Mentres o coronavirus arrasa o mundo, o mercado de valores enfróntase a unha crise de inodoros e países enteiros entran en corentena, cada vez máis empresas vense obrigadas a trasladar os seus empregados ao teletraballo. En RUVDS non somos unha excepción e decidimos compartir con Habr a nosa experiencia na organización dun proceso de teletraballo para toda a empresa. Cómpre mencionar de inmediato que este artigo non ofrecerá ningún consello severo como "ponte os pantalóns cando esteas na casa", só a dura realidade e consellos prácticos.
Para evitar a dolorosa transición dos empregados ao teletraballo, dividimos todo o proceso en pasos máis pequenos.
Paso 1: Dividir a empresa en grupos/áreas
Dado que somos unha empresa pequena (ata 20 persoas), isto é máis doado para nós, xa que non temos un gran número de departamentos, divisións ou unidades de división máis pequenas. RUVDS pódese dividir en cinco grupos/áreas:
- Soporte técnico;
- Administradores de sistemas;
- Desenvolvedores;
- Servizo financeiro (contabilidade, pagamentos e fluxo de documentos);
- Servizo de xestión e mercadotecnia.
No noso caso, a división é arbitraria, porque grupos de persoas estruturalmente diferentes, como a dirección e o márketing no noso caso, requiren dereitos de acceso similares. Simpatizamos con aqueles que teñen moitos máis grupos que só cinco, cada un requirindo o seu propio nivel de acceso.
Paso 2: Determinar as necesidades de traballo dos grupos/áreas e configurar o acceso
- Para seguir sendo eficaz, o noso equipo de asistencia técnica, dispoñible as 24 horas do día, os 7 días da semana, necesita acceso ao noso sistema interno de xestión de incidencias (ITS) e a capacidade de responder con prontitude aos clientes, o que significa desviar chamadas desde os teléfonos do traballo aos números de móbil dos empregados. Idealmente, a localización do equipo de asistencia técnica é irrelevante, sempre que a asistencia sexa competente e rápida.
Para garantir o acceso ao sistema de xestión de incidencias desde calquera lugar, este baséase nun dos servidores virtuais e está duplicado noutro centro de datos; non hai nada na oficina. Se un servidor cae, o segundo volve estar activo nun minuto; os empregados nin sequera sempre se decatan da substitución. - Os administradores de sistemas traballan directamente con servidores que non están conectados á oficina, polo que a transición ao teletraballo é a máis fluída para eles. Ademais, todos os nosos servidores están equipados cunha interface de xestión dedicada, moito máis funcional que un KVM clásico. A nosa interface permite aos administradores xestionar o servidor mesmo desde a Antártida (nós xa tivemos esta experiencia). ).
- Os desenvolvedores sempre puideron traballar de forma remota e a súa transición ao teletraballo non afectará en absoluto á súa produtividade.
- Os pagamentos, a contabilidade e a xestión de documentos son quizais as áreas máis complexas para a transición ao traballo remoto, pero tamén existen varias solucións para estas tarefas, para as que empregamos os nosos propios servidores virtuais.
Así, os pagamentos que requiren verificación por parte de particulares verifícanse en servidores virtuais de servizo situados en dous dos nosos centros de datos. Os pagamentos de entidades legais que requiren unha conexión co banco cliente recóllense e procésanse nun servidor virtual situado nun dos nosos centros de datos. Os cheques procésanse en liña e son independentes da nosa oficina ou mesmo do centro de datos, mentres que os reembolsos procésanse manualmente, de novo nun dos nosos servidores virtuais.As bases de datos contables están situadas nun servidor do noso centro de datos en Korolev, nas instalacións da planta de defensa de Kompozit (nun antigo refuxio antibombas) e, para maior fiabilidade, están copiadas de seguridade no centro de datos M9 (unha instalación de importancia estratéxica para toda Rusia). As copias de seguridade realízanse a horas programadas, o que permite a rápida continuación das operacións contables cunha interrupción mínima en caso de perda dun dos servidores.
- Tamén automatizamos o fluxo de documentos: os clientes poden descargar contratos e informes de conciliación con selos desde a súa Conta Persoal, o que normalmente é suficiente para os particulares. Non obstante, a maioría dos nosos clientes son persoas xurídicas que requiren documentos orixinais. Nestes casos, o departamento de contabilidade imprime todo o que necesitan na casa e envíao por correo ou mensaxería onde sexa necesario. Toda a correspondencia entrante é recollida por seguridade e enviada por mensaxería ao departamento de contabilidade para a súa sinatura, despois do cal os documentos son devoltos á oficina do remitente. Un par de veces por semana, un membro da dirección visita a oficina, por se acaso. Despois de todo, cando se trata de documentos en papel, unha visita á oficina é absolutamente necesaria.
- A forma máis sinxela de configurar o traballo remoto é para o persoal de xestión e mercadotecnia, que traballa desde portátiles. Simplemente instala un certificado para acceder aos recursos da empresa e xa está.
Paso 3: Asegurámonos contra riscos, información e hardware
Un dos principais desafíos do traballo remoto é a fuga de datos, razón pola cal é unha preocupación importante para moitos profesionais da seguridade. Aplicamos as mesmas regras remotamente que na oficina: o acceso a recursos sensibles realízase mediante a autenticación en dous factores cun certificado e un nome de usuario/contrasinal. Isto permíteche bloquear instantaneamente o acceso a un empregado específico revogando o seu certificado.
Como se di, máis vale previr que curar, polo que aproveitamos estes tempos difíciles como unha oportunidade para levar a cabo unha comprobación non programada da fiabilidade da infraestrutura. Tres departamentos son responsables da súa dispoñibilidade no centro de datos: os enxeñeiros de garda as 24 horas do día, os 7 días da semana, o soporte técnico e os administradores do sistema.
Todos os nodos clave do centro de datos están respaldados mediante un sistema de respaldo N+1 de acordo cos estándares de Nivel III, incluídos os equipos de telecomunicacións e a subministración de enerxía. Aínda que se requiriría algo máis serio que unha corentena xeral para limitar a subministración de enerxía, realizamos simulacros para cambiar a subministración de enerxía do centro de datos a xeradores diésel. Os contratos de subministración de combustible para estes xeradores permitirán que o centro de datos insignia de RUCLOUD funcione de forma autónoma durante unha interrupción do servizo a longo prazo. Tamén inspeccionamos todos os kits de reparación para garantir que non haxa problemas coa entrega de novos compoñentes.
Dado que a pandemia de coronavirus xa está recoñecida como un evento de forza maior, que permite o incumprimento das obrigas, investigamos que contrapartes poderían aproveitarse disto e quebrar en tempos difíciles.
Baseándose na experiencia de China e Italia, pódese dicir que mesmo a propagación xeneralizada da enfermidade non afecta directamente aos provedores de internet, especialmente porque cada centro de datos ten polo menos dous canais de comunicación independentes que se duplican entre si.
Paso 4: Establecer regras para o traballo remoto
Estas regras permiten que o equipo se manteña concentrado e faga a transición ao traballo remoto sen comprometer a calidade do seu traballo. Compilamos unha pequena lista para nós mesmos:
- Manter o horario laboral, mesmo se o traballo está orientado a resultados e non a procesos. Isto é especialmente importante para o soporte técnico, que debe estar dispoñible as 24 horas do día, os 7 días da semana. O horario laboral proporciona un tempo consistente durante o cal todos poden contactar entre si.
- Establece unha canle de comunicación principal (chat de equipo) para todos os asuntos importantes. Tradicionalmente, isto é Slack. Para aqueles aos que lles gusta Slack pero non o seu custo, proba Mattermost de código aberto.
- Usa as videochamadas para tarefas e debates complexos (Zoom é imbatible). Todo o que se comente durante a videochamada debe gravarse e publicarse no chat xeral do equipo ou no fío de conversa cuxos membros sexan responsables dos detalles da túa chamada. Esta gravación permite que todo o equipo estea na mesma páxina.
- No contexto do traballo remoto a longo prazo, é fundamental manter reunións de equipo e reunións individuais por videoconferencia regulares. Por exemplo, dúas veces por semana, con revisións do estado das tarefas. Isto é necesario, unha vez máis, para garantir que todos entendan quen está a facer que.
A lista está o máis estandarizada posible, pero podes usala como base e facer axustes e adicións en función das especificidades do teu traballo.
En conclusión, gustaríame sinalar que a tendencia do traballo remoto non é un estancamento, senón unha evolución na que só sobreviven aqueles que se adaptan activamente aos cambios ambientais. Polo tanto, aqueles que aprenden a traballar sen supervisión constante na oficina, centrándose nos resultados en lugar do tempo investido, beneficiaranse da situación actual.
Cales son as prácticas do teu equipo ou da túa empresa para a transición ao traballo remoto? Quizais poidamos aprender algo uns dos outros.
Fonte: www.habr.com
