Os medios están cheos de noticias sobre a situación epidemiolóxica e recomendacións para o autoillamento.
Pero non hai recomendacións simples sobre negocios. Os xestores da empresa enfrontáronse a un novo reto: como transferir aos empregados de forma remota con perdas mínimas de produtividade e estruturar o seu traballo para que todo fose "como antes".
O que funcionaba na oficina moitas veces non funciona a distancia. Como poden os equipos distribuídos manter unha colaboración e comunicación efectivas dentro e fóra do equipo?
A dispoñibilidade de comunicacións móbiles, Internet rápido, aplicacións cómodas e outras tecnoloxías modernas, en xeral, axudan a superar moitas barreiras e a construír un traballo produtivo con socios ou colegas.
Pero hai que prepararnos.
Todo irá segundo o plan. Se o é
O traballo remoto require unha construción especial de procesos internos e comunicacións. E a fase preparatoria pode eliminar moitas preguntas e problemas antes de que xurdan.
Tanto na oficina como en condicións de traballo remoto, todo se constrúe sobre catro piares:
- Planificación
- Organización
- Controlar
- Motivación
En primeiro lugar, vostede e o seu equipo deben establecer os obxectivos correctos, reconstruír o sistema de informes e combinar correctamente as comunicacións asíncronas e síncronas dentro do equipo. A comunicación asíncrona inclúe cartas, chats, informes actualizados e calquera opción de comunicación que non requira resposta inmediata. A comunicación sincrónica é unha comunicación en tempo real con comentarios rápidos.
É moi importante lembrar que cando se traballa a distancia, a planificación require regularidade. É necesario manter un equilibrio de traballo coas tarefas estratéxicas e operativas, marcando o ritmo de traballo en tarefas prioritarias semanalmente ou mesmo diariamente. A planificación adecuada e a definición de obxectivos farán que o traballo sexa máis claro e axudará a evitar o esgotamento dos empregados. Non se sentirán illados do proceso.
Videoconferencia: a ferramenta número un
O illamento dos empregados remotos é máis informativo que social. Non botan tanto de menos sentados xunto a alguén (aínda que varía) preocúpanse sobre todo pola falta de acceso rápido á información e comunicación cos compañeiros. Non teñen a oportunidade de facerlle unha pregunta a un colega e obter unha resposta inmediata, celebrar unha pequena vitoria ou un informe, facer unha chuvia de ideas ou simplemente falar sobre os plans para a fin de semana.
Este déficit vese parcialmente compensado polos servizos de videoconferencia.
A videoconferencia permite que unha ou máis persoas manteñan unha conversa en tempo real, xa sexa por teléfono ou a través de plataformas de videoconferencia en liña. As chamadas son unha canle de comunicación sincrónica, pero tamén se poden usar cando só unha persoa está a falar cun grupo, por exemplo, para dirixir . Exemplos deste tipo de servizos: , Zoom, BlueJeans, GoToMeeting.
Beneficios:
- As videochamadas transmiten a entoación, as emocións, os sinais faciais e outros verbais do interlocutor, axudando así a aclarar e comprender o seu estado de ánimo.
- A información adicional fai que as mensaxes sexan máis claras, engade contido emocional e axuda a crear conexión e confianza.
Desvantaxes:
- Coordinación no tempo. As chamadas só poden ocorrer en tempo real, o que dificulta a comunicación para un equipo repartido en diferentes fusos horarios.
- O curso da comunicación non está documentado de ningún xeito. Os desafíos non deixan un resultado escrito.
- Interpretación. A calidade da comunicación non é óptima para todos (especialmente para aqueles que se illan no país). As palabras non sempre se perciben correctamente.
Cando usar a videoconferencia?
- Reunións periódicas, tanto individuais como grupais
- Encontros de equipos
- Planificación e intercambio de ideas (o mellor con vídeo)
- Resolver malentendidos ou xestionar situacións emocionais ou crecentes desde outras canles (como correo electrónico, chat)
Se cres que o teu traballo en equipo remoto non é o suficientemente produtivo, non perdas o tempo: intenta cambiar a situación.
- Presentar check-in diarios co equipo.
- Siga rigorosamente o momento e os obxectivos da reunión, anótaos na invitación e recórdaos ao principio.
- Fai os deberes. Prepárate para a reunión e anota en papel que ideas che trouxeron a esta reunión, que expectativas tes dos participantes e que teñen de ti?
- Pida aos participantes que compartan roles (tomar notas, presentar información, actuar como moderador da reunión).
- Non realizar reunións para un equipo grande (máis de 8 persoas).
- Lembra sincronizar as túas reunións co fuso horario dos participantes.
Cando todos están xuntos: como organizar as xuntas xerais da empresa
As reunións de todos os empregados da empresa convertéronse nunha forma popular de intercambiar información.
Hai varios consellos sobre como organizalos mellor:
- Tempo. Para as empresas en Rusia, o mellor é celebrar este tipo de reunións entre as 11 e as 12 horas. Tenta escoller un horario que sexa conveniente para o maior número de empregados posible. Asegúrese de gravar a reunión. En moitas plataformas, incluíndo MegaFon, isto pódese facer cun só clic e despois cargalo en formato mp4.
- Transmisión en directo. Isto pode non ser necesario para as pequenas empresas, pero para as grandes cunha rede distribuída de sucursais, ten sentido realizar emisións en directo.
- Preguntas e respostas. Podes pedirlle á xente que faga preguntas que lles preocupan con antelación, despois podes preparar información que sexa relevante para o público.
- Non te esquezas do humor. Esta non é unha formación na escola, senón unha oportunidade para proporcionar unha conexión persoal e axudar a xerar confianza entre os equipos distribuídos.
Brainstorming: elimina a confusión
Cando se trata de brainstorming, é importante que os equipos distribuídos utilicen unha ferramenta dixital común. Permite recoller, agrupar e categorizar ideas durante a chuvia de ideas.
Aquí tes algúns consellos importantes para axudarche a atacar de forma eficaz:
- O equipo remoto pode escoller unha ferramenta de xestión de proxectos colaborativa que admita a funcionalidade de tarxeta kanban coa que moitos equipos xa están familiarizados, como Trello.
- Unha alternativa podería ser a que ofrece a plataforma. A ferramenta é un cadro de debuxo que todos poden ver e pode ser editado por calquera dos participantes.
- Use a opción de votación para avaliar cal é a idea máis interesante de implementar. Todas as estatísticas pódense descargar máis tarde en formato csv ou xlsx.
- A experiencia demostra que é mellor avisar aos empregados sobre o asalto con antelación para que teñan tempo para pensar en ideas. Cando o grupo se reúna, os participantes xa non virán coas mans baleiras.
As comunicacións sincrónicas, como as videochamadas, cando se usan correctamente, poden ser unha excelente ferramenta para realizar traballos en equipo, rastrexar os seus resultados e proporcionar apoio emocional a todos os membros do equipo. E cando se combinan con ferramentas asíncronas, axudan aos participantes distribuídos no proceso a ser tan produtivos (e ás veces máis) que os seus colegas da oficina.
Fonte: www.habr.com