નાના વ્યવસાયોનું ડીજીટલ ટ્રાન્સફોર્મેશન જાતે કરો

શિખાઉ ઉદ્યોગપતિઓની સામાન્ય ભૂલ એ છે કે તેઓ ડેટા એકત્રિત કરવા અને તેનું વિશ્લેષણ કરવા, કાર્ય પ્રક્રિયાઓને ઑપ્ટિમાઇઝ કરવા અને મુખ્ય સૂચકાંકોનું નિરીક્ષણ કરવા પર પૂરતું ધ્યાન આપતા નથી. આના પરિણામે ઉત્પાદકતામાં ઘટાડો થાય છે અને સમય અને સંસાધનોનો સર્વોત્તમ બગાડ થાય છે. જ્યારે પ્રક્રિયાઓ ખરાબ હોય, ત્યારે તમારે ઘણી વખત સમાન ભૂલોને સુધારવી પડશે. જેમ જેમ ગ્રાહકોની સંખ્યામાં વધારો થાય છે તેમ તેમ સેવા બગડે છે અને ડેટા વિશ્લેષણ વિના શું સુધારવાની જરૂર છે તેની કોઈ સ્પષ્ટ સમજણ નથી. પરિણામે, નિર્ણયો ધૂન પર લેવામાં આવે છે.

સ્પર્ધાત્મક બનવા માટે, આધુનિક વ્યવસાય, ગુણવત્તાયુક્ત ઉત્પાદનો અને સેવાઓ ઉપરાંત, પારદર્શક પ્રક્રિયાઓ હોવી જોઈએ અને વિશ્લેષણાત્મક ડેટા એકત્રિત કરવો જોઈએ. આ વિના, વ્યવસાયમાં બાબતોની વાસ્તવિક સ્થિતિને સમજવી અને યોગ્ય નિર્ણયો લેવા મુશ્કેલ છે. તેથી, તમારા શસ્ત્રાગારમાં જરૂરી સાધનો હોવું મહત્વપૂર્ણ છે જે ફક્ત ઉપયોગમાં લેવા માટે અનુકૂળ નથી, પરંતુ તમને તમારા કાર્યને સરળ બનાવવા અને શક્ય તેટલી વધુ પારદર્શક પ્રક્રિયાઓ બનાવવાની પણ મંજૂરી આપે છે.

આજે ત્યાં મોટી સંખ્યામાં સાધનો અને ઉકેલો છે. પરંતુ મોટાભાગના ઉદ્યોગસાહસિકો તેનો ઉપયોગ કરતા નથી કારણ કે તેઓ કાં તો તેમાં મૂલ્ય જોતા નથી, અથવા તેનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો તે સમજી શકતા નથી, અથવા તે ખર્ચાળ, અથવા જટિલ, અથવા 100500 વધુ છે. પરંતુ જેમણે તેને શોધી કાઢ્યું છે, શોધી કાઢ્યું છે અથવા પોતાના માટે આવા સાધનો બનાવ્યા છે તેઓને મધ્યમ ગાળામાં પહેલેથી જ ફાયદો છે.

10 કરતાં વધુ વર્ષોથી, હું IT પ્રોડક્ટ્સ અને સોલ્યુશન્સ બનાવી રહ્યો છું જે વ્યવસાયોને પ્રક્રિયાઓના ઓટોમેશન અને ડિજિટલ ટ્રાન્સફોર્મેશન દ્વારા નફો વધારવામાં મદદ કરે છે. મેં ડઝનેક સ્ટાર્ટઅપ્સ શોધવામાં મદદ કરી છે અને ડઝનેક ઓનલાઈન ટૂલ્સ બનાવ્યાં છે જેનો ઉપયોગ વિશ્વભરના લાખો લોકો દ્વારા કરવામાં આવે છે.

અહીં મારી પ્રેક્ટિસમાં એક સારા ઉદાહરણ છે જે ડિજિટલ ટ્રાન્સફોર્મેશનના ફાયદા દર્શાવે છે. એક નાની અમેરિકન લો ફર્મ માટે, મારી ટીમ અને મેં કાનૂની દસ્તાવેજો જનરેટ કરવા માટે એક સાધન બનાવ્યું, તે વકીલોને ઝડપથી દસ્તાવેજો જનરેટ કરવાની મંજૂરી આપે છે. અને પછીથી, આ ટૂલની કાર્યક્ષમતાને વિસ્તૃત કર્યા પછી, અમે એક ઓનલાઈન સેવા બનાવી અને કંપનીને સંપૂર્ણપણે બદલી નાખી. હવે તેઓ માત્ર તેમના શહેરમાં જ નહીં, પરંતુ સમગ્ર દેશમાં ગ્રાહકોને સેવા આપે છે. ત્રણ વર્ષમાં કંપનીની મૂડી અનેક ગણી વધી છે.

આ લેખમાં હું તમારી સાથે ચાવીરૂપ વ્યાપાર સૂચકાંકોની દેખરેખ માટે પારદર્શક સિસ્ટમ બનાવવાનો વાસ્તવિક અનુભવ શેર કરીશ. હું ડિજિટલ સોલ્યુશન્સનો ઉપયોગ કરવાનું મૂલ્ય સ્થાપિત કરવાનો પ્રયાસ કરીશ, હું બતાવીશ કે તે મુશ્કેલ નથી અને હંમેશા ખર્ચાળ નથી. તો, ચાલો જઈએ!

તે બધા કેવી રીતે શરૂ કર્યું

જો તમે એવું કંઈક મેળવવા માંગતા હોવ જે તમારી પાસે ક્યારેય ન હોય, તો તમારે એવું કંઈક કરવું પડશે જે તમે ક્યારેય કર્યું નથી.
કોકો ચેનલ

મારી પત્ની પ્રસૂતિ રજા પર હોવાથી કંટાળી ગઈ હતી, અને અમે એક નાનો વ્યવસાય - બાળકોનો પ્લેરૂમ ખોલવાનું નક્કી કર્યું. મારો પોતાનો વ્યવસાય હોવાથી, મારી પત્ની ગેમ રૂમની સંપૂર્ણ કાળજી લે છે, અને હું વ્યૂહાત્મક મુદ્દાઓ અને વિકાસમાં મદદ કરું છું.

વ્યવસાય ખોલવાની વિગતો એ એક સંપૂર્ણપણે અલગ વાર્તા છે, પરંતુ ડેટા એકત્રિત કરવાના અને સ્પર્ધકોનું વિશ્લેષણ કરવાના તબક્કે, આ વ્યવસાયની વિશિષ્ટ સમસ્યાઓને પ્રકાશિત કરવા ઉપરાંત, અમે આંતરિક પ્રક્રિયાઓની સમસ્યાઓ પર ધ્યાન આપ્યું છે જેની સાથે મોટાભાગના સ્પર્ધકો સંઘર્ષ કરતા ન હતા. .

મારા આશ્ચર્યની વાત એ છે કે, XNUMXમી સદીમાં લગભગ કોઈએ CRMને કોઈપણ સ્વરૂપમાં રાખ્યો ન હતો; ઘણાએ લેખિતમાં, નોટબુકમાં રેકોર્ડ રાખ્યા હતા. તે જ સમયે, માલિકોએ પોતે ફરિયાદ કરી હતી કે કર્મચારીઓ ચોરી કરે છે, ગણતરી કરતી વખતે ભૂલો કરે છે અને તેમને એકાઉન્ટિંગ બુકમાં એન્ટ્રીઓ સાથે પુનઃગણતરી અને તપાસ કરવામાં ઘણો સમય પસાર કરવો પડે છે, રિઝર્વેશન અને ડિપોઝિટનો ડેટા ખોવાઈ જાય છે, ગ્રાહકો અજાણ્યા કારણોસર રજા આપે છે. તેમને

એકત્રિત ડેટાનું વિશ્લેષણ કરતાં, અમને સમજાયું કે અમે તેમની ભૂલોનું પુનરાવર્તન કરવા માંગતા નથી અને અમને એક પારદર્શક સિસ્ટમની જરૂર છે જે આ જોખમોને ન્યૂનતમ સુધી ઘટાડે. સૌ પ્રથમ, અમે તૈયાર સોલ્યુશન્સ શોધવાનું શરૂ કર્યું, પરંતુ અમે અમારી જરૂરિયાતોને પૂર્ણપણે સંતુષ્ટ કરી શકતા નથી. અને પછી મેં મારી પોતાની સિસ્ટમ બનાવવાનું નક્કી કર્યું, જો કે આદર્શ નથી, પરંતુ કાર્યકારી અને સસ્તું (લગભગ મફત).

કોઈ સાધન પસંદ કરતી વખતે, મેં નીચેના માપદંડોને ધ્યાનમાં લીધા: તે સસ્તું હોવું જોઈએ, તે લવચીક અને સુલભ હોવું જોઈએ, અને તે ઉપયોગમાં સરળ હોવું જોઈએ. હું આ વ્યવસાય માટે સંપૂર્ણ સુવિધાયુક્ત, શક્તિશાળી અને ખર્ચાળ સિસ્ટમ લખી શકું છું, પરંતુ અમારી પાસે થોડો સમય અને નાનું બજેટ હતું, વત્તા અમે સંપૂર્ણ રીતે સમજી શક્યા નથી કે અમારો પ્રોજેક્ટ કામ કરશે કે કેમ, અને તેના પર ઘણાં સંસાધનો ખર્ચવા ગેરવાજબી હશે. આ સિસ્ટમ. તેથી, પૂર્વધારણાનું પરીક્ષણ કરતી વખતે, મેં MVP (ન્યૂનતમ વ્યવહારુ ઉત્પાદન - લઘુત્તમ વ્યવહારુ ઉત્પાદન) થી પ્રારંભ કરવાનું અને ઓછામાં ઓછા રોકાણ સાથે શક્ય તેટલા ઓછા સમયમાં કાર્યકારી સંસ્કરણ બનાવવાનું નક્કી કર્યું, અને સમય જતાં, તેને સમાપ્ત કરો અથવા ફરીથી કરો.

પરિણામે, મારી પસંદગી Google સેવાઓ (ડ્રાઇવ, શીટ્સ, કેલેન્ડર) પર પડી. ઇનપુટ/આઉટપુટ માહિતીનો મુખ્ય સ્ત્રોત Google શીટ્સ છે, કારણ કે મારી પત્નીને સ્પ્રેડશીટ્સ સાથે કામ કરવાનો અનુભવ છે, જો જરૂરી હોય તો તે પોતાની જાતે ફેરફારો કરી શકે છે. મેં એ હકીકતને પણ ધ્યાનમાં લીધી કે ટૂલનો ઉપયોગ એવા કર્મચારીઓ દ્વારા પણ કરવામાં આવશે કે જેઓ કમ્પ્યુટરનો ઉપયોગ કરવામાં બહુ સારા ન હોય, અને તેમને ટેબલમાં ડેટા કેવી રીતે દાખલ કરવો તે શીખવવું એ કેટલાક વિશેષજ્ઞો સાથે કેવી રીતે કામ કરવું તે શીખવવા કરતાં ઘણું સરળ હશે. 1C જેવા પ્રોગ્રામ.

કોષ્ટકોમાં દાખલ કરેલ ડેટા વાસ્તવિક સમયમાં બદલાય છે, એટલે કે, તમે કોઈપણ સમયે કંપનીની બાબતોની પરિસ્થિતિ જોઈ શકો છો, સુરક્ષા બિલ્ટ ઇન છે, તમે ચોક્કસ વ્યક્તિઓની ઍક્સેસને પ્રતિબંધિત કરી શકો છો.

આર્કિટેક્ચર અને ડેટા સ્ટ્રક્ચરનો વિકાસ

બાળકોનો પ્લેરૂમ ઘણી મૂળભૂત સેવાઓ પૂરી પાડે છે.

• પ્રમાણભૂત મુલાકાત - જ્યારે ક્લાયંટ તેના બાળકોના પ્લેરૂમમાં વિતાવેલો સમય ખરીદે છે.
• નિરીક્ષણ મુલાકાત - જ્યારે ક્લાયંટ તેના બાળકોના પ્લેરૂમમાં વિતાવેલો સમય ખરીદે છે અને દેખરેખ માટે વધારાની ચૂકવણી કરે છે. એટલે કે, ક્લાયંટ બાળકને છોડીને તેના વ્યવસાયમાં જઈ શકે છે, અને રૂમ વર્કર માતાપિતાની ગેરહાજરી દરમિયાન બાળક સાથે જોશે અને રમશે.
• જન્મદિવસ ખોલો — ક્લાયન્ટ ભોજન અને બેઠક મહેમાનો માટે એક અલગ ટેબલ ભાડે આપે છે અને ગેમ રૂમની પ્રમાણભૂત મુલાકાત માટે ચૂકવણી કરે છે, જ્યારે રૂમ રાબેતા મુજબ ચાલે છે.
• બંધ જન્મદિવસ - ક્લાયંટ સમગ્ર જગ્યા ભાડે આપે છે; ભાડાના સમયગાળા દરમિયાન રૂમ અન્ય ગ્રાહકોને સ્વીકારતો નથી.

માલિક માટે તે જાણવું મહત્વપૂર્ણ છે કે કેટલા લોકોએ રૂમની મુલાકાત લીધી, તેઓ કઈ ઉંમરના હતા, તેઓએ કેટલો સમય વિતાવ્યો, કેટલા પૈસા કમાયા, કેટલા ખર્ચ થયા (ઘણીવાર એવું બને છે કે સંચાલકને કંઈક ખરીદવાની અથવા ચૂકવણી કરવાની જરૂર પડે છે. કંઈક માટે, ઉદાહરણ તરીકે, ડિલિવરી અથવા પાણી), કેટલા જન્મદિવસ હતા?

કોઈપણ IT પ્રોજેક્ટની જેમ, મેં ભાવિ સિસ્ટમના આર્કિટેક્ચર દ્વારા વિચારીને અને ડેટા સ્ટ્રક્ચર પર કામ કરીને શરૂઆત કરી. પત્ની વ્યવસાયનો હવાલો સંભાળતી હોવાથી, તેણીને જે જોવાની, નિયંત્રણ અને શાસન કરવાની જરૂર છે તે બધું જ જાણે છે, તેથી તેણીએ ગ્રાહક તરીકે કામ કર્યું. અમે સાથે મળીને વિચારમંથન કર્યું અને સિસ્ટમ માટેની આવશ્યકતાઓ તૈયાર કરી, જેના આધારે મેં સિસ્ટમની કાર્યક્ષમતા વિશે વિચાર્યું અને Google ડ્રાઇવમાં ફાઇલો અને ફોલ્ડર્સનું નીચેનું માળખું બનાવ્યું:

"સારાંશ" દસ્તાવેજમાં કંપની વિશે સામાન્ય માહિતી શામેલ છે: આવક, ખર્ચ, વિશ્લેષણ

ખર્ચ દસ્તાવેજમાં કંપનીના માસિક ખર્ચની માહિતી હોય છે. વધુ પારદર્શિતા માટે, વર્ગોમાં વિભાજિત: ઓફિસ ખર્ચ, કર, કર્મચારીઓના ખર્ચ, જાહેરાત ખર્ચ, અન્ય ખર્ચ.

માસિક ખર્ચ

વર્ષ માટેના ખર્ચનું સારાંશ કોષ્ટક

આવક ફોલ્ડરમાં 12 Google શીટ્સ ફાઇલો છે, જે દર મહિને એક છે. આ મુખ્ય કાર્યકારી દસ્તાવેજો છે જે કર્મચારીઓ દરરોજ ભરે છે. તેમાં દરેક કામકાજના દિવસ માટે ફરજિયાત ડેશબોર્ડ ટેબ અને ટેબ હોય છે. ડેશબોર્ડ ટૅબ બાબતોની ઝડપી સમજ માટે વર્તમાન મહિના માટેની તમામ જરૂરી માહિતી પ્રદર્શિત કરે છે અને તમને કિંમતો સેટ કરવા અને સેવાઓ ઉમેરવાની પણ મંજૂરી આપે છે.

ડેશબોર્ડ ટેબ

દૈનિક ટેબ

વ્યવસાયના વિકાસની પ્રક્રિયામાં, વધારાની જરૂરિયાતો ડિસ્કાઉન્ટ, સબ્સ્ક્રિપ્શન્સ, વધારાની સેવાઓ અને ઇવેન્ટ્સના સ્વરૂપમાં દેખાવા લાગી. અમે સમયાંતરે આ બધું અમલમાં પણ મૂક્યું, પરંતુ આ ઉદાહરણ સિસ્ટમનું મૂળભૂત સંસ્કરણ બતાવે છે.

કાર્યક્ષમતાની રચના

મેં મુખ્ય સૂચકાંકો શોધી કાઢ્યા પછી, સંસ્થાઓ વચ્ચે આર્કિટેક્ચર અને ડેટા એક્સચેન્જ પર કામ કર્યું, મેં અમલીકરણ શરૂ કર્યું. મેં સૌથી પહેલું કામ મારા ઇન્કમ ફોલ્ડરમાં ગૂગલ શીટ ડોક્યુમેન્ટ બનાવ્યું હતું. મેં તેમાં બે ટેબ્સ બનાવ્યાં: ડેશબોર્ડ અને મહિનાનો પહેલો દિવસ, જેમાં મેં નીચેનું કોષ્ટક ઉમેર્યું.

મુખ્ય કાર્યપત્રક

આ મુખ્ય વર્કશીટ છે જેની સાથે એડમિનિસ્ટ્રેટર કામ કરશે. તેણે ફક્ત જરૂરી ફીલ્ડ્સ ભરવાની જરૂર છે (લાલ રંગમાં ચિહ્નિત), અને સિસ્ટમ આપમેળે તમામ જરૂરી સૂચકાંકોની ગણતરી કરશે.

ઇનપુટ ભૂલો અને સગવડતા ઘટાડવા માટે, "મુલાકાતનો પ્રકાર" ફીલ્ડ પૂરી પાડવામાં આવેલ સેવાઓની ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિ તરીકે લાગુ કરવામાં આવ્યું હતું, જેને અમે ડેશબોર્ડ પૃષ્ઠ પર સંપાદિત કરી શકીએ છીએ. આ કરવા માટે, અમે આ કોષોમાં ડેટા વેરિફિકેશન ઉમેરીએ છીએ અને જે શ્રેણીમાંથી ડેટા લેવાનો છે તે દર્શાવે છે.

ગણતરીમાં માનવીય ભૂલ ઘટાડવા માટે, ક્લાયન્ટે રૂમમાં કેટલા કલાકો વિતાવ્યા હતા અને બાકી નાણાંની રકમની ઑટોમેટિક ગણતરી ઉમેરી.

આ કરવા માટે, એડમિનિસ્ટ્રેટરે ફક્ત HH: MM ફોર્મેટમાં ક્લાયન્ટના આગમનનો સમય (કૉલમ E) અને પ્રસ્થાનનો સમય (કૉલમ F) ચિહ્નિત કરવો આવશ્યક છે. ક્લાયંટ ગેમ રૂમમાં વિતાવે છે તે કુલ સમયની ગણતરી કરવા માટે, હું આ સૂત્રનો ઉપયોગ કરું છું:

=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)

સેવાઓનો ઉપયોગ કરવા માટે આપમેળે નાણાંની રકમની ગણતરી કરવા માટે, અમારે વધુ જટિલ સૂત્રનો ઉપયોગ કરવો પડ્યો, કારણ કે સેવાના પ્રકારને આધારે એક કલાકની કિંમત બદલાઈ શકે છે. તેથી, મારે QUERY ફંક્શનનો ઉપયોગ કરીને ડેશબોર્ડ પૃષ્ઠ પર સેવાઓ કોષ્ટક સાથે ડેટા બાંધવો પડ્યો:

=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)

મુખ્ય ક્રિયાઓ ઉપરાંત, મેં અનિચ્છનીય IFERROR અથવા ISBLANK ભૂલોને દૂર કરવા માટે વધારાના કાર્યો ઉમેર્યા છે, તેમજ રાઉન્ડડાઉન ફંક્શન - નાની વસ્તુઓથી પરેશાન ન થાય તે માટે, મેં ક્લાયન્ટ તરફ અંતિમ રકમને ગોળાકાર કરી દીધી છે.

મુખ્ય આવક (ભાડે આપવાનો સમય) ઉપરાંત, બાળકોના પ્લેરૂમમાં સેવાઓ અથવા રમકડાંના વેચાણના સ્વરૂપમાં વધારાની આવક હોય છે, અને કર્મચારીઓ કેટલાક નાના ખર્ચ કરે છે, ઉદાહરણ તરીકે, પીવાના પાણી માટે ચૂકવણી કરવી અથવા ખુશામત માટે કેન્ડી ખરીદવી, આ બધું પણ ધ્યાનમાં લેવું જોઈએ.

તેથી, મેં બે વધુ કોષ્ટકો ઉમેર્યા જેમાં અમે આ ડેટા રેકોર્ડ કરીશું:

ચિહ્નો સાથે કામ કરવાનું સરળ બનાવવા માટે, મેં તેમને રંગીન કર્યા અને કોષોમાં શરતી ફોર્મેટિંગ ઉમેર્યું.

મુખ્ય કોષ્ટકો તૈયાર છે, હવે તમારે મુખ્ય સૂચકાંકોને એક અલગ કોષ્ટકમાં મૂકવાની જરૂર છે જેથી કરીને તમે સ્પષ્ટપણે જોઈ શકો કે તમે એક દિવસમાં કેટલી કમાણી કરી અને આમાંથી કેટલા પૈસા રોકડ રજિસ્ટરમાં છે અને કાર્ડ પર કેટલા છે.

ચુકવણીના પ્રકાર દ્વારા કુલ નાણાં મેળવવા માટે, મેં ફરીથી QUERY ફંક્શનનો ઉપયોગ કર્યો:

=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")

કામકાજના દિવસના અંતે, એડમિનિસ્ટ્રેટરે માત્ર આવકની બે વાર તપાસ કરવાની જરૂર છે અને મેન્યુઅલ પુન: ગણતરી કરવાની જરૂર નથી. અમે કોઈ વ્યક્તિને વધારાનું કામ કરવા દબાણ કરતા નથી, અને માલિક કોઈપણ સમયે પરિસ્થિતિને જોઈ અને નિયંત્રિત કરી શકે છે.

બધા જરૂરી કોષ્ટકો તૈયાર છે, હવે અમે દરેક દિવસ માટે ફક્ત ટેબની નકલ કરીશું, તેને નંબર આપીશું અને નીચેના મેળવીશું.

મહાન! લગભગ બધું તૈયાર છે, જે બાકી છે તે ડેશબોર્ડ ટેબ પર મહિના માટેના તમામ મુખ્ય સૂચકાંકો પ્રદર્શિત કરવાનું છે.

મહિનાની કુલ આવક મેળવવા માટે, તમે નીચેનું સૂત્ર લખી શકો છો

='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1

જ્યાં D1 એ દૈનિક આવક સાથેનો સેલ છે, અને '1', '2' અને તેથી વધુ ટેબના નામ છે. બરાબર એ જ રીતે મને વધારાની આવક અને ખર્ચનો ડેટા મળે છે.

સ્પષ્ટતા માટે, મેં શ્રેણી દ્વારા કુલ નફાકારકતા દર્શાવવાનું નક્કી કર્યું. આ કરવા માટે, મારે તમામ ટેબમાંથી એક જટિલ પસંદગી અને જૂથ બનાવવું પડ્યું, અને પછી ખાલી અને બિનજરૂરી રેખાઓ ફિલ્ટર કરીને દૂર કરવી પડી.

શ્રેણી દ્વારા નફાકારકતા

મુખ્ય આવક એકાઉન્ટિંગ સાધન તૈયાર છે, હવે અમે ફક્ત વર્ષના દરેક મહિના માટે ફાઇલની નકલ કરીશું.

મેં એકાઉન્ટિંગ અને આવકની દેખરેખ માટે એક સાધન બનાવ્યા પછી, મેં એક ખર્ચ કોષ્ટક બનાવવાનું નક્કી કર્યું જેમાં અમે તમામ માસિક ખર્ચને ધ્યાનમાં લઈશું: ભાડું, પગારપત્રક, કર, માલસામાનની ખરીદી અને અન્ય ખર્ચ.

ચાલુ વર્ષના ફોલ્ડરમાં, મેં એક Google શીટ દસ્તાવેજ બનાવ્યો અને તેમાં 13 ટેબ, એક ડેશબોર્ડ અને બાર મહિના ઉમેર્યા.

ડેશબોર્ડ ટેબ

સ્પષ્ટતા માટે, ડેશબોર્ડ ટેબમાં મેં વર્ષ માટેના નાણાકીય ખર્ચ અંગેની તમામ જરૂરી માહિતીનો સારાંશ આપ્યો છે.

અને દરેક માસિક ટેબમાં મેં એક ટેબલ બનાવ્યું જેમાં અમે કેટેગરી પ્રમાણે કંપનીના તમામ રોકડ ખર્ચનો ટ્રૅક રાખીશું.

મહિનો ટેબ

તે ખૂબ અનુકૂળ બન્યું, હવે તમે કંપનીના તમામ ખર્ચાઓ જોઈ અને નિયંત્રિત કરી શકો છો, અને જો જરૂરી હોય તો, ઇતિહાસ જુઓ અને વિશ્લેષણ પણ કરો.

આવક અને ખર્ચની માહિતી જુદી જુદી ફાઇલોમાં આવેલી હોવાથી અને મોનિટર કરવા માટે ખૂબ અનુકૂળ ન હોવાથી, મેં એક ફાઇલ બનાવવાનું નક્કી કર્યું જેમાં મેં કંપનીને નિયંત્રિત કરવા અને સંચાલિત કરવા માટે માલિક માટે જરૂરી તમામ સંબંધિત માહિતીનું સંકલન કર્યું. મેં આ ફાઇલનું નામ “સારાંશ” રાખ્યું છે.

પીવટ ટેબલ

આ ફાઇલમાં મેં એક ટેબલ બનાવ્યું છે જે કોષ્ટકોમાંથી માસિક ડેટા મેળવે છે, આ માટે મેં માનક કાર્યનો ઉપયોગ કર્યો:

=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")

જ્યાં હું પ્રથમ દલીલ તરીકે દસ્તાવેજ ID અને બીજા પરિમાણ તરીકે આયાત કરેલ શ્રેણી પાસ કરું છું.

પછી મેં વાર્ષિક સંતુલનનું સંકલન કર્યું: કેટલી કમાણી થઈ, કેટલો ખર્ચ થયો, નફો શું હતો, નફાકારકતા. જરૂરી ડેટા વિઝ્યુઅલાઈઝ કર્યો.

અને સગવડ માટે, જેથી વ્યવસાય માલિક તમામ ડેટા એક જગ્યાએ જોઈ શકે અને ફાઇલો દ્વારા ચલાવી ન શકે, મેં વર્ષનો કોઈપણ મહિનો પસંદ કરવાની અને મુખ્ય સૂચકાંકોને વાસ્તવિક સમયમાં પ્રદર્શિત કરવાની ક્ષમતાને એકીકૃત કરી છે.

આ કરવા માટે, મેં મહિના અને દસ્તાવેજ ID વચ્ચે એક લિંક બનાવી છે

પછી મેં "ડેટા -> ડેટા માન્યતા" નો ઉપયોગ કરીને ડ્રોપ-ડાઉન સૂચિ બનાવી, લિંકની શ્રેણીનો ઉલ્લેખ કર્યો અને દસ્તાવેજની ગતિશીલ લિંક સાથે આયાતને ગોઠવી.

=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")

નિષ્કર્ષ

જેમ તમે જોઈ શકો છો, તમારા વ્યવસાયમાં પ્રક્રિયાઓમાં સુધારો કરવો એ લાગે તેટલું મુશ્કેલ નથી, અને તે કરવા માટે તમારી પાસે કોઈ સુપર કૌશલ્ય હોવું જરૂરી નથી. અલબત્ત, આ સિસ્ટમમાં ઘણી બધી ખામીઓ છે, અને જેમ જેમ ધંધો વધશે તેમ તેનો ઉપયોગ કરવો અશક્ય બનશે, પરંતુ નાના વ્યવસાય માટે અથવા પૂર્વધારણાનું પરીક્ષણ કરતી વખતે શરૂઆતમાં, આ એક ઉત્તમ ઉકેલ છે.

આ ગેમ રૂમ ત્રીજા વર્ષથી આ સોલ્યુશન પર કામ કરી રહ્યું છે, અને માત્ર આ વર્ષે, જ્યારે અમે બધી પ્રક્રિયાઓને સ્પષ્ટપણે સમજીએ છીએ, ત્યારે અમે અમારા ક્લાયન્ટ અને બજારને જાણીએ છીએ. અમે સંપૂર્ણ સુવિધાયુક્ત ઓનલાઈન બિઝનેસ મેનેજમેન્ટ ટૂલ બનાવવાનું નક્કી કર્યું છે. Google ડ્રાઇવમાં ડેમો એપ્લિકેશન

PS

તમારા વ્યવસાયને મોનિટર કરવા માટે Google શીટ્સનો ઉપયોગ કરવો ખૂબ અનુકૂળ નથી, ખાસ કરીને તમારા ફોનથી. તેથી મેં કર્યું PWA એપ્લિકેશન, જે અનુકૂળ ફોર્મેટમાં વાસ્તવિક સમયમાં તમામ મુખ્ય વ્યવસાય સૂચકાંકો દર્શાવે છે

સોર્સ: www.habr.com