Fai que "udalenka" sexa xenial de novo: como transferir toda a empresa ao traballo remoto en 4 etapas

Mentres o coronavirus arrasa o planeta, o inodoro lidera a bolsa e países enteiros están en corentena, cada vez máis empresas vense obrigadas a trasladar empregados ao traballo remoto. En RUVDS non fomos unha excepción e decidimos compartir con Habr a nosa experiencia na organización do fluxo de traballo remoto en toda a empresa. Paga a pena mencionar de inmediato que o artigo non conterá consellos do capitán como "se estás na casa, ponte os pantalóns", só a dura realidade e pautas de actuación.

Para evitar unha dor insoportable como resultado da transferencia de empregados ao traballo remoto, dividimos todo o proceso en pequenas etapas.

Fase 1: Dividir a empresa en grupos/direccións

Xa que temos unha empresa pequena (ata 20 persoas), é máis fácil para nós neste sentido, porque non hai un gran número de departamentos, divisións e unidades máis pequenas de división de persoas. En total, RUVDS pode distinguir 5 grupos/direccións condicionais:

• Soporte técnico;
• administradores de sistemas;
• Desenvolvedores;
• Servizo financeiro (contabilidade, pagamentos e fluxo documental);
• Servizo de xestión e mercadotecnia.

No noso caso, a división é condicional, porque estruturalmente diferentes grupos de persoas, como no noso caso a xestión e a comercialización, necesitan dereitos de acceso similares. Simpatizamos con aqueles que non teñen 5, senón moito máis grupos, cada un dos cales require o seu propio nivel de acceso.

Fase 2: Determinar as necesidades de traballo dos grupos/direccións e configurar o acceso

• Para manter a súa eficiencia, os mozos do soporte técnico, que temos todo o día, necesitan acceso ao noso sistema interno de tickets (OTRS) e a capacidade de responder rapidamente aos clientes, o que significa que necesitan reenviar as chamadas do traballo aos números de móbil dos empregados. . En boa forma, a localización do TP non importa en absoluto, sempre que o soporte sexa competente e rápido.
  Para poder conectarse ao sistema de tickets desde calquera lugar, está baseado nun dos servidores virtuais e duplicado noutro centro de datos, non hai nada na oficina. Se un servidor cae, o segundo sobe nun minuto; os traballadores nin sequera notan que se produciu unha substitución.
• Os administradores do sistema traballan directamente con servidores que non están conectados á oficina, polo que para eles a transición ao traballo desde casa é o máis indoloro. Ademais, todos os nosos servidores están equipados cunha interface de xestión especial, moito máis funcional que o KVM clásico. A nosa interface permite aos administradores traballar co servidor incluso desde a Antártida (esta foi a experiencia recentemente).
• Os desenvolvedores sempre puideron traballar de forma remota e o seu traslado ao traballo desde casa non afectará en absoluto á produtividade.
• Os pagos, a contabilidade e o fluxo de documentos son quizais os máis confusos en canto á transferencia remota, pero tamén aquí hai unha serie de solucións para as que utilizamos os nosos propios servidores virtuais.
  Así, os pagos que requiren a verificación dos particulares compróbanse en máquinas virtuais de servizo situadas en dous dos nosos centros de datos. Os pagos recibidos de persoas xurídicas que requiren conexión a un banco cliente recóllense e procesan de novo nunha máquina virtual situada nun dos centros de datos. Os cheques tramítanse en liña e non dependen da nosa oficina nin sequera do centro de datos, e as devolucións realízanse manualmente e de novo nun dos servidores virtuais.

  As bases de datos de contabilidade están situadas nun servidor do noso centro de datos en Korolev, no territorio da planta de defensa Composite, nun antigo abrigo antiaéreo, e para fiabilidade duplícanse no centro de datos M9 (obxecto de importancia estratéxica para toda Rusia. ). Nun momento determinado, prodúcese a copia, o que permite, en caso de perda dun dos servidores, continuar rapidamente o traballo do departamento de contabilidade cuns custos mínimos.

• Tamén automatizamos o fluxo de documentos: na conta persoal, o cliente pode descargar o contrato e as declaracións de conciliación con selos, normalmente é suficiente para os individuos. Pero a maioría dos nosos clientes son persoas xurídicas que necesitan documentos orixinais. Neste caso, o departamento de contabilidade imprime todo o que necesitas na casa e envíao por correo ou mensaxería a calquera lugar. Toda a correspondencia entrante recóllese por seguridade e envíase polo servizo de mensaxería para asinala ao departamento de contabilidade, e despois os documentos envíanse de volta á oficina do remitente. Pois ben, unha persoa da dirección vén á oficina un par de veces á semana, por se acaso. Aínda así, cando se trata de documentos en papel, unha visita á oficina é absolutamente imposible.
• A forma máis sinxela de facer o traballo remoto é para os departamentos de xestión e mercadotecnia que traballan desde ordenadores portátiles, onde só tes que lanzar un certificado para acceder aos recursos da empresa e xa está.

Fase 3: Asegurar contra riscos, información e ferro

Unha das principais dificultades ao traballar de forma remota é a fuga de datos, polo que se converte nunha dor para moitos profesionais da seguridade. Aplicamos as mesmas regras de forma remota que na oficina: o acceso a recursos confidenciais ofrécese mediante a autenticación de dous factores mediante un certificado e inicio de sesión/contrasinal. Deste xeito, pode denegar ao instante o acceso a un empregado específico revogando o seu certificado.

Como din, é mellor previr que lamentar, polo que usamos tempos tan difíciles como motivo para unha proba de forza non programada do "hardware" da infraestrutura. Tres servizos son os responsables da súa dispoñibilidade no DC: enxeñeiros de servizo que están nos seus postos durante todo o día, soporte técnico e administradores do sistema.

Todos os nodos clave dos nosos centros de datos están reservados segundo o esquema N+1 de acordo con estándares non inferiores ao nivel III, incluídos os equipos de telecomunicacións e a fonte de alimentación. Aínda que algo máis grave que unha corentena xeral debe ocorrer para limitar a subministración de enerxía, non obstante, realizamos exercicios para cambiar a enerxía dos centros de datos a xeradores diésel. Os acordos de subministración de combustible para eles permitirán que o centro de datos insignia de RUCLOUD funcione de forma autónoma durante unha desconexión a longo prazo da rede eléctrica. Ao mesmo tempo, realizamos unha auditoría de todos os kits de reparación, en caso de problemas coa entrega de novos compoñentes. 

Dado que a pandemia de coronavirus xa está recoñecida como causa de forza maior, o que fai posible o incumprimento das obrigas, comprobamos cales das contrapartes poderían aproveitarse diso e fallar nun momento difícil.

Baseándonos na experiencia de China e Italia, podemos dicir que mesmo a propagación xeneralizada da enfermidade non afecta directamente aos provedores de Internet, especialmente porque cada centro de datos ten polo menos 2 canles de comunicación independentes que se duplican entre si.

Fase 4: Prescribir as normas para traballar a distancia

As regras permiten que o equipo non se relaxe e cambie ao traballo remoto sen perder a calidade do traballo. Fixemos unha pequena lista para nós:

• Cumprimento do horario de traballo, aínda tendo en conta que o traballo está centrado no resultado, non no proceso. Isto é especialmente importante para o soporte técnico, que debe estar dispoñible durante todo o día. O horario de traballo é a constante dentro da cal todos poden comunicarse entre si.
• Determine o lugar principal de comunicación (chat en equipo) sobre todas as cuestións importantes. Tradicionalmente, este é o traballo Slack. Para aqueles aos que lles gusta Slack, pero non lles gusta doar por el, proba Mattermost de código aberto.
• Usa videochamadas para tarefas e discusións complexas (Zoom non ten competencia). Todo o que se acordou durante a videochamada debe ser gravado e publicado no chat xeral do equipo ou no fío de conversa cuxos membros están preocupados polos detalles da túa chamada. Esta fixación permite que todo o equipo estea nun único campo de información.
• En condicións de traballo remoto a longo prazo, é necesario levar a cabo reunións regulares de equipo e de vídeo persoais. Por exemplo, dúas veces por semana, cunha visión xeral do estado das súas tarefas. Isto é de novo necesario para que haxa unha comprensión de quen fai que.

A lista é o máis unificada posible, pero podes tomala como base e facer axustes e engadidos en función das especificidades do teu traballo.

Como conclusión, gustaríame sinalar que a tendencia do traballo remoto non é o estancamento, senón unha evolución na que só sobreviven aqueles que se adaptan activamente aos cambios ambientais. Polo tanto, aqueles que aprendan a traballar sen un control constante da oficina, centraranse no resultado, e non no tempo dedicado, só se beneficiarán da situación actual.

Que medidas se están tomando para cambiar ao traballo remoto no seu equipo ou empresa? Quizais teñamos algo que aprender uns dos outros.

Fonte: www.habr.com