Como completar 70 tarefas nun día: a vida nos rastreadores de tarefas é unha boa vida

Tente xestionar tarefas de forma sistemática probablemente 20-25 veces. E cada intento fracasou, segundo entendo agora, por dúas razóns.

En primeiro lugar, para dedicar tempo a completar tarefas, cómpre comprender por que se fai isto.
Comezas a xestionar tarefas, a dedicar tempo a elas, a facer menos tarefas, todo comeza a acumularse, para que?

Calquera traballo é difícil de facer cando non entendes por que. "Ordenar a túa vida" non é o obxectivo máis axeitado, xa que a "vida ordenada" é un fenómeno bastante vago. Pero "reducir o nivel de ansiedade reducindo o nivel de incerteza" é un obxectivo moito máis específico e mellor, ao que se pode dedicar facilmente unha hora ao día.

En segundo lugar, todas as metodoloxías que lin describen inmediatamente o estado final do proceso. "Cómpre levar a ToDoIst, dividilo en proxectos, integralo co calendario, revisar tarefas da semana, priorizalos..." É difícil comezar a facelo de inmediato. Como no desenvolvemento de software, creo que hai que usar método jpeg progresivo - de forma iterativa.

Polo tanto, pasarei polas miñas "iteracións" e quizais na mesma forma che sexa útil. Despois de todo, cal é unha boa razón para aproveitar as vacacións de maio para volver traballar cun paradigma (relativamente) novo?

Podes ler como cheguei a isto aquí.

Trello, un par de listas

Creamos só 4 listas, usamos aplicacións de escritorio e móbiles.

Listas:

• Tares pendentes: escribe aquí todas as tarefas que se che ocorran. E anótaas en canto se lles ocorra. "Botar o lixo" é unha tarefa. "Lavar a louza" é unha tarefa. "Programar unha reunión de planificación" é unha tarefa. Ben, e así por diante. Incluso as cousas máis obvias ou importantes poden esquecerse se ocorre algo inesperado ou só tivo un día difícil.
• Tares pendentes de hoxe: todas as noites movo cousas do taboleiro de tarefas ao taboleiro de tarefas pendentes. Se parte do teu traballo permanece alí pola noite, iso é normal; máis sobre iso a continuación. Co paso do tempo, comeza a comprender cantas tarefas pode haber na lista para que a maioría delas se poidan completar o día previsto.
• Feito hoxe. Este taboleiro é a principal forma de reducir a ansiedade de "Hoxe non fixen nada" e unha boa forma de reflexionar máis sobre a autoorganización. Estou anotando aquí todas as tarefas que fixen hoxe, incluso as que non están na lista prevista. "Chamei a Vasya sobre os documentos", escribiuno. "Pedíronme que asinase papeis", anotei. "Comentamos o acordo con Antón", escribiu. Deste xeito, ao final do día, entenderás en que dedicaches realmente o teu tempo e o que poderías deixar fóra desas tarefas só para completar o plan.
• Feito: unha lista de todas as tarefas completadas. Ao principio ou ao final do día, movoos de "Feito hoxe" a "Feito". Esencialmente, é unha papeleira onde simplemente podes atopar tarefas completadas e, polo tanto, necesita unha limpeza regular.

Trello, "mini-calendario"

Nalgún momento, queda claro que algunhas tarefas están precisamente limitadas no tempo, e non queres esquecerlas durante a semana, para non planificar outra cousa para este tempo. Sempre me custa moito o calendario, así que engadín varios taboleiros cos nomes de “Tares pendentes para o luns”, “Tarefas para o martes”, etc., nos que comecei a enumerar as tarefas limitadas no tempo. dous.

Así, cando a xente me pregunta: "Podemos falar o xoves ás 16:00 horas?" - Só vou ao taboleiro correspondente e vexo o que anotamos alí para esta vez. E non debemos esquecernos de transferir tarefas entre listas a tempo durante a semana: por exemplo, "tasas pendentes para o xoves" cando chega o xoves - a "tasas pendentes para hoxe".

Por que non un calendario? Para min, é terriblemente difícil usar dúas utilidades ao mesmo tempo. Se uso un calendario para iso, terei que entrar nel, enchelo, revisalo regularmente para comprobar se esquecín algo...

Neste punto cheguei aos límites de Trello. O principal problema foi que se rexistraban máis de 50 tarefas ao día, e había un conxunto bastante grande de tarefas vinculadas tanto á lista xeral como ás listas vinculadas a días. Como entendo que xa teño anotada a tarefa que teño que facer? Comezaron a aparecer duplicados. Como priorizar simultaneamente todas as tarefas dun dos proxectos? Como dar a outras persoas a oportunidade de ver os teus plans de calendario?

Necesitaba un sistema que, mantendo unha relativa facilidade:

1. Podería agrupar tarefas por proxectos.
2. Ten unha ligazón ao calendario (faino mañá) e transfira automaticamente ás tarefas de hoxe, cando chegue o día.
3. Integraríase co calendario de Google.

Aquí volvín a ToDoist, e nesta fase resultou ser a solución máis axeitada.

Fío actual en ToDoist

Caixa de entrada

Escribo as tarefas entrantes en Inbox, que intento resolver de inmediato. Analizar significa:

• Determinar a data na que se completará a tarefa (para tarefas curtas, a maioría das veces poño Hoxe, e pola noite entendo cando, de feito, se pode facer).
• Determinar o proxecto ao que se pode atribuír a tarefa (para estatísticas e a capacidade de cambiar dalgún xeito a prioridade de todas as tarefas do proxecto).

As tarefas que se me ocorren e que non é preciso realizar nun futuro próximo entran en proxectos Persoal sen categoría (“levar portavasos no coche”) e Traballo sen categoría ("pensa cando podemos organizar unha sesión de RRPP estratéxica"). ToDoist permíteche asignar tarefas recorrentes, polo que cada fin de semana teño unha tarefa chamada "Persoal sen categoría" e todos os luns "Traballo sen categoría".

Integración do calendario
ToDoist intégrase perfectamente con Google Calendar, en ambas direccións. Comparto o meu calendario cos meus compañeiros para que vexan cando definitivamente non poden contactar comigo.

Ao mesmo tempo, as tarefas do calendario son trasladadas en sentido contrario: podo dicir "Seryoga, mira a miña hora para o venres e anota alí unha reunión", que aparecerá tanto no calendario como en ToDoist. Entón, de feito, comecei a usar un calendario por primeira vez sen ter que crear eventos nel.

Tramitación de tarefas entrantes non operativas

Forzosamente non me apresuro a facer tarefas de inmediato, agás aquelas tarefas nas que o lume é evidente. "Necesitamos contactar urxentemente coa dirección da empresa ABC, xa que o servidor está inactivo e non hai resposta dos seus empregados" é obviamente unha tarefa apremiante que non se pode aprazar, pero "Zhenya, podo chamalo agora para falar dun novo proxecto” convértese en “Programa cando poidas falar con X sobre Y”, que xa se converterá na tarefa “Dígale a X que podemos falar entón” e na tarefa “Falar con X sobre Y”, xa limitada no tempo. Case calquera tarefa entrante convértese primeiro en "Programación...".

Priorizar tarefas
Non se poden completar todas as tarefas incluídas na xornada. Observándome, decateime do seguinte (cada número será diferente, pero o principal é chegar a conclusións).

1. Para cada día escribo unhas 50-70 tarefas.
2. Podo facer ata 30 tarefas con comodidade (sen sentirme completamente canso ao final do día).
3. Despois de completar ata 50 tarefas, voume cansar, pero non de forma crítica.
4. Podo completar 70 tarefas, pero despois terei dificultade para saír do "fluxo de adicción ao traballo", terá dificultades para durmir e, en xeral, serei un pouco social.

En base a isto, decido que facer hoxe. ToDoist ten unha priorización de cada tarefa, polo que pola mañá selecciono as tarefas críticas para completar, e completo o resto en función das miñas capacidades e desexos. Todos os días transfiro unhas 40-20 tarefas á seguinte: o interesante é que as tarefas do día seguinte volven ser 60-70.

Mantemento de estatísticas

Quero moito entender en xeral canto tempo se dedicou hoxe a asuntos relacionados co traballo, e en cales. Para iso uso a aplicación RescueTime, que está tanto no teléfono como no portátil, e no historial de localización de Google Maps (si, non son paranoico).

Vivimos fóra da cidade, polo que o tempo que pasamos na estrada pódese aproveitar con prudencia. Agora, cando non estou canso, escoito audiolibros en movemento para poder usar dalgún xeito estes 40 minutos.

Aínda non agrego os datos, creando unha especie de Data Lake persoal; Cando chegue o momento, voume.

Non haberá conclusión

1. A vida dunha persoa moderna é un gran fluxo de tarefas entrantes. Non será posible reducilo; debemos aprender a xestionar este fluxo.
2. A maior parte da ansiedade provén do descoñecido do futuro. Se entendemos o que nos agarda nos próximos días, haberá moito menos ansiedade.
3. Por este motivo, podes dedicar tempo a organizar o teu día. Sei o que pasará hoxe, o que pasará mañá, e non me esquezo desas tarefas que antes me esquecía.
4. Realizar un seguimento de tarefas non é un fin en si mesmo, senón, se queres, unha forma de autoeducación. As cousas que antes era demasiado preguiceiro para facer ou as que nunca chegaches a facer son moito máis fáciles de facer. Moitas persoas (incluíndo eu) adoitan sentirse mellor cando as tarefas se establecen desde o mundo exterior. O seguimento de tarefas é unha forma de establecer tarefas para ti e aprender a vivir segundo os teus desexos.
5. O traballo non é un fin en si mesmo. O obxectivo é organizar o teu horario de traballo para que teñas un tempo libre previsible no que poidas coidar de ti, da túa familia e dos teus intereses.

Fonte: www.habr.com