Escribimos varias veces sobre como axudan as nosas tecnoloxías e aínda procesar información de calquera tipo de documentos e introducir datos nos sistemas contables. Hoxe contarémosche como o implementamos в – o maior provedor de calor e auga quente en Moscova.
Imaxínate no lugar dun contador común. Entendemos que isto non é doado, pero tentalo igualmente. Todos os días recibe un gran número de facturas en papel, facturas, certificados, etc. E sobre todo moito - nos días antes de informar. Todos os detalles e cantidades deben ser revisados de xeito rápido e coidadoso, reescritos e introducidos no sistema contable, realizar transaccións manualmente e enviar documentos ao arquivo, para que poidan ser enviados rapidamente para a súa verificación aos auditores internos, ao servizo fiscal, ás tarifas. autoridades reguladoras e outros. Difícil? Pero esta é unha práctica comercial de longa data que existe en moitas empresas. Xunto con MOEK, simplificamos este traballo minucioso e fixémolo máis cómodo. Se che interesa como foi, benvido ao gato.
A foto mostra a CHPP-21 de Moscova, o maior produtor de enerxía térmica de Europa. A calor xerada nesta estación é subministrada por MOEK a 3 millóns de habitantes do norte de Moscova. .
MOEK ten unha ducia e media de sucursais en Moscova. Dan servizo a 15 km de redes de calefacción, 811 térmicas e caldeiras, 94 puntos de calefacción e 10 estacións de bombeo, ademais de construír e instalar novos sistemas de subministración de calor. A empresa compra unha variedade de equipos e servizos para actividades empresariais: . A preparación de documentos en cada departamento que inicia a compra realízaa empregados especiais - supervisores de contratos.
Como funcionan os contratos nunha gran empresa? Cando os comisarios celebran un acordo, reciben moitos documentos en papel importantes das súas contrapartes: albaranes, certificados de prestación de servizos, facturas, certificados, etc. Normalmente, o comisario escanea os papeis comerciais e despois anexa os escaneos ao pedido no recurso empresarial. sistema de xestión. O controlador financeiro verifica manualmente todos os datos. Despois diso, o comisario leva os documentos orixinais ao departamento de contabilidade. Ou o correo fai isto, e despois mover documentos pode levar máis tempo, desde varias horas ata un par de días.
E todo estaría ben, pero, como en moitas outras empresas:
- Os traballos poden chegar ao departamento de contabilidade varios días antes da presentación do informe. Entón os contadores teñen que pasar días e noites no seu lugar de traballo. Debe comprobar manualmente se todas as facturas, facturas, etc. están cubertas correctamente. Despois, se todo é correcto, o empregado volve escribir os datos no sistema de contabilidade e realiza contabilizacións. Ao mesmo tempo, o 90% do tempo do contable úsase reimprimindo datos: detalles, cantidades, datas, números de artigos, etc. Por iso, existe o risco de cometer erros.
- Os documentos poden chegar con erros. E ás veces faltan algunhas facturas ou certificados. Ás veces, isto queda claro nos últimos días antes de enviar os informes. Debido a isto, o momento da aprobación do documento pode atrasarse.
- Despois de realizar as entradas, os contadores almacenan facturas, facturas e actos en arquivos separados en papel e electrónicos. Por que é isto difícil? Por exemplo, MOEK traballa segundo as tarifas e, polo tanto, está obrigado a informar regularmente os seus custos ás autoridades executivas. E cando a próxima auditoría estatal ou fiscal chega ao departamento de contabilidade, os empregados teñen que buscar documentos durante moito tempo.
Así era o departamento de contabilidade do MOEK:
MOEK foi o primeiro da industria enerxética que decidiu reconstruír e simplificar este esquema para pechar rapidamente as transaccións e presentar informes, avaliar mellor os cambios de mercado na contratación e planificar a súa estratexia financeira. Non foi fácil cambiar o sistema de traballo de longa data do departamento de contabilidade por si só, polo que a empresa decidiu transformalo xunto co seu socio - ABBYY.
Nada máis dicir que feito
Un equipo de especialistas de ABBYY implementou unha plataforma universal para o procesamento intelixente da información no MOEK e configurado:
- descricións flexibles (modelos de extracción de datos) para o procesamento de documentos. Falamos polo miúdo do que é e para que se necesita en Habré и . Usando a solución, MOEK procesa máis de 30 tipos de documentos (por exemplo, un certificado de equipamento instalado ou un certificado de taxas de axencia) e extrae deles máis de 50 atributos (número de documento, importe total incluído o IVE, nome do comprador, vendedor, etc.). contratista, cantidade de bens, etc.);
- un conector para realizar comprobacións e cargar datos, que conectaba ABBYY FlexiCapture, SAP e OpenText. Grazas ao conector, fíxose posible comprobar automaticamente os datos do pedido e do contrato mediante varios directorios. Disto falaremos a continuación;
- exportación de documentos a un arquivo electrónico baseado en OpenText. Agora todos os documentos escaneados almacénanse nun só lugar;
- borradores de entradas contables en SAP ERP con ligazóns a imaxes escaneadas de documentos.
A continuación, os empregados de ABBYY e MOEK desenvolveron un formulario de busca para que o contador puidese, en segundos, atopar contas importantes por calquera atributo no arquivo electrónico e envialas para inspeccións fiscais.
A busca é posible usando 26 criterios diferentes (se pode facer clic na imaxe):
Despois de que MOEK probase con éxito todo o sistema, púxose en funcionamento. Todo o proxecto, incluídas as aprobacións, aclaracións e melloras, rematou en 10 meses.
Esquema de traballo despois de implementar ABBYY FlexiCapture:
Sentes que nada cambiou? Si, o proceso de negocio segue sendo o mesmo, é só que a maioría das funcións son agora realizadas pola máquina.
Cableado, feito!
Como están as cousas agora? Digamos que o comisario do contrato recibiu un conxunto de documentos primarios para unha transacción para a subministración de bombas para centrais térmicas ou, por exemplo, a construción de redes de calefacción. O especialista xa non precisa comprobar a integridade e o contido dos documentos por si mesmo, chamar a un correo e enviar os documentos orixinais ao departamento de contabilidade. O comisario simplemente escanea o conxunto asinado de documentos primarios e despois a tecnoloxía toma o relevo.
Usando un sistema de dixitalización de rede, un empregado envía dixitalizacións en formato TIFF ou PDF á súa carpeta activa ou correo electrónico. A continuación, abre a estación de entrada web ABBYY FlexiCapture e selecciona o tipo de documento configurado para procesar. Por exemplo, “compra de obras/servizos con comisións de axencia”, “recepción de recursos materiais e técnicos (MTR)” ou “contabilidade da propiedade”.
O tipo de conxunto determina o número e os tipos de documentos e datos requiridos que o sistema debe clasificar, recoñecer e verificar.
O comisario carga escaneos para o recoñecemento. O sistema verifica automaticamente a presenza de todos os documentos, o contido de cada documento e o servidor recoñece os detalles: data do contrato, importe, enderezo, número de identificación fiscal, punto de control e outros datos. Por certo, MOEK é a primeira empresa enerxética de Rusia que utiliza este enfoque.
Se o comisario non cargou todos os documentos ou algunha factura non contén todos os datos, o sistema nota isto e pídelle inmediatamente ao empregado que corrixa o erro:
O sistema reclama e pide que se engadan os documentos que faltan (en adiante pódense facer clic nas capturas de pantalla):
O sistema observou que o documento está caducado:
Así, o empregado xa non precisa determinar se o documento está redactado correctamente. Se todo é correcto, a maioría das comprobacións de datos ocorren automaticamente directamente na estación de entrada web. É suficiente con introducir o número de pedido especificado en SAP ERP. Despois disto, os datos recoñecidos compáranse coa información procesada en SAP: TIN e KPP da contraparte, números de contrato e importes, IVE, nomenclatura de produtos ou servizos. Procesar e comprobar un documento leva só un par de minutos.
Usando os detalles - INN e KPP - pode seleccionar a empresa desexada no directorio:
Se hai un erro na factura ou factura, non permitirá exportar o documento ao arquivo. Por exemplo, se un documento se compila incorrectamente ou se recoñece incorrectamente un dos caracteres, o sistema indicarao e pedirá ao empregado que corrixa todas as inexactitudes. Aquí tes un exemplo:
O sistema detectou que Vasilek CJSC non está incluído na lista de provedores de MOEK.
Isto permite aos empregados rastrexar os erros antes de que o documento chegue ao departamento de contabilidade.
Se todas as comprobacións se completan con éxito, nun clic envíase unha copia dixitalizada do documento ao arquivo electrónico de OpenText e aparecen en SAP unha ligazón e unha tarxeta cos seus metadatos. Un contador ou comisario sempre pode ver no arquivo electrónico unha lista de documentos para a orde requirida e información sobre quen procesou os documentos, en que prazo e con que resultado.
Pyotr Petrovich buscou o arquivo electrónico, ...
...para ver quen subiu os documentos da orde no 1111.
Despois de cargar datos e dixitalizacións de ABBYY FlexiCapture a SAP, aparece un borrador de transacción con datos preenchidos e ligazóns a imaxes dixitalizadas de documentos.
Proxecto de cableado:
A continuación, o contador recibe unha notificación por correo electrónico cunha ligazón ao borrador e escaneos terminados. O especialista xa non necesita loitar co papel. Todo o que ten que facer é comprobar as exploracións para ver o importe total da transacción, a presenza dun selo e sinatura e realizar a transacción. O contable agora dedica menos dun minuto a iso.
Resultados do proxecto
- Usando tecnoloxías ABBYY, MOEK simplificou e acelerou non só a contabilidade, senón tamén o control financeiro. Para facer unha publicación, os empregados xa non precisan esperar polo correo cos documentos orixinais: só teñen que recibir unha dixitalización con datos xa verificados do arquivo electrónico cun só clic. É certo que aínda se necesita un documento en papel. Pero agora pódese enviar ao departamento de contabilidade máis tarde. Cando chegue alí, o empregado marcará a caixa "Orixinal recibido" no sistema contable.
- Os empregados reciben inmediatamente todos os datos necesarios sobre a transacción a partir de escaneos, realizan transaccións a tempo e preparan todos os documentos para informar con antelación. Agora non teñen medo nin ás inspeccións internas nin ás externas.
- Os contadores realizan transaccións financeiras 3 veces máis rápido e MOEK pecha o período de informes 10 días antes.
- Todas as sucursais de MOEK almacenan documentos contables nun único arquivo electrónico. Grazas a iso, podes atopar calquera factura, contrato ou acto de finalización, así como calquera atributo dos mesmos (importes, IVE, gamas de produtos ou servizos) 4 veces máis rápido que antes.
- A solución procesa máis de 2,6 millóns de páxinas de documentos ao ano.
En vez de unha conclusión
Usos de MOEK dende hai 2 anos e durante este tempo recompilei estatísticas. Resultou que os contadores realizan o 95% das entradas sen facer cambios nos borradores. Isto significa que estas publicacións poden omitirse de forma completamente automática no futuro. Ocorreu que este produto foi en realidade o primeiro paso da empresa para introducir elementos de "intelixencia artificial" nos procesos comerciais da empresa: MOEK está a desenvolver un programa correspondente.
Outras empresas rusas tamén están automatizando o traballo da contabilidade: facéndoo máis sinxelo e cómodo. Por exemplo, usando tecnoloxías ABBYY, o servizo de control financeiro "» Recibe información comercial importante 2 veces máis rápido e gasta un 20 % menos de tempo buscando as facturas e albaranes necesarios. As tecnoloxías intelixentes de procesamento da información axudan aos empregados do departamento de contabilidade da explotación "» atopar instantaneamente os documentos financeiros necesarios durante auditorías fiscais masivas. En 2019, os especialistas da compañía planean procesar preto de 10 millóns de páxinas de documentos.
Queres saber máis sobre o proxecto MOEK e ABBYY? O 3 de abril ás 11:00, o xefe adxunto do Centro de Tecnoloxía da Información do MOEK, Vladimir Feoktistov, falará sobre os detalles do caso nunha sesión gratuíta. . Únete se queres facer preguntas.
Elizaveta Titarenko,
Editor de blogs corporativos ABBYY
Fonte: www.habr.com