A pesar da popularidade do tema da xestión de documentos electrónicos, nos bancos rusos e no sector financeiro en xeral, a maioría das transaccións realízanse á antiga forma, en papel. E o punto aquí non é tanto o conservadurismo dos bancos e os seus clientes, senón a falta de software adecuado no mercado.
Canto máis complexa sexa a transacción, menos probable é que se realice no marco do EDI. Por exemplo, unha operación de leasing é complexa xa que implica polo menos tres partes: o banco, o arrendatario e o provedor. A miúdo engádeselles un fiador e un avalista. Decidimos que tales transaccións poden ser completamente dixitalizadas, para o que creamos o sistema E-Leasing - o primeiro servizo en Rusia que ofrece totalmente EDI en tales escenarios. Como resultado, a principios de xullo de 2019, o 37% do total de operacións de leasing pasan por E-Leasing. Debaixo do corte analizaremos o E-Leasing dende o punto de vista da funcionalidade e da implantación técnica.
Comezamos a desenvolver o sistema a principios de 2017. O máis difícil foi comezar: formular os requisitos para o produto, transformar as ideas en especificacións técnicas específicas. O seguinte é a busca dun contratista. Elaboración de especificacións técnicas, consultas - todo isto levou uns catro meses. Outros catro meses despois, en novembro de 2017, lanzouse a primeira versión do sistema, que é bastante rápida para un proxecto tan ambicioso. A primeira versión de E-Leasing tiña as funcións de solicitar e asinar documentos, non só os principais, senón tamén o contrato de fianza e outros acordos adicionais que poidan ser necesarios no proceso de traballo baixo un contrato de arrendamento. En marzo de 2018, engadimos a posibilidade de solicitar documentos como parte do seguimento, e en xullo do mesmo ano, engadimos a posibilidade de enviar facturas electrónicas.
Como funciona o E-Leasing?
Comezamos a desenvolver o sistema a principios de 2017. Todo o camiño desde a formulación dos requisitos para o produto ata a elección dun contratista e o lanzamento da primeira versión levou menos dun ano: graduámonos en novembro.
As solicitudes dun paquete de documentos das contrapartes realízanse desde o noso sistema empresarial baseado na base de datos Corus SQL e Microsoft Dynamics NAV 2009. Todos os documentos que os participantes proporcionaron como parte da transacción tamén se envían alí para almacenalos. Frontend é un portal de E-Leasing que permite a provedores e clientes solicitar, descargar, imprimir documentos e asinalos mediante ECES (sinatura electrónica cualificada mellorada).
Agora vexamos o funcionamento do sistema con máis detalle segundo o diagrama anterior.
Xérase unha solicitude dende a entidade "Tarxeta de contraparte" ou "Proxecto". Cando se envía unha solicitude, xéranse rexistros na táboa de solicitudes. Contén unha descrición da solicitude e dos parámetros. O obxecto codeunit é o responsable de xerar a solicitude. Créase unha entrada na táboa co estado Listo, o que significa que a solicitude está lista para ser enviada. A táboa de solicitudes contén unha descrición do corpo da solicitude. Todos os documentos solicitados atópanse na táboa de documentos. Ao solicitar un documento, o campo "Estado EDS" está configurado como "Solicitado".
Un traballo no servidor CORUS que se executa no axente SQL supervisa os rexistros con estados Listo na táboa de consulta. Cando se atopa un rexistro deste tipo, a tarefa envía unha solicitude ao portal E-Leasing. Se o envío foi exitoso, a entrada márcase na táboa co estado Respondido; se non, co estado Erro. O resultado da resposta rexístrase en diferentes táboas: o código de resposta do servidor e a descrición do erro, se non se puido enviar a solicitude, nunha soa táboa; rexistros que describen o corpo da resposta - noutro, e no terceiro - rexistros cos ficheiros recibidos como resultado da solicitude, co valor Crear no campo Estado e o valor Comprobar no campo Estado da exploración. Ademais, a tarefa supervisa os eventos do portal E-Leasing e xera consultas en táboas de consulta, que procesa ela mesma.
Outro traballo supervisa as entradas da táboa de documentos recibidos co valor Crear no campo Estado e o valor Verificado no campo Estado da exploración. A tarefa execútase unha vez cada 10 minutos. O antivirus é responsable do campo Estado da exploración e, se a comprobación foi exitosa, rexístrase o valor Verificado. Esta funcionalidade refírese ao servizo de seguridade da información. O obxecto codeunit é o responsable do procesamento dos rexistros. Se a entrada na táboa de documentos aceptados foi procesada correctamente, entón márcase no campo Estado co valor Éxito e o documento solicitado no campo "Estado EDS" da táboa de documentos recibe o estado "Recibido". Se non foi posible procesar unha entrada na táboa de documentos aceptados, márcase no campo Estado co valor Fallo e escríbese unha descrición do erro no campo "Texto do erro". Non cambia nada na táboa de documentos.
A terceira tarefa supervisa todos os rexistros da táboa de documentos que teñen un estado que non está baleiro ou "Aceptado". A tarefa desenvólvese unha vez ao día ás 23:30 horas e lembra toda a documentación contractual que non se asinara durante o día en curso. A tarefa xera unha solicitude para eliminar a documentación contractual nas táboas de solicitude e resposta e cambia o campo "Estado" polo valor "Retirado" na táboa de documentos.
E-Leasing por parte do usuario
Para o usuario, todo comeza coa recepción dunha invitación para unirse a EDF do noso xestor de clientes. O cliente recibe unha carta e pasa por un sinxelo procedemento de rexistro. As dificultades só poden xurdir se o lugar de traballo do usuario non está preparado para traballar con sinaturas electrónicas. Unha parte importante das chamadas ao soporte técnico está asociada a isto. O sistema permite á contraparte conceder acceso á súa conta persoal aos seus empregados, por exemplo, aos contadores para traballar con facturas, etc.
inscrición
O esquema de traballo adicional tamén é o máis sinxelo posible para cada unha das partes. A solicitude de documentos para unha transacción, así como a sinatura da documentación contractual, realízase mediante a definición de tarefas no noso sistema interno.
Solicitude de expediente
Despois de enviar ao cliente calquera solicitude ou documentos para a sinatura, envíase unha notificación ao seu enderezo de correo electrónico de que se xerou a actividade correspondente na súa conta persoal. Dende a súa interface, o cliente carga un paquete de documentos ao sistema, pon unha sinatura electrónica e podemos revisar a transacción. Despois diso, a documentación contractual asinase ao longo da ruta "Proveedor - Cliente - Leasing Sberbank".
Convenio vixente
A xestión electrónica de documentos no noso caso non implica necesariamente ningunha actuación por parte do cliente de principio a fin. Pode conectarse ao sistema en calquera fase da transacción. Por exemplo, un cliente proporcionou un expediente en papel e, a continuación, decidiu asinar un acordo en EDI - este escenario é moi posible de implementar. Do mesmo xeito, os clientes que teñan un contrato de arrendamento válido con Sberbank Leasing poden conectarse a E-Leasing para recibir facturas electrónicamente.
Unha vez calculado o efecto económico do uso de E-Leasing, ofrecemos aos clientes un desconto adicional polo uso do servizo. Resultou que non houbo que acudir ao cliente e provedor para asinar, así como imprimir e grapar contratos, ao final reduce o custo da transacción (creación e soporte) nun 18%.
Como se desenvolverá o proxecto
Nestes momentos, E-Leasing funciona de forma estable, aínda que non de forma impecable. O mecanismo de envío de facturas electrónicas para os nosos empregados aínda non é o suficientemente fácil de usar. O problema explícase polo feito de que este procedemento en si é bastante complexo, xa que un operador de EDF está constantemente implicado nel. Emite un recibo no que consta que emitiu factura, e o xerente asina este recibo. A continuación, o usuario do outro lado (cliente) asina o aviso e os recibos, que de novo pasan polo operador de xestión electrónica de documentos. En futuras versións tentaremos que este proceso sexa máis cómodo. A "zona de desenvolvemento" tamén inclúe a funcionalidade para solicitar documentos de seguimento, que é bastante relevante para grandes clientes.
Nos próximos seis meses, pensamos trasladar o sistema a unha nova plataforma, que nos permitirá optimizar o traballo coa xestión electrónica de documentos, facer a interface máis comprensible e amigable e ampliar a funcionalidade da conta persoal. E tamén engadir novas funcións: desde a xeración dunha solicitude ata a visualización de documentos sobre todas as transaccións que o cliente realizou a través de E-Leasing. Agardamos que o sistema, ao que xa se están sumando activamente clientes, provedores e avalistas, sexa aínda máis cómodo para todos.
Fonte: www.habr.com