ERP-સિસ્ટમ: તે શું છે, તેનો અમલ કેમ કરવો અને તમારી કંપનીને તેની જરૂર છે કે કેમ

જ્યારે તૈયાર ERP સિસ્ટમો અમલમાં મૂકે છે, ત્યારે 53% કંપનીઓ અનુભવ ગંભીર પડકારો કે જેમાં વ્યાપારી પ્રક્રિયાઓ અને સંસ્થાકીય અભિગમોમાં ફેરફારની જરૂર હોય છે અને 44% કંપનીઓ નોંધપાત્ર તકનીકી સમસ્યાઓનો સામનો કરે છે. લેખોની શ્રેણીમાં, અમે ERP સિસ્ટમ શું છે, તે કેવી રીતે ફાયદાકારક છે, તેના અમલીકરણની જરૂરિયાત કેવી રીતે નક્કી કરવી, પ્લેટફોર્મ પ્રદાતાની પસંદગી કરતી વખતે તમારે શું જાણવાની જરૂર છે અને તેનો અમલ કેવી રીતે કરવો તે સમજાવીશું.

ERP સિસ્ટમનો ખ્યાલ યુએસએમાંથી આવે છે અને તેનો શાબ્દિક અનુવાદ એન્ટરપ્રાઇઝ રિસોર્સ પ્લાનિંગ - એન્ટરપ્રાઇઝ રિસોર્સ પ્લાનિંગ તરીકે થાય છે. શૈક્ષણિક રીતે, તે આના જેવું લાગે છે: “ERP એ ઉત્પાદન અને કામગીરી, શ્રમ સંચાલન, નાણાકીય વ્યવસ્થાપન અને એસેટ મેનેજમેન્ટને એકીકૃત કરવા માટેની એક સંસ્થાકીય વ્યૂહરચના છે, જે વિશિષ્ટ, સંકલિત એપ્લિકેશન સોફ્ટવેર પેકેજ (સોફ્ટવેર) દ્વારા એન્ટરપ્રાઇઝ સંસાધનોના સતત સંતુલન અને ઑપ્ટિમાઇઝેશન પર કેન્દ્રિત છે. પ્રવૃત્તિના તમામ ક્ષેત્રો માટે એક સામાન્ય ડેટા મોડેલ અને પ્રક્રિયાઓ પ્રદાન કરે છે."

દરેક સપ્લાયર તેના ફોકસ અને હલ કરવાના કાર્યોના આધારે તેણે પોતાની રીતે વિકસિત કરેલી સિસ્ટમને સમજી શકે છે. ઉદાહરણ તરીકે, એક ERP સિસ્ટમ રિટેલ માટે વધુ યોગ્ય છે, પરંતુ ઓઈલ રિફાઈનરી માટે યોગ્ય નથી. તદુપરાંત, દરેક કંપની અને તેના કર્મચારી જે પ્લેટફોર્મનો ઉપયોગ કરે છે તેઓ તેમના કામમાં જે ભાગ સાથે સંપર્કમાં આવે છે તેના આધારે તેની અલગ રીતે કલ્પના કરે છે.

તેના મૂળમાં, ERP એ એક ડેટાબેઝ પર આધારિત તમામ વ્યવસાયિક પ્રક્રિયાઓ અને કંપનીના સંસાધનોનું સંચાલન કરવા માટેની માહિતી સિસ્ટમ છે. 

શા માટે તમારે ERP સિસ્ટમની જરૂર છે?

કોઈપણ માહિતી સિસ્ટમની જેમ, ERP ડેટા સાથે કામ કરે છે. દરેક કર્મચારી અને વિભાગ સતત સેંકડો મેગાબાઇટ્સ માહિતી બનાવે છે. નાની સંસ્થામાં, મેનેજર પાસે પ્રક્રિયાઓ પર દેખરેખ રાખવા માટે તમામ માહિતી અને સમયની સીધી ઍક્સેસ હોય છે. જો એક અથવા બે વ્યવસાયિક પ્રક્રિયાઓના માળખામાં મોટી માત્રામાં ડેટા બનાવવામાં આવે છે, તો મેનેજરને ફક્ત તેને લક્ષ્યાંકિત આઇટી સોલ્યુશન્સ સાથે ડિજિટાઇઝ કરવાની જરૂર છે. સામાન્ય રીતે, સંસ્થા એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેર ખરીદે છે અને, ઉદાહરણ તરીકે, CRM.

જેમ જેમ કંપની વધે છે, તે વ્યક્તિગત પ્રક્રિયાઓ કે જેનું સંચાલન કરવા માટે અગાઉ ન્યૂનતમ સમય લાગતો હતો તે માહિતીના મોટા જથ્થામાં પરિવર્તિત થાય છે. અન્ય વ્યાપારી પ્રક્રિયાઓ સાથે જોડાણમાં, અલગ-અલગ માહિતીના પ્રવાહને તેમને જોડવા અને વિશ્લેષણ કરવા માટે વિશાળ વહીવટી સ્ટાફની જરૂર પડે છે. તેથી, એક ERP સિસ્ટમ નાના દ્વારા નહીં, પરંતુ મધ્યમ અને મોટા ઉદ્યોગો દ્વારા જરૂરી છે.

કેવી રીતે સમજવું કે કંપનીને ERP સિસ્ટમની જરૂર છે

અમારા ગ્રાહકો માટે એક લાક્ષણિક વાર્તા આના જેવી છે. અમુક સમયે, તે સ્પષ્ટ થાય છે કે બધી મુખ્ય પ્રક્રિયાઓ સ્વયંસંચાલિત છે, અને કાર્યક્ષમતા વધતી નથી. 

તે તારણ આપે છે કે દરેક પ્રક્રિયા તેની પોતાની અલગ માહિતી સિસ્ટમમાં સ્થિત છે. તેમને લિંક કરવા માટે, કર્મચારીઓ મેન્યુઅલી દરેક સિસ્ટમમાં ડેટા દાખલ કરે છે, અને પછી મેનેજમેન્ટ સમગ્ર કંપનીની પ્રવૃત્તિઓનું વિશ્લેષણ કરવા માટે ડુપ્લિકેટેડ ડેટા જાતે જ એકત્રિત કરે છે. સૈદ્ધાંતિક રીતે, આવા કાર્ય મિકેનિક્સ ચોક્કસ બિંદુ સુધી ઉત્પાદક છે. મુખ્ય વસ્તુ એ થાય તે પહેલાં મહત્તમ કાર્યક્ષમતા પ્રાપ્ત કરવાની ક્ષણ નક્કી કરવી છે, અને જ્યારે કટોકટી સ્થિતિમાં પ્રક્રિયાઓની પદ્ધતિઓ બદલવાની જરૂર હોય ત્યારે નહીં.

કોઈપણ માહિતી પ્રણાલી ક્યારેય જાણ કરશે નહીં કે તે ક્ષણ આવી ગઈ છે જ્યારે કંપની એ સ્તરે વિકસ્યું છે જ્યાં ERP સિસ્ટમની જરૂર છે. વિશ્વ અનુભવ 4 મુખ્ય સંકેતો દર્શાવે છે જે તમને આ સમજવાની મંજૂરી આપશે:

જાણકાર મેનેજમેન્ટ નિર્ણય લેવા માટે પૂરતો ડેટા નથી.

વ્યવસાયમાં કોઈપણ નિર્ણયના પરિણામો હોય છે જે આખરે નાણાકીય નુકસાન અથવા તેનાથી વિપરીત આવકમાં પરિણમે છે. નિર્ણયની ગુણવત્તા તે માહિતી પર આધારિત છે જેના પર તે આધારિત છે. જો ડેટા જૂનો, અપૂર્ણ અથવા ખોટો છે, તો નિર્ણય ખોટો અથવા અસંતુલિત હશે. 

માહિતીની અસંગતતાના મુખ્ય કારણો: 

• જટિલ માહિતી વ્યક્તિગત કર્મચારીઓ અને વિભાગોમાં વેરવિખેર છે; 

• માહિતી સંગ્રહ માટે કોઈ નિયમો નથી; 

• વિવિધ ભૂમિકાઓ સાથે અને જુદા જુદા સમયે કર્મચારીઓ દ્વારા માહિતી એકત્રિત કરવામાં આવે છે.

એક ERP પ્લેટફોર્મ સાથે જે તમારી વ્યાપાર પ્રક્રિયાઓને બંધબેસે છે, તમે તમારા તમામ ડેટાને કેન્દ્રિય બનાવી શકો છો. તમામ માહિતી દરેક કર્મચારી અને વિભાગ દ્વારા વાસ્તવિક સમયમાં એક જ સિસ્ટમમાં બનાવવામાં આવે છે. આનો અર્થ એ છે કે તમને અને કંપનીમાંના અન્ય કોઈને જે ડેટાની જરૂર પડી શકે છે તે હંમેશા શક્ય તેટલી સચોટ અને અપ-ટૂ-ડેટ હોય છે.

IT સિસ્ટમો વચ્ચે એકીકરણનો અભાવ ઓપરેશનલ નિષ્ફળતા તરફ દોરી જાય છે અને કંપનીના વિકાસને અવરોધે છે.

દરેક IT સિસ્ટમની ડેટા ફોર્મેટ માટે તેની પોતાની જરૂરિયાતો હોય છે, જે અલગ-અલગ સમયે બનાવવામાં આવે છે અને વિવિધ તકનીકો, સિદ્ધાંતો અને પ્રોગ્રામિંગ ભાષાઓનો ઉપયોગ કરે છે. આ કર્મચારીઓના કાર્યમાં પ્રતિબિંબિત થાય છે, જેઓ વિવિધ ભાષાઓમાં અને ક્રિયાપ્રતિક્રિયાની ઝડપમાં ક્રિયાપ્રતિક્રિયા કરે છે. 

ERP સિસ્ટમ વ્યક્તિગત કાર્યોને એક સંકલિત અને સમજવામાં સરળ જગ્યામાં જોડે છે. ERP સિસ્ટમ અનુવાદક તરીકે કામ કરે છે, સહયોગ અને સુસંગતતા સુનિશ્ચિત કરવા માટે બહુવિધ પ્રોગ્રામિંગ ભાષાઓ બોલે છે.

તમારા ગ્રાહકો સેવાથી નાખુશ છે.

જો ગ્રાહકો ફરિયાદ કરે અથવા છોડી દે, તો તમારે કાર્યક્ષમતા વિશે વિચારવું જોઈએ. આનું કારણ માંગ કરતાં વધુ પડતા પુરવઠા, મોડી ડિલિવરી, ધીમી સેવા અથવા માત્ર એક સામાન્ય લાગણી છે કે વ્યવસાય પાસે દરેક ગ્રાહકની કાળજી લેવા માટે સંસાધનો અથવા સમય નથી. 

જ્યારે કોઈ વ્યવસાય મધ્યમ અથવા મોટા કદમાં વિકસતો હોય, ત્યારે ERP અસંતુષ્ટ ગ્રાહકોને વફાદાર ગ્રાહકોમાં ફેરવે છે. ગ્રાહકો સેવામાં સુધારો અનુભવવા લાગે છે અને કંપનીની સાથે ફેરફારોનો અનુભવ કરે છે.

તમે જૂની સિસ્ટમોનો ઉપયોગ કરી રહ્યાં છો.

અનુસાર સંશોધન Veeam 2020 ડેટા પ્રોટેક્શન ટ્રેન્ડ્સ રિપોર્ટ, ડિજિટલ બિઝનેસ ટ્રાન્સફોર્મેશનમાં મુખ્ય અવરોધ જૂની તકનીકો છે. જો કોઈ કંપની હજી પણ મેન્યુઅલ એન્ટ્રી સિસ્ટમ અથવા કાગળના દસ્તાવેજો સાથે કામ કરી રહી છે, તો પછી રોગચાળા પછીના સમયગાળામાં તે ચોક્કસપણે પાછળ રહી જશે. 

વધુમાં, કંપનીની IT સિસ્ટમ તદ્દન આધુનિક પરંતુ વિઘટિત હોઈ શકે છે. આ કિસ્સામાં, દરેક વિભાગ તેના પોતાના માહિતી બંકર બનાવે છે, જેમાંથી ડેટા ડોઝમાં અથવા ખોટી રીતે બહાર આવે છે. જો વ્યક્તિગત સિસ્ટમોનું એકીકરણ અત્યંત ખર્ચાળ અથવા અશક્ય છે, તો તેને એક જ ERP સિસ્ટમમાં બદલવું જરૂરી છે.

ERP સિસ્ટમ વ્યવસાયને શું લાભ આપે છે?

ERP સિસ્ટમ એવી પ્રોડક્ટ છે જે કંપની પોતાના ખર્ચે ખરીદે છે. તેના અમલીકરણને રોકાણ તરીકે જોવામાં આવે છે જે નફો લાવવો જોઈએ. કોઈપણ ERP સિસ્ટમ ઉત્પાદક ગેરેંટી આપતું નથી કે તે કંપનીને આવક વૃદ્ધિ લાવશે. અને આ માત્ર ERP સિસ્ટમને જ નહીં, પરંતુ કોઈપણ IT સોલ્યુશન્સ પર પણ લાગુ પડે છે. જો કે, અમલીકરણના તમામ ફાયદાઓ પરોક્ષ રીતે નફાને અસર કરે છે:

આઇટી સિસ્ટમ્સ પર બચત

ઘણી અલગ સિસ્ટમો પર સંસાધનો ખર્ચવાને બદલે, જેમાંના પ્રત્યેકને વિશિષ્ટ સપોર્ટ, ઈન્ફ્રાસ્ટ્રક્ચર, લાઇસન્સ અને કર્મચારી તાલીમની જરૂર હોય છે, તમે બધા ખર્ચ એક ERP પ્લેટફોર્મ પર કેન્દ્રિત કરી શકો છો. તેમાં મોડ્યુલોનો સમાવેશ થાય છે જે સંકલિત ભાગો સાથે અલગ સિસ્ટમોને બદલે છે. 

જો કોઈ ચોક્કસ કંપનીની જરૂરિયાતો પૂરી કરવા માટે શરૂઆતથી ERP સિસ્ટમ વિકસાવવામાં આવી હોય, તો તેમાં તૃતીય-પક્ષ સિસ્ટમ્સ અને સેવાઓનો સમાવેશ થઈ શકે છે જે વ્યવસાયિક ભાગીદારો, સપ્લાયર્સ, ક્લાયન્ટ્સ અને અન્ય પ્રતિપક્ષો સાથે કામ કરવા માટે અનુકૂળ હશે.

સંપૂર્ણ પારદર્શિતા

ERP કોઈપણ વિભાગની દરેક વ્યવસાય પ્રક્રિયામાં 24/7 સંપૂર્ણ ઍક્સેસ સાથે મેનેજમેન્ટ પ્રદાન કરે છે. ઉદાહરણ તરીકે, તમે આયોજિત ડિલિવરી અને ટ્રાન્ઝિટમાં ડિલિવરી સહિત દૈનિક ધોરણે ઇન્વેન્ટરીને ટ્રૅક કરી શકો છો. ઈન્વેન્ટરી સ્તરોનું સંપૂર્ણ ચિત્ર રાખવાથી તમે કાર્યકારી મૂડીને વધુ સચોટપણે નિયંત્રિત કરી શકો છો.

સ્વચાલિત અહેવાલો અને શક્તિશાળી આયોજન

ERP બધી પ્રક્રિયાઓ માટે સિંગલ, એકીકૃત રિપોર્ટિંગ સિસ્ટમ બનાવે છે. તે કોઈપણ સમયે આપમેળે ઉપયોગી અહેવાલો અને વિશ્લેષણો જનરેટ કરે છે. તેની સાથે, મેનેજમેન્ટે જાતે સ્પ્રેડશીટ્સ અને પત્રો એકત્રિત કરવાની જરૂર રહેશે નહીં. 

આમ, પ્લેટફોર્મ વ્યૂહાત્મક આયોજન, બહેતર વિશ્લેષણ અને વિભાગીય કામગીરીની સરખામણી માટે સમય મુક્ત કરે છે. ERP સિસ્ટમ એનાલિટિક્સમાં એવા વલણો શોધવામાં મદદ કરે છે જે પહેલાં નોંધવામાં આવ્યા ન હતા અને નોટિસ કરવાની તક પણ ન હતી.

કાર્યક્ષમતામાં વધારો

ERP પોતે એક રામબાણ ઉપાય નથી. વ્યવસાયની વિશિષ્ટતાઓનું પાલન કરવું જ નહીં, પણ તેને યોગ્ય રીતે અમલમાં મૂકવું પણ મહત્વપૂર્ણ છે. અનુસાર સંશોધન 315 ઑફ-ધ-શેલ્ફ ERP સિસ્ટમ્સ પ્રદાતાઓ સાથે, અમલીકરણનો હિસ્સો જે માત્ર આંશિક રીતે સફળ હતો તે ઉદ્યોગ પર આધાર રાખીને 25 થી 41 ટકાની વચ્ચે અંદાજવામાં આવ્યો હતો. યોગ્ય ERP નિયમિત કાર્ય પર ખર્ચવામાં આવેલા સમય અને પ્રયત્નોને નોંધપાત્ર રીતે ઘટાડે છે. 

ગ્રાહક સેવા

ગ્રાહક સેવા એ વ્યવસાયનો મુખ્ય ભાગ છે. ERP સિસ્ટમ કર્મચારીઓનું ધ્યાન ગ્રાહક રજિસ્ટર જાળવવાથી ગ્રાહકો સાથેના સંબંધો બનાવવા અને જાળવવા તરફ ફેરવે છે. 

આંકડા દર્શાવે છે કે 84 ટકા ગ્રાહકો નિરાશ છે કંપનીમાં જો તેઓને પ્રશ્નોના પૂરતા જવાબો ન મળે. ERP કર્મચારીને સંપર્કની ક્ષણે જ તમામ જરૂરી માહિતી અને ક્લાયન્ટ ઇતિહાસ પ્રદાન કરે છે. તેની સાથે, કર્મચારીઓ અમલદારશાહી સાથે નહીં, પરંતુ ગ્રાહકોને આકર્ષવા અને જાળવી રાખવા સાથે વ્યવહાર કરે છે. કંપનીમાં થતા ફેરફારો વિશે જાણ્યા વિના પણ ગ્રાહકો તેના અમલીકરણના ફાયદા અનુભવે છે.

ડેટા જાણવણી

ભાગ્યે જ કોઈ માહિતી સિસ્ટમ છે જે ડેટા સુરક્ષાની સંપૂર્ણ ગેરંટી આપી શકે. ગ્રાહકો અને કર્મચારીઓનો વ્યક્તિગત ડેટા, ઇમેઇલ્સ, બૌદ્ધિક સંપત્તિ, નાણાકીય ડેટા, ઇન્વૉઇસેસ, કરારો - આ માહિતી પર પ્રક્રિયા કરતી વધુ સિસ્ટમ્સ, જોખમોને ટ્રૅક કરવાનું વધુ મુશ્કેલ છે. ERP સિસ્ટમ ઍક્સેસ, ડેટા ઇનપુટ અને આઉટપુટ અને માહિતીના કેન્દ્રિય સંગ્રહ માટે સમાન ધોરણો રજૂ કરે છે. 

જો કે, તૈયાર ERP સિસ્ટમનો બજાર હિસ્સો જેટલો મોટો છે, તેટલી વાર તે હેકર હુમલાઓને આધિન છે. તમારી પોતાની ERP સિસ્ટમ વિકસાવવાનું વધુ સારું રહેશે, જેનો કોડ બેઝ ફક્ત તમારી પાસે જ હશે. જો તમારી કંપનીની ERP સિસ્ટમ શરૂઆતથી વિકસાવવામાં આવી છે, તો હેકર્સ સિસ્ટમની નકલો શોધી શકશે નહીં જેથી તે નબળાઈઓનું પરીક્ષણ કરી શકે.

સહયોગ ઉત્પાદકતા

ઘણીવાર વિભાગો અથવા કર્મચારીઓ વચ્ચેના સહયોગમાં રસ ઓછો થઈ જાય છે કારણ કે ડેટા ટ્રાન્સફર માટે ઘણી નિયમિત કામગીરીની જરૂર પડે છે અથવા કંપનીમાં મનોવૈજ્ઞાનિક વાતાવરણને કારણે. એકીકૃત સિસ્ટમ માહિતીની ઍક્સેસને સ્વચાલિત કરે છે, માનવ પરિબળના નકારાત્મક અનુભવને દૂર કરે છે અને કંપનીમાં સંચારને વેગ આપે છે.

એકીકૃત વ્યવસાય પ્રક્રિયાઓ

પૂર્વ-બિલ્ટ ERP સિસ્ટમ્સ ઉદ્યોગની શ્રેષ્ઠ પદ્ધતિઓ અનુસાર વિકસાવવામાં આવી છે. આ વ્યવસાયોને તેમની પોતાની પ્રક્રિયાઓને પ્રમાણિત કરવાની મંજૂરી આપે છે. 

જો કે, વાસ્તવમાં, એન્ટરપ્રાઈઝને મુશ્કેલ પસંદગી કરવી પડે છે: કાં તો તે એન્ટરપ્રાઈઝના ધોરણોને પૂર્ણ કરવા માટે ERP સિસ્ટમને સેટ કરવા અને સંશોધિત કરવામાં લાંબો અને ખર્ચાળ સમય લે છે, અથવા તેની પોતાની વ્યાપાર પ્રક્રિયાઓને કસ્ટમાઇઝ કરવામાં પીડાદાયક છે. ERP સિસ્ટમના ધોરણો. 

ત્રીજી રીત છે - શરૂઆતમાં તમારી પોતાની વ્યવસાય પ્રક્રિયાઓ માટે સિસ્ટમ વિકસાવવી.

માપનીયતા

તમે તમારા ગ્રાહક આધારને વિસ્તૃત કરી રહ્યાં હોવ, નવા બજારોમાં વિસ્તરણ કરી રહ્યાં હોવ, નવી પ્રક્રિયાઓ, વિભાગો અથવા ઉત્પાદનો રજૂ કરી રહ્યાં હોવ અથવા અન્યથા તમારા વ્યવસાયને યોગ્ય વિક્રેતા સાથે માપી રહ્યાં હોવ, તમારું ERP પ્લેટફોર્મ પરિવર્તનને અનુકૂલિત થઈ શકે છે.

કંપનીની તમામ પ્રક્રિયાઓમાં ERP સિસ્ટમ લાગુ કરવામાં આવી રહી હોવાથી, વિશિષ્ટતાઓના આધારે લાભોની સૂચિ વધી શકે છે. બજારમાં ડઝનેક અને સેંકડો તૈયાર સોલ્યુશન્સ વિકસિત છે જે ખરીદદારોને સબસ્ક્રિપ્શન, અપડેટ અને સપોર્ટની ઝડપ, બંધ કાર્યક્ષમતા અને આર્કિટેક્ચરના માળખામાં દબાણ કરે છે - એક જ સપ્લાયરના માળખામાં. ફક્ત તમારી પોતાની ERP સિસ્ટમનો વિકાસ કોઈપણ નિયંત્રણો વિના મહત્તમ તકો પ્રદાન કરે છે. 

ERP સિસ્ટમ ઉત્પાદક કેવી રીતે પસંદ કરવું, પૈસા ગુમાવવા ન પડે તે માટે કયા પ્રશ્નો પૂછવા અને અમલીકરણનું આયોજન કરતી વખતે શું ધ્યાનમાં લેવું તે જાણવા માટે નીચેના લેખો વાંચો.

સોર્સ: www.habr.com