling ta de ûntwerpôfdieling, net by elk projekt belutsen is. Soms fereasket it opsetten fan in systeem gjin oanpaste oplossingen.
Dus, doe't de manager it projekt foar produksje akseptearre, giet de ferkeapmanager yn 1 klik nei Asana (skermôfbylding). Fan amoCRM wurdt it projekt automatysk makke yn Asana.
In taak (taak) mei in projektkaart en kommersjele foarstellen wurdt automatysk oanmakke op it mienskiplike kliïntprojektboerd. Alle kliïnten dy't op it stuit yn produksje binne wurde hjir werjûn. Hjir wurdt in ferantwurdlike manager beneamd, deadlines wurde ynsteld, it type wurk wurdt selektearre en taakstatussen wurde feroare.
De manager kin elk fan 'e foarstelde automatyske saaklike prosessen yn' e taak starte:
- Sykje / meitsje in kliïntprojekt + Taheakje dêr in taak ta
- Folje de taak yn mei transaksjeynformaasje
- Meitsje in deal fan 'e hjoeddeistige taak
It projekt is fol mei alle gegevens spesifisearre yn amoCRM. Ofhinklik fan it type tsjinst wurdt fuortendaliks in set subtaken makke om de eigentlike blokken fan wurk út te fieren. De projektmanager bliuwt detaillearre taken te ûntbinen, ferantwurdlikheden en deadlines tawize.
Dit bestjoer helpt om nije projekten oan te nimmen. Mar it kontrolearjen fan de hjoeddeistige statusen en de oanwêzigens fan projekten dy't dêrop yn gefaar binne, is ûngemaklik.
Hoe't wy de taken en projekten fan kliïnten groepearje
Fan it algemien bestjoer fan alle projekten foeget de manager it projekt ta oan noch 3 bestjoeren:
- persoanlike ried fan klant;
- portfolio fan aktive kliïnten;
- manager syn portfolio.
Litte wy útfine wêrom't wy elk fan 'e entiteiten nedich binne.
Yn it skermôfbylding sjogge jo klant syn persoanlike bestjoer.
Wêrom dit boerd?
Earder tochten wy oan taken. Ik foltôge de taak en gie in oare te dwaan. It die bliken dat wy foar de klant krekt de hoemannichte wurk dien wêr't hy om frege. Mar wy woenen relaasjes op lange termyn bouwe, dus wy ferhuze fuort fan wurkjen mei taken nei wurkjen mei kliïnten.
Wy soargje derfoar dat alle ideeën foar ferbetterings foar de klant opskriuwe. Sels as it in gedachte is dy't by ûngelok yn 'e loft is smiten troch de kliïnt, reparearje wy it en meitsje it ôf. Dit is hoe't in efterstân fan taken wurdt foarme; it wurk mei de klant einiget net.
Wat stiet der op dit boerd?
Us Asana is ferbûn mei ferskate tsjinsten:
- CRM-systeem (foar ynteraksje mei de ferkeapôfdieling),
- TimeDoctor (foar tiid tracking),
- ERP-systeem (foar it aggregearjen fan alle gegevens yn ien ynterface).
Wy hawwe in fluch kontrôlepaniel foar boarnen yntrodusearre yn Asana. Jo wize op de plaat boppe de taak en sjoch wa't wurke oan de taak en foar hoe lang, en hokker bonus sy fertsjinne.
It wurk fan 'e produksjeôfdieling wurdt rûsd troch de oere, dus it wie wichtich foar ús om strikt te kontrolearjen hoefolle tiid elke meiwurker bestege oan it oplossen fan kliïntproblemen.
Wat binne de foardielen fan it brûken fan in boerd?
As gefolch, yn it ERP-systeem sjogge wy Projektrapport. Transaksjestatus, projektdielnimmers, projektbudzjet, oantal oeren wurke en deadlines.
Wy kinne de kosten fan ferlykbere ûntwikkelingsprojekten foarsizze, KPI-berekkeningen wurde absolút transparant en d'r is gjin romte foar yllúzjes dat ûntwikkeling mar in pear oeren duorret. As it nedich is, hawwe wy altyd in ynterface dy't wy kinne sjen litte oan de klant foar rapportaazje.
Asana Aktetassen
Dizze funksjonaliteit is in lange tiid ymplementearre yn Asana. Mar wy hawwe it net daliks wurdearre. Yn it earstoan sammele wy gewoan alle projekten fan ús managers yn portefúljes. It die bliken dat yn syn tiid by it bedriuw Denis Kiselev wurke mei 61 kliïnten.
It is cool om te witten, mar net genôch om te rjochtfeardigjen de tiid bestege oan it sammeljen. En wy skoarden op aktetassen. Alles feroare doe't wy in projekt yn Asana lykstelde oan ien transaksje yn it CRM-systeem.
Earder abonnearre de manager op alle projekten en krige notifikaasjes fan alle wizigingen yn it Postfak (notifikaasjefeed). Elke statusupdate en nije opmerking waarden werjûn yn 'e feed, begjinnend mei de nijste. Moandei gie de manager sitten en foltôge taken út 'e postfak opfolgjend. Der waard net praat oer prioriteiten, en soms waarden wichtige taken nea berikt.
No is d'r in wurknimmersportfolio en in projektôfdielingsportefeuille. Yn 'e earste beheart de manager syn projekten, de twadde jout de manager kontrôlefunksjonaliteit oangeande de hjoeddeistige wurkdruk fan alle meiwurkers.
Portfolio fan 'e ûntwerpôfdieling
Op it skermôfbylding kinne jo projekten sjen sorteare op meiwurker.
Ien kear yn 'e wike fernijt de projektmanager de status fan elk projekt. Skriuwt wat der ferline wike dien is en wat der de kommende wike pland is. Stelt ien fan trije tags yn: ûnder kontrôle, by risiko, der binne problemen.
De manager kin fluch beoardielje:
- hjoeddeistige folume fan kliïnten yn 'e ûntwerpôfdieling,
- oantal projekten yn it wurk foar elke manager,
- oantal efterstallige taken op projekten,
- oanwêzigens fan problemen en de needsaak om belutsen te wurden by projekten,
- projektdeadlines, tiid bestege, trechterstadium en projektprioriteit.
Portfolio's helpe ús ek mei rapportaazje. Nei it bywurkjen fan de projektstatus wurdt in rapport oer it foltôge en plande wurk automatysk stjoerd nei it klantpetear.
Portefúlje fan wurknimmers
Sels it haad fan de ûntwerpôfdieling hat syn eigen portfolio. As, pah-pah-pah, hy syn autoriteit ferwideret, sil de nije persoan alle projekten ûnder syn kontrôle sjen, dy't hy moat trochgean te kontrolearjen.
Line-meiwurkers wurdearre ek it gemak fan load planning yn 'e portefúlje. Yn 'e ljepper "Laad" analysearret Asana it folume fan taken mei rekken hâldend mei deadlines en warskôget as in meiwurker in tefolle folume fan taken hat pland. Jo kinne deadlines feroarje en details oanpasse sûnder dizze ljepper te ferlitten.
Bug oplossen en oanpaste ûntwikkeling
Wy hawwe in apart team ferantwurdlik foar ûntwikkeling. As ûnderdiel fan in saaklik proses krijt it taken fan twa soarten:
- bug,
- nije ûntwikkeling.
Bugs wurde kontrolearre, beoardiele op kritike en oerdroegen oan it wurk troch de technyske stipe tsjinst.
Untwikkelingstaken komme of fan 'e ynterne produktefterstân fan it bedriuw of fan' e projektmanager as d'r in oerienkommende fersyk is fan 'e klant.
It ûntwikkelingsproses, yn 't algemien, sjocht der sa út.
Taken falle op it ûntwikkelingsboerd yn Asana. Hjir is se.
De taakdirekteur selekteart it type "Bug" of "Feature", stelt de mjitte fan krityk yn, jout de klant oan, en de ynterne ôfdielingen fan it bedriuw dat de taak beynfloedet. As de taak foldocht oan alle easken fan 'e ynterne regeljouwing, klikt de direkteur op it bliksempictogram yn' e boppeste balke boppe de taak en start it automatyske saaklike proses "Evaluearje yn ûntwikkeling".
It haad fan 'e ûntwikkeling ôfdieling krijt in melding oer in nije taak foar beoardieling, en de taak sels wurdt ferpleatst nei in apart bestjoer mei deselde namme foar de doer fan' e beoardieling.
Nei beoardieling ferpleatst de manager de taak nei in sprint dy't oerienkomt mei de moanne fan plande foltôging. Taken binne altyd op ferskate buorden tagelyk:
- op it persoanlike bestjoer fan de projektmanager,
- op it ried foar technyske stipe,
- op de ûntwikkeling board.
Alle dielnimmers en meiwurkers dy't de taak kontrolearje, sjogge de fuortgong fan 'e taak, ûntfange notifikaasjes en fiere diskusjes direkt yn' e opmerkingen oer de taak. As in taak foltôge is, "nimt" de projektmanager as ferantwurdlike spesjalist foar technyske stipe it oan har kant om troch te wurkjen oan it projekt.
Wat barde doe't wy de ûntwikkelings- en produksjeôfdielingen werombrochten yn ien omjouwing mei it team?
Earst, klantprojekten binne langere termyn wurden. Troch de hieltyd oanfolle efterstân gie de gemiddelde rekken omheech.
Twad, de kwaliteit fan projekten is gâns ferbettere, om't de ûntwikkelingsôfdieling op elk momint fragen stelle koe oan marketing, ferkeap, boekhâlding, ensfh. Wy koene de nedige kompetinsjes fan it team op 'e tiid ferbine en oplossingen biede fan in folslein oar nivo.
Tredde meiwurkers, managers en kliïnten krigen folsleine transparânsje yn plande en foltôge taken. Wy learden hoe't jo projekten beheare en realisearre dat dit in absolút technysk proses is wêrfan de minsklike faktor hast folslein eliminearre wurde kin.
Fjirde, it team is mear ferienige wurden. Earder hiene meiwurkers net folle idee wat de mytyske ûntwikkelings- en produksjeôfdielingen diene.
No, sjoen it proses fan ûntwikkeling en technyske konfiguraasje fan systemen:
- de ferkeapôfdieling fynt yn har ideeën en ynspiraasje oer hoe te ferkeapjen,
- marketeers nimme geregeld nuttige ynhâld foar berjochten, artikels, posysjonearring en advertinsjeteksten,
- managers analysearje klant behoeften en gedrach, oanpasse strategy.
It resultaat wie in win-win-win-transformaasje wêryn wy, ús kliïnten en ús partners profitearren. Ik soe bliid wêze as jo jo miening diele yn 'e opmerkingen: wie d'r wat nuttich yn myn artikel en hokker metoaden foar projektbehear brûke jo yn ûntwikkeling!
Boarne: www.habr.com