અલગ કામ કરતી વખતે સાથે કેવી રીતે કામ કરવું

મીડિયા રોગચાળાની સ્થિતિ અને સ્વ-અલગતા માટેની ભલામણો વિશેના સમાચારોથી ભરેલું છે.

પરંતુ વ્યવસાય સંબંધિત કોઈ સરળ ભલામણો નથી. કંપની મેનેજરોને એક નવા પડકારનો સામનો કરવો પડી રહ્યો છે - ઉત્પાદકતામાં ન્યૂનતમ નુકસાન સાથે કર્મચારીઓને કેવી રીતે દૂરસ્થ સ્થાનાંતરિત કરવું અને તેમના કાર્યની રચના કેવી રીતે કરવી જેથી બધું "પહેલાની જેમ" હોય.

ઓફિસમાં જે કામ કરે છે તે ઘણીવાર દૂરથી કામ કરતું નથી. વિતરિત ટીમો ટીમની અંદર અને બહાર અસરકારક સહયોગ અને સંચાર કેવી રીતે જાળવી શકે છે?

મોબાઈલ કોમ્યુનિકેશનની ઉપલબ્ધતા, ઝડપી ઈન્ટરનેટ, અનુકૂળ એપ્લિકેશન્સ અને અન્ય આધુનિક ટેકનોલોજી, સામાન્ય રીતે, ઘણા અવરોધોને દૂર કરવામાં અને ભાગીદારો અથવા સાથીદારો સાથે ઉત્પાદક કાર્ય બનાવવામાં મદદ કરે છે.

પરંતુ આપણે તૈયારી કરવાની જરૂર છે.

બધું યોજના મુજબ ચાલશે. જો તે છે

દૂરસ્થ કાર્ય માટે આંતરિક પ્રક્રિયાઓ અને સંદેશાવ્યવહારના વિશેષ બાંધકામની જરૂર છે. અને પ્રારંભિક તબક્કો ઘણા પ્રશ્નો અને સમસ્યાઓ ઊભી થાય તે પહેલાં તેને દૂર કરી શકે છે.

ઑફિસમાં અને દૂરસ્થ કામની પરિસ્થિતિઓમાં, બધું ચાર સ્તંભો પર બાંધવામાં આવ્યું છે:

• આયોજન
• સંસ્થા
• નિયંત્રણો
• પ્રોત્સાહન

સૌ પ્રથમ, તમારે અને તમારી ટીમને યોગ્ય ધ્યેયો સેટ કરવાની, રિપોર્ટિંગ સિસ્ટમને ફરીથી બનાવવાની અને ટીમમાં અસુમેળ અને સિંક્રનસ સંચારને યોગ્ય રીતે જોડવાની જરૂર છે. અસુમેળ સંદેશાવ્યવહારમાં પત્રો, ચેટ્સ, અપડેટ રિપોર્ટિંગ અને કોઈપણ સંચાર વિકલ્પોનો સમાવેશ થાય છે જેને તાત્કાલિક પ્રતિસાદની જરૂર નથી. સિંક્રનસ કમ્યુનિકેશન એ ઝડપી પ્રતિસાદ સાથે રીઅલ-ટાઇમ કમ્યુનિકેશન છે.

તે યાદ રાખવું ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે કે જ્યારે દૂરથી કામ કરવું, આયોજનને નિયમિતતાની જરૂર છે. વ્યૂહાત્મક અને ઓપરેશનલ કાર્યો સાથે કામનું સંતુલન જાળવવું જરૂરી છે, અગ્રતાના કાર્યો પર કામની ગતિ સાપ્તાહિક અથવા દરરોજ પણ સેટ કરવી જરૂરી છે. યોગ્ય આયોજન અને ધ્યેય સેટિંગ કામને વધુ સ્પષ્ટ બનાવશે અને કર્મચારીઓને બર્નઆઉટ ટાળવામાં મદદ કરશે. તેઓ પ્રક્રિયાથી અલગતા અનુભવશે નહીં.

વિડિઓ કોન્ફરન્સિંગ: નંબર વન સાધન

દૂરસ્થ કર્મચારીઓની અલગતા સામાજિક કરતાં વધુ માહિતીપ્રદ છે. તેઓ કોઈની બાજુમાં બેસવાનું ચૂકતા નથી (જો કે તે બદલાય છે) તેઓ મોટાભાગે સહકર્મીઓ સાથે માહિતી અને સંચારની ઝડપી ઍક્સેસના અભાવ વિશે ચિંતા કરે છે. તેમની પાસે કોઈ સાથીદારને પ્રશ્ન પૂછવાની અને તાત્કાલિક જવાબ મેળવવાની, નાની જીતની ઉજવણી કરવાની અથવા ડિબ્રીફ કરવાની, વિચાર-વિમર્શ કરવાની અથવા સપ્તાહના અંતની યોજનાઓ વિશે માત્ર ચેટ કરવાની તક નથી.

આ ખોટ આંશિક રીતે વિડિયો કોન્ફરન્સિંગ સેવાઓ દ્વારા ભરપાઈ કરવામાં આવે છે.

વિડિયો કોન્ફરન્સિંગ એક અથવા વધુ લોકોને ફોન પર અથવા ઓનલાઈન વિડિયો કોન્ફરન્સિંગ પ્લેટફોર્મ દ્વારા વાસ્તવિક સમયમાં વાતચીત કરવાની મંજૂરી આપે છે. કૉલ્સ એ સિંક્રનસ કમ્યુનિકેશન ચેનલ છે, પરંતુ તેનો ઉપયોગ ત્યારે પણ થઈ શકે છે જ્યારે માત્ર એક વ્યક્તિ જૂથ સાથે વાત કરતી હોય - ઉદાહરણ તરીકે, આચરણ કરવા માટે વેબિનાર. આવી સેવાઓનાં ઉદાહરણો: MegaFon તરફથી OVKS, ઝૂમ, બ્લુજીન્સ, GoToMeeting.

પ્રેક્ટિસ:

1. વિડિયો કૉલ્સ ઇન્ટરલોક્યુટરના સ્વર, લાગણીઓ, ચહેરાના અને અન્ય મૌખિક સંકેતો વ્યક્ત કરે છે, જેનાથી તેના મૂડને સ્પષ્ટ કરવામાં અને સમજવામાં મદદ મળે છે.
2. વધારાની માહિતી સંદેશાઓને સ્પષ્ટ બનાવે છે, ભાવનાત્મક સામગ્રી ઉમેરે છે અને જોડાણ અને વિશ્વાસ બનાવવામાં મદદ કરે છે.

ગેરફાયદા:

1. સમયાંતરે સંકલન. કૉલ્સ ફક્ત વાસ્તવિક સમયમાં થઈ શકે છે, જે વિવિધ સમય ઝોનમાં ફેલાયેલી ટીમ માટે સંચાર મુશ્કેલ બનાવે છે.
2. વાતચીતનો કોર્સ કોઈપણ રીતે દસ્તાવેજીકૃત નથી. પડકારો લેખિત પરિણામ છોડતા નથી.
3. અર્થઘટન. સંદેશાવ્યવહારની ગુણવત્તા દરેક માટે શ્રેષ્ઠ નથી (ખાસ કરીને જેઓ દેશમાં સ્વ-અલગ છે તેમના માટે). શબ્દો હંમેશા યોગ્ય રીતે સમજાતા નથી.

વીડિયો કોન્ફરન્સિંગનો ઉપયોગ ક્યારે કરવો?

• નિયમિત મીટિંગો, બંને એક-એક અને જૂથ
• ટીમ મીટઅપ્સ
• આયોજન અને મંથન (વિડિઓ સાથે શ્રેષ્ઠ)
• અન્ય ચેનલો (જેમ કે ઇમેઇલ, ચેટ) માંથી ગેરસમજણો ઉકેલવા અથવા વધતી જતી અથવા ભાવનાત્મક પરિસ્થિતિઓ સાથે વ્યવહાર

જો તમને લાગે કે તમારું રિમોટ ટીમ વર્ક પૂરતું ફળદાયી નથી, તો સમય બગાડો નહીં - પરિસ્થિતિને બદલવાનો પ્રયાસ કરો.

1. ટીમ સાથે દૈનિક ચેક-ઇનનો પરિચય આપો.
2. મીટિંગના સમય અને ધ્યેયોનું સખતપણે પાલન કરો, તેમને આમંત્રણમાં લખો અને ખૂબ જ શરૂઆતમાં યાદ કરાવો.
3. તમારુ ગુ્હકાયૅ કરો. મીટિંગ માટે તૈયારી કરો અને કાગળ પર લખો કે આ મીટિંગમાં તમને કયા વિચારો આવ્યા, તમે સહભાગીઓ પાસેથી શું અપેક્ષાઓ ધરાવો છો અને તેઓ તમારી પાસેથી શું ધરાવે છે?
4. સહભાગીઓને ભૂમિકાઓ શેર કરવા માટે કહો (નોંધ લેવી, માહિતી પ્રસ્તુત કરવી, મીટિંગ મધ્યસ્થી તરીકે કાર્ય કરવું).
5. મોટી ટીમ (8 થી વધુ લોકો) માટે મીટિંગ્સ ન કરો.
6. તમારી મીટિંગ્સને સહભાગીઓના સમય ઝોન સાથે સિંક્રનાઇઝ કરવાનું યાદ રાખો.

જ્યારે દરેક વ્યક્તિ સાથે હોય: સામાન્ય કંપની મીટિંગ્સ કેવી રીતે ગોઠવવી

કંપનીના તમામ કર્મચારીઓની મીટીંગો માહિતીની આપ-લે કરવાની લોકપ્રિય રીત બની ગઈ છે.

તેમને કેવી રીતે શ્રેષ્ઠ રીતે ગોઠવવા તે અંગે ઘણી ટીપ્સ છે:

1. સમય. રશિયામાં કંપનીઓ માટે, બપોરે 11-12 વાગ્યે આવી મીટિંગ્સ યોજવી શ્રેષ્ઠ છે. શક્ય તેટલા કર્મચારીઓ માટે અનુકૂળ સમય પસંદ કરવાનો પ્રયાસ કરો. મીટિંગ રેકોર્ડ કરવાની ખાતરી કરો. MegaFon સહિત ઘણા પ્લેટફોર્મ પર, આ એક ક્લિકમાં કરી શકાય છે અને પછી mp4 ફોર્મેટમાં અપલોડ કરી શકાય છે.
2. લાઇવ સ્ટ્રીમ. નાની કંપનીઓ માટે આ જરૂરી ન હોઈ શકે, પરંતુ શાખાઓના વિતરિત નેટવર્ક સાથે મોટી કંપનીઓ માટે, જીવંત પ્રસારણ કરવા માટે તે અર્થપૂર્ણ છે.
3. પ્રશ્ન અને જવાબ. તમે લોકોને અગાઉથી તેમની ચિંતા કરતા પ્રશ્નો પૂછવા માટે કહી શકો છો, પછી તમે પ્રેક્ષકોને સંબંધિત માહિતી તૈયાર કરી શકો છો.
4. રમૂજ વિશે ભૂલશો નહીં. આ શાળામાં લાઇનઅપ નથી, પરંતુ વ્યક્તિગત જોડાણ પ્રદાન કરવાની અને વિતરિત ટીમો વચ્ચે વિશ્વાસ વધારવામાં મદદ કરવાની તક છે.

મંથન: મૂંઝવણ દૂર કરો

જ્યારે વિચાર-મંથનની વાત આવે છે, ત્યારે વિતરિત ટીમો માટે સામાન્ય ડિજિટલ સાધનનો ઉપયોગ કરવો મહત્વપૂર્ણ છે. તે તમને મંથન દરમિયાન વિચારોને એકત્રિત કરવા, જૂથ બનાવવા અને વર્ગીકૃત કરવાની મંજૂરી આપે છે.

તમને અસરકારક રીતે તોફાન કરવામાં મદદ કરવા માટે અહીં કેટલીક મહત્વપૂર્ણ ટીપ્સ છે:

1. રિમોટ ટીમ એક સહયોગી પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ ટૂલ પસંદ કરી શકે છે જે કેનબન-બોર્ડ કાર્યક્ષમતાને સમર્થન આપે છે જેની સાથે ઘણી ટીમો પહેલેથી જ પરિચિત છે, જેમ કે ટ્રેલો.
2. પ્લેટફોર્મ દ્વારા પ્રદાન કરવામાં આવેલ વિકલ્પ હોઈ શકે છે. વેબિનાર્સ ટૂલ એક ડ્રોઇંગ બોર્ડ છે જે દરેક વ્યક્તિ જોઈ શકે છે અને કોઈપણ સહભાગીઓ દ્વારા સંપાદિત કરી શકાય છે.
3. કયો વિચાર અમલમાં મૂકવો સૌથી વધુ રસપ્રદ છે તેનું મૂલ્યાંકન કરવા માટે મતદાન વિકલ્પનો ઉપયોગ કરો. બધા આંકડાઓ પછીથી csv અથવા xlsx ફોર્મેટમાં ડાઉનલોડ કરી શકાય છે.

   
   
   

4. અનુભવ દર્શાવે છે કે કર્મચારીઓને હુમલા વિશે અગાઉથી ચેતવણી આપવી તે વધુ સારું છે જેથી તેઓને વિચારો વિશે વિચારવાનો સમય મળે. જ્યારે જૂથ ભેગા થાય છે, ત્યારે સહભાગીઓ હવે ખાલી હાથે આવશે નહીં.

સિંક્રનસ કોમ્યુનિકેશન્સ, જેમ કે વિડિયો કૉલ્સ, જ્યારે યોગ્ય રીતે ઉપયોગમાં લેવાય છે, ત્યારે ટીમ વર્ક કરવા, તેના પરિણામોને ટ્રૅક કરવા અને ટીમના તમામ સભ્યોને ભાવનાત્મક ટેકો આપવા માટે એક ઉત્તમ સાધન બની શકે છે. અને જ્યારે અસુમેળ સાધનો સાથે જોડવામાં આવે છે, ત્યારે તેઓ પ્રક્રિયામાં વિતરિત સહભાગીઓને ઓફિસમાં તેમના સાથીદારો કરતાં (અને ક્યારેક વધુ) ઉત્પાદક બનવામાં મદદ કરે છે.

સોર્સ: www.habr.com