ઓફિસ 365 અને માઈક્રોસોફ્ટ ટીમ્સ - સહયોગની સરળતા અને સુરક્ષા પર અસર

આ લેખમાં, અમે વપરાશકર્તાઓ, IT એડમિનિસ્ટ્રેટર્સ અને માહિતી સુરક્ષા સ્ટાફના દૃષ્ટિકોણથી Microsoft ટીમ્સ સાથે કામ કરવું કેવું લાગે છે તે બતાવવા માંગીએ છીએ.

પ્રથમ, ચાલો સ્પષ્ટ કરીએ કે ટીમો તેમના Office 365 (ટૂંકમાં O365) ઓફરિંગમાં અન્ય Microsoft ઉત્પાદનોથી કેવી રીતે અલગ છે.

ટીમ્સ ફક્ત એક ક્લાયન્ટ છે અને તેની પોતાની ક્લાઉડ એપ્લિકેશન નથી. અને તે વિવિધ O365 એપ્લીકેશનોમાં તે મેનેજ કરે છે તે ડેટાને હોસ્ટ કરે છે.

જ્યારે વપરાશકર્તાઓ ટીમ્સ, શેરપોઈન્ટ ઓનલાઈન (ત્યારબાદ SPO તરીકે ઓળખાય છે) અને OneDrive માં કામ કરે છે ત્યારે અમે તમને "હૂડ હેઠળ" શું થઈ રહ્યું છે તે બતાવીશું.

જો તમે માઇક્રોસોફ્ટ ટૂલ્સ (કુલ કોર્સ સમયના 1 કલાક) નો ઉપયોગ કરીને સુરક્ષા સુનિશ્ચિત કરવાના વ્યવહારુ ભાગ તરફ આગળ વધવા માંગતા હો, તો અમે ઉપલબ્ધ અમારા Office 365 શેરિંગ ઓડિટ કોર્સને સાંભળવાની ખૂબ ભલામણ કરીએ છીએ. કડી પર આ કોર્સ O365 માં શેરિંગ સેટિંગ્સને પણ આવરી લે છે, જે ફક્ત PowerShell દ્વારા બદલી શકાય છે.

Acme Co. આંતરિક પ્રોજેક્ટ ટીમને મળો.

આ ટીમ બનાવ્યા પછી અને આ ટીમના માલિક એમેલિયા દ્વારા તેના સભ્યોને યોગ્ય ઍક્સેસ આપવામાં આવ્યા પછી, ટીમમાં આ ટીમ જેવો દેખાય છે:

ટીમ કામ કરવાનું શરૂ કરે છે

લિન્ડા સૂચવે છે કે તેણીએ બનાવેલી ચેનલમાં મૂકવામાં આવેલ બોનસ ચુકવણી યોજના સાથેની ફાઇલ ફક્ત જેમ્સ અને વિલિયમ દ્વારા જ ઍક્સેસ કરવામાં આવશે, જેમની સાથે તેઓએ તેની ચર્ચા કરી હતી.

જેમ્સ, બદલામાં, આ ફાઇલને ઍક્સેસ કરવા માટે એક HR કર્મચારી, એમ્માને એક લિંક મોકલે છે, જે ટીમનો ભાગ નથી.

વિલિયમ MS ટીમ્સ ચેટમાં અન્ય ટીમના સભ્યને તૃતીય પક્ષના વ્યક્તિગત ડેટા સાથેનો કરાર મોકલે છે:

અમે હૂડ હેઠળ ચઢી

Zoey, એમેલિયાની મદદથી, હવે કોઈપણ સમયે ટીમમાંથી કોઈપણને ઉમેરી અથવા દૂર કરી શકે છે:

લિન્ડાએ, તેના બે સાથીદારો દ્વારા ઉપયોગ કરવાના હેતુથી જટિલ ડેટા સાથેનો દસ્તાવેજ પોસ્ટ કરતી વખતે, તેને બનાવતી વખતે ચેનલના પ્રકાર સાથે ભૂલ કરી હતી, અને ફાઇલ ટીમના તમામ સભ્યો માટે ઉપલબ્ધ બની હતી:

સદનસીબે, O365 માટે માઇક્રોસોફ્ટ એપ્લિકેશન છે જેમાં તમે (અન્ય હેતુઓ માટે સંપૂર્ણપણે તેનો ઉપયોગ કરીને) ઝડપથી જોઈ શકો છો. બધા વપરાશકર્તાઓને કયા નિર્ણાયક ડેટાની ઍક્સેસ હોય છે?, પરીક્ષણ માટે એવા વપરાશકર્તાનો ઉપયોગ કરે છે જે ફક્ત સૌથી સામાન્ય સુરક્ષા જૂથના સભ્ય છે.

જો ફાઈલો ખાનગી ચેનલોની અંદર સ્થિત હોય તો પણ, આ કોઈ ગેરેંટી ન હોઈ શકે કે લોકોના ચોક્કસ વર્તુળને જ તેની ઍક્સેસ હશે.

જેમ્સ ઉદાહરણમાં, તેણે એમ્માની ફાઇલની એક લિંક પ્રદાન કરી, જે ટીમના સભ્ય પણ નથી, ખાનગી ચેનલને ઍક્સેસ કરવા દો (જો તે એક હોય તો).

આ પરિસ્થિતિ વિશે સૌથી ખરાબ બાબત એ છે કે અમે Azure AD માં સુરક્ષા જૂથોમાં ક્યાંય પણ આ વિશેની માહિતી જોઈશું નહીં, કારણ કે ઍક્સેસ અધિકારો તેને સીધા જ આપવામાં આવે છે.

વિલિયમ દ્વારા મોકલવામાં આવેલી PD ફાઇલ માર્ગારેટને કોઈપણ સમયે ઉપલબ્ધ રહેશે, અને માત્ર ઓનલાઈન ચેટ કરતી વખતે જ નહીં.

અમે કમર સુધી ચઢીએ છીએ

ચાલો તેને આગળ આકૃતિ કરીએ. પ્રથમ, ચાલો જોઈએ કે જ્યારે વપરાશકર્તા MS ટીમ્સમાં નવી ટીમ બનાવે છે ત્યારે બરાબર શું થાય છે:

• Azure AD માં એક નવું Office 365 સુરક્ષા જૂથ બનાવવામાં આવ્યું છે, જેમાં ટીમના માલિકો અને ટીમના સભ્યોનો સમાવેશ થાય છે
• SharePoint Online માં એક નવી ટીમ સાઇટ બનાવવામાં આવી રહી છે (ત્યારબાદ SPO તરીકે ઓળખવામાં આવે છે)
• SPO માં ત્રણ નવા સ્થાનિક (માત્ર આ સેવામાં માન્ય) જૂથો બનાવવામાં આવ્યા છે: માલિકો, સભ્યો, મુલાકાતીઓ
• એક્સચેન્જ ઓનલાઈનમાં પણ ફેરફાર કરવામાં આવી રહ્યા છે.

MS ટીમ્સ ડેટા અને તે ક્યાં રહે છે

ટીમ્સ એ ડેટા વેરહાઉસ અથવા પ્લેટફોર્મ નથી. તે બધા Office 365 સોલ્યુશન્સ સાથે સંકલિત છે.

• O365 ઘણી એપ્લિકેશનો અને ઉત્પાદનો ઓફર કરે છે, પરંતુ ડેટા હંમેશા નીચેના સ્થળોએ સંગ્રહિત થાય છે: SharePoint Online (SPO), OneDrive (OD), Exchange Online, Azure AD
• તમે MS ટીમ્સ દ્વારા શેર કરો છો અથવા પ્રાપ્ત કરો છો તે ડેટા તે પ્લેટફોર્મ્સ પર સંગ્રહિત થાય છે, ટીમમાં જ નહીં
• આ કિસ્સામાં, જોખમ એ સહયોગ તરફ વધતું વલણ છે. SPO અને OD પ્લેટફોર્મમાં ડેટાની ઍક્સેસ ધરાવતી કોઈપણ વ્યક્તિ તેને સંસ્થાની અંદર કે બહાર કોઈપણને ઉપલબ્ધ કરાવી શકે છે
• ટીમનો તમામ ડેટા (ખાનગી ચેનલોની સામગ્રી સિવાય) SPO સાઇટમાં એકત્રિત કરવામાં આવે છે, જે ટીમ બનાવતી વખતે આપમેળે બનાવવામાં આવે છે.
• બનાવેલી દરેક ચેનલ માટે, આ SPO સાઈટના દસ્તાવેજ ફોલ્ડરમાં સબફોલ્ડર આપમેળે બનાવવામાં આવે છે:
  • ચેનલોમાંની ફાઇલો SPO ટીમ્સ સાઇટના દસ્તાવેજ ફોલ્ડરના અનુરૂપ સબફોલ્ડર્સ પર અપલોડ કરવામાં આવે છે (જેનું નામ ચેનલ જેવું જ છે)
  • ચેનલ પર મોકલવામાં આવેલ ઈમેઈલ ચેનલ ફોલ્ડરના "ઈમેલ સંદેશાઓ" સબફોલ્ડરમાં સંગ્રહિત થાય છે.

• જ્યારે નવી ખાનગી ચેનલ બનાવવામાં આવે છે, ત્યારે તેની સામગ્રીને સંગ્રહિત કરવા માટે એક અલગ SPO સાઈટ બનાવવામાં આવે છે, જે ઉપર નિયમિત ચેનલો માટે ઉપર વર્ણવ્યા પ્રમાણે સમાન માળખું હોય છે (મહત્વપૂર્ણ - દરેક ખાનગી ચેનલ માટે તેની પોતાની વિશેષ SPO સાઈટ બનાવવામાં આવે છે)
• ચેટ્સ દ્વારા મોકલવામાં આવેલી ફાઇલો મોકલનાર વપરાશકર્તાના OneDrive એકાઉન્ટમાં ("Microsoft Teams Chat Files" ફોલ્ડરમાં) સાચવવામાં આવે છે અને ચેટ સહભાગીઓ સાથે શેર કરવામાં આવે છે.
• ચેટ અને પત્રવ્યવહારની સામગ્રી અનુક્રમે, છુપાયેલા ફોલ્ડર્સમાં વપરાશકર્તા અને ટીમ મેઈલબોક્સમાં સંગ્રહિત થાય છે. હાલમાં તેમને વધારાની ઍક્સેસ મેળવવાનો કોઈ રસ્તો નથી.

કાર્બ્યુરેટરમાં પાણી છે, બિલ્જમાં લીક છે

મુખ્ય મુદ્દાઓ જે સંદર્ભમાં યાદ રાખવા માટે મહત્વપૂર્ણ છે માહિતી સુરક્ષા:

• એક્સેસ કંટ્રોલ, અને મહત્વના ડેટાના અધિકાર કોને આપી શકાય તેની સમજ, અંતિમ વપરાશકર્તા સ્તર પર સ્થાનાંતરિત થાય છે. પૂરી પાડવામાં આવેલ નથી સંપૂર્ણ કેન્દ્રિય નિયંત્રણ અથવા દેખરેખ.
• જ્યારે કોઈ વ્યક્તિ કંપનીનો ડેટા શેર કરે છે, ત્યારે તમારા બ્લાઇન્ડ સ્પોટ્સ અન્ય લોકોને દેખાય છે, પરંતુ તમને નહીં.

અમે એમ્માને એવા લોકોની યાદીમાં જોતા નથી કે જેઓ ટીમનો ભાગ છે (Azure AD માં સુરક્ષા જૂથ દ્વારા), પરંતુ તેણી પાસે ચોક્કસ ફાઇલની ઍક્સેસ છે, જેની લિંક જેમ્સે તેણીને મોકલી હતી.

તેવી જ રીતે, ટીમના ઇન્ટરફેસમાંથી ફાઇલોને ઍક્સેસ કરવાની તેણીની ક્ષમતા વિશે અમને ખબર નહીં પડે:

શું એમ્માને કયા ઑબ્જેક્ટની ઍક્સેસ છે તે વિશે અમે માહિતી મેળવી શકીએ છીએ? હા, અમે કરી શકીએ છીએ, પરંતુ SPO માં દરેક વસ્તુ અથવા ચોક્કસ ઑબ્જેક્ટ કે જેના વિશે અમને શંકા છે તેના ઍક્સેસ અધિકારોની તપાસ કરીને જ.

આવા અધિકારોની તપાસ કર્યા પછી, અમે જોશું કે એમ્મા અને ક્રિસ પાસે SPO સ્તરે ઑબ્જેક્ટના અધિકારો છે.

ક્રિસ? અમે કોઈ ક્રિસને જાણતા નથી. તે ક્યાંથી આવ્યો?

અને તે "સ્થાનિક" SPO સુરક્ષા જૂથમાંથી અમારી પાસે "આવ્યો", જે બદલામાં, "વળતર" ટીમના સભ્યો સાથે, Azure AD સુરક્ષા જૂથનો પહેલેથી જ સમાવેશ કરે છે.

કદાચ, માઈક્રોસોફ્ટ ક્લાઉડ એપ સિક્યુરિટી (MCAS) જરૂરી સ્તરની સમજ પ્રદાન કરીને આપણને રસ ધરાવતા મુદ્દાઓ પર પ્રકાશ પાડી શકશે?

અરે, ના... જો કે અમે ક્રિસ અને એમ્માને જોઈ શકીશું, અમે ચોક્કસ વપરાશકર્તાઓને જોઈ શકીશું નહીં જેમને ઍક્સેસ આપવામાં આવી છે.

સ્તરો અને O365 માં ઍક્સેસ પ્રદાન કરવાની પદ્ધતિઓ - IT પડકારો

સંસ્થાઓની પરિમિતિમાં ફાઇલ સ્ટોરેજ પર ડેટાની ઍક્સેસ પ્રદાન કરવાની સરળ પ્રક્રિયા ખાસ કરીને જટિલ નથી અને વ્યવહારીક રીતે મંજૂર ઍક્સેસ અધિકારોને બાયપાસ કરવાની તકો પ્રદાન કરતી નથી.

O365 પાસે સહયોગ અને ડેટા શેર કરવાની ઘણી તકો પણ છે.

• વપરાશકર્તાઓ સમજી શકતા નથી કે શા માટે તેઓ ડેટાની ઍક્સેસને પ્રતિબંધિત કરે છે જો તેઓ ફક્ત દરેકને ઉપલબ્ધ ફાઇલની લિંક આપી શકે છે, કારણ કે તેમની પાસે માહિતી સુરક્ષાના ક્ષેત્રમાં મૂળભૂત કુશળતા નથી, અથવા તેઓ જોખમોની અવગણના કરે છે, તેમની ઓછી સંભાવના વિશે ધારણાઓ બનાવે છે. ઘટના
• પરિણામે, મહત્વપૂર્ણ માહિતી સંસ્થા છોડી શકે છે અને વિશાળ શ્રેણીના લોકો માટે ઉપલબ્ધ થઈ શકે છે.
• વધુમાં, રીડન્ડન્ટ એક્સેસ પ્રદાન કરવાની ઘણી તકો છે.

O365 માં માઇક્રોસોફ્ટે એક્સેસ કંટ્રોલ લિસ્ટ બદલવાની ઘણી બધી રીતો પ્રદાન કરી છે. આવી સેટિંગ્સ ભાડૂત, સાઇટ્સ, ફોલ્ડર્સ, ફાઇલો, ઑબ્જેક્ટ્સ અને તેમની લિંક્સના સ્તરે ઉપલબ્ધ છે. શેરિંગ ક્ષમતાઓની સેટિંગ્સને ગોઠવવી મહત્વપૂર્ણ છે અને તેની અવગણના કરવી જોઈએ નહીં.

અમે આ પરિમાણોના રૂપરેખાંકન પર મફત, લગભગ દોઢ કલાકનો વિડિઓ કોર્સ લેવાની તક પ્રદાન કરીએ છીએ, જેની લિંક આ લેખની શરૂઆતમાં પ્રદાન કરવામાં આવી છે.

બે વાર વિચાર્યા વિના, તમે બધી બાહ્ય ફાઇલ શેરિંગને અવરોધિત કરી શકો છો, પરંતુ પછી:

• O365 પ્લેટફોર્મની કેટલીક ક્ષમતાઓ બિનઉપયોગી રહેશે, ખાસ કરીને જો કેટલાક વપરાશકર્તાઓ તેનો ઉપયોગ ઘરે અથવા અગાઉની નોકરીમાં કરવા માટે ટેવાયેલા હોય.
• "અદ્યતન વપરાશકર્તાઓ" અન્ય કર્મચારીઓને તમે અન્ય માધ્યમો દ્વારા સેટ કરેલા નિયમોને તોડવા માટે "મદદ" કરશે

શેરિંગ વિકલ્પો સુયોજિત કરવા સમાવેશ થાય છે:

• દરેક એપ્લિકેશન માટે વિવિધ રૂપરેખાંકનો: OD, SPO, AAD અને MS ટીમ્સ (કેટલાક રૂપરેખાંકનો ફક્ત એડમિનિસ્ટ્રેટર દ્વારા જ કરી શકાય છે, કેટલાક ફક્ત વપરાશકર્તાઓ દ્વારા જ કરી શકાય છે)
• ભાડૂત સ્તર પર અને દરેક ચોક્કસ સાઇટના સ્તરે સેટિંગ્સ ગોઠવણી

માહિતી સુરક્ષા માટે આનો અર્થ શું છે?

આપણે ઉપર જોયું તેમ, સંપૂર્ણ અધિકૃત ડેટા એક્સેસ અધિકારો એક જ ઈન્ટરફેસમાં જોઈ શકાતા નથી:

આમ, દરેક ચોક્કસ ફાઇલ અથવા ફોલ્ડરની ઍક્સેસ કોની પાસે છે તે સમજવા માટે, તમારે નીચેની બાબતોને ધ્યાનમાં લેતા, તેના માટે ડેટા એકત્રિત કરીને, સ્વતંત્ર રીતે એક્સેસ મેટ્રિક્સ બનાવવાની જરૂર પડશે:

• ટીમના સભ્યો Azure AD અને ટીમ્સમાં દેખાય છે, પરંતુ SPOમાં નહીં
• ટીમના માલિકો સહ-માલિકોની નિમણૂક કરી શકે છે, જેઓ સ્વતંત્ર રીતે ટીમ સૂચિને વિસ્તૃત કરી શકે છે
• ટીમમાં બાહ્ય વપરાશકર્તાઓ પણ શામેલ હોઈ શકે છે - "મહેમાનો"
• શેરિંગ અથવા ડાઉનલોડ કરવા માટે આપવામાં આવેલી લિંક્સ ટીમ્સ અથવા Azure AD માં દેખાતી નથી - ફક્ત SPO માં, અને માત્ર એક ટન લિંક્સ દ્વારા કંટાળાજનક ક્લિક કર્યા પછી
• ટીમ્સમાં ફક્ત SPO સાઇટની ઍક્સેસ દેખાતી નથી

કેન્દ્રિય નિયંત્રણનો અભાવ એટલે કે તમે કરી શકતા નથી:

• જુઓ કે કોની પાસે કયા સંસાધનોની ઍક્સેસ છે
• નિર્ણાયક ડેટા ક્યાં સ્થિત છે તે જુઓ
• સેવા આયોજન માટે ગોપનીયતા-પ્રથમ અભિગમની જરૂર હોય તેવા નિયમનકારી આવશ્યકતાઓને પૂર્ણ કરો
• જટિલ ડેટા સંબંધિત અસામાન્ય વર્તન શોધો
• હુમલો વિસ્તાર મર્યાદિત કરો
• તેમના મૂલ્યાંકનના આધારે જોખમો ઘટાડવાની અસરકારક રીત પસંદ કરો

સારાંશ

નિષ્કર્ષ તરીકે, આપણે કહી શકીએ કે

• O365 સાથે કામ કરવાનું પસંદ કરતી સંસ્થાઓના IT વિભાગો માટે, લાયકાત ધરાવતા કર્મચારીઓ હોવું મહત્વપૂર્ણ છે કે જેઓ ટેકનિકલી રીતે શેરિંગ સેટિંગ્સમાં ફેરફારોનો અમલ કરી શકે અને O365 સાથે કામ કરવા માટેની નીતિઓ લખવા માટે અમુક પરિમાણો બદલવાના પરિણામોને ન્યાયી ઠેરવી શકે જે માહિતી સાથે સંમત છે. સુરક્ષા અને વ્યવસાય એકમો
• માહિતી સુરક્ષા માટે તે મહત્વનું છે કે તે આપોઆપ દૈનિક ધોરણે અથવા વાસ્તવિક સમયમાં પણ ડેટા એક્સેસનું ઓડિટ, IT અને બિઝનેસ વિભાગો સાથે સંમત થયેલી O365 નીતિઓના ઉલ્લંઘનો અને મંજૂર કરાયેલ એક્સેસની ચોકસાઈનું વિશ્લેષણ. , તેમજ તેમના ભાડુઆત O365 માં દરેક સેવાઓ પરના હુમલાઓ જોવા માટે

સોર્સ: www.habr.com