A historia do correo electrónico remóntase a varias décadas. Durante este tempo, este estándar de comunicación corporativa non só non quedou obsoleto, senón que cada ano está a ser máis popular debido á introdución de sistemas de colaboración en varias empresas, que, por regra xeral, se basean especificamente no correo electrónico. Non obstante, debido á falta de eficiencia do correo electrónico, cada vez son máis os usuarios que o abandonan en favor dos chats de texto, as chamadas de voz e videoconferencias e as videoconferencias. Estes métodos de comunicación corporativa axudan aos empregados a aforrar moito tempo e, como resultado, a ser máis eficientes e achegar máis diñeiro á empresa.
Non obstante, o uso de chats e comunicacións de vídeo para resolver problemas de traballo adoita levar á aparición de novas ameazas para a seguridade da información dunha empresa. O feito é que, a falta dunha solución corporativa adecuada, os empregados poden comezar a corresponder e comunicarse de forma independente nos servizos públicos, o que pode provocar a fuga de información importante. Por outra banda, a dirección empresarial non sempre está disposta a destinar fondos á implantación de plataformas corporativas para videoconferencias e chats, xa que moitos confían en que distraen aos empregados do traballo máis que aumentar a súa eficiencia. Unha saída a esta situación podería ser o despregamento de chat corporativo e videoconferencia baseados nos sistemas de información existentes. Aqueles que utilicen Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition como plataforma de colaboración poden resolver o problema de crear chat corporativo e videoconferencia con Zextras Team, unha solución que engade a Zimbra OSE moitas novas funcións relacionadas coa comunicación corporativa en liña.
Zextras Team vén en dúas edicións: Zextras Team Basic e Zextras Team Pro, e difiren no conxunto de funcións proporcionadas. A primeira opción de entrega é totalmente gratuíta e permítelle organizar chats de texto en formatos de chat individual e grupal, así como chats de vídeo e chamadas de audio individuais baseados en Zimbra OSE. Neste caso, todas estas funcións estarán dispoñibles directamente desde o cliente web de Zimbra OSE. Ademais, os usuarios de Zextras Team Basic poden utilizar a aplicación móbil, dispoñible nas plataformas iOS e Android. Estas aplicacións permítenche acceder a chats privados e de texto, e no futuro permítenche facer videochamadas. Teñamos en conta inmediatamente que para videochamadas e chamadas de audio, os usuarios do equipo Zextras necesitarán unha cámara web e/ou micrófono que funcione correctamente.
Pero Zextras Team Pro ofrece unha funcionalidade moito máis rica. Ademais das capacidades xa enumeradas, os usuarios de Zextras Team terán a oportunidade de crear videoconferencias para un gran número de empregados. Isto permítelle manter reunións entre empregados que se atopan xeograficamente en diferentes lugares e, polo tanto, aforrar tempo que antes se dedicaba a reunir aos participantes nunha sala e dedicalo a un estudo máis profundo dos problemas ou a resolver tarefas de traballo específicas.
Zextras Team Pro tamén permite crear espazos virtuais e reunións virtuais para os empregados. O espazo pode conter varias salas de reunións á vez, nas que varios participantes do espazo poden tratar temas comúns. Por exemplo, considere unha empresa que ten un departamento de vendas de 16 persoas. Deles, 5 empregados traballan en vendas b2c, 5 empregados realizan vendas b2b e outros 5 traballan en b2g. Todo o departamento está dirixido polo xefe do departamento de vendas.
Dado que todos os empregados traballan no mesmo departamento, sería conveniente crear un espazo común para discutir todos os temas que preocupan a cada empregado de vendas. Ao mesmo tempo, moitas veces xorden temas que afectan só a un departamento que traballa, por exemplo, co b2b. Por suposto, os empregados do departamento de vendas que traballan noutras áreas non teñen necesidade de participar nas discusións sobre tales temas, pero o xefe do departamento debe participar nas discusións de cada departamento. Por iso é posible asignar reunións virtuais separadas para cada dirección dentro do espazo destinado ás necesidades do departamento de vendas, para que en cada unha delas os empregados poidan comunicarse entre eles e co xefe do departamento. Ao mesmo tempo, o propio xerente terá as tres reunións virtuais convenientemente recollidas nun espazo separado. E se consideras que toda a comunicación ten lugar nos servidores da empresa e que os datos non se transfiren a ningún lado deles, entón estes chats poden chamarse bastante seguros en termos de seguridade da información. Máis aló do departamento de vendas, o concepto de espazos e salas de reunións virtuais pódese aplicar a toda a empresa.
Ademais das reunións de vídeo, as chamadas de audio tamén están dispoñibles para os usuarios. Ademais do feito de que cargan moito menos as canles de comunicación, moitos empregados adoitan simplemente sentir vergoña de comunicarse en formato de vídeo e moitas veces ata ocultan a cámara web dos seus portátiles.
Ademais das videochamadas e as chamadas de audio cos empregados, o equipo Zextras permítelle crear videochamadas e chamadas de audio con calquera usuario que non sexa empregado da empresa, xerando e enviándolle unha ligazón especial para unirse á reunión. Dado que Zextras Team só require un navegador moderno, usando esta función sempre pode comunicarse rapidamente cun cliente ou contraparte nos casos en que a correspondencia habitual leva demasiado tempo. Ademais, o equipo Zextras admite o uso compartido de ficheiros, que os empregados poden enviarse directamente durante unha videochamada ou unha conversa de texto.
É imposible non mencionar a aplicación móbil especial Zextras Team, que permite aos empregados participar en chats corporativos mentres non están no seu lugar de traballo. A aplicación está dispoñible para plataformas iOS e Android, e actualmente permite aos usuarios:
- Realiza correspondencia recibindo e enviando mensaxes no teu teléfono intelixente
- Crea, elimina e únete a chats privados
- Crea, elimina e únete a chats de grupo
- Únete a espazos virtuais e conversas, ademais de crealos e eliminalos
- Invita usuarios a espazos virtuais e conversas, ou viceversa, elimínaos de alí
- Recibe notificacións push e establece unha conexión segura co servidor corporativo.
No futuro, a aplicación engadirá capacidades para comunicacións de vídeo privadas, así como videoconferencias e unha función para compartir ficheiros.
Outra característica interesante de Zextras Team é a posibilidade de transmitir os contidos da pantalla do ordenador en tempo real, así como transferir o seu control a outro usuario. Esta función pode ser moi útil cando se realizan seminarios web de formación, durante os cales é necesario familiarizar aos empregados coa nova interface. Esta función tamén pode axudar ao departamento de TI empresarial a axudar aos empregados a resolver problemas cos seus ordenadores sen a presenza física dunha persoa informática.
Así, Zextras Team é unha solución completa para organizar unha comunicación en liña conveniente entre os empregados tanto dentro da rede interna da empresa como fóra dela. Debido ao feito de que Zextras Backup é capaz de facer unha copia de seguranza completa de toda a información que se xera en Zextras Team, a información de alí non se perderá en ningún lugar e, dependendo da gravidade das políticas de seguridade, o administrador do sistema poderá configurar de forma independente varias restricións para os usuarios.
Para todas as preguntas relacionadas con Zextras Suite, pode poñerse en contacto coa representante de Zextras Ekaterina Triandafilidi por correo electrónico [protexido por correo electrónico]
Fonte: www.habr.com