Ola a todos, chámome Konstantin Kuznetsov, son o CEO e fundador de RocketSales. No campo das TIC, hai unha historia bastante común cando o departamento de desenvolvemento vive no seu propio universo. Neste universo, hai humidificadores de aire en cada escritorio, unha morea de aparellos e produtos de limpeza para monitores e teclados e, moi probablemente, o seu propio sistema de xestión de tarefas e proxectos.
Cal é o gran problema?
Quizais para algúns non sexa nada. Pero atopamos un problema. Creamos e automatizamos sistemas de vendas, implementamos CRM e creamos infraestrutura na nube para empresas. Ademais dos departamentos de desenvolvemento e produción, os proxectos dos clientes adoitan incluír comerciantes, vendedores, contadores e outros empregados. E comezamos a pensar en como organizar un proceso eficaz de xestión de proxectos.
Se o proceso de desenvolvemento e produción está organizado nunha plataforma como Jira ou GitLab, entón ninguén, excepto o desenvolvemento, entende o que é o que. Para involucrar a un empregado de terceiros nun proxecto, cómpre reunirse con el, explicar o contexto, gravar a tarefa nalgún lugar, controlar o grao de preparación nos chats de traballo, obter o resultado a través do chat e introducilo en Jira. E así cada vez.
O desenvolvemento está cortado doutros departamentos da empresa, non saben como implicarnos, e non sabemos se precisan da nosa participación.
Hai un par de anos descubrimos a plataforma Asana. Neste material quero contarvos como organizamos o proceso de desenvolvemento e xestión da produción para:
- toda a empresa traballaba nun único ecosistema,
- todos tiñan funcionalidades suficientes,
- foi posible estimar o custo de cada proxecto en horas e cartos,
- o traballo cos clientes foi a longo prazo: non no marco dunha tarefa, senón no marco dun proxecto completo cun atraso constante de ideas.
Un pouco para coñecer a Asana
Pasei 10 anos buscando software conveniente para a xestión de proxectos. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 e ducias de outros rastreadores de tarefas non pasaron a proba de forza. Entón atopei a Asana. E todo funcionou.
Na nosa opinión, esta é a mellor plataforma e de máis rápido crecemento para a xestión de tarefas e proxectos. Hoxe, Asana é o líder mundial en popularidade e satisfacción dos usuarios. Isto é evidenciado polo gráfico de clasificación g2.
Somos fans de Asana, ata obtivemos a certificación para poder implementala para os nosos clientes.
Describirei brevemente o proceso desde a venda ata a execución do proxecto
Xa que vendemos servizos informáticos, o noso funil é bastante longo e, cara ao final, entra no departamento de produción e, ás veces, de desenvolvemento.
O departamento de vendas realiza manipulacións estándar: auditoría, aprobación do CP, sinatura dun acordo, transferencia da transacción á produción. A produción poderá non aceptar o contrato: deberá indicar o orzamento, a data de transferencia a produción e o tempo estimado de tempo para a execución do proxecto.
Grazas á combinación amoCRM + Asana, ao transferir unha transacción do departamento de vendas á produción e de volta, o traballo non se interrompe en ningún lado. O azul indica a área de responsabilidade do departamento de vendas, o laranxa indica o departamento de produción e o rosa indica o departamento de desenvolvemento.
É importante que o departamento de desenvolvemento, a diferenza do departamento de deseño, non estea implicado en todos os proxectos. Ás veces, configurar un sistema non require solucións personalizadas.
Entón, cando o director aceptou o proxecto para a produción, o director de vendas vai a Asana con 1 clic (captura de pantalla). Desde amoCRM, o proxecto créase automaticamente en Asana.
Unha tarefa (tarefa) cun mapa do proxecto e propostas comerciais créase automaticamente no taboleiro de proxectos do cliente común. Aquí móstranse todos os clientes que están actualmente en produción. Aquí noméase un responsable responsable, fíxanse prazos, selecciónase o tipo de traballo e cámbiase o estado das tarefas.
O xestor pode iniciar calquera dos procesos de negocio automáticos propostos na tarefa:
- Buscar/Crear un proxecto de cliente + Anexar unha tarefa alí
- Completa a tarefa coa información da transacción
- Crea un acordo a partir da tarefa actual
O proxecto énchese con todos os datos especificados en amoCRM. Dependendo do tipo de servizo, créase inmediatamente un conxunto de subtarefas para implementar os bloques de traballo reais. O director do proxecto queda por descompoñer tarefas detalladas, asignar responsabilidades e prazos.
Este consello axuda a asumir novos proxectos. Pero o seguimento dos estados actuais e da presenza de proxectos en risco nel é un inconveniente.
Como agrupamos as tarefas e proxectos dos clientes
Desde a xunta xeral de todos os proxectos, o xerente engade o proxecto a 3 taboleiros máis:
- taboleiro persoal do cliente;
- carteira de clientes activos;
- carteira do xestor.
Imos descubrir por que necesitamos cada unha das entidades.
Na captura de pantalla que ves taboleiro persoal do cliente.
Por que este taboleiro?
Antes pensabamos en funcións de tarefas. Rematei a tarefa e fun facer outra. Resultou que estabamos facendo para o cliente exactamente a cantidade de traballo que el pediu. Pero queriamos construír relacións a longo prazo, polo que pasamos de traballar con tarefas para traballar cos clientes.
Asegurámonos de anotar todas as ideas de mellora para o cliente. Aínda que sexa un pensamento que o cliente lanzou accidentalmente ao aire, arranxámolo e rematamos. Así se forma un atraso de tarefas; o traballo co cliente non remata.
Que hai neste taboleiro?
A nosa Asana está conectada a varios servizos:
- Sistema CRM (para interacción co departamento de vendas),
- TimeDoctor (para o seguimento do tempo),
- Sistema ERP (para agregar todos os datos nunha única interface).
Introducimos un panel de control rápido de recursos en Asana. Sinalas na placa enriba da tarefa e ves quen traballou na tarefa e durante canto tempo, e que bonificación gañaban.
O traballo do departamento de produción estímase por hora, polo que era importante para nós controlar rigorosamente o tempo que cada empregado dedicaba a resolver os problemas dos clientes.
Cales son os beneficios de usar un taboleiro?
Como resultado, no sistema ERP vemos Informe do proxecto. Estado da transacción, participantes no proxecto, orzamento do proxecto, número de horas traballadas e prazos.
Podemos predecir o custo de proxectos de desenvolvemento similares, os cálculos de KPI fanse absolutamente transparentes e non hai lugar para ilusións de que o desenvolvemento leva só un par de horas. Se é necesario, sempre temos unha interface que podemos mostrar ao cliente para que informe.
Maletines Asana
Esta funcionalidade implementouse en Asana durante moito tempo. Pero non o apreciamos inmediatamente. Nun primeiro momento, simplemente recollemos todos os proxectos dos nosos xestores en carteiras. Resultou que durante o seu tempo na empresa, Denis Kiselev traballou con 61 clientes.
É xenial sabelo, pero non o suficiente para xustificar o tempo dedicado a recollelo. E marcamos nos maletíns. Todo cambiou cando equiparamos un proxecto en Asana a unha transacción no sistema CRM.
Anteriormente, o xestor subscribíase a todos os proxectos e recibía notificacións de todos os cambios na caixa de entrada (feed de notificacións). Cada actualización de estado e cada comentario novo mostráronse no feed, comezando polo máis novo. O luns, o xerente sentouse e completou tarefas desde a caixa de entrada de forma secuencial. Non se falaba de prioridades, e ás veces nunca se chegaba a tarefas importantes.
Agora hai unha carteira de empregados e unha carteira de departamento de proxectos. No primeiro, o xestor xestiona os seus proxectos, o segundo dálle ao xestor a funcionalidade de control sobre a carga de traballo actual de todos os empregados.
Carteira do departamento de deseño
Na captura de pantalla podes ver os proxectos ordenados por empregado.
Unha vez á semana, o director do proxecto actualiza o estado de cada proxecto. Escribe o que se fixo a semana pasada e o que está previsto para a próxima semana. Establece unha das tres etiquetas: baixo control, en risco, hai problemas.
O xestor pode avaliar rapidamente:
- volume actual de clientes no departamento de deseño,
- número de proxectos en execución para cada xestor,
- número de tarefas atrasadas nos proxectos,
- presenza de problemas e necesidade de implicarse en proxectos,
- prazos do proxecto, tempo dedicado, fase de funil e prioridade do proxecto.
As carteiras tamén nos axudan a informar. Despois de actualizar o estado do proxecto, un informe sobre o traballo rematado e planificado envíase automaticamente ao chat do cliente.
Carteira do empregado
Incluso o xefe do departamento de deseño ten a súa propia carteira. Se, pah-pah-pah, quita a súa autoridade, a nova persoa verá todos os proxectos baixo o seu control, que deberá seguir supervisando.
Os empregados da liña tamén apreciaron a conveniencia da planificación da carga na carteira. Na pestana "Cargar", Asana analiza o volume de tarefas tendo en conta os prazos e advirte se un empregado planificou un volume excesivo de tarefas. Podes cambiar os prazos e axustar os detalles sen saír desta pestana.
Resolución de erros e desenvolvemento personalizado
Temos un equipo separado responsable do desenvolvemento. Como parte dun proceso empresarial, recibe tarefas de dous tipos:
- erro,
- novo desenvolvemento.
Os erros son revisados, avalíanse a súa criticidade e trasládanse ao traballo polo servizo de soporte técnico.
As tarefas de desenvolvemento proveñen do backlog interno de produtos da empresa ou do xestor do proxecto se hai unha solicitude correspondente do cliente.
O proceso de desenvolvemento, en xeral, é así.
As tarefas recaen no consello de desenvolvemento de Asana. Aquí está ela.
O director de tarefas selecciona o tipo "Error" ou "Función", establece o grao de criticidade, indica o cliente e os departamentos internos da empresa aos que afecta a tarefa. Cando a tarefa cumpre todos os requisitos da normativa interna, o director fai clic na icona do raio na barra superior da tarefa e inicia o proceso de negocio automático "Avaliar en desenvolvemento".
O xefe do departamento de desenvolvemento recibe unha notificación sobre unha nova tarefa para a avaliación e a propia tarefa trasládase a un consello separado co mesmo nome durante a duración da avaliación.
Despois da avaliación, o xestor traslada a tarefa a un sprint correspondente ao mes de finalización prevista. As tarefas están sempre en varios taboleiros ao mesmo tempo:
- no taboleiro persoal do director do proxecto,
- no consello de soporte técnico,
- na tarxeta de desenvolvemento.
Todos os participantes e empregados que supervisan a tarefa ven o progreso da tarefa, reciben notificacións e discuten directamente nos comentarios da tarefa. Cando se completa unha tarefa, o director do proxecto ou o especialista responsable de soporte técnico "lévaa" ao seu lado para seguir traballando no proxecto.
Que pasou cando devolvemos os departamentos de desenvolvemento e produción a un único ambiente co equipo?
En primeiro lugar os proxectos dos clientes fixéronse máis a longo prazo. Debido ao atraso constantemente reabastecido, a factura media aumentou.
En segundo lugar a calidade dos proxectos mellorou moito, xa que o departamento de desenvolvemento podía facer preguntas a mercadotecnia, vendas, contabilidade, etc. en calquera momento. Puidemos conectar puntualmente as competencias necesarias do equipo e ofrecer solucións dun nivel completamente diferente.
En terceiro lugar empregados, xestores e clientes recibiron total transparencia nas tarefas planificadas e completadas. Aprendemos a XESTIONAR proxectos e decatámonos de que se trata dun proceso absolutamente técnico do que se pode eliminar case por completo o factor humano.
En cuarto lugar, o equipo quedou máis unido. Anteriormente, os empregados tiñan pouca idea do que facían os míticos departamentos de desenvolvemento e produción.
Agora, vendo o proceso de desenvolvemento e configuración técnica dos sistemas:
- o departamento de vendas atopa nel ideas e inspiración sobre como vender,
- os comerciantes levan regularmente contido útil para publicacións, artigos, posicionamento e textos publicitarios,
- os xestores analizan as necesidades e o comportamento dos clientes, axustando a estratexia.
O resultado foi unha transformación gaña-gaña-gaña na que nós, os nosos clientes e os nosos socios saímos beneficiados. Gustaríame que compartas a túa opinión nos comentarios: houbo algo útil no meu artigo e que métodos de xestión de proxectos usas no desenvolvemento?
Fonte: www.habr.com