એક દિવસમાં 70 કાર્યો કેવી રીતે પૂર્ણ કરવા: ટાસ્ક ટ્રેકર્સ પરનું જીવન એ સારું જીવન છે

મેં કદાચ 20-25 વખત વ્યવસ્થિત રીતે કાર્યોનું સંચાલન કરવાનો પ્રયાસ કર્યો. અને દરેક પ્રયાસ નિષ્ફળ ગયો, જેમ હું હવે સમજું છું, બે કારણોસર.

પ્રથમ, કાર્યો પૂર્ણ કરવા માટે સમય ફાળવવા માટે, તમારે સમજવાની જરૂર છે કે આ શા માટે કરવામાં આવી રહ્યું છે.
તમે કાર્યોનું સંચાલન કરવાનું શરૂ કરો છો, તેના પર સમય પસાર કરો છો, ઓછા કાર્યો કરો છો, તે બધું એકઠા થવાનું શરૂ થાય છે - શા માટે?

જ્યારે તમે શા માટે સમજી શકતા નથી ત્યારે કોઈપણ કાર્ય કરવું મુશ્કેલ છે. "તમારા જીવનને ક્રમમાં ગોઠવવું" એ સૌથી પર્યાપ્ત ધ્યેય નથી, કારણ કે "વ્યવસ્થિત જીવન" એ એક અસ્પષ્ટ ઘટના છે. પરંતુ "અનિશ્ચિતતાના સ્તરને ઘટાડીને ચિંતાનું સ્તર ઘટાડવું" એ વધુ ચોક્કસ અને બહેતર લક્ષ્ય છે, જેના પર દિવસમાં એક કલાક સરળતાથી પસાર કરી શકાય છે.

બીજું, મેં વાંચેલી બધી પદ્ધતિઓ પ્રક્રિયાની અંતિમ સ્થિતિનું તરત જ વર્ણન કરે છે. "તમારે ToDoIst લેવાની જરૂર છે, તેને પ્રોજેક્ટ્સમાં વિભાજીત કરો, કૅલેન્ડર સાથે એકીકૃત કરો, અઠવાડિયા માટે કાર્યોની સમીક્ષા કરો, તેમને પ્રાથમિકતા આપો..." આ તરત જ કરવાનું શરૂ કરવું મુશ્કેલ છે. સોફ્ટવેર ડેવલપમેન્ટની જેમ, હું માનું છું કે તમારે ઉપયોગ કરવાની જરૂર છે પ્રગતિશીલ jpeg પદ્ધતિ - પુનરાવર્તિત રીતે.

તેથી, હું મારા "પુનરાવર્તનો"માંથી પસાર થઈશ, અને કદાચ તે જ સ્વરૂપમાં તે તમારા માટે ઉપયોગી થશે. છેવટે, (પ્રમાણમાં) નવા દાખલાનો ઉપયોગ કરીને કામ પર પાછા જવા માટે મેની રજાઓનો ઉપયોગ કરવાનું સારું કારણ શું છે?

તમે વાંચી શકો છો કે હું આ કેવી રીતે આવ્યો અહીં.

Trello, યાદીઓ એક દંપતિ

અમે ફક્ત 4 સૂચિ બનાવીએ છીએ, ડેસ્કટોપ અને મોબાઇલ એપ્લિકેશનનો ઉપયોગ કરીએ છીએ.

સૂચિઓ:

• કાર્યો - મનમાં આવતા તમામ કાર્યો અહીં લખો. અને મનમાં આવતાં જ લખી લો. "કચરો ફેંકવું" એ એક કાર્ય છે. "વાસણ ધોવા" એ એક કાર્ય છે. "આયોજન બેઠકનું સુનિશ્ચિત કરો" એ એક કાર્ય છે. સારું, અને તેથી વધુ. જો કંઈક અણધાર્યું બને અથવા તમારો દિવસ મુશ્કેલ હોય તો સૌથી સ્પષ્ટ અથવા મહત્વપૂર્ણ વસ્તુઓ પણ ભૂલી શકાય છે.
• આજના કામકાજ - દરરોજ સાંજે હું વસ્તુઓને "ટૂ-ડુ" બોર્ડમાંથી "આજ માટે ટુ-ડુ" બોર્ડ પર ખસેડું છું. જો તમારું અમુક કામ સાંજે ત્યાં જ રહે છે, તો તે સામાન્ય છે; નીચે તેના પર વધુ. સમય જતાં, તમે સમજવાનું શરૂ કરો છો કે સૂચિમાં કેટલા કાર્યો હોઈ શકે છે જેથી તેમાંથી મોટાભાગના આયોજિત દિવસે પૂર્ણ થઈ શકે.
• આજે બનાવેલ છે. આ બોર્ડ "આજે મેં કંઈ કર્યું નથી" ની ચિંતા ઘટાડવાનો મુખ્ય માર્ગ છે અને સ્વ-સંગઠન વિશે વધુ ચિંતન કરવાની સારી રીત છે. આજે મેં કરેલા તમામ કાર્યો હું અહીં લખી રહ્યો છું, ભલે તે આયોજિત સૂચિમાં ન હોય. "મેં વાસ્યાને દસ્તાવેજો વિશે ફોન કર્યો," તેણે તે લખી દીધું. "તેઓએ મને કાગળો પર સહી કરવાનું કહ્યું," મેં લખ્યું. "અમે એન્ટોન સાથે કરાર પર ચર્ચા કરી," તેણે લખ્યું. આ રીતે, દિવસના અંત સુધીમાં, તમે સમજી શકશો કે તમે ખરેખર તમારો સમય શેમાં વિતાવ્યો છે અને તમે ફક્ત યોજનાને પૂર્ણ કરવા ખાતર તે કાર્યોમાંથી શું છોડી શક્યા હોત.
• થઈ ગયું—તમામ પૂર્ણ થયેલા કાર્યોની સૂચિ. દિવસની શરૂઆતમાં અથવા અંતે, હું તેમને "આજે થઈ ગયું" થી "થઈ ગયું" પર ખસેડું છું. અનિવાર્યપણે, તે એક કચરાપેટી છે જ્યાં તમે ફક્ત પૂર્ણ કરેલા કાર્યો શોધી શકો છો, અને તેથી નિયમિત સફાઈની જરૂર છે.

ટ્રેલો, "મિની-કેલેન્ડર"

અમુક સમયે, તે સ્પષ્ટ થઈ જાય છે કે કેટલાક કાર્યો ચોક્કસ સમય-બાઉન્ડ હોય છે, અને તમે અઠવાડિયા દરમિયાન તેમના વિશે ભૂલી જવા માંગતા નથી, જેથી આ સમય માટે કંઈક બીજું આયોજન ન કરો. મને કૅલેન્ડર સાથે હંમેશા મુશ્કેલી પડી છે, તેથી મેં "સોમવાર માટેના કાર્યો", "મંગળવાર માટે કરવા માટેના કાર્યો", વગેરે નામો સાથે કેટલાક બોર્ડ ઉમેર્યા, જેમાં મેં સમય-બાઉન્ડને સૂચિબદ્ધ કરવાનું શરૂ કર્યું. dos

આમ, જ્યારે લોકો મને પૂછે છે, "શું આપણે ગુરુવારે સાંજે 16:00 વાગ્યે વાત કરી શકીએ?" - હું ફક્ત યોગ્ય બોર્ડ પર જઉં છું અને જોઉં છું કે આ સમય માટે અમે ત્યાં શું લખ્યું છે. અને આપણે અઠવાડિયા દરમિયાન સમયસર સૂચિઓ વચ્ચે કાર્યોને સ્થાનાંતરિત કરવાનું ભૂલવું જોઈએ નહીં: ઉદાહરણ તરીકે, જ્યારે ગુરુવાર આવે ત્યારે "ગુરુવાર માટેના કાર્યો" - "આજ માટેના કાર્યો" પર.

કેલેન્ડર કેમ નહીં? મારા માટે, એક જ સમયે બે ઉપયોગિતાઓનો ઉપયોગ કરવો અત્યંત મુશ્કેલ છે. જો હું આ માટે કૅલેન્ડરનો ઉપયોગ કરું છું, તો મારે તેમાં જવું પડશે, તેને ભરવું પડશે, હું કંઈક ભૂલી ગયો છું કે કેમ તે તપાસવા માટે તેને નિયમિતપણે તપાસો...

આ સમયે હું Trello ની મર્યાદા સુધી પહોંચી ગયો છું. મુખ્ય સમસ્યા એ હતી કે દરરોજ 50 થી વધુ કાર્યો રેકોર્ડ કરવામાં આવ્યા હતા, અને સામાન્ય સૂચિ અને દિવસો સાથે જોડાયેલી સૂચિ બંને સાથે જોડાયેલા કાર્યોનો એકદમ મોટો પૂલ હતો. હું કેવી રીતે સમજી શકું કે મારે જે કાર્ય કરવાની જરૂર છે તે મેં પહેલેથી જ લખી દીધું છે? ડુપ્લીકેટ દેખાવા લાગ્યા. એક સાથે એક પ્રોજેક્ટ માટે તમામ કાર્યોને પ્રાથમિકતા કેવી રીતે આપવી? અન્ય લોકોને તમારા કૅલેન્ડર પ્લાન જોવાની તક કેવી રીતે આપવી?

મને એક એવી સિસ્ટમની જરૂર છે જે, સંબંધિત સરળતા જાળવી રાખતી વખતે:

1. હું પ્રોજેક્ટ્સ દ્વારા કાર્યોને જૂથબદ્ધ કરી શકું છું.
2. કૅલેન્ડર લિંક રાખો (આવતીકાલે કરો), અને જ્યારે દિવસ આવે ત્યારે આને આજના કાર્યોમાં ઑટોમૅટિક રીતે સ્થાનાંતરિત કરો.
3. Google કૅલેન્ડર સાથે સંકલિત થશે.

આ તે છે જ્યાં હું ToDoist પર પાછો ફર્યો, અને આ તબક્કે તે સૌથી યોગ્ય ઉકેલ હોવાનું બહાર આવ્યું.

ToDoist માં વર્તમાન થ્રેડ

ઇનબૉક્સ

હું ઇનબૉક્સમાં આવનારા કોઈપણ કાર્યો લખું છું, જેને હું તરત જ ઉકેલવાનો પ્રયાસ કરું છું. પદચ્છેદનનો અર્થ છે:

• કાર્ય ક્યારે પૂર્ણ થશે તે તારીખ નક્કી કરવી (ટૂંકા કાર્યો માટે, હું મોટેભાગે આજે સેટ કરું છું, અને સાંજ સુધીમાં હું સમજી શકું છું કે, હકીકતમાં, તે ક્યારે થઈ શકે છે).
• પ્રોજેક્ટનું નિર્ધારણ કે જેમાં કાર્યને આભારી કરી શકાય છે (આંકડા અને પ્રોજેક્ટમાંના તમામ કાર્યોની અગ્રતા બદલવાની ક્ષમતા માટે).

જે કાર્યો મનમાં આવે છે અને જે નજીકના ભવિષ્યમાં કરવાની જરૂર નથી તે પ્રોજેક્ટ્સમાં જાય છે અવર્ગીકૃત વ્યક્તિગત ("કપ ધારકોને કારમાં લઈ જાઓ") અને બિન વર્ગીકૃત કાર્ય ("આપણે ક્યારે વ્યૂહાત્મક PR સત્ર ગોઠવી શકીએ તે વિશે વિચારો"). ToDoist તમને પુનરાવર્તિત કાર્યો સોંપવાની મંજૂરી આપે છે, તેથી દર સપ્તાહના અંતે મારી પાસે "અનવર્ગીકૃત વ્યક્તિગત" અને દર સોમવારે "અવર્ગીકૃત કાર્ય" નામનું કાર્ય હોય છે.

કૅલેન્ડર એકીકરણ
ToDoist બંને દિશામાં, Google કેલેન્ડર સાથે સંપૂર્ણ રીતે એકીકૃત થાય છે. હું મારું કૅલેન્ડર મારા સહકર્મીઓ સાથે શેર કરું છું જેથી તેઓ જોઈ શકે કે તેઓ મારા સુધી ક્યારે પહોંચી શકતા નથી.

તે જ સમયે, કેલેન્ડરમાંથી કાર્યો વિરુદ્ધ દિશામાં સ્થાનાંતરિત થાય છે: હું કહી શકું છું કે "સરયોગા, શુક્રવાર માટેનો મારો સમય જુઓ અને ત્યાં મીટિંગ લખો," જે કેલેન્ડર અને ToDoist બંનેમાં દેખાશે. તેથી, હકીકતમાં, મેં તેમાં ઇવેન્ટ્સ બનાવ્યા વિના પ્રથમ વખત કૅલેન્ડરનો ઉપયોગ કરવાનું શરૂ કર્યું.

બિન-ઓપરેટિવ ઇનકમિંગ કાર્યોની પ્રક્રિયા

હું બળજબરીથી તરત જ કાર્યો કરવા માટે ઉતાવળ કરતો નથી, સિવાય કે જ્યાં આગ સ્પષ્ટ હોય તેવા કાર્યો સિવાય. "અમે તાકીદે એબીસી કંપનીના મેનેજમેન્ટનો સંપર્ક કરવાની જરૂર છે, કારણ કે સર્વર ડાઉન છે અને તેના કર્મચારીઓ તરફથી કોઈ પ્રતિસાદ નથી" દેખીતી રીતે એક દબાણયુક્ત કાર્ય છે જે મુલતવી રાખી શકાતું નથી, પરંતુ "ઝેન્યા, શું હું તમને આ વિશે વાત કરવા માટે હમણાં કૉલ કરી શકું? નવો પ્રોજેક્ટ" "તમે X સાથે Y વિશે વાત કરી શકો ત્યારે શેડ્યૂલ" માં ફેરવાઈ જાય છે, જે પહેલાથી જ "X ને જણાવો કે અમે પછી વાત કરી શકીએ છીએ" અને કાર્ય "Talk to X about Y" માં પરિવર્તિત થઈ જશે, જે પહેલાથી જ સમયબદ્ધ છે. લગભગ કોઈપણ ઇનકમિંગ કાર્ય પ્રથમ "શેડ્યૂલ..." માં ફેરવાય છે.

કાર્યોને પ્રાથમિકતા આપવી
દિવસમાં સમાવિષ્ટ તમામ કાર્યો પૂર્ણ થઈ શકશે નહીં. મારી જાતને અવલોકન કરતાં, મને નીચેનાનો અહેસાસ થયો (દરેક સંખ્યા અલગ હશે, પરંતુ મુખ્ય વસ્તુ તારણો પર આવવાની છે).

1. દરરોજ માટે હું લગભગ 50-70 કાર્યો લખું છું.
2. હું 30 જેટલા કાર્યો આરામથી કરી શકું છું (દિવસના અંતે સંપૂર્ણ થાક અનુભવ્યા વિના).
3. 50 જેટલા કાર્યો પૂરા કર્યા પછી, હું થાકી જઈશ, પણ વિવેચનાત્મક રીતે નહીં.
4. હું 70 કાર્યો પૂર્ણ કરી શકું છું, પરંતુ તે પછી મને "વર્કહોલિઝમના પ્રવાહ"માંથી બહાર નીકળવામાં મુશ્કેલી થશે, ઊંઘવામાં મુશ્કેલી થશે અને સામાન્ય રીતે, થોડો સામાજિક બનીશ.

આના આધારે હું નક્કી કરું છું કે આજે શું કરવું. ToDoist દરેક કાર્યની પ્રાથમિકતા ધરાવે છે, તેથી સવારે હું પૂર્ણ કરવા માટે નિર્ણાયક કાર્યો પસંદ કરું છું, અને બાકીના કાર્યો મારી ક્ષમતાઓ અને ઇચ્છાઓના આધારે પૂર્ણ કરું છું. દરરોજ હું લગભગ 40-20 કાર્યોને આગામીમાં સ્થાનાંતરિત કરું છું: રસપ્રદ વાત એ છે કે બીજા દિવસના કાર્યો ફરીથી 60-70 થઈ જાય છે.

આંકડા જાળવવા

હું ખરેખર સામાન્ય રીતે સમજવા માંગુ છું કે આજે કામ સંબંધિત બાબતોમાં કેટલો સમય વિતાવ્યો હતો અને કઈ બાબતો પર. આ માટે હું એપ્લિકેશનનો ઉપયોગ કરું છું બચાવ સમય, જે ફોન અને લેપટોપ બંને પર છે અને Google Maps લોકેશન હિસ્ટ્રી (હા, હું પેરાનોઈડ નથી).

અમે શહેરની બહાર રહીએ છીએ, તેથી રસ્તા પર વિતાવેલા સમયનો સમજદારીપૂર્વક ઉપયોગ કરી શકાય. હવે, જ્યારે હું થાકતો નથી, ત્યારે હું સફરમાં ઑડિયોબુક્સ સાંભળું છું જેથી કરીને હું આ 40 મિનિટનો કોઈક રીતે ઉપયોગ કરી શકું.

હું હજી સુધી ડેટા એકત્ર કરતો નથી, એક પ્રકારનો વ્યક્તિગત ડેટા લેક બનાવું છું; જ્યારે સમય આવશે, હું તે મેળવીશ.

કોઈ નિષ્કર્ષ હશે નહીં

1. આધુનિક વ્યક્તિનું જીવન એ આવનારા કાર્યોનો મોટો પ્રવાહ છે. તેને ઘટાડવાનું શક્ય બનશે નહીં; આપણે આ પ્રવાહનું સંચાલન કરવાનું શીખવું જોઈએ.
2. મોટાભાગની ચિંતા ભવિષ્યના અજાણ્યામાંથી આવે છે. જો આપણે સમજીએ કે આગામી દિવસોમાં આપણી રાહ શું છે, તો નોંધપાત્ર રીતે ઓછી ચિંતા થશે.
3. આ કારણોસર, તમે તમારા દિવસને ગોઠવવામાં સમય પસાર કરી શકો છો. હું જાણું છું કે આજે શું થશે, કાલે શું થશે, અને હું તે કાર્યો વિશે ભૂલી શકતો નથી જે હું ભૂલી જતો હતો.
4. ટાસ્ક ટ્રેકિંગનું સંચાલન કરવું એ પોતે જ અંત નથી, પરંતુ, જો તમને ગમે, તો સ્વ-શિક્ષણનો માર્ગ. જે વસ્તુઓ કરવા માટે તમે પહેલા ખૂબ આળસુ હતા અથવા જે વસ્તુઓ તમે ક્યારેય કરવા માટે આસપાસ ન હતા તે કરવા માટે ખૂબ સરળ બની જાય છે. જ્યારે બહારની દુનિયામાંથી કાર્યો સેટ કરવામાં આવે છે ત્યારે ઘણા લોકો (મારા સહિત) સામાન્ય રીતે વધુ સારું અનુભવે છે. ટાસ્ક ટ્રેકિંગ એ તમારા માટે કાર્યો સેટ કરવાની અને તમારી ઇચ્છાઓ અનુસાર જીવવાનું શીખવાની એક રીત છે.
5. કામ પોતે જ અંત નથી. તમારું કાર્ય શેડ્યૂલ ગોઠવવાનું ધ્યેય છે જેથી તમારી પાસે અનુમાનિત મુક્ત સમય હોય જ્યારે તમે તમારી, તમારા પરિવાર અને તમારી રુચિઓની કાળજી લઈ શકો.

સોર્સ: www.habr.com