No século XX, a vida e o traballo das persoas transcorreron segundo o previsto. No traballo (simplificando - podes imaxinar unha fábrica) a xente tiña un plan claro para a semana, para o mes, para o próximo ano. Simplificando: hai que cortar 20 partes. Ninguén virá e dirá que agora hai que recortar os detalles 20 e, ademais, escribe un artigo con reflexións sobre por que a forma destes detalles é exactamente a mesma, e preferiblemente onte.
Na vida cotiá, a xente era case o mesmo: a forza maior era unha verdadeira forza maior. Non hai teléfonos móbiles, un amigo non pode chamarche e pedirche que "veña inmediatamente a axudar a resolver o problema", vives nun só lugar case toda a vida ("movéndose como un incendio") e, en xeral, pensas axuda aos teus pais a "ven en decembro unha semana".
Nestas condicións, formouse un código cultural onde te sentes satisfeito se completaches todas as tarefas. E foi real. Non completar todas as tarefas é unha desviación da norma.
Agora todo é diferente. O intelecto converteuse nunha ferramenta de traballo, e nos procesos de traballo cómpre utilizalo de diferentes formas. Un xestor moderno (especialmente un xestor superior) pasa por decenas de diferentes tipos de tarefas ao longo do día. E o máis importante, unha persoa non pode xestionar o número de "mensaxes entrantes". As novas tarefas poden cancelar as antigas, cambiar a súa prioridade e cambiar a propia configuración das antigas. Nestas condicións, é practicamente imposible formar un plan con antelación e despois levalo a cabo por etapas. Non se lle pode dicir "planearei para a próxima semana" á tarefa que chegou "temos unha solicitude urxente de Facenda, hai que responder hoxe, se non, multa".
Como vivir con el - para que haxa tempo para unha vida fóra do traballo? E é posible aplicar algúns algoritmos de xestión de traballo na vida cotiá? Hai 3 meses, cambiei radicalmente todo o sistema de fixación de obxectivos e seguimento dos mesmos. Quero contarche como cheguei a isto e que pasou ao final. A obra constará de 2 partes: na primeira, un pouco sobre, por así dicir, ideoloxía. E o segundo é enteiramente sobre a práctica.
Paréceme que o problema para nós non é que haxa moitas máis tarefas. O problema é que o noso código sociocultural aínda está configurado para realizar "todas as tarefas programadas para hoxe". Preocúpanos cando se rompen os plans, preocúpanos cando non cumprimos todo o que estaba previsto. Ao mesmo tempo, as escolas e as universidades seguen funcionando no marco do código anterior: hai un conxunto de leccións, hai tarefas domésticas claramente planificadas e fórmase un modelo na cabeza do neno que asume que a vida seguirá sendo. como isto. Se imaxinas unha versión difícil, na vida real, de feito, na túa lección de inglés comezan a falar de xeografía, a segunda lección leva unha hora e media en lugar de corenta minutos, a terceira lección cancelarase e na cuarta, no medio da lección, a túa nai chámache e pídeche urxentemente que merques e traias a compra a casa.
Este código sociocultural fai que unha persoa espere que sexa posible cambiar o fluxo de entrada, e deste xeito mellorar as súas vidas, e a vida descrita anteriormente non é normal, porque non hai un plan claro nel.
Este é o principal problema. Necesitamos darnos conta e aceptar que non podemos controlar o número de mensaxes entrantes, só podemos controlar como o tratamos e como procesamos realmente as mensaxes entrantes.
Non te preocupes que cada vez chegan máis solicitudes de cambios de plans: xa non traballamos en máquinas (salvo raras excepcións), as cartas non van por mes (si, son optimista) e o teléfono fixo ten converterse nun anacronismo. Por iso, é necesario cambiar o proceso de procesamento das mensaxes, e aceptar a vida actual tal e como é, e darnos conta de que o vello código sociocultural non funciona.
Que podemos facer para facelo máis doado? É moi difícil "facer un bo sitio web", pero cunha tarefa técnica clara (ou polo menos cunha descrición máis clara da tarefa que se está a realizar), faise moito máis fácil conseguir o resultado correcto (e, en xeral, conseguir polo menos algún resultado).
O mellor exemplo é o meu, así que tentarei descompoñer os meus desexos. Entendo claramente o que está mal no procesamento dos plans de vida e traballo: agora é "malo", pero quero que se faga "bo".
Que é "malo" e "bo" nun nivel "alto" de descomposición?
Malo: Síntome ansioso porque non estou seguro de poder facer todo o que prometín facer a outras persoas ou a min mesmo, enfágome porque non podo chegar ás cousas que planeei durante moito tempo, porque teñen que facer ser aprazados ou por mor de tarefas ardentes, ou son moi difíciles de achegar; Non podo facer todo o que é interesante, porque o traballo e a vida ocupan a maior parte do meu tempo, é malo porque non podo dedicarlle tempo á familia e ao descanso. Un punto aparte: non estou nun modo de cambio de contexto constante, a partir do cal, en moitos aspectos, ocorre todo o anterior.
Bo: Non sinto ansiedade porque sei o que farei nun futuro próximo, a ausencia desta ansiedade permíteme pasar mellor o meu tempo libre, non sinto unha sensación regular de fatiga (a palabra “ constante” non é axeitado para min, é normal), non teño que moverme e cambiar a ningunha comunicación entrante.
En xeral, moito do que describín anteriormente pódese resumir nunha simple frase: "reducir a incerteza e a incerteza".
Así, a tarefa técnica convértese en algo na liña de:
- Modificar o procesamento das tarefas entrantes para que se cambie o contexto.
- Traballar cun sistema de definición de tarefas para que polo menos non se esquezan temas e ideas de actualidade e algún día sexan procesados.
- Establecer a previsibilidade do mañá.
Antes de cambiar nada, debo entender o que podo cambiar e o que non.
Unha tarefa difícil e enorme é entender e recoñecer que non podo cambiar o propio fluxo entrante, e este fluxo é unha parte da miña vida na que acabei pola miña propia vontade; Os pros desta vida superan os contras.
Quizais, no primeiro nivel de resolución do problema, deberías pensar: queres sequera o lugar da vida no que te atopas ou queres outra cousa? E se che parece que queres outra cousa, quizais paga a pena traballar exactamente isto cun psicólogo/psicanalista/psicoterapeuta/gurú/chamámolo por calquera nome: esta pregunta é tan profunda e seria que non vou ir aquí. .
Entón, estou onde estou, gústame, teño unha empresa de 100 persoas (sempre quixen facer negocios), fago un traballo interesante (isto é a interacción coa xente, incluso para acadar obxectivos laborais, e sempre fun interesado na "enxeñería social" e a tecnoloxía), un negocio construído na "resolución de problemas" (e sempre me gustou ser un "solucionador"), síntome ben como na casa. Gústame aquí, coa excepción dos "efectos secundarios" que aparecen na parte "malo".
Dado que esta é a vida que me gusta, non podo cambiar (agás a delegación de tarefas, que se comenta a continuación) o fluxo de entrada, pero podo cambiar como se xestiona.
Como? Son partidario do concepto de que é necesario ir de menos a máis, primeiro resolver os máis dolorosos, mentres que os problemas que se poden resolver con cambios simples e avanzar cara a maiores.
Todos os cambios que fixen pódense resumir en tres direccións; Listareinos desde cambios simples (para min) ata cambios complexos:
1. Procesar e gardar tarefas.
Nunca fun capaz de levar correctamente (e aínda non podo) levar diarios en papel, escribir e formular unha tarefa - unha tarefa moi difícil para min, e sentarme regularmente nalgún tipo de rastreador de tarefas é moi difícil.
Aceptei, e o meu concepto principal era que as cousas que teño na cabeza son as máis importantes.
As miñas tarefas procesáronse do seguinte xeito:
- a tarefa que recordo é completala en canto chegan as miñas mans;
- unha tarefa entrante - se se fai rapidamente, complétaa en canto reciba, se se fai durante moito tempo - prometo que a farei;
- tarefas das que me esquecín: fai só cando se lles recorda.
Isto foi máis ou menos normal durante un certo tempo, ata que as "tarefas que esquecín" se converteron nun problema.
Isto converteuse nun problema de dous xeitos:
- Case todos os días chegaban tarefas esquecidas que había que facer hoxe (o duro que rematei foi un SMS de alguaciles sobre a cancelación de cartos das contas por unha multa da policía de tráfico antes de voar aos Estados Unidos e a necesidade urxente de descubrir se deixaríame voar en absoluto).
- Un gran número de persoas considera incorrecto preguntar de novo sobre a solicitude e deixala para si. A xente oféndese de que esqueces algo se é unha solicitude persoal, e se é unha solicitude de traballo, acaba convértese nun incendio que hai que facer hoxe (ver punto primeiro).
Había que facer algo respecto diso.
Por pouco que fosemos, comecei a anotar todos os casos. En xeral, todo. Tiven a sorte de pensar niso, pero en xeral, toda a idea é moi semellante ao concepto .
O primeiro paso foi simplemente descargar todos os casos da miña cabeza ao sistema máis sinxelo para min. Ela resultou : a interface é moi rápida, o procedemento para crear unha tarefa é mínimo no tempo, hai unha aplicación sinxela no teléfono (pasei despois a Todoist, pero máis sobre iso na segunda parte técnica).
Grazas a Deus, levo 10 anos facendo xestión informática dun xeito ou doutro e entendo que "crear unha aplicación" é unha tarefa condenada, igual que "ir ao médico". Polo tanto, comecei a dividir as tarefas en tarefas descompostas en forma de accións.
Entendo claramente que son unha persoa moi dependente dos comentarios positivos, que podo darme a min mesmo en forma de feedback "mira o que fixeches hoxe" (se o vexo). Por iso, a tarefa de "ir ao médico" convértese nas tarefas de "elixir a que médico acudir", "elixir a hora na que pode ir ao médico", "chamar e pedir cita". Ao mesmo tempo, non quero esforzarme: cada unha das tarefas pódese facer nun dos días da semana e estar satisfeito de que xa pasou algunha etapa da tarefa.
Punto clave: descomposición de tarefas e tarefas de rexistro en forma de accións breves.
Mentres a tarefa estea na túa cabeza, mentres penses que debe completarse algunha vez, non estarás tranquilo.
Se aínda non está escrito, e esquecéchelo, serás atormentado cando o lembres e recordes que o esqueciches.
Isto aplícase a todos os asuntos, incluídos os domésticos: saír ao traballo e de camiño lembrar que esqueciches tirar o lixo non é nada xenial.
Estas experiencias son simplemente innecesarias. Entón comecei a escribir todo.
O obxectivo é que, tendo adestrado en ti mesmo para cargar todos os casos (absolutamente todos) a calquera rastreador, o seguinte paso é comezar a deixar de pensar nos casos rexistrados na túa cabeza.
Cando entendes que todo o que pensaches facer está escrito e tarde ou cedo chegarás a el, para min persoalmente, a ansiedade desaparece.
Deixas de retorcer o feito de que no medio do día lembras que querías cambiar as bombillas do corredor, falar cun empregado ou escribir un documento (e apresurarte inmediatamente a escribilo).
Ao minimizar o número de tarefas esquecidas (neste contexto, non rexistradas), minimizo a ansiedade que xorde cando recordo estas tarefas máis esquecidas.
Non podes anotar e lembrar todo, pero se antes había 100 tarefas deste tipo, entón xa hai 10 delas, e simplemente hai menos "incidentes" de ansiedade.
Punto clave: anotamos todo, todo en xeral, aínda que esteamos seguros de que o recordaremos.
Non me lembro de todo: por moi estúpido que pareza, escríboo todo, ata "pasear ao can".
Que decidín deste xeito? A ansiedade polo feito de ter constantemente medo de esquecer algo diminuíu (revisei plans, prometín tarefas, etc.) na miña cabeza e, en xeral, o cambio innecesario na miña cabeza sobre "pensar que máis podería prometer" desapareceu.
2. Diminución da reactividade.
Non podemos reducir a afluencia, pero si podemos cambiar a forma de responder a ela.
Sempre fun unha persoa reactiva e recibín un zumbido, respondín inmediatamente a solicitude dunha persoa para facer algo por teléfono, intentei completar inmediatamente a tarefa establecida na vida ou na vida cotiá, en xeral, fun o máis rápido posible, Sentín o zumbido disto. Isto non é un problema, pero convértese nun problema cando tal reacción se converte nun instinto. Deixas de distinguir onde realmente te necesitas agora mesmo e onde a xente pode esperar.
O problema é que a partir diso tamén se desenvolven sentimentos negativos: en primeiro lugar, se non tiña tempo para facer algo ou esquecía que prometín responder, volvía estar moi molesto, pero isto non era crítico individualmente. Fíxose crítico no momento en que o número de tarefas ás que quería responder instintivamente de forma instantánea converteuse en algo máis que as posibilidades físicas para facelo.
Comecei a aprender a non reaccionar ás cousas de inmediato. Ao principio era só unha solución puramente técnica: para calquera solicitude entrante "por favor faino", "por favor axude", "reunímonos", "imos chamar", fun o primeiro que a tarefa é simplemente procesar esta solicitude entrante e programar. cando o vou cumprir. É dicir, a primeira tarefa no rastreador non é a tarefa de completar o que se pediu, senón a tarefa "Mañá ler o que Vanya escribiu no telegrama, e entender se podo facelo e cando podo facelo, se podo. ”. O máis difícil aquí é loitar con instintos: un gran número de persoas por defecto piden unha reacción rápida e, se estás acostumado a vivir ao ritmo de tal reacción, séntese incómodo se non contestas á persoa. solicitar de inmediato.
Pero ocorreu un milagre: resulta que 9 de cada 10 persoas que piden facer algo "onte" ben poden esperar ata "mañá" cando chegue ao seu caso, se só lles dixese que o chegará mañá. Isto, xunto con escribir as cousas e cumprir as promesas de chegar alí, fai a vida moito máis fácil que comezas a sentir que agora estás vivindo nun plan estruturado (e quizais o sexas). Por suposto, é necesario moito adestramento, pero, de feito, nas condicións nas que adoptaches esa regra por ti mesmo, podes aprender isto rapidamente. E isto resolve en gran medida os problemas de cambio de contexto e de incumprimento dos plans establecidos. Intento establecer todas as tarefas novas para mañá, tamén poño todas as solicitudes ás que reaccionei de forma reactiva para mañá, e xa "mañá" pola mañá descubro que se pode facer con ela e cando. Os plans para "hoxe" vólvense menos flotantes.
3. Priorización e arranxo de casos bruscos.
Como dixen ao principio, admitín para min mesmo que o fluxo de tarefas cada día é máis do que podo manexar. O conxunto de tarefas reactivas aínda permanece. Por iso, cada mañá ocúpome das tarefas que se marcan para hoxe: cales realmente hai que facer hoxe, cales se poden trasladar para mañá pola mañá, para decidir cando se deben facer, cales delegar e cales. pode ser botado por completo. Pero o asunto non se limita a isto.
Unha enorme frustración xorde cando pola noite te das conta de que non fixeches as tarefas críticas previstas para hoxe. Pero na maioría das veces isto ocorre porque hoxe xurdiron asuntos imprevistos aos que, a pesar dos máximos esforzos para atrasar a reacción, foi necesario reaccionar hoxe. Comecei a escribir todas as cousas que fixen hoxe, inmediatamente despois de que as fixera. E pola noite mirei a lista de tarefas completadas. Entrou un avogado para falar - anotouno, chamou o cliente - anotouno. Houbo un accidente ao que hai que responder - anotouno. Chamei ao servizo de automóbiles e díxenlle que o coche debería traerse hoxe para poder reparalo o domingo, - anoteino. Isto permíteme comprender por que non cheguei ás tarefas establecidas para hoxe e non preocuparme por iso (se as tarefas repentinas pagasen a pena) e reparar onde podería procesar as tarefas entrantes de forma menos reactiva (dígale ao servizo que eu" non o consigo e eu vou traer o coche só mañá, e descubrir que aínda será posible facelo o domingo, incluso devolvelo mañá). Intento anotar absolutamente todo o traballo feito, ata "asinar dous papeis do departamento de contabilidade" e unha conversa minuciosa cun compañeiro.
4. Delegación.
O tema máis difícil para min. E aquí estou aínda máis feliz de recibir que de dar consellos. Só estou aprendendo a facelo ben.
O problema da delegación é a organización dos procesos de delegación. Onde se constrúen estes procesos, transferimos tarefas facilmente. Cando non se depuran os procesos, a delegación parece demasiado longa (en comparación con cando fai a tarefa vostede mesmo), ou simplemente imposible (ninguén máis que eu pode completar esta tarefa).
Esta falta de procesos créame un bloqueo na cabeza: nin se me ocorre a idea de que é posible delegar unha tarefa. Hai apenas un par de semanas, cando decidín cambiar de Trello a Todoist, pilloume trasladando tarefas dun sistema a outro durante tres horas sen pensar que podería facelo outra persoa.
O experimento principal para min agora é superar o meu propio bloqueo de pedirlle á xente que faga algo nos casos nos que estou seguro de que non estarán de acordo ou non saben como facelo. Tómese o tempo para explicar. Acepta que as cousas tardarán máis en facerse. Se compartes a túa experiencia, estarei moi feliz.
Trampas
Todos os cambios anteriores descríbense mediante recomendacións bastante técnicas para traballar con software, sobre as que escribirei na seguinte parte e na conclusión desta, sobre dúas trampas nas que caín durante toda esta reorganización da miña vida.
O concepto de fatiga.
Tendo en conta que non traballamos fisicamente, senón mentalmente, xorde un problema enorme e inesperado: comprender e captar o momento no que comezas a cansar. Isto fai posible facer un descanso no tempo.
O traballador condicionado detrás da máquina non tivo tal problema en principio. En primeiro lugar, a sensación de fatiga física é comprensible para nós dende a infancia e, ademais, é bastante difícil seguir facendo algo fisicamente cando o corpo non é capaz de iso. Non podemos, despois de facer 10 series no ximnasio, facer 5 máis "porque é necesario". Esta motivación non funcionará por razóns biolóxicas obvias.
Co pensamento, a situación é algo distinta: non paramos de pensar. Non atravesei esta zona, pero en xeral as hipóteses son as seguintes:
- Unha persoa que está nun frenesí constante non nota inmediatamente a fatiga mental. Non ocorre en forma de "Xa non podo pensar, deitareime": primeiro afecta o espectro emocional, a capacidade de pensar, despois a percepción, só nalgún lugar aquí podes sentir o que veu.
- Para desconectar do fluxo, non basta con deixar de traballar. Notei que se eu, por exemplo, deixo de traballar, me deito e miro o teléfono, leo, miro e aínda así o cerebro segue traballando, o cansazo non me solta. Realmente axuda deitarse e obrigarse a non facer nada (incluíndo picar o teléfono). Durante os primeiros 10 minutos é moi difícil saír do fluxo de actividade, durante os próximos 10 minutos veñen á cabeza un millón de ideas sobre como facer todo ben, pero despois xa está limpo.
É importante e necesario dar un descanso ao cerebro, e como é moi difícil captar este momento, só hai que facelo regularmente.
Tempo de descanso/vida/familia.
Eu, como xa escribín, son unha persoa dependente dos comentarios positivos, pero podo xeralo eu mesmo: isto é tanto un extra como un problema.
Desde o momento en que comecei a facer un seguimento de todas as tarefas, eloxioume as realizadas. Nalgún momento, pasei do estado de "asentada a miña vida laboral" ao estado de "agora son un superheroe e podo facer o máximo", chegando ás 60 tarefas ao día.
Equilibrei o traballo e as tarefas domésticas e asegurei de incluír as tarefas domésticas na miña lista diaria, pero o problema é que son tarefas domésticas. E necesitas tempo para o descanso e a familia.
O traballador é expulsado da tenda ás 6 horas, e o empresario tamén recibe un zumbido cando traballa. Resulta ser máis ou menos o mesmo problema que a incapacidade de captar o momento de "fatiga mental": no alto das tarefas completadas, esqueces que realmente necesitas vivir.
Caer da corrente cando todo funciona e captas o zumbido é moi difícil, tamén tes que forzarte.
A fatiga non provén do desexo de “deitarse”, senón dun trastorno das emocións (“todo se enfurece dende a mesma mañá”), da complexidade de percibir a información e da deterioración da capacidade de cambiar de contexto.
É moi importante reservar tempo para descansar, aínda que sexa moi desagradable. É importante que isto non lle afecte máis tarde. Non é xenial gozar da túa actuación durante dous meses, e despois estar nun estado no que todo está jodido e non se pode ver xente.
Despois de todo, non vivimos só para a produtividade, hai un gran número de cousas interesantes e sorprendentes no mundo 😉
En xeral, tales consideracións valen, en xeral, para (re)organizar os procesos laborais e non laborais. Na segunda parte falarei de que ferramentas utilicei para iso e que resultados conseguín conseguir.
PD Este tema resultou ser tan importante para min que incluso comecei unha canle de telegram separada onde comparto os meus pensamentos sobre este asunto, únete...
Fonte: www.habr.com