Olá outra vez. Esta é a continuación do artigo sobre a organización dun hackathon para estudantes.
Desta vez falareivos dos problemas que apareceron durante o hackathon e de como os solucionamos, dos eventos locais que engadimos ao estándar "codifica moito e come pizza" e algúns consellos sobre que aplicacións usar máis facilmente organizar eventos de esta escala.
Despois de que se completen todos os preparativos financeiros, comeza a etapa máis interesante: a preparación do sitio. Aquí podes atopar o maior número de problemas e problemas que nin sequera pensas. Comezamos por pedir diferentes petiscos e equipos. Isto leva inmediatamente a dous problemas principais: quen os recibirá e onde colocalo todo? Recordo unha vez máis que todos os organizadores son estudantes, e o propio hackathon tivo lugar os días 26 e 27 de xaneiro, que é exactamente a metade do trimestre. Para cada pedido necesitabamos de 4 a 5 persoas (dada a magnitude do evento, podíamos recibir facilmente entre 20 e 30 caixas de bebidas á vez) e a nosa única opción era buscar voluntarios entre outros cursos. Por suposto, podes usar os grupos de Facebook para atopalos, pero Slack é o candidato do noso pobo. Podes crear unha canle separada para cada entrega, integralas en Trello (unha aplicación para crear listas de accións) e despois engadir os que aceptaron axudar e gravar todo o que se recibiu en Trello. Entón, todo foi recibido, mesmo supoñamos que a entrega foi no edificio universitario correcto (un par de veces entregárono a outros edificios, e está ben, o Imperial estaba case na súa totalidade en South Kensington, poderían ter sido entregados ao Universidade de Londres por erro) e que temos xente suficiente e varios carros para transportar cargas especialmente pesadas, que segue? Onde debería ir toda esta carga? Cada gran comunidade universitaria ten o seu propio pequeno almacén para este tipo de eventos. Desafortunadamente, probablemente non cabe todo nunha sala de 2x3. Aquí é onde os patrocinadores universitarios acudiron na nosa axuda. Varias toneladas (!) de bebidas e petiscos foron entregados ao noso compañeiro do sindicato de estudantes. Unha pequena digresión. Cada facultade ten o seu propio sindicato: enxeñaría, médica, científica e xeolóxica. O noso departamento de enxeñería ten preto de 2 salas gratuítas (pero shhh, non sei ata que punto isto segue as regras da universidade) foron completamente (!) convertidas en almacéns para un evento. A continuación haberá un lapso de tempo de como sacamos estas cousas de aí. As miñas costas non mo agradeceron nada despois.
É moi difícil atopar onde gardar todas estas cousas, e aínda máis difícil distribuílas correctamente. Como referencia: hai 3 zonas en total.Hackathons inferior e 2 superior. Os tamaños son aproximadamente iguais e en xeral non hai problemas de distribución. Ata que aparecen persoas con preferencias dietéticas especiais. Veganos, vexetarianos e moitos máis. Sempre enviamos un cuestionario con antelación para saber canto pedir. Por suposto, os correos electrónicos esquécense e pérdense. Por iso sempre engadimos un 20% ao pedido principal en forma de opcións especiais de reposto, como margaritas con masa sen glute. Caro? Sen dúbida. Pero o último que necesitamos son veganos militantes que non se cansen de alimentos sen animais. Os problemas modernos requiren solucións modernas.
Digamos que todo encaixa milagrosamente. Maxia, nada menos. Aínda que todo foi levado ao seu lugar durante a noite. Que segue? Lembras o que dixen sobre o "swag"? Si, e por certo, cada patrocinador ten un. E todos eles están deseñados para polo menos 200 persoas, e para os grandes patrocinadores xeralmente é para 300. Tamén hai que almacenalo, pero iso non é o principal. Tamén dixen que temos o noso propio "swag". E aquí está para 500 persoas. E o problema é a súa fragmentación. Moitas cousas chegaron a noite anterior ao hackathon, e non había oportunidade de estar preparado para iso. Ademais, todas estas cousas deben ser coidadosamente embaladas en bolsas. 500 pezas. 500, Karl. Así que tivemos que organizar unha cinta transportadora improvisada: había vales para bebidas alcohólicas no bar, camisetas, xogos con pasta e pincel, cuncas, adhesivos e nin sequera lembro cantas cousas máis. E a pesar de que pedimos esta beleza a diferentes provedores e todos chegaron en diferentes momentos. Tiven que traballar moito para que, como plus á organización do propio evento, tamén traballei a tempo parcial nunha fábrica. Spoiler: rematamos a preparación ás 4 da mañá, e comezamos ás 8:30. Só quedei ata a media noite para poder estar de servizo o resto da noite. Despois vén a parte bastante aburrida sobre a disposición das mesas, a disposición de cables de extensión e outros lixos obrigatorios.
Chegou a hora X. Os patrocinadores chegan cedo, instálanse, presentan tácticamente o seu "swag" para atraer máis estudantes. Memorable: unha empresa durante a apertura dixo que hai dous tipos de empresarios. Os que pagan ben respectan aos seus empregados e permítenlles desenvolverse creativamente. Como (nome da empresa). E todos os demais patrocinadores poden falar deste último usando o seu propio exemplo. Esta frase converteuse en candidata ao premio ao mellor meme (sobre o seu premio ao final do último artigo). Os estudantes chegan canto antes para coller tantas cousas como poidan de balde. Aquí tes algunhas palabras sobre como os deixamos entrar. As entradas cómpranse en Eventbride e todos os organizadores teñen unha aplicación de dixitalización. Os problemas comezan cando os participantes non len as condicións: a idade mínima é de 18 anos, por exemplo, ou leva o teu pasaporte contigo, ou mesmo non se poden transferir as entradas despois do prazo (tres días antes do hackathon). Moitos, por desgraza, teñen que ser rexeitados. Pero polo que recordo: dous que se esqueceron dos pasaportes de Londres, así que só foron para a casa e leváronos con eles. Permitimos que aqueles aos que se lles entregaran os billetes pasaran por detrás dos demais; escanearon os billetes para que despois o seu dono non tentase escapar cunha bonificación.
Agora un pouco sobre os problemas cos propios billetes: só hai uns 400. Ademais uns poucos para os graduados, como agasallo de despedida. Inicialmente, mantivémolas no sitio web da universidade, pero caeron constantemente 10 minutos antes do inicio das vendas ata 30 minutos despois do comezo, e distribuíronse de forma totalmente aleatoria entre os participantes. Xa calo sobre as condicións da carreira polas que vendemos de media 20-30 máis do que deberíamos ter. A solución foi o sitio web de Eventbride. Manexa a carga á perfección, os billetes voan en media en 1-3 segundos por lote e emítense exactamente segundo o programa. Pero aquí xorde outro problema: a honestidade dos participantes. Desde a primeira ligazón de Google podes descargar e configurar o bot, e o ideal é tentar intimidar a persoas tan intelixentes para que cancelen as súas entradas. En realidade, é case imposible demostrar que non usou/usou un bot. Os billetes, pola súa banda, divídense en Imperial/todos os demais e (lixeira discriminación) para os nosos alumnos hai algo máis. Para que o departamento axude, estas son as normas.
A continuación hai problemas de preparación máis específicos. Un dos eventos que celebramos máis preto da medianoite é unha barra aberta. Por suposto, na cultura hackathon e na falta de sono, isto non sempre é unha boa idea. Por iso pouca xente visita. Pero os que veñen sempre están contentos, as bebidas son gratuítas (ata 5 GBP incluídos), unha oferta bastante grande de vales, ademais esta é unha boa forma de relaxarse despois de todo un día de hackathon sen parar. As desvantaxes son máis probables para os organizadores: moitos, en silencio, mentres os organizadores están cansos de ver todo, conseguen emborracharse bastante. Por suposto, tócanos a nós tratar con eles. Pero nunca chegou a ningún problema serio. É importante ter en conta que, como un hackathon, o bar nocturno ten un patrocinador. E este ano pasárono xenial, comprando "bombas jaeger" para todos os presentes. Foi moi difícil explicar (que estou a favor, botar máis) que os participantes medio mortos do campus son un pouco diferentes dos que queren contratar na súa empresa e deter este caos sobre o cóctel 30. Despois diso houbo a lendaria entrega de polo Nandos.
É lendario porque os propietarios de restaurantes locais acudiron cos seus repartidores para ver quen decidiu gastar varios miles en polo un sábado á noite. En total, tardamos 2 horas e 30 voluntarios en descargalo todo e repartilo entre zonas. Achéganse fotos. Non esquezas gritar "veganos aquí", se non, comerán comida vexetariana en lugar de comida vegana e logo te maldicirán. Outro evento memorable foi o karaoke. Alí xa estaban de festa todos, incluídos nós. Imaxínate: 200 persoas ocupando unha sala de conferencias ás 2 da mañá, cantando cancións completamente aleatorias (cantei Let It Go, a miña irmá estaría orgullosa). Foi marabilloso, pero de novo problemas típicos: levar equipamento, montalo, negociar coa seguridade e coa biblioteca (os sábados pola noite é unha hora de visita moi popular) para que non nos botaran. Pedíronlle á seguridade que cantara, pero negáronse.
Todo isto é divertido, por suposto. Pero. O hackathon dura dous días: os participantes poden ir e vir. Os organizadores non. En total, durmín 3.5 horas en dous días e 5 horas o día anterior. E iso é porque outros voluntarios o obrigaron (e ir ao bar fíxose sentir). Poderías durmir nunha habitación separada con colchonetas de ioga ou onde puideses. Durmín nunha cadeira, non está prohibido pola lei, durmo onde quero. O principal é que debería haber 3 persoas espertas por cada zona de hackeo. Outra tarefa foi revisar periódicamente o proxector, xa que se podía sobrequecer e definitivamente non tiñamos diñeiro extra para a reparación. Para poñelo necesitamos 6 persoas e 2 carros. En xeral, as amígdalas estaban ocupadas case todo o tempo. Nalgún momento comezamos a repartir palomitas e algodón de azucre, de novo, fomos nós os que facíamos a cociña. A clasificación de seguridade contra incendios baixou significativamente cando saquei as palomitas mentres quentaba "porque agora van voar e xa non me queda nada".
Esta parte pasou por moitos problemas na organización e as súas solucións. Enxeñeiros despois de todo. Pero quedaban entre bastidores un gran número de cousas: que problemas houbo durante o propio hackathon, a selección de premios e premios, como funcionaba a votación "intelixente", as críticas dos patrocinadores e como tratamos a limpeza do local unha semana despois. o evento. E tamén unha pequena flexión: este é o primeiro hackathon estudantil que recibe cobertura na BBC. Tamén escribirei sobre isto no próximo episodio desta saga de hackathon. Pronto comezarei a escribir, pero de momento aquí está o meu correo electrónico: [protexido por correo electrónico] e a páxina web do proxecto:
Fonte: www.habr.com