A migración de IBM Notes a Microsoft Exchange ou Office 365 proporciona un número importante de beneficios para unha organización, pero o proxecto de migración en si parece desalentador e non está totalmente claro onde comezar a migración. Exchange en si non inclúe as súas propias ferramentas para a migración total ou a coexistencia de Notes e Exchange. De feito, algunhas tarefas de migración e convivencia non son posibles sen produtos de terceiros. Neste artigo, describiremos sete pasos clave a seguir en función das mellores prácticas e da nosa experiencia con migracións exitosas.

Unha migración exitosa inclúe os seguintes pasos:

1. Avaliación preliminar da migración.
2. Establecemento de convivencia entre Notas e Cambio.
3. Planifique unha precisión de migración óptima.
4. Garantir a máxima eficiencia da migración.
5. Executa unha migración de proba.
6. Planificar o momento da migración para minimizar o impacto na organización.
7. Inicia a migración e fai un seguimento do seu progreso.

Neste artigo, veremos como preparar e completar a migración usando dúas solucións de Quest: Responsable de convivencia para Notes и Migrador para Notes to Exchange. Debaixo do corte hai algúns detalles.

Paso 1: Avaliación preliminar da migración

Facendo un inventario do seu entorno actual

Se decides que Exchange é a plataforma adecuada para a túa organización, todo o que tes que facer é moverte alí. En primeiro lugar, cómpre reunir información sobre o seu entorno actual, recompilar información de inventario sobre os datos que planea migrar, determinar o que se pode eliminar para reducir a utilización de espazo en disco, calcular o ancho de banda dispoñible entre ambientes, etc. A avaliación preliminar debe incluír o seguintes preguntas:

• Cantos dominios de Notes e servidores Domino hai?
• Cantas caixas de correo tes? Cantas delas non se usan?
• Canto espazo en disco ocupan os ficheiros de correo principal? Cantos hai nos arquivos? Cantas hai en réplicas locais?
• Onde están os arquivos?
• Cantos usuarios usan o cifrado? É necesario transferir o contido cifrado?
• Cantas carpetas persoais hai no entorno?
• Que usuarios usan ligazóns de documentos? Cantos usuarios recibiron ligazóns doutros usuarios e aplicacións?
• Cantos datos vas transferir? Por exemplo, quere transferir datos só dos últimos seis meses.
• Migraranse os arquivos nativos a arquivos persoais de Exchange ou a ficheiros *.pst de Outlook?
• Cales son os límites de ancho de banda? Cantos datos se poden transferir
  un determinado período de tempo?
• Canto almacenamento será necesario despois da migración?

Como afectará a migración aos negocios e ás operacións

O proxecto debe ser coidadosamente planificado para minimizar o tempo de inactividade e minimizar a perda de produtividade.

Por exemplo, é importante considerar a delegación entre usuarios: se un usuario migra pero o seu delegado permanece na plataforma orixinal, como afectará isto ao seu traballo diario? De forma máis ampla, debes considerar como un proxecto de migración pode afectar a todos os procesos e fluxos de traballo críticos da túa empresa.

Tamén é importante ter en conta os puntos de contacto críticos dentro de Notes. Por exemplo, cando se trata de mensaxes, é importante analizar as aplicacións e considerar a interacción entre o enrutamento do correo e as aplicacións para evitar a interrupción dos procesos comerciais durante e despois da migración. Asegúrese de facer as seguintes preguntas:

• Que usuarios teñen delegados e como pode afectar a ruptura desta relación nos procesos comerciais?
• Que aplicacións e procesos empresariais están asociados co contorno de correo electrónico? Calquera integración clave entre a aplicación e o servizo de correo electrónico, como o proceso de aprobación, será fundamental á hora de planificar a migración.
• Que compoñentes e características importantes da aplicación se deben preservar?
• Como podes usar as funcións integradas da nova plataforma para conseguir a funcionalidade que necesitas?
• Débese arquivar o contido inactivo para o almacenamento futuro?
• Haberá que reconstruír algunha aplicación para funcionar correctamente no novo ambiente?
• Como se medirá o éxito?

Antes de comezar a migración, cómpre definir criterios para medir o éxito. En particular, cómpre entender que non é razoable esperar unha transferencia de datos ao 100%. Non todos os tipos de elementos de Notes teñen un equivalente en Exchange (Active Mail é o exemplo máis flagrante). Polo tanto, a realidade é que non todos os elementos de Notes existirán en Exchange despois da migración. Un obxectivo alcanzable e medible é que o 95 % dos elementos se trasladen ao 95 % das caixas de correo. Medir e documentar os resultados é fundamental para garantir o éxito da migración, e os resultados verdadeiros só son posibles se os criterios de éxito foron definidos ao comezo dun proxecto de migración de correo electrónico.

Paso 2: Establecer notas e intercambiar convivencia

Para a maioría das organizacións, a migración é un proceso, non un evento. Polo tanto, as migracións das caixas de correo e das aplicacións deben seguir unha programación que se adapte mellor á empresa e ás operacións e non se basee en requisitos técnicos.

Desenvolvemento dunha estratexia de convivencia

Para maximizar o valor da migración, debe desenvolverse e implementarse un plan de convivencia completo no inicio do proceso migratorio. A definición de "convivencia" pode variar dunha organización a outra. Algunhas organizacións usan activamente os datos de disponibilidade, outras non usan esta funcionalidade en absoluto. Algúns céntranse na migración de datos do calendario, mentres que outros céntranse no axuste preciso da migración dun directorio de usuarios completo. É importante traballar con cada un dos actores para facerse unha idea clara do que realmente importa e axudar a que todos comprendan a importancia dunha estratexia de convivencia eficaz.

A migración de Notes a Exchange e Office 365 require planificar a migración da caixa de correo e da aplicación ao mesmo tempo. A funcionalidade actual da aplicación Notes debe ser compatible con todos os usuarios, independentemente da súa plataforma de correo electrónico actual. Como usuarios que migran a Exchange e Office 365, deberían poder acceder e utilizar as aplicacións de Notes como parte dos seus fluxos de traballo existentes. Esta capacidade debería continuar ata que as aplicacións de Notes se migren a SharePoint ou a outra plataforma.

Ademais da coexistencia de aplicacións, a interacción entre usuarios en diferentes plataformas debe implementarse antes de iniciar a migración. Isto inclúe enrutamento e actualizacións automáticas de directorios, estados de libre/ocupado e calendarios para todos os usuarios independentemente da súa plataforma actual.

Finalmente, cómpre considerar a colaboración non só entre o teu servizo de correo electrónico, senón tamén entre os teus calendarios e recursos compartidos, como as salas de reunións. Os usuarios deberían poder descargar a información de programación de reunións. Isto inclúe reunións puntuais e recorrentes. Tanto se as citas foron programadas antes da migración como se se crearon durante a migración, a precisión dos datos do calendario debe manterse durante todo o proxecto. Debe asegurarse de que os usuarios poidan, por exemplo, cambiar a sala de reunións para a próxima reunión nunha reunión recurrente ou cancelar unha reunión sen causar conflitos e confusións nas reunións posteriores.

Paso 3: planifique a precisión da migración óptima

A planificación dunha migración de Notes a Exchange ou Office 365 require comprender unha serie de diferenzas específicas entre as plataformas.

Enderezos de correo electrónico

Os datos de Notes normalmente conteñen enderezos propietarios que aparecen en varios lugares: en cabeceiras de mensaxes, incrustados en arquivos, contactos persoais e listas distribuídas. Como parte do proceso de migración, estes enderezos propietarios deben actualizarse a enderezos SMTP para garantir a funcionalidade completa no contorno de Exchange. Moitas organizacións tamén optan por actualizar o dominio SMTP ou o estándar de enderezos durante a migración. Se isto se aplica á súa organización, é importante entender que algunhas solucións de migración actualizan automaticamente as instancias históricas de enderezos SMTP para cada usuario.

Estrutura do cartafol

En moitas organizacións, os usuarios usan as súas propias caixas de correo e arquivos, polo que é importante conservar estes datos. A capacidade dos usuarios para ver a súa estrutura de cartafoles completa tamén afecta a experiencia do usuario como resultado da migración. É importante seleccionar solucións e transicións que manteñan a integridade do cartafol e das estruturas de datos.

Réplicas e arquivos locais

Para controlar os custos de almacenamento e xestionar mellor o crecemento dos datos, moitas organizacións establecen cotas de caixas de correo. Unha consecuencia non desexada desta política é a miúdo un aumento do número e tamaño dos arquivos. Estas fontes de datos adicionais deben ser avaliadas e considerada a súa migración durante a planificación da migración. Podes proporcionar aos usuarios un compoñente de autoservizo que lles permita migrar só datos importantes. Para optimizar o almacenamento de Exchange, recomendamos utilizar outro produto Quest: Xestor de arquivos para Exchange, ten, en particular, unha funcionalidade útil para a deduplicación de ficheiros anexos, un análogo de DAOS en Notes.

ACL e delegación

As listas de control de acceso (ACL) e a delegación son elementos clave para operar nun ambiente de Notes e tamén son fundamentais para protexer a integridade. Como resultado, é importante traducir con precisión os dereitos asociados e os dereitos de acceso a dereitos equivalentes en Exchange Server e Office 365. Idealmente, facelo automaticamente acelerará o proceso e eliminará os erros humanos. Para manter a eficacia de protexer os activos de información dunha organización, as ACL e a asignación de delegacións deben realizarse simultaneamente cos datos de correo. Algunhas organizacións tentan asignar dereitos equivalentes manualmente ou mediante scripts despois de que se complete a migración de datos. Non obstante, este enfoque pode afectar negativamente á produtividade e engadir buratos de seguridade aos datos dunha organización.

Notas de contido propio

O mesmo correo activo. Outro problema común ao migrar desde IBM Notes é atopar moito texto enriquecido. Exchange e Office 365 non admiten táboas con pestanas integradas, botóns, formularios gardados e outro contido propietario en Notes. Como resultado, terá que prepararse para a perda desta funcionalidade ou investir nunha solución de migración que poida converter estes elementos nun formato que se poida migrar. Digamos de inmediato que as solucións de Quest non converten isto de ningún xeito e só poden transferir cartas como anexos para que o usuario poida abrilas a través do cliente de Notes.

Grupos e cadernos de enderezos persoais

Moitas organizacións fan un uso extensivo das listas de correo públicas para uso interno e
comunicacións externas. Ademais, os usuarios de Notes adoitan considerar importante manter contactos comerciais nas axendas de enderezos persoais. Estas fontes de datos son fundamentais para as operacións comerciais e deben transformarse de forma eficiente durante a migración á plataforma Microsoft. Como resultado, é importante preparar automaticamente os grupos para a migración a Active Directory e converter de forma eficiente todos os enderezos persoais, incluso aqueles almacenados nos escritorios dos usuarios.

Interactuar coas aplicacións de Notes

Os puntos de integración entre as aplicacións e o servizo de correo, como os procesos de conciliación, son importantes á hora de planificar e programar migracións. IBM Notes ten unha integración máis estreita entre o correo electrónico e as aplicacións que outras plataformas. Estas integracións poden incluír desde simples doclinks ata procesos comerciais.

Recursos e bases de datos de correo

Moitas organizacións usan bases de datos de reserva de recursos, bases de datos de correo e outras bases de datos compartidas en Notes. Como resultado, estas bases de datos xogan un papel importante no funcionamento dunha organización. Para garantir a continuidade do negocio e a produtividade dos empregados, é moi importante considerar o enfoque e o momento da implementación para:

• Creación de caixas de correo de recursos no contorno de destino;
• Transferir datos da base de datos de reservas a Exchange;
• Garantir que os usuarios de ambos sistemas poidan colaborar e utilizar recursos en Notes e Exchange.

Paso 4: Maximizar a eficiencia da migración

Ademais de garantir a precisión dos datos, tamén é importante asegurarse de que a migración sexa o máis eficiente posible dados os requisitos da organización. A eficacia da migración depende directamente non só dos custos directos, senón tamén do grao de impacto na empresa.

Arquitectura de solución de migración

Un dos factores máis importantes que inflúen na eficiencia é a arquitectura da solución de migración. É importante escoller unha solución cunha arquitectura multiproceso que permita a un servidor de migración migrar varios usuarios ao mesmo tempo. A arquitectura multiproceso reduce os requisitos de hardware de migración e aumenta a velocidade de migración, reducindo drasticamente o custo global do proxecto. Non se deixe enganar polas solucións de migración que afirman ser multifíos pero que en realidade migran só un usuario á vez e requiren engadir estacións de traballo para migrar máis usuarios á vez. Dependendo da configuración e do contorno, as verdadeiras solucións multiproceso son entre un 30 e un 5000 por cento máis eficientes ao migrar datos a Exchange e Office 365.

Proceso migratorio

A migración implica moitos pasos e os procesos deben ocorrer no momento adecuado para garantir unha transición suave. Para minimizar a interrupción do negocio e maximizar os beneficios da migración, todos os procesos deben estar integrados e controlados por unha única aplicación que poida xestionar cada paso da migración de forma oportuna.

Flexibilidade e autoservizo

Algúns usuarios e departamentos terán que desviarse do proceso de migración estándar. Por exemplo, o departamento xurídico pode ter diferentes requisitos de almacenamento ou os xestores poden necesitar migrar toda a súa caixa de correo e arquivos. Polo tanto, é importante escoller unha solución de migración flexible que permita ao equipo de migración adaptarse facilmente a estes requisitos. Unha das formas máis eficaces de proporcionar esta flexibilidade é habilitar o autoservizo para algúns dos teus usuarios. Por exemplo, algúns usuarios poden transferir datos adicionais dos seus ficheiros de correo principais ou datos locais para convertelos máis tarde nun arquivo persoal no servidor.

Paso 5: executa unha migración de proba

Unha vez rematada a avaliación previa á migración, finalizada a estratexia de convivencia e definidos os plans de optimización, é fundamental conseguir a confirmación da estratexia mediante unha ou varias migracións piloto.

A finalidade da migración piloto é probar os procedementos desenvolvidos e identificar os problemas que poidan xurdir despois de comezar a migración completa, dándolles a oportunidade de resolvelos antes de comezar a migración en directo. Como resultado, os problemas durante a migración piloto son de esperar e mesmo de agradecer.

Determinación do volume de migración piloto

A migración piloto debe ser o suficientemente grande como para recoller unha mostra representativa de datos e responder ás preguntas relevantes que se poidan atopar durante a migración de combate. Se está a migrar varios miles de caixas de correo, o tamaño da mostra debería ser suficiente. Para migracións moi grandes a porcentaxe pode ser menor.

Selección de datos e sistemas

Durante o proceso de migración do piloto, é importante utilizar datos de combate e sistemas de combate. Isto é moi importante por varias razóns:

• Debes entender como se comportará o ambiente de combate. Un ambiente xerado sintéticamente non será representativo do ambiente de combate.
• Podes obter máis información sobre as mensaxes cifradas, a frecuencia dos tipos de mensaxes que non se atopan en Exchange e os requisitos de almacenamento baseados nos datos de mostra.

Establecemento de expectativas

O proceso de migración piloto tamén ofrece unha excelente oportunidade para probar os criterios de éxito descritos para o proxecto e calibrar as expectativas para a migración restante. Se son necesarios axustes, deben documentarse e telos en conta durante a migración de combate.

Paso 6: Planifica o tempo de migración para minimizar o impacto na organización

Agrupación de usuarios

Para minimizar o impacto nos usuarios e na organización no seu conxunto, os usuarios que traballan xuntos deben migrarse ao mesmo tempo. Os factores clave a ter en conta á hora de crear estes grupos inclúen a delegación. Busca unha solución que poida recomendar coleccións para a migración en función da información sobre as relacións dos usuarios no contorno de orixe.

Temporalización da migración

Unha vez completada a migración do grupo, asegúrate de programar a hora en que
o impacto nestes usuarios é mínimo. Isto podería significar programar unha xanela de migración para unha hora específica do día para evitar a migración durante o horario laboral, ao final dun mes do ano ou durante as xanelas de mantemento. Por exemplo, os equipos de vendas probablemente non deberían migrar ata preto do final do trimestre, e os departamentos de contabilidade e xurídicos probablemente teñan restricións sobre cando poden migrar.

Paso 7: Inicia a migración e fai un seguimento do seu progreso

Con enfoques de migración de datos validados polo piloto, as migracións de combate deberían converterse en eventos rutineiros. Probablemente haberá lixeiros axustes ao longo do proceso para acomodar as necesidades de determinados grupos. Aínda será necesario un seguimento coidadoso para garantir que todas as continxencias se teñan en conta durante a fase de planificación e piloto. Non obstante, o proceso debe ser cada vez máis automatizado. A execución do calendario de migración de combate é importante para documentar e comunicar o progreso en toda a organización para confirmar que se cumpren as expectativas. O seguimento e a retroalimentación seguen sendo aspectos fundamentais dunha migración exitosa durante todo o proceso.

Conclusión

Cubrimos os aspectos que debes ter en conta ao migrar o teu servizo postal. Se actualmente estás en proceso de elixir unha solución de migración ou só estás pensando nela, é importante ter todo isto en conta. Traballamos con solucións de migración de Quest e estamos preparados para recomendalas como as máis eficaces para reducir o número de pasos manuais e aumentar a cantidade de datos transferidos como resultado da migración.

Se queres obter máis información sobre enfoques eficaces para a migración, envía unha solicitude a formulario de comentarios no noso sitio web ou simplemente chama, e tamén podes estudar materiais adicionais usando as ligazóns a continuación:

Artigo Habr: Migración de IBM Lotus Notes/Domino a Microsoft Exchange

Quest Migrator for Notes to Exchange no sitio web de Gals

Xestor de convivencia de Quest para Notes na páxina web de Gals

Quest Migrator for Notes to Exchange no sitio web de Quest

Xestor de convivencia de Quest para Notes no sitio web de Quest

Fonte: www.habr.com