Is pointe pianmhar é comhoibriú d’uirlisí oifige traidisiúnta. Nuair a bhíonn deichniúr ag obair ar chomhad ag an am céanna, caitear níos mó ama agus iarrachta ní ar eagarthóireacht, ach ar athruithe agus a gcuid údair a chuardach. Tá sé seo casta ag na hiarratais go leor nach bhfuil ag luí i gcónaí. Bealach amháin chun an fhadhb seo a réiteach ná aistriú go seomraí oifige scamall-bhunaithe. Níl go leor acu ann, agus inseoimid duit conas a sháraigh muid coimeádachas fostaithe Forex Club agus go raibh siad in ann cuideachta dáilte le céad oifig a aistriú chuig G Suite i gceann cúpla mí.
Cén fáth ar shocraigh tú an t-aistriú a dhéanamh?
De ghnáth cuimhnítear ar Forex Club i gcomhthéacs trádála ar líne ar rátaí malairte eachtraí. Ach oibríonn an chuideachta seo le roinnt cineálacha ionstraimí airgeadra i dtíortha éagsúla an domhain. Mar gheall air seo, tá bonneagar TF an-chasta aige lena ardán féin do chliaint.
Ag an am a bhuaileamar, bhain cúloifig na cuideachta úsáid as roinnt ardán agus feidhmchlár éagsúla. Ba í an phríomhuirlis oibre a bhí ag formhór na bhfostaithe ná sraith oifig Microsoft agus post ar Zimbra. Thar aon ní eile bhí forstruchtúr de stóráil bhreise, cúltacaí, frithvíreas, nascóirí iomadúla agus comhtháthú, chomh maith le bainistíocht ceadúnais Microsoft agus Zimbra le hiniúchtaí tréimhsiúla.
Bhí sé costasach don roinn TF Forex Club an córas seo a chothabháil. Tá gá le bonneagar casta líon mór freastalaithe a fháil ar cíos, pleananna TDD i gcás múchadh na freastalaithe seo nó teip nasc Idirlín, agus cúltacaí. Chun oibriú saor ó thrioblóid a chinntiú, le himeacht ama, bunaíodh roinn speisialta de riarthóirí, a bhí fós freagrach as iniúchadh ceadúnais.
Mar gheall ar an iliomad clár éagsúil, tháinig fadhbanna chun cinn i measc gnáthfhostaithe Forex Club. Gan rianú leagan doiciméad, bhí sé deacair údar roinnt leasuithe agus an leagan deiridh de théacs nó de thábla a aimsiú.
In iarracht chun costais chothabhála a laghdú, bhí Forex Club ag lorg bealach níos simplí chun na fadhbanna céanna a réiteach. Seo an áit a thosaigh ár n-idirghníomhaíocht.
Rogha eile a aimsiú
Chun comhoibriú lán-chuimsitheach a chur i bhfeidhm, bhí sé riachtanach an cur chuige féin a athrú - bogadh ar shiúl ó stóráil áitiúil go dtí an scamall. Thosaigh Forex Club ag lorg réiteach scamall coitianta do gach feidhm oifige. Bhí beirt iarrthóirí ann: Office 365 agus G Suite.
Bhí Oifig 365 mar thosaíocht, ó ceannaíodh go leor ceadúnais Microsoft ó Forex Club. Ach ní thugann Office 365 ach cuid de fheidhmiúlacht na sraithe oifige chuig an scamall. Ní mór d’úsáideoirí fós an feidhmchlár a íoslódáil óna gcuntas pearsanta agus é a úsáid le bheith ag obair le doiciméid de réir na sean-scéim: seol agus Sábháil cóipeanna le hinnéacsanna leagan.
Tá níos mó gnéithe comhoibrithe ag Google Cloud's G Suite agus tá sé níos saoire. I gcás táirgí Microsoft, bheadh ort an Comhaontú Fiontair a úsáid, agus is leibhéal caiteachais go hiomlán difriúil é seo (fiú ag cur na mbogearraí ceannaithe san áireamh). Agus lenár gcabhair, cuireadh G Suite i bhfeidhm faoi chlár Google, rud a thug cúiteamh do chustaiméirí móra as na costais a bhain le haistriú chuig seirbhísí na cuideachta.
Bhí sé beartaithe an chuid is mó de na seirbhísí a úsáideann fostaithe a aistriú chuig G Suite:
- Féilire agus ríomhphost (Gmail agus Google Calendar);
- Nótaí (Google Keep);
- Comhdhálacha comhrá agus ar líne (Comhrá, Hangouts);
- Svuít oifige agus gineadóir suirbhéireachta (Google Docs, Google Forms);
- Stóráil roinnte (GDrive).
Diúltacht a shárú
Bíonn frithghníomhartha diúltacha ó úsáideoirí deiridh ag baint le cur i bhfeidhm aon uirlis, fiú an ceann is áisiúla. Is é an coimeádachas an phríomhchúis, ós rud é nach bhfuil daoine ag iarraidh rud ar bith a athrú agus dul i dtaithí ar chur chuige nua oibre. Ba chasta an scéal mar gheall ar an dearcadh sonrach go raibh láithreacht gréasáin ag siúl ar shuíomhanna (ach gan a bheith ag obair ar na suíomhanna seo), atá coitianta i measc fostaithe neamh-TF. Níor thuig siad conas oibriú leis.
Ar thaobh Forex CLub, bhí Dmitry Ostroverkhov freagrach as cur i bhfeidhm an tionscadail. Rinne sé monatóireacht ar na céimeanna feidhmithe, bhailigh sé aiseolas ó úsáideoirí agus thug sé tosaíocht do thascanna. D'fhág comhullmhúchán, suirbhéanna fostaithe, agus mínithe ar rialacha cuideachta go raibh sé níos éasca dúinn tosú.
Ba é príomhthasc Softline sa tionscadal seo ná úsáideoirí agus riarthóirí córais a oiliúint agus tacaíocht theicniúil a sholáthar ag an gcéad chéim. Mhínigh muid conas ba cheart don táirge oibriú trí shraith oiliúna. San iomlán, rinneamar 15 oiliúint 4 huaire an ceann. An chéad cheann - roimh an gclár píolótach - do riarthóirí córais a bhí ag ullmhú na talún le haghaidh claochlaithe. Agus tá na cinn ina dhiaidh sin do ghnáthfhostaithe.
Mar chuid den phríomhchlár oiliúna, leagamar béim ar na buntáistí, rud a chúitigh na deacrachtaí a bhí ag na húsáideoirí deiridh dul i dtaithí ar an uirlis nua. Agus ag deireadh gach oiliúna, d'fhéadfadh fostaithe teacht suas lena gcuid ceisteanna féin, rud a chuir deireadh le gaistí ag tús na hoibre.
Cé go seolann Forex Club seimineáir oiliúna dá chliaint féin, ní fhéadfadh an chuideachta oiliúint a sheoladh ar G Suite ina n-aonar mar gheall ar an easpa múinteoirí leis na hinniúlachtaí riachtanacha. Chun tionchar ár dtraenáil a mheas, rinne Forex Club suirbhéanna ar mhic léinn roimh an oiliúint agus tamall ina dhiaidh sin. Léirigh an chéad suirbhé dearcadh diúltach den chuid is mó ar na hathruithe atá le teacht. Is é an dara ceann, ar a mhalairt, méadú ar dearfacht. Thosaigh daoine a thuiscint gur bhain sé seo lena gcuid oibre.
Oifig phíolótach
Cuireadh tús leis an tionscadal ag deireadh 2017, nuair a d’aistrigh deichniúr riarthóir córais go G Suite. Bhí ar na daoine seo a bheith ina gceannródaithe a d'aithin na buntáistí agus na míbhuntáistí a bhain leis an réiteach agus a shocraigh an chéim le haghaidh claochlaithe. Chuireamar a n-aiseolas agus a gcuid moltaí san áireamh agus i mí Eanáir 2018 roghnaigh muid brainse meánmhéide le riarthóir córais áitiúil don chéad aistriú trialach d’fhostaithe neamh-TF.
Rinneadh an t-aistriú go comhuaineach. Sea, tá sé deacair do dhaoine aistriú chuig uirlisí nua, mar sin i bhfianaise an rogha idir réiteach scamall agus feidhmchlár deisce, leanfaidh úsáideoirí i dtreo deasc níos eolach agus moilliú ar phleananna uasghrádaithe domhanda. Mar sin, tar éis an oiliúint phíolótach oifige a chríochnú, d'aistrigh muid gach duine go G Suite go tapa. Le linn na chéad chúpla seachtain, bhí roinnt frithsheasmhachta ann; dhéileáil riarthóir an chórais áitiúil leis, a mhínigh agus a léirigh na pointí deacra go léir.
Tar éis na hoifige píolótaí, d’aistrigh muid go hiomlán an roinn TF ar fad de Forex Club go G Suite.
Athrú ar an líonra brainse
Tar éis anailís a dhéanamh ar thaithí an tionscadail phíolótaigh, in éineacht le roinn TF Forex Club, d'fhorbraíomar plean aistrithe don chuid eile den chuideachta. Bhí sé beartaithe ar dtús go ndéanfaí an próiseas in dhá chéim. Ag an gcéad chéim, bhíomar ag iarraidh gan ach na fostaithe Forex Club is dílis a oiliúint don táirge, a chuirfeadh an tionscadal chun cinn ina n-oifigí agus a chuideodh le comhghleacaithe bogadh chuig an ardán nua mar chuid den dara céim. Chun "soiscéalaithe" a roghnú sa chuideachta, rinneamar suirbhé, ar sháraigh na torthaí gach ionchas: d'fhreagair thart ar leath de na Forex Club ar fad. Ansin bheartaíomar gan an próiseas a tharraingt amach agus rinneamar an chéim “cur i bhfeidhm trí fhostaithe” a dhéanamh.
Mar a tharla sa tionscadal píolótach, aistríodh na ceannoifigí ar dtús, áit a bhfuil riarthóir córais áitiúil - chabhraigh sé le dul i ngleic le deacrachtaí a tháinig chun cinn. I ngach oifig, cuireadh oiliúint roimh an aistriú chuig uirlisí nua. B'éigean oiliúint a phleanáil de réir sceidil sholúbtha a chuir san áireamh criosanna ama agus sceidil oibre éagsúla. Mar shampla, le haghaidh oifigí sa Chasacstáin agus sa tSín, bhí ar oiliúint tosú ag 5 am Moscó (dála an scéil, oibríonn G Suite go hiontach sa tSín, is cuma cén).
Tar éis na gceannoifigí, d'aistrigh an líonra brainse go G Suite - thart ar 100 pointe. Ba é an rud is suntasaí sa chéim dheireanach den tionscadal ná go bhfuil foireann díolacháin go príomha ag na brainsí seo a oibríonn go leor le scarbhileoga. Rinneamar oiliúint dóibh ar feadh coicíse chun cabhrú le sonraí a aistriú.
Ag an am céanna, d’oibrigh ár speisialtóirí “ar chúl” chun tacú le Forex Club é féin, mar go díreach tar éis an aistrithe go G Suite, tháinig méadú ar líon na nglaonna ar thacaíocht theicniúil mar a bhíothas ag súil leis. Tharla buaic na n-iarratas le linn trasdul an ghréasáin brainse, ach de réir a chéile thosaigh líon na n-iarratas ag laghdú. Tháinig laghdú go háirithe ar iarratais ar tháirgí oifige agus ar r-phost, ar bhainistiú ceadúnais bogearraí, ar obair le freastalaithe agus ar threalamh líonra, chomh maith le bealaí cumarsáide cúltaca. Is é sin, laghdaigh an cur i bhfeidhm an t-ualach ar an gcéad líne tacaíochta agus cúloifig.
San iomlán, ghlac an t-aistriú oifigí thart ar dhá mhí: i mí Feabhra 2018, críochnaíodh obair sna ranna ceann, agus i mí an Mhárta - ar fud an líonra brainse ar fad.
Pitfalls
Is fadhb mhór í luas na himirce ríomhphoist. Thóg sé 1 soicind chun ríomhphost amháin a aistriú ó Zimbra go Gmail ag baint úsáide as IMAP Sync. Oibríonn thart ar 700 fostaí i gcéad oifig Forex Club, agus tá na mílte litreacha ag gach ceann acu (san iomlán freastalaíonn siad ar níos mó ná 2 mhilliún cliant). Mar sin, chun an t-aistriú a bhrostú, d’úsáideamar Uirlis Imirce G Suite; leis sin, chuaigh an próiseas chun ríomhphoist a chóipeáil níos tapúla.
Ní raibh aon ghá le sonraí a aistriú ó féilirí agus tascanna. Cé go raibh roinnt réitigh sa sean-bhonneagar, níor bhain fostaithe úsáid iomlán astu. Mar shampla, cuireadh féilirí corparáideacha i bhfeidhm i bhfoirm tairseach ar Bitrix, rud atá deacair, agus mar sin bhí a n-uirlisí féin ag fostaithe, agus rinne fostaithe aistriú sonraí ar a gcuid féin.
Chomh maith leis sin, bhí an t-aistriú doiciméad oibriúcháin i lámha na n-úsáideoirí (táimid ag caint ach faoi shonraí ar obair reatha - úsáidtear réiteach difriúil do bhunachar eolais na cuideachta). Ní raibh aon cheisteanna anseo. Níl ann ach gur tarraingíodh líne riaracháin ag pointe éigin - cuireadh an fhreagracht as faisnéis a stóráiltear go háitiúil ar aghaidh chuig na húsáideoirí féin, agus rinne an roinn TF monatóireacht ar shábháilteacht agus ar shlándáil na sonraí ar Google Drive cheana féin.
Ar an drochuair, níorbh fhéidir analógacha a aimsiú in G Suite do gach sreabhadh oibre. Mar shampla, níl scagairí in Gmail ag boscaí poist ginearálta, a bhfuil taithí ag fostaithe Forex Club orthu, agus mar sin tá sé deacair litir shonrach a aimsiú. Bhí deacracht chomhchosúil le húdarú SSO in Google Chat, ach réitíodh an fhadhb seo trí iarratas ar thacaíocht Google.
Bhain na príomhfhadhbanna d’úsáideoirí leis an bhfíric nach bhfuil cuid d’fheidhmeanna iomaitheoirí fós ag seirbhísí Google, mar shampla, Skype nó Office 365. Ní cheadaíonn Hangouts duit ach glaonna a dhéanamh, níl luachan in easnamh ar Google Chat agus níl tacaíocht ag Google Sheets Macraí do microsoft excel.
Ina theannta sin, cuireann táirgí Microsoft agus Google Cloud aghaidh ar uirlisí eagarthóireachta tábla ar bhealach difriúil. Uaireanta osclaítear comhaid Word ina bhfuil táblaí in Google Docs le formáidiú mícheart.
De réir mar a chuaigh muid i dtaithí ar an mbonneagar nua, réitíodh cuid de na deacrachtaí trí mhodhanna eile. Mar shampla, in ionad macraí i scarbhileoga, úsáidtear scripteanna, rud a d'aimsigh fostaithe Forex Club níos áisiúla fós. Níorbh fhéidir analóg a aimsiú ach amháin le haghaidh roinn airgeadais Forex Club, a dhéileálann le tuarascálacha 1C (le scripteanna, formáidiú casta). Mar sin d’aistrigh sé go Google Sheet le haghaidh comhoibrithe amháin. I gcás doiciméad eile, tá an pacáiste oifige (Excel) fós in úsáid.
San iomlán, choinnigh Forex Club thart ar 10% de cheadúnais Microsoft Office. Is gnáthchleachtas é seo do thionscadail den sórt sin: úsáideann mionlach fostaithe ardfheidhmeanna na seomraí oifige, agus mar sin glacann an chuid eile go héasca leis an athsholáthar.
Ba chóir a thabhairt faoi deara nach ndearnadh aon chlaochlú ar scála mór ar an gcuid eile den bhonneagar. Níor thréig Forex Club Jira agus Confluence, cé go bhfuil Google Keep curtha i bhfeidhm aige le haghaidh tascanna oibriúcháin. Chun Jira agus Confluence a chomhtháthú le G Suite, rinneamar forlíontáin a imscaradh a ligeann duit sonraí a aistriú go tapa. Caomhnaíodh an córas monatóireachta, chomh maith le go leor uirlisí breise: Trello, Teamup, CRM, Metrics, AWS, etc. Ar ndóigh, d'fhan riarthóirí córais sna brainsí.
Turgnamh Chromebook
Ag lorg bealach chun costais a laghdú, bhí sé beartaithe ag Forex Club gach duine a aistriú chuig stáisiúin oibre soghluaiste faoi thiomáint ag Chromebooks. Tá an gléas féin thar a bheith saor, agus le húsáid na seirbhísí néal bhíothas in ann stáisiún oibre a imscaradh go tapa air.
Rinneamar tástáil ar stáisiúin oibre soghluaiste ar ghrúpa beag úsáideoirí de 25 duine sa roinn díolacháin. Ní raibh cúraimí ar na fostaithe sa roinn seo a chuirfeadh cosc orthu oibriú ar an ngréasán amháin, agus mar sin ba cheart go mbeadh an t-aistriú seo gan uaim dóibh. Ach bunaithe ar thorthaí na tástála, d'éirigh sé amach nach leor crua-earraí Chromebook saor chun gach feidhmchlár corparáideach Forex Club a oibriú i gceart. Agus d'éirigh le samhlacha níos costasaí a d'oirfeadh na paraiméadair theicniúla a bheith inchomparáide i gcostas le ríomhairí glúine clasaiceacha bunaithe ar Windows. Mar thoradh air sin, shocraigh siad a thréigean an tionscadal.
Cad atá athraithe le teacht G Suite
Murab ionann agus gach dochar agus mímhuinín, cheana féin 3 mhí tar éis na hoiliúna, thug 80% d’fhostaithe faoi deara i suirbhéanna go ndearna G Suite i ndáiríre go raibh sé níos éasca dóibh oibriú le doiciméid. Tar éis an aistrithe, mhéadaigh soghluaisteacht na bhfostaithe agus thosaigh siad ag obair níos mó ag baint úsáide as gléasanna inchaite:
Staitisticí úsáide gléasanna soghluaiste de réir Forex Club
Tá an-tóir ar Google Forms. Laistigh de ranna, cuireann siad ar chumas suirbhéanna a dhéanamh go tapa a d’éiligh úsáid an phoist roimhe seo, ag bailiú torthaí de láimh. Ba é an t-aistriú go Google Chat agus Hangouts Meet ba chúis leis na ceisteanna agus na gearáin is mó, ós rud é go ginearálta tá níos lú feidhmeanna acu, ach mar gheall ar a n-úsáid bhí sé indéanta go leor teachtairí meandracha laistigh den chuideachta a thréigean.
Is é Dmitry Ostroverkhov a cheap torthaí an tionscadail, lenar oibrigh muid: “Laghdaigh an tionscadal costais Forex Club le haghaidh bonneagar TF agus shimpligh sé a thacaíocht. Tá sraith iomlán de thascanna cothabhála próisis imithe, ós rud é go bhfuil na fadhbanna seo réitithe ar thaobh Google. Anois is féidir na seirbhísí go léir a chumrú go cianda, faigheann siad tacaíocht ó chúpla riarthóir Google, agus tá am agus acmhainní saor ag an rannóg TF le haghaidh rudaí eile.”
Foinse: will.com