Era 2013. Cheguei a traballar para unha das empresas de desenvolvemento que crean software para usuarios privados. Contáronme cousas diferentes, pero o último que esperaba ver foi o que vin: 32 máquinas virtuais destacadas nun VDS alugado entón obscenamente caro, tres licenzas de Photoshop "gratuítas", 2 Corel, capacidade de telefonía IP de pago e non utilizada e outras pequenas cousas. No primeiro mes "reducín o prezo" da infraestrutura en 230 mil rublos, no segundo case 150 (mil), despois rematou o heroísmo, comezaron as optimizacións e ao final aforramos medio millón en seis meses.
A experiencia inspirounos e comezamos a buscar novas formas de aforrar. Agora traballo noutro lugar (adiviña onde), para que coa conciencia tranquila podo contarlle ao mundo a miña experiencia. E ti comparte, fagamos que a infraestrutura de TI sexa máis barata e eficiente.
"A última laa foi arrincada cos teus custos de servidores, licenzas, activos informáticos e subcontratación", refunfuña o director financeiro e esixiu planificación e orzamento.
1. Sexa un nerd - planificar e presuposto.
A planificación do orzamento para o entorno informático da túa empresa é aburrida e, ás veces, a coordinación é incluso perigosa. Pero o feito de ter un orzamento está case garantido para protexerte de:
- reducindo custos para o desenvolvemento dunha flota de equipos e software (aínda que hai optimizacións trimestrais, pero alí podes defender a túa posición)
- insatisfacción do director financeiro ou departamento de contabilidade no momento da compra ou arrendamento doutro elemento de infraestrutura
- a ira do xestor debido a gastos non planificados.
É necesario elaborar un orzamento non só nas grandes empresas, literalmente en calquera empresa. Recoller os requisitos de software e hardware de todos os departamentos, calcular a capacidade necesaria, ter en conta a dinámica dos cambios no número de persoal (por exemplo, o seu centro de chamadas ou apoio aumenta durante a temporada alta e diminúe durante a tempada libre), xustifica gastos e desenvolver un plan orzamentario desagregado por períodos (idealmente por mes). Deste xeito, saberá exactamente canto diñeiro recibirá para as súas tarefas intensivas en recursos e optimizará os custos.
2. Usa o teu orzamento con sabedoría
Despois de acordar e asinar o orzamento, existe unha tentación infernal de redistribuír os custos e, por exemplo, verter todo o orzamento nun servidor caro no que podes implementar todos os DevOps con monitorización e pasarelas :) Neste caso, podes atopar nun modo de escaseza de recursos para outras tarefas e obter un desbordamento. Polo tanto, céntrase exclusivamente en necesidades reais e problemas empresariais que requiren potencia informática para resolver.
3. Actualiza os teus servidores a tempo
Os servidores de hardware obsoletos, así como os virtuais, non aportan ningún beneficio á organización: suscitan dúbidas en termos de seguridade, velocidade e intelixencia. Gastas máis tempo, esforzo e diñeiro en compensar as funcións que faltan, en eliminar problemas de seguridade, nalgúns parches para acelerar as cousas. Polo tanto, actualiza o teu hardware e recursos virtuais; por exemplo, podes facelo agora mesmo coa nosa promoción , non é unha vergoña mostrar prezos en Habré.
Por certo, máis dunha vez atopeime con situacións nas que un servidor de ferro na oficina era unha solución completamente inxustificada: a maioría das pequenas e medianas empresas poden resolver todos os problemas utilizando capacidades virtuais e aforrar moito diñeiro.
4. Optimizar a experiencia media do usuario
Ensina a todos os teus usuarios a aforrar electricidade e a usar a infraestrutura con coidado. Estes son exemplos de desbordamentos típicos do lado do usuario:
- Instalación de programas de aplicación innecesarios en "todo o departamento": os usuarios piden instalar software como o do seu veciño porque o necesitan ou simplemente envían unha aplicación como "7 licenzas de Photoshop para o departamento de deseño". Ao mesmo tempo, catro persoas traballan no departamento de deseño con Photoshop, e as tres restantes son deseñadores de maquetación e utilízano unha vez cada seis meses. Neste caso, é mellor mercar 4 licenzas e resolver 1-2 problemas ao ano coa axuda de compañeiros. Pero con máis frecuencia esta historia ocorre co software ofimático (en particular, o paquete MS Office, que absolutamente todos necesitan por completo). De feito, a gran maioría dos empregados poden saír adiante con editores de código aberto ou prácticos documentos de Google.
- Os usuarios ocupan recursos virtuais e consumen metódicamente toda a capacidade alugada; por exemplo, aos probadores gústalles crear máquinas virtuais cargadas e esquecen polo menos apagalas, e os desenvolvedores non desprezan isto. A receita é sinxela: ao saír, apaga a todos :)
- Os usuarios utilizan os servidores da empresa como almacenamento global de ficheiros: cargan fotos (en RAW), vídeos, cargan gigabytes de música, especialmente os empedernidos poden incluso crear un pequeno servidor de xogos empregando capacidade de traballo (condenámolo no portal corporativo de xeito humorístico). xeito - funcionou moi ben).
- Estimados empregados en todos os sentidos traen software pirateado ao traballo, e aquí están, multas, problemas coa policía e os vendedores. Traballa con accesos e políticas, porque aínda te arrastrarán, aínda que deas discursos chorosos no comedor corporativo e escribas carteis motivadores.
- Os usuarios cren que teñen dereito a esixir calquera ferramenta que lles resulte conveniente. Entón, no meu arsenal tiña alugueres de Trello, Asana, Wrike, Basecamp e Bitrix24. Porque cada xefe de proxecto escolleu un produto cómodo ou familiar para o seu departamento. Como resultado, son compatibles 5 solucións, 5 etiquetas de prezo diferentes, 5 contas, 5 mercados e axustes diferentes, etc. Non hai integración, unificación ou automatización de extremo a extremo para ti: hemorróidas cerebrais completas. Como resultado, de acordo co director xeral, pechei a tenda, escollín a Asana, axudei a migrar os datos, formei eu mesmo aos meus feroces colegas e aforrei moito diñeiro, incluíndo esforzos e nervios.
En xeral, negocia cos usuarios, formalos, realiza programas educativos e esfórzate por facilitar o seu traballo e o teu traballo. Ao final, agradeceranche por manter as cousas en orde, e os xestores agradeceranlle a redución de custos. Ben, vostedes, meus queridos profesionais de Habr, probablemente notaron que a solución aos problemas enumerados non é máis que a formación da seguridade da información corporativa. Por iso, agradecemento especial ao administrador do sistema (non podes agradecerte...).
5. Combina solucións de nube e de escritorio
En xeral, baseándome no feito de que traballo para un provedor de hospedaxe e ao final do artigo estou cheo de desexos de falarvos dunha venda xenial de capacidade de servidor para empresas de calquera tamaño, debería axitar a bandeira e gritar " Todo para as nubes!" Pero entón pecarei contra as miñas cualificacións de enxeñeiro e parecerei un comerciante. Polo tanto, recoméndoche que abordes o problema con prudencia e combines solucións de escritorio e nube. Por exemplo, pode alugar un sistema CRM na nube como servizo (SaaS) e, segundo o folleto, custa 1000 rublos. por usuario ao mes - meros centavos (omitirei o tema da implementación, isto xa se falou en Habré). Entón, en tres anos gastarás 10 rublos para 360 empregados, en 000 - 4, en 480 - 000, etc. Ao mesmo tempo, pode implementar CRM de escritorio pagando licenzas competitivas (+5 aforros) por uns 600 mil rublos. e sérveo coma o mesmo photoshop. Ás veces, os beneficios durante un período de 000-100 anos son realmente impresionantes.
E viceversa, as tecnoloxías na nube adoitan permitirche aforrar hardware, salarios dos enxeñeiros, problemas de protección de datos (pero non aforres en absoluto!) e escalado. As ferramentas na nube son fáciles de conectar e desconectar, os custos da nube non entran nos gastos de capital da empresa; en xeral, hai moitas vantaxes. Elixe solucións na nube cando a escala, a axilidade e a flexibilidade teñan sentido.
Conta, combina e elixe combinacións gañadoras: non vou dar unha receita universal, son diferentes para cada negocio: algunhas persoas abandonan as nubes por completo, outras constrúen todo o seu negocio nas nubes. Por certo, nunca rexeite as actualizacións de software (incluso as de pago): por regra xeral, os desenvolvedores de software de aplicacións empresariais lanzan versións máis estables e funcionais.
E outra regra para o software: desfacerse do software antigo que achega menos do que consome para mantemento e soporte. Definitivamente xa hai un análogo no mercado.
6. Evite a duplicación de software
Xa falei de cinco sistemas de xestión de proxectos no meu zoolóxico de TI, pero vounos poñer nun parágrafo aparte. Se rexeitas certo software, elixe un software novo - non esquezas deixar de pagar polo antigo, atopar novos servizos de hospedaxe - rescinde o contrato co antigo provedor, a non ser que haxa consideracións especiais. Supervise os perfís de uso do software dos empregados e elimine o software duplicado e non utilizado.
Sería ideal se tes un sistema para supervisar e analizar o software instalado; deste xeito podes ver automaticamente os duplicados e os problemas que funcionan. Por certo, este tipo de traballo axuda á empresa a evitar a duplicación e a repetición de datos; ás veces, buscar quen cometeu o erro leva demasiado tempo.
7. Limpe a súa infraestrutura de aplicacións e periféricos
Quen conta estes consumibles: cartuchos, unidades flash, papel, cargadores, SAI, impresoras, etc. discos de tubo. Pero en balde. Comeza co papel e as impresoras: analiza os perfís de impresión e crea unha rede de impresoras ou multifuncións con acceso público, sorprenderás canto papel e cartuchos podes aforrar e canto diminuirá o custo de imprimir unha folla. E non, isto non é chupar cartos, é a optimización dun proceso importante. Ninguén prohibe imprimir traballos e ensaios en equipos de oficina, pero imprimir libros que lamentarías mercar ou non queres ler desde a pantalla é demasiado.
A continuación, dispoña sempre dunha oferta de consumibles que lle adquira a provedores con desconto, para que, en caso de problemas cos equipos, non compre a prezos desorbitados no mercado tecnolóxico máis próximo. Supervisa a depreciación e o desgaste, mantén rexistros e crea un fondo de substitución; por certo, é unha boa idea ter un fondo de substitución para o equipo básico de oficina. Só porque non será eloxiado polo tempo de inactividade no traballo, tamén é unha perda de diñeiro, especialmente nas empresas comerciais e de servizos.
En canto á infraestrutura de aplicacións, hai dúas partidas de custo principais: Internet e comunicacións. Ao elixir un provedor, mire as ofertas do paquete, lea as estrelas nas tarifas, preste atención á calidade da comunicación e ao SLA. Algúns administradores deciden non molestarse e comprar, por exemplo, telefonía IP nun paquete cunha central virtual de pago, para o que tamén se emite unha subscrición mensual. Non sexas preguiceiro, compra só tráfico e aprende a traballar con Asterisk: este é o mellor que se creou no campo do IVA e unha solución case sen problemas para os problemas comerciais das pequenas e medianas empresas (se tes mans directas).
8. Documentar e crear instrucións dos empregados
É preguiceiro e é necesario. En primeiro lugar, será máis fácil traballar e, en segundo lugar, a adaptación dos recén chegados será perfecta. Finalmente, vostede mesmo saberá que a súa infraestrutura está actualizada, intacta e en perfecto estado. Redactar instrucións de seguridade, manuais breves para usuarios, preguntas frecuentes, describir as normas e regulamentos para o uso de equipos de oficina. As instrucións existentes materialmente son moito máis convincentes que as palabras; sempre podes acudir a elas. Deste xeito, pode enviar unha ligazón ao documento para calquera pregunta relevante e non aceptar o argumento "Non me avisaron". Deste xeito, aforrarás moito na eliminación de erros.
9. Utilizar servizos externalizados
Aínda que a túa empresa teña todo un departamento informático ou, pola contra, unha pequena infraestrutura, non hai vergoña en utilizar os servizos de subcontratistas. Por que non conseguir os servizos de grandes profesionais, especializados en algo complexo, por poucos cartos, é dicir, sen contratar a tal especialista en persoal. Subcontratar algúns dos DevOps, servizos de impresión, administración dun sitio web ocupado, se tes un, soporte e centro de chamadas. O seu valor non diminuirá por iso; pola contra, recibirá experiencia adicional no campo dos contactos con contratistas de terceiros.
Se o teu xestor pensa que a subcontratación é cara, só tes que explicarlle canto lle terá que pagar ao especialista dedicado. Realmente funciona.
10. Non te involucres no código aberto e no teu desenvolvemento
Son enxeñeiro, son un programador no pasado e creo firmemente que é o código aberto o que salva o mundo: cal son o custo das bibliotecas, sistemas de monitorización, sistemas de xestión de servidores, etc. Pero se a túa empresa decide comprar CRM, ERP, ECM de código aberto, etc. ou o xefe grita nunha reunión que vas a arruinar a factura, salva o barco, vai aos arrecifes. Estes son os argumentos sobre os que enfrontarse a un líder inspirado cunha mirada ardente:
- o código aberto ten un mal soporte se é un repositorio público ou é moi caro de soportar se é de código aberto de empresas (DBMS, suites ofimáticas, etc.) - pagarás literalmente por cada pregunta, solicitude e ticket;
- un especialista interno para implantar un produto interno de código aberto será moi caro debido á súa rareza;
- as melloras do código aberto poden verse moi limitadas polo coñecemento, as habilidades ou mesmo as licenzas;
- Vai levar moito tempo comezar co código aberto e será demasiado difícil adaptalo aos procesos comerciais.
Nin que dicir ten que desenvolver o seu propio é unha empresa moi longa e cara? Desde a miña propia experiencia, podo dicir que son necesarios polo menos tres anos para crear un prototipo de traballo que cumpra os requisitos comerciais e permita aos usuarios utilizalo. E só se tes un bo equipo de programadores (podes ver os salarios en "O meu círculo" - as conclusións chegarán a ti).
Entón serei banal e repetirei: considera todas as opcións.
Entón, permíteme resumir brevemente para asegurarme de que non esquecín nada:
- contar cartos: comparar diferentes opcións, ter en conta factores, comparar;
- esforzarse por reducir o tempo de servizo e formación dos usuarios, reducir o risco de "intervención dun parvo";
- tentar consolidar e integrar tecnoloxías: unha arquitectura coherente e unha automatización de extremo a extremo marcan a diferenza;
- investir en desenvolvemento de TI, non vivir con tecnoloxías obsoletas - van chupar cartos;
- correlacionar a demanda e o consumo de recursos informáticos.
Podes preguntar: por que aforrar o diñeiro doutras persoas, xa que a oficina paga? Pregunta lóxica! Pero a túa capacidade para optimizar custos e xestionar os activos de TI de forma eficaz é principalmente a túa experiencia e as túas características como profesional. Todos sabemos como facer doces con materiais de refugallo aquí :)
У como unha excelente razón para actualizar as capacidades virtuais. Entra, mira, elixe: quedan moi poucos ata o 30 de abril.
Para o resto - tradicional 10% de desconto usando o código promocional habrahabr10.
Fonte: www.habr.com