Bo día a todos! Hoxe gustaríame compartir un pequeno exemplo de automatización do proceso de creación de solicitudes de saída para novos empregados mediante produtos de Microsoft SharePoint, PowerApps, Power Automate e Teams. Ao implementar este proceso, non necesitará adquirir plans de usuario de PowerApps e Power Automate por separado; será suficiente unha subscrición a Office365 E1/E3/E5. Crearemos listas e columnas no sitio de SharePoint, PowerApps axudarache a crear un formulario e Power Automate ofrecerá oportunidades para personalizar a lóxica dos procesos empresariais. Conectaremos o proceso final ao equipo de MS Teams. Non perdamos o tempo a ver que pasa.
Na primeira etapa, creamos listas e detalles. Necesitamos listas:
- Solicitudes de saída dos empregados
- Subdivisións
- RRHH por departamento
- Administradores
Cada lista desempeñará o seu papel no futuro, e veremos cal. Crea detalles e configura o menú de navegación:
PowerApps
Agora, imos facer un formulario para a lista de "Solicitudes de saída de empregados" usando PowerApps. Na forma final quedará así:
No campo "Empleado", selecciona da lista de usuarios de Office 365, a "Data de saída" indícase no calendario, a "División" indícase no directorio do departamento e a "RRHH" seleccionada a "RRHH por departamento". directorio:
Pero é necesario asegurarse de que a lista de RRHH dispoñibles para a selección sexa filtrada polo departamento indicado no formulario. Usemos unha fórmula para filtrar datos en PowerApps. Para a propiedade "Items" do campo "HR" escribimos:
Ademais, pode facer pequenos axustes ao valor predeterminado do campo Estado do formulario. Para a propiedade "Predeterminada" do campo "Estado" escribimos:
Se se abre o formulario para crear un elemento, o valor "Novo" escribirase no campo "Estado", se non, o valor da columna de SharePoint para o elemento actual substituirase no campo de estado do formulario.
Un dos problemas de PowerApps é a imposibilidade de recuperar facilmente datos dos grupos de SharePoint. Debido a isto, non é posible configurar facilmente a visibilidade/dispoñibilidade dos campos ou obxectos do formulario se quere confiar en que o usuario sexa membro dun grupo de SharePoint. Pero podes facer unha solución. Especialmente para este fin, creamos unha lista de administradores con antelación:
Esta lista contén un campo "Empleado" co tipo "Usuario ou grupo", que se mostra só no formulario, e un campo "Nome", no que está escrito o nome do empregado seleccionado, que se mostra só na vista de lista. Agora, imos probar un pequeno truco en PowerApps. Por exemplo, pode configurar a dispoñibilidade de calquera campo se o usuario actual está na lista Administradores. Busca a propiedade "Modo de visualización" do campo "Data de lanzamento" e escribe:
Segundo esta fórmula, se hai polo menos un empregado na lista de administradores cuxo inicio de sesión coincide co inicio de sesión do usuario actual, entón o campo estará dispoñible para editar, se non, para ver. Para unha maior fiabilidade, reducimos o inicio de sesión a minúsculas, se non, pode ocorrer todo tipo de casos.
Podes ter notado que na cabeceira do formulario hai un botón "Accións na aplicación":
Este botón irá a outra pantalla, onde, por comodidade, se recollen todas as accións posibles na aplicación:
Despois de facer clic en cada botón, ábrese unha xanela de acción adicional, por exemplo, se se selecciona a acción "Cancelar aplicación", ábrese unha xanela adicional coa posibilidade de introducir un comentario:
Despois de facer clic no botón "Confirmar", o estado da aplicación cambia, e isto pódese facer mesmo sen iniciar o fluxo de Power Automate. Usemos a función "Parche" para a propiedade "OnSelect" do botón:
Usando a función Patch, actualizamos o elemento da lista de pedidos filtrándoo polo ID do elemento actual. Cambiamos o valor do campo "Estado" e imos á pantalla principal. Para outros botóns de acción a lóxica é semellante.
Só queda configurar o fluxo de aprobación. Imos facelo na forma máis sinxela.
Power Automate
O noso fluxo de aprobación executarase automaticamente cando se cree un ticket. Durante a execución, o estado da solicitude cambiará, recibirao o xefe do departamento e enviarase unha notificación por correo electrónico da nova solicitude á xefatura. Para determinar o líder, temos un directorio "Divisións":
Crear un fluxo de Power Automate:
Durante a execución deste fluxo, o xefe do departamento recibe unha notificación por correo electrónico sobre a creación dunha nova aplicación e pode seguir a ligazón para tomar unha decisión premendo no botón:
Facendo clic no botón "Aceptar" ou "Rexeitar" tamén se inicia un fluxo de Power Automate, que cambia o estado da aplicación e envía unha notificación por correo electrónico ao especialista en recursos humanos:
O proceso está listo.
teams
E o broche final é a organización da colaboración con este proceso. Para iso, conecte o proceso ao comando de MS Teams:
Agora, todos os membros do equipo de MS Teams teñen acceso ao proceso de pechada de novos empregados nunha pestana separada.
Por suposto, pode proporcionar aprobacións en varios pasos na súa lóxica de fluxo, ademais de utilizar o compoñente Aprobacións para asignar tarefas de Power Automate. Tamén pode personalizar informes e xerar notificacións que se enviarán ao chatbot de Microsoft Teams. Pero máis sobre iso nos próximos artigos. Grazas pola vosa atención e que teñades un bo día a todos!
Fonte: www.habr.com