વર્ચ્યુઅલ PBX સાથે જોડાણ સાથે ટેલિફોની માટે વિશિષ્ટ કેસો

વર્ચ્યુઅલ PBX તમને વિવિધ ક્ષેત્રો અને વ્યવસાયના ક્ષેત્રોમાં વિવિધ સમસ્યાઓ હલ કરવાની મંજૂરી આપે છે. કંપનીઓ VATS ટૂલ્સનો ઉપયોગ કરીને ગ્રાહકો સાથે વાતચીત કેવી રીતે ગોઠવે છે તેના થોડા ઉદાહરણો જોઈએ.

કેસ 1. જથ્થાબંધ વિભાગ અને ઓનલાઈન સ્ટોર ધરાવતી ટ્રેડિંગ કંપની

એક કાર્ય:

ઓનલાઈન સ્ટોરના ક્લાયંટ માટે વેબસાઈટ પર ઓટોમેટિક ફોર્મ દ્વારા ફ્રી કોલ અને કોલ બેક ઓર્ડરની શક્યતા સાથે, સમગ્ર રશિયાના ક્લાયન્ટ્સ તરફથી મળેલા કૉલ્સની પ્રક્રિયાને ગોઠવો.

સાઇટમાં બે સામાન્ય મલ્ટિ-ચેનલ સિટી નંબરો છે જેમાં બે અલગ-અલગ શુભેચ્છાઓ છે અને પ્રદેશોના ગ્રાહકો માટે 8800 નંબર છે.

8800 પર કૉલ કરો અને લેન્ડલાઇન નંબર પાંચ લોકોના વેચાણ વિભાગ સુધી પહોંચે છે. જથ્થાબંધ વિભાગમાં, "બધા એકસાથે" કૉલ્સ પ્રાપ્ત કરવા માટેનું અલ્ગોરિધમ સેટ કરવામાં આવે છે; કર્મચારીઓ પાસે ડેસ્ક ફોન હોય છે, અને તેઓ તે જ સમયે કૉલ કરે છે, કારણ કે કંપની માટે તે મહત્વનું છે કે કોઈપણ કૉલ પર શક્ય તેટલી ઝડપથી પ્રક્રિયા કરવામાં આવે. .

ઓનલાઈન સ્ટોર પરના કૉલ એક અલગ કર્મચારી દ્વારા નિયંત્રિત કરવામાં આવે છે. જો કંપની હજુ પણ કોલ મિસ કરે છે, તો સેલ્સ ડિપાર્ટમેન્ટને મિસ્ડ કોલ વિશે ઈમેલ અથવા ટેલિગ્રામ મેસેન્જર દ્વારા નોટિફિકેશન મળે છે અને તેઓ કોલ બેક કરે છે.

કંપનીની વેબસાઇટ પર કોલબેક વિજેટ ઇન્સ્ટોલ કરેલું છે, જે VATS સાથે જોડાયેલ છે; ક્લાયન્ટ કૉલબેકનો ઓર્ડર આપે છે અને મેનેજરો તેમને પાછા બોલાવે છે.

કેસ 2. કેટલાક વિવિધ વ્યવસાયો અને શાખા માળખું

એક કાર્ય:

કૉલ્સને રિમોટલી કંટ્રોલ કરવાની ક્ષમતા સાથે વ્યવસાયની શાખા માળખા માટે સેટિંગ્સ સાથે ટેલિફોની ગોઠવો. વિવિધ શાખાઓ, બિઝનેસ લાઇન માટે ટૂંકા નંબરો સાથે મેનુને કનેક્ટ કરવું અને મોબાઇલ એપ્લિકેશન દ્વારા વાતચીતના રેકોર્ડિંગ સાથે કૉલ નિયંત્રણનું આયોજન કરવું.

એક ઉદ્યોગસાહસિક પાસે બે અલગ-અલગ વ્યવસાયો છે: એક ઘરગથ્થુ ઉપકરણોના સમારકામની દુકાન અને બે પ્લમ્બિંગ સ્ટોર. વિવિધ શુભેચ્છાઓ સાથે બે શહેર નંબરો જોડાયેલા છે: એક વર્કશોપ માટે અને એક દુકાનો માટે.

સ્ટોર નંબર પર કૉલ કરતી વખતે, ક્લાયંટને કયા સ્ટોર સાથે કનેક્ટ કરવું તે પસંદ કરવાનું કહેવામાં આવે છે: “સ્લેવી એવન્યુ, 12 પરના સ્ટોર સાથે કનેક્ટ થવા માટે, શેરીમાં સ્ટોર સાથે કનેક્ટ થવા માટે 1 દબાવો. લેનિના, 28 પ્રેસ 2".

જો કે સમારકામ અને વેપાર વ્યવસાયો કોઈ પણ રીતે એકબીજા સાથે જોડાયેલા નથી, તેમ છતાં એક સમયે તેમને નિયંત્રિત કરવા, કૉલના આંકડા જોવા અને કૉલ સાંભળવા માટે વર્ચ્યુઅલ PBX મોબાઇલ એપ્લિકેશન દ્વારા બંને કંપનીઓની ટેલિફોની કામગીરીનું નિરીક્ષણ કરવું એ ઉદ્યોગસાહસિક માટે અનુકૂળ છે. રેકોર્ડિંગ

વ્યવસાય માલિક, મેગાફોન વર્ચ્યુઅલ પીબીએક્સ મોબાઇલ એપ્લિકેશન દ્વારા, કર્મચારીઓ અને વિભાગો માટે કૉલના આંકડાઓનું નિરીક્ષણ કરે છે, અને જો જરૂરી હોય તો, વાતચીતના રેકોર્ડિંગને સાંભળે છે.

કેસ 3. ત્રણ નાના ઓનલાઈન સ્ટોર, એક કર્મચારી કોલનો જવાબ આપે છે

એક કાર્ય:

એક એડમિનિસ્ટ્રેટર બધા કોલ્સનો જવાબ આપશે તેવી પરિસ્થિતિમાં ત્રણ સ્ટોર્સમાંથી કૉલ્સની સર્વિસિંગ ગોઠવો. તે જ સમયે, કૉલ પ્રાપ્ત કરતી વખતે, એડમિનિસ્ટ્રેટરે બરાબર સમજવું જોઈએ કે ક્લાયંટ ક્યાં કૉલ કરી રહ્યો છે.

ત્રણ નાના સ્ટોર્સ: એક હેલ્ધી ફૂડ પ્રોડક્ટ્સ વેચે છે, બીજું યોગ પ્રોડક્ટ્સ વેચે છે અને ત્રીજું વિદેશી ચા વેચે છે. દરેક સ્ટોર પાસે તેની પોતાની શુભેચ્છા સાથેનો પોતાનો નંબર હોય છે, પરંતુ તમામ કોલ્સ એક મેનેજરના IP ડેસ્ક ફોન પર જાય છે.

આઇપી ફોન સ્ક્રીન પર, મેનેજર જુએ છે કે ક્લાયંટ કયા સ્ટોર પર કૉલ કરી રહ્યો છે. આ તમને ફોન ઉપાડતા પહેલા વાતચીત માટે તૈયાર કરવાની મંજૂરી આપે છે.

જો જરૂરી હોય તો, મેનેજર કાર્યસ્થળ છોડી શકે છે, આ કિસ્સામાં કોલ્સ તેના મોબાઇલ ફોન પર રીડાયરેક્ટ કરવામાં આવશે.

કેસ 4. શહેર વહીવટીતંત્ર દ્વારા જાહેર અરજીઓની પ્રક્રિયા

એક કાર્ય:

સેવા માટે વસ્તી પાસેથી અરજીઓ મેળવવા અને પ્રક્રિયા કરવા માટે નાના શહેરના વહીવટમાં ટેલિફોની ગોઠવો. સિટી એડમિનિસ્ટ્રેશનની એપ્લિકેશન રેકોર્ડિંગ સિસ્ટમ્સ સાથે એકીકરણ દ્વારા એપ્લિકેશનની નોંધણીને સ્વચાલિત કરો અને ઑપરેટર્સના કૉલ સમયને ઑપ્ટિમાઇઝ કરો.

શહેર વહીવટીતંત્ર ઘરો અને એપાર્ટમેન્ટ્સમાં સંદેશાવ્યવહારની જાળવણી માટે લોકો પાસેથી અરજીઓ સ્વીકારે છે. જ્યારે તમે સામાન્ય મલ્ટી-ચેનલ નંબર પર કૉલ કરો છો, ત્યારે વૉઇસ રોબોટિક સહાયક જવાબ આપે છે, જેના દ્વારા તમે ઑટોમૅટિક રીતે એપ્લિકેશન બનાવી શકો છો અથવા ઘણા પ્રશ્નોના જવાબ આપીને અગાઉ બનાવેલી એપ્લિકેશનનું સ્ટેટસ ચેક કરી શકો છો અને સરનામું પણ ચેક કરી શકો છો. જો વૉઇસ આસિસ્ટન્ટ સમસ્યાનું નિરાકરણ ન લાવી શકે, તો તે ઑટોમૅટિક રીતે કૉલને કૉન્ટેક્ટ સેન્ટર એજન્ટોના જૂથને ફૉર્વર્ડ કરે છે.

કેસ 5. દવા. ઓપરેટરોના કાર્ય માટે ગુણવત્તા નિયંત્રણ સાધનો સાથે ક્લિનિકમાં ટેલિફોનીનું સંગઠન

એક કાર્ય:

ક્લિનિકમાં ટેલિફોની ગોઠવો, જે તમને ફોન પર કર્મચારીના કામની ગુણવત્તાનું મૂલ્યાંકન કરવા માટે અસરકારક પ્રક્રિયાઓ સેટ કરવાની મંજૂરી આપશે.

421 જૂન, 28 ના રશિયાના આરોગ્ય મંત્રાલયના આદેશ નંબર 2013 અનુસાર ટેલિફોનીનું આયોજન કરવા માટેની પદ્ધતિસરની ભલામણો દ્વારા સૂચવ્યા મુજબ ક્લિનિક માટે ઉચ્ચ સ્તરની સેવા જાળવવી મહત્વપૂર્ણ છે.

ઉચ્ચ કર્મચારી રેટિંગ્સ કર્મચારીઓને વધુ પ્રોત્સાહિત કરવામાં મદદ કરે છે, ત્યાં સેવાના સ્તરને જાળવી રાખવા અને વધારવામાં મદદ કરે છે.

ક્લિનિકે MegaFon ના VATS ને શહેરના નંબર સાથે જોડ્યું અને દરેક કાર્યસ્થળ પર IP ટેલિફોન ઇન્સ્ટોલ કર્યું. સામાન્ય મલ્ટિ-ચેનલ નંબર પર કૉલ કરતી વખતે, ક્લાયંટ વૉઇસ ગ્રીટિંગ સાંભળે છે, અને કૉલ ઑપરેટર્સના જૂથને જાય છે. જો કર્મચારીઓ કૉલનો જવાબ ન આપે, તો કૉલ ઑન-ડ્યુટી શિફ્ટમાં ટ્રાન્સફર કરવામાં આવે છે. ક્લિનિક સંચાલકો, તેમના વ્યક્તિગત ખાતા દ્વારા, સેવાની ગુણવત્તાનું મૂલ્યાંકન કરવા અને પ્રક્રિયા કરાયેલા કૉલ્સની સંખ્યા, ચૂકી ગયેલા કૉલ્સ, કરવામાં આવેલી ભૂલો અને સામાન્ય રીતે ગ્રાહક સેવાના સંદર્ભમાં KPIs ના અમલીકરણ પર દેખરેખ રાખવા માટે કૉલના આંકડાઓનું નિરીક્ષણ કરે છે અને કર્મચારીની વાતચીત સાંભળે છે.

કેસ 6. નાના બ્યુટી સલૂન. એક સેક્રેટરી તમામ કોલ્સ લે છે અને તમામ ક્લાયન્ટ્સને CRM YCLIENTS માં રેકોર્ડ કરે છે

એક કાર્ય:

બ્યુટી સલૂનમાં CRM સિસ્ટમ સાથે ટેલિફોનીના સંકલન દ્વારા કોલ, ઓર્ડર અને ગ્રાહક ડેટાની પ્રક્રિયાને સ્વચાલિત કરો.

કંપનીએ MegaFon ના VATS ને લેન્ડલાઈન નંબર સાથે જોડ્યા. નંબર પર શુભેચ્છા છે: "હેલો, તમે ઇમેજ લેબોરેટરીને કૉલ કર્યો છે." આ પછી, કોલ સેક્રેટરીના ફોન પર જાય છે.

YCLIENTS સાથે એકીકરણ ગોઠવેલું હોવાથી, દરેક કૉલ સાથે નામ સાથેનું ક્લાયન્ટ કાર્ડ અને અન્ય ડેટા સેક્રેટરીના કમ્પ્યુટર સ્ક્રીન પર પૉપ અપ થાય છે. ફોન ઉપાડતા પહેલા સેક્રેટરી જાણે છે કે કોણ ફોન કરી રહ્યું છે અને તે પણ સમજી શકે છે કે પ્રશ્ન શું છે. અને જો કોઈ ક્લાયંટ પ્રથમ વખત કૉલ કરે છે, તો CRM YCLIENTS માં ક્લાયંટ અને ઓર્ડર કાર્ડ આપમેળે બની જાય છે.

બ્યુટી સલૂનમાં કૉલ્સની ખાસિયત એ છે કે કેટલીકવાર એક કલાકમાં એક પણ કૉલ આવતો નથી, અને કેટલીકવાર એક સાથે ઘણા બધા હોય છે. VATS સેટિંગ્સમાં, સેક્રેટરીને વિભાગમાં એકમાત્ર કર્મચારી તરીકે સેટ કરવામાં આવે છે, તેથી જો સેક્રેટરી વાત કરતા હોય, તો ક્લાયન્ટ મેનેજરના પ્રતિભાવની રાહ જોતા લાઇનમાં "ઉભા" રહે છે અને સંગીત સાંભળે છે. જો સેક્રેટરી લાંબા સમય સુધી જવાબ ન આપે, તો 20મી સેકન્ડે ક્લાયન્ટને 1 દબાવવા અને કૉલ બેક કરવાનો ઓર્ડર આપવાનું કહેવામાં આવે છે. જલદી સેક્રેટરી કૉલ સમાપ્ત કરે છે, તે આપોઆપ કૉલ પ્રાપ્ત કરે છે. "હવે તમે સબ્સ્ક્રાઇબર સાથે કનેક્ટ થશો," તે હેન્ડસેટ પર સાંભળે છે, જેના પછી વર્ચ્યુઅલ PBX ક્લાયંટને ડાયલ કરે છે.

જો કોઈ ક્લાયન્ટ બિઝનેસ સમયની બહાર કૉલ કરે છે, તો કૉલ આન્સરિંગ મશીન પર મોકલવામાં આવે છે, જે ક્લાયન્ટને વેબસાઈટ પર જવા અને વેબસાઈટ પરના ફોર્મ દ્વારા અનુકૂળ સમયે સેવા માટે સાઈન અપ કરવા કહે છે.

કેસ 7. સ્ટોર અને કાર ધોવા સાથે કાર સેવા

એક કાર્ય:

વિવિધ વ્યવસાય વિભાગો માટે અને જુદા જુદા કામકાજના કલાકો સાથે એક જ નંબર સાથે ટેલિફોની ગોઠવો.

કંપનીની પ્રવૃત્તિના ઘણા ક્ષેત્રો છે: કાર રિપેર, જાળવણી, ઓટો પાર્ટ્સ સ્ટોર, કાર ધોવા. લેન્ડલાઇન નંબર સાથે વર્ચ્યુઅલ PBX જોડાયેલ છે. નંબર પર કૉલ કર્યા પછી, ક્લાયંટને શુભેચ્છા સંભળાય છે, જે પછી તે IVR વૉઇસ મેનૂમાં જાય છે, જ્યાં તેને તે કઈ ચોક્કસ સમસ્યા વિશે કૉલ કરી રહ્યો છે તે પસંદ કરવાનું કહેવામાં આવે છે: “કાર સેવા સાથે જોડાવા માટે, કાર ધોવા સાથે 1 દબાવો. - 2, ઓપરેટર સાથે જોડાવા માટે, લાઇન પર રહો.” . કોલ સંબંધિત વિભાગોના મોબાઈલ ફોન પર જાય છે. માત્ર કાર વોશ XNUMX કલાક ખુલ્લું રહે છે, તેથી કલાકો પછી કોલ તરત જ ત્યાં રૂટ થઈ જાય છે.

જો કોઈ કારણોસર કોઈ એક વિભાગ ફોન ઉપાડતો નથી, તો એક મિનિટ પછી કૉલ સીધો કાર સેવાના માલિકના મોબાઈલ ફોન પર જાય છે. કંપની માટે એક પણ ક્લાયન્ટ ન ગુમાવવું મહત્વપૂર્ણ છે!

કેસ 8. રિયલ એસ્ટેટ એજન્સી

એક કાર્ય:

એવી કંપની માટે ટેલિફોની ગોઠવો કે જેમાં રસ્તા પર કામ કરતા કર્મચારીઓ હોય - કુરિયર સેવાઓ, ઑનલાઇન સ્ટોર્સ, ડિલિવરી સેવાઓ, રિયલ એસ્ટેટ એજન્સીઓ.

કંપની પાસે જાહેરાત નંબર 8800 છે, જેના પર કોલ સેક્રેટરી દ્વારા કરવામાં આવે છે. અમે amoCRM નો ઉપયોગ કરીએ છીએ. રિયલ્ટર્સ લગભગ ક્યારેય ઓફિસમાં હોતા નથી; તેઓ પ્રોપર્ટીમાં મુસાફરી કરે છે, દરેકને શહેરના ચોક્કસ વિસ્તારને સોંપવામાં આવે છે. તે બધા કોર્પોરેટ સિમ કાર્ડનો ઉપયોગ કરે છે, તેમના મોબાઇલ નંબરો જાહેરાતમાં દર્શાવેલ છે.

જો કોઈ કર્મચારી ડ્રાઇવિંગ કરી રહ્યો હોય અને કૉલનો જવાબ ન આપી શકે, તો કૉલ ઑફિસમાં સેક્રેટરીને ફોરવર્ડ કરવામાં આવે છે. જો કોઈ નિયમિત ક્લાયંટ ઑફિસને કૉલ કરે છે, તો તેનો કૉલ તેને સોંપેલ મેનેજરને આપમેળે રીડાયરેક્ટ કરવામાં આવે છે.

સેક્રેટરી ટૂંકા નંબરનો ઉપયોગ કરીને ક્લાયન્ટના કોલને રિયલ્ટરને ટ્રાન્સફર કરી શકે છે.

તમામ કોલ્સ, ઇનકમિંગ અને આઉટગોઇંગ રેકોર્ડ કરવામાં આવે છે. મેનેજર નિયમિતપણે મેનેજરોના કૉલ્સ સાંભળે છે, તેમના કામની ગુણવત્તા પર નજર રાખે છે અને વ્યક્તિગત સલાહ આપે છે
વાર્તાલાપ સફળ નિદર્શન કૉલ્સ તાલીમ શરૂઆત માટે ડાઉનલોડ અને સંગ્રહિત કરવામાં આવે છે.

કેસ 9. ગ્રાઉન્ડ ફ્લોર પર જાહેરાત એજન્સી

એક કાર્ય:

ગ્રાઉન્ડ ફ્લોર પર અથવા અન્ય પરિસ્થિતિઓમાં ટેલિફોન સંચાર ગોઠવો જેમાં, નિયમ તરીકે, મોબાઇલ સંચારનો ઉપયોગ કરવો શક્ય નથી.

જાહેરાત એજન્સીના સંચાલકો ઘણા બધા આઉટબાઉન્ડ કોલ કરે છે. ગ્રાઉન્ડ ફ્લોર પર મોબાઇલ ફોન પર લગભગ કોઈ રિસેપ્શન નથી, પરંતુ મેનેજરો કમ્પ્યુટર પર કામ કરે છે અને એમોસીઆરએમ દ્વારા સીધા બ્રાઉઝરથી કૉલ કરે છે. આ ઉપરાંત, ઑફિસ પાસે પોર્ટેબલ SIP-DECT ટેલિફોન છે જે ઇન્ટરનેટ દ્વારા વર્ચ્યુઅલ PBX સાથે જોડાયેલ છે, જે તમને કૉલ કરવા માટે પણ પરવાનગી આપે છે.

કેસ 10. SMS નો ઉપયોગ કરીને

અમે એસએમએસ બિઝનેસ કાર્ડ્સ અને SMS માફીનો ઉપયોગ કરવાના ઘણા કિસ્સાઓનું અલગથી વર્ણન કરીશું.

એક કાર્ય:

મેનેજર સંપર્કો અથવા અન્ય માહિતી સાથે સ્વયંચાલિત SMS સંદેશાઓ મોકલવાનું આયોજન કરો.

ટાયર અને વ્હીલ્સ વેચતી કંપની ડિસ્કાઉન્ટ માટે કોડ વર્ડ સાથે મિસ્ડ કોલ માટે એસએમએસ માફી માંગે છે. ધ્યેય એવી પરિસ્થિતિને ટાળવાનો છે જેમાં સંભવિત ક્લાયન્ટ કંપનીમાં ન પહોંચે અને સ્પર્ધાત્મક સ્ટોરમાંથી ઓર્ડર આપવાનો પ્રયાસ કરે.

બ્યુટી સલૂન એડમિનિસ્ટ્રેટરની સંપર્ક માહિતી મોકલે છે, જેનો કોઈપણ સમસ્યાના કિસ્સામાં સંપર્ક કરી શકાય છે.

કાર સેવા એસએમએસ દ્વારા તેના કોઓર્ડિનેટ્સ મોકલે છે જેથી ક્લાયંટ તરત જ રૂટની યોજના બનાવી શકે.

ચાલો નિષ્કર્ષ પર આગળ વધીએ

લેખમાં, અમે મુખ્ય વિશિષ્ટ કેસોનું વર્ણન કર્યું છે જે ટેલિફોનીની ક્ષમતાઓને જાહેર કરે છે જો કે વર્ચ્યુઅલ PBX જોડાયેલ હોય. આંકડા મુજબ, મોનિટરિંગ ટૂલ્સનો ઉપયોગ કર્યા વિના 30% મિસ્ડ કૉલ્સ અડ્યા વિના રહે છે. જ્યારે વર્ચ્યુઅલ પીબીએક્સ સાથે જોડાય છે, ત્યારે કર્મચારીઓ અને ગ્રાહકોને ઉપયોગમાં સરળ સેવા મળે છે અને વ્યવસાય તેના વફાદાર ગ્રાહક આધારમાં વધારો મેળવે છે.

MegaFon ના વર્ચ્યુઅલ PBX કેવી રીતે કામ કરે છે તે વિશે વધુ માહિતી અહીંથી મેળવી શકાય છે જ્ઞાન પૃષ્ટ.

સોર્સ: www.habr.com