Un erro común dos empresarios novatos é que non prestan a suficiente atención á recollida e análise de datos, á optimización dos procesos de traballo e ao seguimento dos indicadores clave. Isto ten como resultado unha diminución da produtividade e unha perda subóptima de tempo e recursos. Cando os procesos son malos, ten que corrixir os mesmos erros varias veces. A medida que aumenta o número de clientes, o servizo vaise deteriorando e sen a análise dos datos non hai unha comprensión clara do que hai que mellorar. Como resultado, as decisións tómanse por capricho.
Para ser competitivos, as empresas modernas, ademais de produtos e servizos de calidade, deben ter procesos transparentes e recoller datos analíticos. Sen isto, é difícil comprender o estado real dos negocios e tomar as decisións correctas. Polo tanto, é importante ter no teu arsenal as ferramentas necesarias que non só sexan cómodas de usar, senón que tamén che permitan simplificar o teu traballo e crear os procesos máis transparentes posibles.
Hoxe hai un gran número de ferramentas e solucións. Pero a maioría dos emprendedores non os usan porque ou non lles ven o valor, ou non entenden como utilizalos, ou son caros, ou complicados, ou 100500 máis. Pero os que o descubriron, atoparon ou crearon este tipo de ferramentas xa teñen vantaxe a medio prazo.
Durante máis de 10 anos, estou creando produtos e solucións informáticas que axudan ás empresas a aumentar os beneficios mediante a automatización e a transformación dixital dos procesos. Axudei a crear decenas de startups e creei decenas de ferramentas en liña que son utilizadas por centos de miles de persoas en todo o mundo.
Aquí tes un dos bos exemplos na miña práctica que mostra os beneficios da transformación dixital. Para un pequeno bufete de avogados estadounidense, o meu equipo e eu creamos unha ferramenta para xerar documentos legais, que permitiu aos avogados xerar documentos máis rápido. E despois, ampliando a funcionalidade desta ferramenta, creamos un servizo en liña e transformamos completamente a empresa. Agora atende aos clientes non só na súa cidade, senón en todo o país. Ao longo de tres anos, a capitalización da empresa creceu varias veces.
Neste artigo compartirei contigo a experiencia real de crear un sistema transparente para controlar os indicadores clave de negocio. Tentarei inculcar o valor do uso de solucións dixitais, demostrarei que non é difícil e non sempre é caro. Entón, imos!
Como comezou todo
Se queres ter algo que nunca tiveches, terás que facer algo que nunca fixeches.
Coco Chanel
A miña muller estaba cansa de estar de baixa por maternidade e decidimos abrir un pequeno negocio: unha sala de xogos para nenos. Como teño o meu propio negocio, a miña muller encárgase da sala de xogos por completo, e eu axudo con cuestións estratéxicas e desenvolvemento.
Os detalles de abrir un negocio son unha historia completamente diferente, pero na fase de recollida de datos e análise dos competidores, ademais de destacar os problemas específicos deste negocio, prestamos atención aos problemas dos procesos internos cos que a maioría dos competidores non loitaban. .
Para a miña sorpresa, no século XXI case ninguén gardaba CRM de ningún xeito; moitos gardaban rexistros por escrito, en cadernos. Ao mesmo tempo, os propios propietarios denunciaron que os empregados rouban, cometen erros ao calcular e teñen que pasar moito tempo recalculando e revisando con asentos no libro de contabilidade, pérdense datos de reservas e depósitos, os clientes marchan por causas descoñecidas. eles.
Analizando os datos recollidos, decatámonos de que non queremos repetir os seus erros e necesitamos un sistema transparente que reduza estes riscos ao mínimo. En primeiro lugar, comezamos a buscar solucións xa preparadas, pero non puidemos atopar outras que satisfaceran plenamente os nosos requisitos. E entón decidín facer o meu propio sistema, aínda que non o ideal, pero funcionante e económico (case gratuíto).
Ao elixir unha ferramenta, tiven en conta os seguintes criterios: debe ser barato, flexible e accesible e fácil de usar. Podería escribir un sistema completo, potente e caro para este negocio, pero tiñamos pouco tempo e un orzamento pequeno, ademais non entendiamos ben se o noso proxecto funcionaría e non sería razoable gastar moitos recursos en este sistema. Por iso, no momento de probar a hipótese, decidín comezar por MVP (Produto mínimo viable - produto mínimo viable) e facer unha versión de traballo no menor tempo posible cun mínimo investimento, e co paso do tempo, rematala ou refacela.
Como resultado, a miña elección recaeu nos servizos de Google (Drive, Sheets, Calendar). A principal fonte de información de entrada/saída é Google Sheets, xa que a miña muller ten experiencia traballando con follas de cálculo, pode facer cambios por si mesma se é necesario. Tamén tiven en conta o feito de que a ferramenta tamén será usada por empregados que quizais non sexan moi bos para usar un ordenador, e ensinarlles a introducir datos nunha táboa será moito máis doado que ensinarlles a traballar con algún especialista. programa como 1C.
Os datos introducidos nas táboas cambian en tempo real, é dicir, en calquera momento podes ver a situación dos asuntos da empresa, a seguridade está integrada, podes restrinxir o acceso a determinadas persoas.
Desenvolvemento da arquitectura e estrutura de datos
A sala de xogos infantís ofrece varios servizos básicos.
- Visita estándar - cando un cliente compra o tempo que pasa na sala de xogos dos seus fillos.
- Visita supervisada — cando un cliente compra o tempo que pasa na sala de xogos dos seus fillos e paga extra pola supervisión. É dicir, o cliente pode deixar o neno e facer os seus negocios, e o traballador da sala observará e xogará co neno durante a ausencia do pai.
- Aniversario aberto — o cliente aluga unha mesa separada para a comida e os asentos dos hóspedes e paga unha visita estándar á sala de xogos, mentres a sala funciona como de costume.
- Aniversario pechado — o cliente aluga todo o local; durante o período de aluguer a habitación non acepta outros clientes.
É importante que o propietario saiba cantas persoas visitaron a sala, que idade tiñan, canto tempo pasaron, cantos cartos gañaban, cantos gastos houbo (moitas veces ocorre que o administrador necesita comprar algo ou pagar por algo, por exemplo, entrega ou auga), Cantos aniversarios houbo?
Como calquera proxecto informático, comecei pensando na arquitectura do futuro sistema e elaborando a estrutura de datos. Como a muller está a cargo do negocio, sabe todo o que necesita ver, controlar e gobernar, polo que actuou como cliente. Xuntos fixemos unha chuvia de ideas e elaboramos os requisitos para o sistema, en base aos cales pensei na funcionalidade do sistema e creei a seguinte estrutura de ficheiros e cartafoles en Google Drive:
O documento "Resumo" contén información xeral sobre a empresa: ingresos, gastos, análise
O documento de Gastos contén información sobre os gastos mensuais da empresa. Para unha maior transparencia, dividido en categorías: gastos de oficina, impostos, gastos de persoal, gastos de publicidade, outros gastos.
Gastos mensuais
Cadro resumo de gastos do exercicio
O cartafol Ingresos contén 12 ficheiros de follas de cálculo de Google, un por mes. Estes son os principais documentos de traballo que os empregados enchen todos os días. Conteñen unha pestana de panel e pestanas obrigatorias para cada día laborable. A pestana do panel mostra toda a información necesaria para o mes en curso para unha rápida comprensión dos asuntos e tamén che permite establecer prezos e engadir servizos.
Pestana Panel de control
Ficha diaria
No proceso de desenvolvemento empresarial, comezaron a aparecer necesidades adicionais en forma de descontos, subscricións, servizos adicionais e eventos. Tamén implementamos todo isto ao longo do tempo, pero este exemplo mostra a versión básica do sistema.
Creación de funcionalidades
Despois de descubrir os principais indicadores, traballar a arquitectura e o intercambio de datos entre entidades, comecei a implementar. O primeiro que fixen foi crear un documento de Google Sheet no meu cartafol de ingresos. Creei nela dúas pestanas: o panel de control e o primeiro día do mes, ao que engadín a seguinte táboa.
Ficha de traballo principal
Esta é a folla de traballo principal coa que traballará o administrador. Só ten que cubrir os campos obrigatorios (marcados en vermello) e o sistema calculará automaticamente todos os indicadores necesarios.
Para reducir os erros de entrada e a comodidade, implantouse o campo "Tipo de visita" como unha lista despregable dos servizos prestados, que podemos editar na páxina do panel. Para iso, engadimos a verificación de datos a estas celas e indicamos o rango desde o que tomar os datos.
Para reducir o erro humano nos cálculos, engadín un cálculo automático das horas que o cliente pasou na habitación e da cantidade de diñeiro que debe.
Para iso, o Administrador simplemente deberá marcar a hora de chegada (columna E) e a hora de saída (columna F) do cliente no formato HH: MM. Para calcular o tempo total que pasa un cliente na sala de xogos, uso esta fórmula:
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)Para calcular automaticamente a cantidade de diñeiro para utilizar os servizos, tivemos que utilizar unha fórmula máis complexa, xa que o prezo dunha hora pode variar dependendo do tipo de servizo. Polo tanto, tiven que vincular os datos á táboa de servizos na páxina do panel usando a función QUERY:
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)Ademais das accións principais, engadín funcións adicionais para eliminar erros IFERROR ou ISBLANK non desexados, así como a función ROUNDDOWN: para non molestarme coas pequenas cousas, redondeei a cantidade final cara ao cliente.
Ademais dos ingresos principais (tempo de aluguer), nunha sala de xogos para nenos hai ingresos adicionais en forma de servizos ou venda de xoguetes, e os empregados fan pequenos gastos, por exemplo, pagar auga potable ou mercar doces para eloxios, todo isto tamén hai que telo en conta.
Por iso, engadín dúas táboas máis nas que rexistraremos estes datos:
Para facilitar o traballo cos signos, coloreinos e engadínlle formato condicional ás celas.
As táboas principais están listas, agora cómpre poñer os indicadores principais nunha táboa separada para que poida ver claramente canto gañou nun día e canto deste diñeiro está na caixa rexistradora e canto está na tarxeta.
Para totalizar o diñeiro por tipo de pago, usei de novo a función QUERY:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")Ao final da xornada laboral, o administrador só ten que comprobar os ingresos e non ter que facer un recálculo manual. Non obrigamos a unha persoa a facer un traballo adicional e o propietario pode mirar e controlar a situación en calquera momento.
Todas as táboas necesarias están listas, agora só imos duplicar a pestana de cada día, numerala e obter o seguinte.
Genial! Case todo está listo, só queda mostrar todos os indicadores principais do mes na pestana do panel.
Para obter os ingresos totais do mes, podes escribir a seguinte fórmula
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1onde D1 é a cela con ingresos diarios e "1", "2" e así por diante son o nome da pestana. Exactamente do mesmo xeito recibo datos sobre ingresos e gastos adicionais.
Para claridade, decidín mostrar a rendibilidade total por categoría. Para iso, tiven que facer unha complexa selección e agrupación de todas as pestanas, e despois filtrar e eliminar liñas baleiras e innecesarias.
Rendibilidade por categoría
A principal ferramenta de contabilidade de ingresos está lista, agora só duplicaremos o ficheiro para cada mes do ano.
Despois de crear unha ferramenta de contabilidade e seguimento dos ingresos, púxenme a crear unha táboa de gastos na que teremos en conta todos os gastos mensuais: aluguer, nóminas, impostos, compra de bens e outros gastos.
No cartafol do ano actual, creei un documento de Google Sheet e engadínlle 13 pestanas, un panel e doce meses.
Pestana Panel de control
Para máis claridade, na pestana do panel resumei toda a información necesaria sobre os gastos financeiros do ano.
E en cada pestana mensual creei unha táboa na que faremos un seguimento de todos os gastos en efectivo da empresa por categoría.
Ficha de mes
Resultou moi cómodo, agora podes ver e controlar todos os gastos da empresa e, se é necesario, mirar o historial e mesmo facer análises.
Dado que a información sobre ingresos e gastos atópase en diferentes ficheiros e non é moi cómodo de controlar, decidín crear un ficheiro no que recompilei toda a información relevante necesaria para que o propietario controle e xestione a empresa. Chamei este ficheiro "Resumo".
Táboa pivote
Neste ficheiro creei unha táboa que recibe datos mensuais das táboas, para iso usei a función estándar:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")onde paso o ID do documento como primeiro argumento e o intervalo importado como segundo parámetro.
Despois fixen o balance anual: canto gañaba, canto gastou, cal era o beneficio, rendibilidade. Visualizouse os datos necesarios.
E por comodidade, para que o propietario do negocio poida ver todos os datos nun só lugar e non pasar por ficheiros, integrei a posibilidade de seleccionar calquera mes do ano e mostrar os indicadores clave en tempo real.
Para iso, creei unha ligazón entre o mes e o documento de identificación
Entón creei unha lista despregábel usando "Datos -> Validación de datos", especifiquei o rango da ligazón e configurei a importación cunha ligazón dinámica ao documento
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")Conclusión
Como podes ver, mellorar os procesos da túa empresa non é tan difícil como pode parecer, e non necesitas ter ningunha superhabilidade para facelo. Por suposto, este sistema ten moitas deficiencias e, a medida que o negocio creza, será imposible usalo, pero para unha pequena empresa ou ao comezo ao probar unha hipótese, esta é unha excelente solución.
Esta sala de xogos leva traballando nesta solución por terceiro ano, e só este ano, cando xa entendemos ben todos os procesos, coñecemos o noso cliente e o mercado. Decidimos crear unha ferramenta de xestión empresarial en liña completa.
PS
Usar Follas de cálculo de Google para supervisar a túa empresa non é moi cómodo, especialmente desde o teu teléfono. Así o fixen , que mostra todos os indicadores comerciais clave en tempo real nun formato cómodo
Fonte: www.habr.com