Ao implementar sistemas ERP preparados, o 53% das empresas retos serios que requiren cambios nos procesos comerciais e nos enfoques organizativos, e o 44% das empresas enfróntanse a importantes problemas técnicos. Nunha serie de artigos explicaremos que é un sistema ERP, como é beneficioso, como determinar a necesidade da súa implantación, o que cómpre saber á hora de elixir un provedor de plataformas e como implementalo.
O concepto dun sistema ERP veu dos Estados Unidos e tradúcese literalmente como planificación de recursos empresariales - Enterprise Resource Planning. Académicamente, ten o seguinte aspecto: “O ERP é unha estratexia organizativa para integrar a produción e as operacións, a xestión laboral, a xestión financeira e a xestión de activos, centrada no equilibrio e a optimización continua dos recursos da empresa a través dun paquete de software de aplicación (software) especializado e integrado que proporciona un modelo de datos e procesos comúns para todas as áreas de actividade".
Cada provedor pode comprender o sistema que desenvolveu á súa maneira, en función do seu enfoque e das tarefas que se vai resolver. Por exemplo, un sistema ERP é máis axeitado para a venda polo miúdo, pero non é adecuado para unha refinería de petróleo. Ademais, cada empresa e o seu empregado que utiliza a plataforma imaxínao de forma diferente, en función da parte coa que entran en contacto no seu traballo.
No seu núcleo, o ERP é un sistema de información para xestionar todos os procesos comerciais e os recursos da empresa baseado nunha única base de datos.
Por que necesitas un sistema ERP?
Como calquera sistema de información, o ERP traballa con datos. Cada empregado e departamento crea constantemente centos de megabytes de información. Nunha organización pequena, o xestor ten acceso directo a toda a información e tempo para supervisar os procesos. Se se crea un gran volume de datos no marco dun ou dous procesos de negocio, entón o xestor só necesita dixitalizalo con solucións de TI específicas. Normalmente, unha organización compra software de contabilidade e, por exemplo, CRM.
A medida que a empresa crece, aqueles procesos individuais que antes levaban un tempo mínimo de xestión transfórmanse en grandes volumes de información. Xunto con outros procesos empresariais, os fluxos de información dispares requiren dun enorme persoal administrativo para combinalos e analizalos. Polo tanto, un sistema ERP non é necesario para pequenas, senón para medianas e grandes empresas.
Como entender que unha empresa necesita un sistema ERP
Unha historia típica para os nosos clientes é así. Nalgún momento, queda claro que todos os procesos principais están automatizados e a eficiencia do traballo non aumenta.
Resulta que cada proceso está situado no seu propio sistema de información separado. Para vinculalos, os empregados introducen datos manualmente en cada sistema e, a continuación, a dirección recolle manualmente os datos duplicados para analizar as actividades de toda a empresa. En principio, tales mecánicas de traballo son produtivas ata certo punto. O principal é determinar o momento de acadar a máxima eficiencia antes de que se produza, e non cando é necesario cambiar os mecanismos dos procesos en modo de emerxencia.
Ningún dos sistemas de información xamais informará de que chegou o momento no que a empresa medrou ata o nivel no que se necesita un sistema ERP. A experiencia mundial mostra 4 sinais principais que che permitirán entender isto:
Non hai datos suficientes para tomar unha decisión de xestión informada.
Calquera decisión na empresa ten consecuencias que, finalmente, resultan en perdas financeiras ou, pola contra, en ingresos. A calidade dunha decisión depende da información na que se basea. Se os datos están desactualizados, incompletos ou incorrectos, a decisión será incorrecta ou desequilibrada.
As principais razóns para a inconsistencia da información:
-
a información crítica está espallada entre empregados e departamentos individuais;
-
non hai normativa para a recollida de datos;
-
A información é recollida por empregados con diferentes roles e en diferentes momentos.
Cunha plataforma ERP que se adapta aos seus procesos de negocio, pode centralizar todos os seus datos. Toda a información é creada por cada empregado e departamento nun único sistema en tempo real. Isto significa que os datos que vostede e calquera outra persoa na empresa poidan necesitar son sempre o máis precisos e actualizados posible.
A falta de integración entre os sistemas informáticos leva a fallos operativos e dificulta o crecemento da empresa.
Cada sistema informático ten os seus propios requisitos de formato de datos, construídos en diferentes momentos e utilizando diferentes tecnoloxías, principios e linguaxes de programación. Isto reflíctese no traballo dos empregados, que interactúan como en diferentes idiomas, e na velocidade de interacción.
Un sistema ERP combina funcións individuais nun espazo integrado e fácil de entender. O sistema ERP actúa como tradutor, falando varias linguaxes de programación para garantir a colaboración e a coherencia.
Os teus clientes non están satisfeitos co servizo.
Se os clientes se queixan ou se van, debes pensar na eficiencia. Isto débese a que a demanda supera a oferta, as entregas atrasadas, o servizo lento ou só a sensación xeral de que a empresa non ten os recursos nin o tempo para atender a todos os clientes.
Cando unha empresa creceu a un tamaño mediano ou grande, o ERP converte os clientes insatisfeitos en fieis. Os clientes comezan a sentir a mellora no servizo e experimentan os cambios xunto coa empresa.
Estás usando sistemas obsoletos.
Conforme Informe de tendencias de protección de datos de Veeam 2020, a principal barreira para a transformación empresarial dixital son as tecnoloxías obsoletas. Se unha empresa aínda está a traballar con sistemas de entrada manual ou documentos en papel, no período posterior á pandemia definitivamente quedará atrás.
Ademais, os sistemas informáticos dunha empresa poden ser bastante modernos pero desintegrados. Neste caso, cada departamento crea o seu propio búnker de información, cuxos datos saen en doses ou incorrectamente. Se a integración de sistemas individuais é moi custosa ou imposible, entón é necesario cambialos a un único sistema ERP.
Que beneficios proporciona un sistema ERP a unha empresa?
Un sistema ERP é un produto que unha empresa compra pola súa conta. A súa implantación é vista como un investimento que debería traer beneficios. Ningún fabricante de sistemas ERP garante que traerá un crecemento dos ingresos para a empresa. E isto aplícase non só aos sistemas ERP, senón tamén a calquera solución de TI. Non obstante, todas as vantaxes da implementación afectan indirectamente aos beneficios:
Aforro en sistemas informáticos
En lugar de gastar recursos en varios sistemas dispares, cada un dos cales require soporte especializado, infraestrutura, licenzas e formación dos empregados, pode concentrar todos os custos nunha plataforma ERP. Consta de módulos que substitúen sistemas dispares por pezas integradas.
Se un sistema ERP se desenvolve desde cero para satisfacer as necesidades dunha empresa específica, pode incluír sistemas e servizos de terceiros que sexan convenientes para que traballen socios comerciais, provedores, clientes e outras contrapartes.
Transparencia total
O ERP ofrece á xestión un acceso total a todos os procesos de negocio de calquera departamento as 24 horas do día, os 7 días da semana. Por exemplo, pode realizar un seguimento do inventario a diario, incluídas as entregas planificadas e as en tránsito. Ter unha imaxe completa dos niveis de inventario permítelle controlar con máis precisión o capital de traballo.
Informes automatizados e planificación potente
ERP crea un sistema de informes único e unificado para todos os procesos. Xera automaticamente informes e análises útiles en calquera momento. Con el, a xestión non terá que recoller manualmente follas de cálculo e cartas.
Así, a plataforma libera tempo para a planificación estratéxica, unha mellor análise e comparación do rendemento departamental. Un sistema ERP axuda a atopar tendencias en análises que non se notaban antes e nin sequera tiveron a oportunidade de notalas.
Aumento da eficiencia
O ERP en si non é unha panacea. É importante non só cumprir coas características específicas da empresa, senón tamén implementala correctamente. Dacordo con Con 315 provedores de sistemas ERP dispoñibles, a porcentaxe de implementacións que só tiveron éxito parcial estimouse entre o 25 e o 41 por cento, dependendo da industria. O ERP adecuado reduce significativamente o tempo e o esforzo dedicados ao traballo rutineiro.
Servizo ao cliente
O servizo ao cliente é unha parte fundamental do negocio. Un sistema ERP cambia o foco dos empregados de manter os rexistros de clientes a construír e manter relacións cos clientes.
As estatísticas mostran que o 84 por cento dos clientes na empresa se non reciben respostas suficientes ás consultas. O ERP proporciona ao empregado toda a información necesaria e o historial do cliente xusto no momento do contacto. Con el, os empregados tratan non coa burocracia, senón coa captación e retención de clientes. Os clientes senten os beneficios da súa implantación, aínda sen coñecer os cambios na empresa.
Protección de datos
Apenas existe un sistema de información que poida ofrecer unha garantía absoluta de seguridade dos datos. Datos persoais de clientes e empregados, correos electrónicos, propiedade intelectual, datos financeiros, facturas, contratos: cantos máis sistemas procesen esta información, máis difícil será o seguimento dos riscos. O sistema ERP introduce estándares uniformes de acceso, entrada e saída de datos e almacenamento centralizado de información.
Non obstante, canto maior sexa a cota de mercado dun sistema ERP preparado, máis veces está suxeito a ataques de hackers. Sería preferible desenvolver o seu propio sistema ERP, cuxa base de código só terá acceso. Se o sistema ERP da túa empresa se desenvolve desde cero, os piratas informáticos non poderán atopar copias do sistema para probalo primeiro para detectar vulnerabilidades.
Produtividade de colaboración
Moitas veces o interese pola colaboración entre departamentos ou empregados desaparece porque a transferencia de datos require moitas operacións rutineiras ou polo clima psicolóxico da empresa. Un sistema unificado automatiza o acceso á información, elimina a experiencia negativa do factor humano e acelera a comunicación dentro da empresa.
Procesos de negocio unificados
Os sistemas ERP preconstruídos desenvólvense de acordo coas mellores prácticas do sector. Isto permite ás empresas estandarizar os seus propios procesos.
Non obstante, en realidade, unha empresa ten que facer unha elección difícil: ou leva moito tempo e custoso configurar e modificar o sistema ERP para cumprir os estándares da empresa, ou é doloroso personalizar os seus propios procesos comerciais aos estándares do sistema ERP.
Hai unha terceira forma: desenvolver inicialmente o sistema para os seus propios procesos comerciais.
Escalabilidade
Se estás ampliando a túa base de clientes, expandindo a novos mercados, introducindo novos procesos, departamentos ou produtos ou ampliando o teu negocio, co provedor axeitado, a túa plataforma ERP pode adaptarse ao cambio.
Dado que o sistema ERP está a ser implementado en todos os procesos da empresa, a lista de beneficios pode aumentar dependendo das particularidades. Existen decenas e centos de solucións preparadas desenvolvidas no mercado que obrigan aos compradores a entrar no marco de subscricións, velocidade de actualizacións e soporte, funcionalidade e arquitectura pechadas, no marco dun único provedor. Só o desenvolvemento do seu propio sistema ERP ofrece as máximas oportunidades sen restricións.
Lea os seguintes artigos para saber como elixir un fabricante de sistemas ERP, que preguntas facer para non perder cartos e que ter en conta á hora de planificar a implementación.
Fonte: www.habr.com