સરકારી એજન્સીઓમાં કાર્ડ ઇન્ડેક્સ સિસ્ટમમાંથી સ્વચાલિત ડેટાબેઝમાં સંક્રમણ

ડેટાને સાચવવાની (ચોક્કસ રીતે રેકોર્ડ) કરવાની જરૂરિયાત ઊભી થઈ ત્યારથી, લોકોએ વિવિધ માધ્યમો પર તમામ પ્રકારના સાધનો સાથે, અનુગામી ઉપયોગ માટે જરૂરી માહિતી કેપ્ચર (અથવા સાચવી) કરી. હજારો વર્ષો સુધી, તેમણે ખડકો પર ચિત્રો કોતર્યા અને તેમને ચર્મપત્રના ટુકડા પર લખ્યા, ભવિષ્યમાં અનુગામી ઉપયોગના હેતુ માટે (ફક્ત આંખમાં બાઇસનને મારવા માટે).

છેલ્લા સહસ્ત્રાબ્દીમાં, પત્રોની ભાષામાં માહિતી રેકોર્ડ કરવી - "લેખન" - વ્યાપક બની ગયું છે. લેખન, બદલામાં, ડેટા એડમિનિસ્ટ્રેશનની દ્રષ્ટિએ, તેના નિર્વિવાદ ફાયદાઓ (વ્યાપકતા, વાંચન અને લખવાની સંબંધિત સરળતા, વગેરે) હોવા છતાં, તે સંપૂર્ણ ઉપયોગની મંજૂરી આપતું નથી. લેખિત ડેટાનું સંચાલન કરવા માટે વ્યક્તિ જે શ્રેષ્ઠ વસ્તુ સાથે આવી શકે તે છે પુસ્તકાલય (આર્કાઇવ). પરંતુ લાઇબ્રેરીને વિશેષ શોધ (ઇન્ડેક્સીંગ) અને ડેટા મેનેજમેન્ટ ટૂલ - કાર્ડ ઇન્ડેક્સ સાથે પણ પૂરક બનાવવું પડ્યું. કાર્ડ ઇન્ડેક્સ આવશ્યકપણે લાઇબ્રેરી સૂચિ-રજિસ્ટ્રી છે. તે નિર્ધારિત હોવું જોઈએ કે લાઇબ્રેરી (આર્કાઇવ) શબ્દને માત્ર લાઇબ્રેરી તરીકે જ નહીં, પણ અન્ય સંગઠિત અને સંરચિત લેખિત ડેટા (ઉદાહરણ તરીકે, રજિસ્ટ્રી ઑફિસ ફાઇલ અથવા આંતરિક બાબતોનું મંત્રાલય, રાજ્ય કર સેવા) તરીકે સમજવું જોઈએ. ).

સરકારી નોંધણી પ્રણાલીઓ પર કાર્ડ ફાઇલિંગ સિસ્ટમની કેટલી અસર પડી છે તેનો ઓછો અંદાજ કાઢવો મુશ્કેલ છે. ઉદાહરણ તરીકે, વસ્તી નોંધણી સંસ્થા જેમાં રહેઠાણનું સરનામું એ નાગરિક વિશેના સંગ્રહિત ડેટાનું ભૌતિક સ્થાન છે. આમ, અમુક શેરીઓ અને વિસ્તારોમાં રહેતા નાગરિકોનો તમામ ડેટા વિસ્તાર દ્વારા નિયુક્ત એક નોંધણી વિભાગમાં સંગ્રહિત થાય છે. આ એ હકીકતને કારણે છે કે આ પદ્ધતિ તમને માહિતી એક જ જગ્યાએ સંગ્રહિત કરવામાં આવી હોય તેના કરતાં આંકડાકીય અને વિશ્લેષણાત્મક ડેટાને ઝડપથી શોધવા, અપડેટ કરવા, ગણવા અને જનરેટ કરવાની મંજૂરી આપે છે. ઉદાહરણ તરીકે, પાસપોર્ટ ઑફિસ અથવા ટેક્સ ડિપાર્ટમેન્ટ કે જેમાં તમે સંબંધ ધરાવો છો તે તમારી પ્રવૃત્તિઓ (ટેક્સ રિપોર્ટ અથવા સિવિલ રેકોર્ડ) વિશે લેખિત અને ભૌતિક ડેટા સ્ટોર કરે છે. કોઈપણ વ્યક્તિ અથવા સરકારી સંસ્થા, નોંધણી સરનામાના આધારે, સરળતાથી નક્કી કરી શકે છે કે કઈ રજિસ્ટ્રી ઑફિસમાં દસ્તાવેજો સંગ્રહિત છે અને કર સેવાના કયા જિલ્લા વિભાગમાં આવકની ઘોષણા ફાઇલ કરવામાં આવી છે.

કાર્ડ એકાઉન્ટિંગ ક્ષમતાઓના આ પાયા પર, સમગ્ર ડેટા રજિસ્ટ્રેશન સિસ્ટમ બનાવવામાં આવી હતી: નાગરિકો વિશે (રજિસ્ટ્રી ઑફિસ, પાસપોર્ટ ઑફિસ), આર્થિક પ્રવૃત્તિ વિશે (જિલ્લા કર સેવા વિભાગો), રિયલ એસ્ટેટ વિશે (જિલ્લા રિયલ એસ્ટેટ નોંધણી વિભાગો), વાહનો વિશે ( નોંધણી અને પરીક્ષા વિભાગો) ), ભરતી વિશે (લશ્કરી કમિશનર), વગેરે.

કાર્ડ એકાઉન્ટિંગને પ્રાદેશિક હોદ્દો (S227NA69-Tver પ્રદેશ) સાથે રાજ્ય નોંધણી ચિહ્નોનો ઉપયોગ કરવાની ફરજ પાડવામાં આવે છે, પ્રાદેશિક લાક્ષણિકતાઓ (Pervomaisky ડિસ્ટ્રિક્ટ ડિપાર્ટમેન્ટ ઑફ ઇન્ટરનલ અફેર્સ) અનુસાર વિવિધ વિભાગોને નામ આપો, ડેટાને શારીરિક રીતે ખસેડવા માટે ફરજ પાડવામાં આવે છે, વગેરે.

હું કાર્ડ ફાઇલિંગ સિસ્ટમમાં ડેટાના એકમને એક કાર્ડ અનુક્રમણિકામાંથી બીજામાં ખસેડવાનો પ્રસ્તાવ મૂકું છું. એક સ્પષ્ટ ઉદાહરણ તરીકે, ચાલો વાહનની નોંધણી પ્રણાલીમાં વાહનના પુન: નોંધણીની પ્રક્રિયાને લઈએ, જ્યારે કાર એવી વ્યક્તિને વેચવામાં આવે છે કે જેની નોંધણીની જગ્યા (નોંધણી) અગાઉના માલિકની નોંધણીની જગ્યા કરતા અલગ હોય. નિયમો અનુસાર, વેચાણકર્તા અને ખરીદનારએ કારની પુનઃ નોંધણી કરાવવા માટે REO “A” (જેમાં વેચનારનો છે) આવવું આવશ્યક છે. ખરીદી અને વેચાણ કરાર પર હસ્તાક્ષર કર્યા પછી અને સંબંધિત દસ્તાવેજો પૂર્ણ કર્યા પછી, નવા માલિકને એક સંક્રમણ નંબર પ્રાપ્ત થાય છે જે મર્યાદિત સમયગાળા માટે માન્ય હોય છે. નવા માલિક, ટ્રાન્ઝિટ નંબરની માન્યતાના સમયગાળા દરમિયાન, REO "B" પર પહોંચવા માટે બંધાયેલા છે કે જેનો તે નોંધણી (નોંધણી) દ્વારા સંબંધ ધરાવે છે. REO “B” પર તેના આગમન પછી, તેનો ટ્રાન્ઝિટ નંબર અને અન્ય નોંધણી દસ્તાવેજો જપ્ત કરવામાં આવે છે અને કાર નવા માલિકને રજીસ્ટર કરવામાં આવે છે.

માહિતીના એકમની હિલચાલને સંપૂર્ણ રીતે સમજવા માટે, નીચે અમે નોંધણી ક્રિયાઓના દરેક તબક્કા સાથે ડેટાના એકમની હિલચાલની સામ્યતા દોરીશું.

ઓપરેશન 1

વિક્રેતા અને ખરીદનાર કાર ખરીદવા અથવા વેચવા માટે REO “A” પર આવે છે અને ઓપરેટરનો સંપર્ક કરે છે. ઓપરેટરને નોંધણી કાર્ડ ફાઇલમાં નોંધણી કાર્ડ મળે છે - એટલે કે, તે ભૌતિક રીતે ડેટા માટે શોધ કરે છે, જેમાં થોડો સમય લાગે છે. કાર્ડ શોધ્યા પછી, તે કાર પર ધરપકડ અથવા પૂર્વાધિકારની હાજરી માટે તપાસ કરે છે (ડેટા કારના નોંધણી કાર્ડમાં રેકોર્ડ કરવામાં આવે છે).

ઓપરેશન 2

ઓપરેટર, જરૂરી નોંધણી ક્રિયાઓ હાથ ધર્યા પછી, મર્યાદિત સમય માટે સંક્રમણ નંબરો અને નોંધણી દસ્તાવેજો જારી કરે છે. હકીકત એ છે કે નવા માલિક વિશેનો ડેટા REO “B” માં સંગ્રહિત થવો જોઈએ (કારણ કે ડેટાબેઝ કાર્ડ-આધારિત અને સ્થાનિક છે), REO “A” થી REO “B” માં માહિતી સ્થાનાંતરિત કરવા માટે નીચેની પ્રક્રિયા વિકસાવવામાં આવી છે. નવા માલિક અને તેની કાર વિશેનો ડેટા તેની સાથે જશે, જેના માટે તેને ટ્રાન્ઝિટ નંબર આપવામાં આવશે. વાહનના ઇતિહાસમાં માહિતીના એકમ તરીકે REO “A” માં નોંધણી રદ કરવા વિશે વિશેષ ચિહ્ન સાથેનું નોંધણી કાર્ડ રહેશે. આ કિસ્સામાં નોંધણી રદ કરવાનો અર્થ એ છે કે REO "A" ડેટાબેઝમાં, માહિતીનું આ એકમ નિષ્ક્રિય થઈ જશે અને તે ઉપર દર્શાવેલ ભૌતિક ડેટા શોધની સૂચિમાં રહેશે નહીં (રજીસ્ટ્રેશન રદ કરાયેલ કારનું નોંધણી કાર્ડ ફક્ત અન્યથી અલગથી ખસેડવામાં આવશે. સક્રિય રોલોરો). પ્રસારિત માહિતી પોતે ટ્રાન્ઝિટ નંબર અને નોંધણી દસ્તાવેજોમાં પ્રદર્શિત થશે.

ઓપરેશન 3

REO “A” માંથી કારની નોંધણી રદ કરવાના પરિણામે ટ્રાન્ઝિટ નંબર મેળવનાર નવા માલિક, REO “B” માટે રવાના થાય છે. નંબર પ્રકારનું નામ "ટ્રાન્ઝીટ" સૂચવે છે કે ડેટા ખસેડવા માટે નંબરની જરૂર છે. માહિતી REO “A” થી REO “B” માં સ્થાનાંતરિત થાય છે, જેમાં નવા માલિક ડેટા કેરિયર તરીકે કાર્ય કરે છે. માહિતીના સ્થાનાંતરણની પૂર્ણતાને સુનિશ્ચિત કરવા માટે, સંક્રમણ નંબરો માન્યતાના ચોક્કસ સમયગાળા માટે જારી કરવામાં આવે છે, જે દરમિયાન નવા માલિકે REO "B" સાથે નોંધણી કરાવવી જરૂરી છે. આ પ્રક્રિયા પર નિયંત્રણ સંબંધિત સરકારી સંસ્થાઓને સોંપવામાં આવે છે. તે ઉપરથી અનુસરે છે કે પ્રચંડ કાનૂની ધોરણો અને માનવ સંસાધનો સામેલ છે અને ડેટા મૂવમેન્ટ પ્રક્રિયાના અમલને નિયંત્રિત કરવા માટે ઉપયોગમાં લેવાય છે.

ઓપરેશન 4

કાર REO “B” પર પહોંચ્યા પછી, તે નોંધાયેલ છે, જેનો અર્થ છે કે REO “B” ના ફાઇલ કેબિનેટમાં કાર વિશેનો ડેટા રેકોર્ડ કરવો. ઓપરેટર ટ્રાન્ઝિટ નંબરો પાછી ખેંચી લે છે અને નવા સ્ટેટ નંબર જારી કરે છે, જ્યારે રજીસ્ટ્રેશન કાર્ડ પ્રિન્ટ આઉટ કરે છે અને તેને કાર્ડ ઈન્ડેક્સમાં દાખલ કરે છે. આ રજીસ્ટ્રેશન કાર્ડ REO “B” થી ટ્રાન્સફર કરવામાં આવેલ તમામ ડેટા દર્શાવે છે.

આ REO “A” થી REO “B” માં “એનાલોગ” ડેટા ટ્રાન્સફરની પ્રક્રિયાને પૂર્ણ કરે છે. નિઃશંકપણે, માહિતીની હિલચાલ માટેનું આ અલ્ગોરિધમ જટિલ છે અને માનવ સંસાધન અને શારીરિક પ્રવૃત્તિ બંનેમાંથી મોટા ખર્ચની જરૂર છે. પરિવહન કરેલ કાર ડેટા વોલ્યુમમાં 3 કિલોબાઈટથી વધુ નથી, જ્યારે 1024 કિલોબાઈટના વોલ્યુમ સાથે હાલની તકનીકોનો ઉપયોગ કરીને માહિતીને ખસેડવાની બજાર કિંમત 3 સોમ છે (સેલ્યુલર ઓપરેટરોના મહત્તમ ટેરિફ મુજબ).

DBMS-ડેટાબેઝ મેનેજમેન્ટ સિસ્ટમ્સનો ઉપયોગ કરવાનો યુગ

ડેટાબેઝ મેનેજમેન્ટ સિસ્ટમ્સનો ઉપયોગ રજીસ્ટ્રેશન પ્રક્રિયાઓના મોટા એરેમાં ડેટા બદલવાની પ્રક્રિયાઓને ધરમૂળથી સરળ બનાવી શકે છે. ડેટા ક્વેરી માટે સ્વચાલિત અને બાંયધરીકૃત પરિણામો પ્રદાન કરો.

સ્પષ્ટ ઉદાહરણ તરીકે, જો DBMS નો ઉપયોગ કરવામાં આવ્યો હોય તો કારના પુનઃ-રજીસ્ટ્રેશનની ઉપરોક્ત પ્રક્રિયા સાથે સામ્યતા દોરીએ.

ઓપરેશન 1

વિક્રેતા અને ખરીદનાર કાર ખરીદવા અથવા વેચવા માટે REO “A” પર આવે છે અને ઓપરેટરનો સંપર્ક કરે છે. ઓપરેટરને નોંધણી કાર્ડ ફાઇલમાં નોંધણી કાર્ડ મળે છે - એટલે કે, તે ભૌતિક રીતે ડેટા માટે શોધ કરે છે, જેમાં થોડો સમય લાગે છે. કાર્ડ શોધ્યા પછી, તે કાર પર ધરપકડ અથવા પૂર્વાધિકારની હાજરી માટે તપાસ કરે છે (ડેટા કારના નોંધણી કાર્ડમાં રેકોર્ડ કરવામાં આવે છે). ઓપરેટર DBMS માં વાહનનો ડેટા દાખલ કરે છે અને ધરપકડ અથવા પૂર્વાધિકારની હાજરી વિશે ત્વરિત પ્રતિસાદ મેળવે છે.

ઓપરેશન 2

ઓપરેટર, જરૂરી નોંધણી ક્રિયાઓ હાથ ધર્યા પછી, મર્યાદિત સમય માટે સંક્રમણ નંબરો અને નોંધણી દસ્તાવેજો જારી કરે છે. હકીકત એ છે કે નવા માલિક વિશેનો ડેટા REO “B” માં સંગ્રહિત થવો જોઈએ (કારણ કે ડેટાબેઝ કાર્ડ-આધારિત અને સ્થાનિક છે), REO “A” થી REO “B” માં માહિતી સ્થાનાંતરિત કરવા માટે નીચેની પ્રક્રિયા વિકસાવવામાં આવી છે. ઓપરેટર નવા માલિક વિશેનો ડેટા DBMS માં દાખલ કરે છે.

આ ફરીથી નોંધણી પ્રક્રિયા પૂર્ણ કરે છે. અન્ય તમામ કામગીરી સંબંધિત નથી, કારણ કે ડેટાબેઝ કેન્દ્રિય છે. નવા માલિકે ટ્રાન્ઝિટ નંબર મેળવવા (ચુકવણી) કરવાની જરૂર નથી. વાહન નોંધણી (સ્ટેજિંગ) માટે લાઇનમાં ઊભા રહો, પૂર્ણ કરેલી અરજી માટે ચૂકવણી કરો, વગેરે. તે જ સમયે, REO કર્મચારીઓ પરનો બોજ ઓછો થશે કારણ કે ઓપરેશન માટે હવે જટિલ પુનઃ નોંધણી યોજનાની જરૂર રહેશે નહીં.

રાજ્ય લાયસન્સ પ્લેટ્સમાં પ્રાદેશિક લાક્ષણિકતાઓનો ઉપયોગ (પ્રાદેશિક હોદ્દાઓની જરૂર રહેશે નહીં, જે કારને કોઈપણ REO માં નોંધણી કરવાની મંજૂરી આપશે), નોંધણી દસ્તાવેજોમાં માલિકનું સરનામું રેકોર્ડ કરવા જેવા સંખ્યાબંધ પ્રતિબંધોની પણ જરૂર નથી, રહેઠાણના બદલાવના કિસ્સામાં ફરીથી નોંધણી, અને તેથી વધુ વિશાળ સૂચિ પર.

નોંધણી દસ્તાવેજોને ખોટા બનાવવાની શક્યતા વ્યવહારીક રીતે દૂર થઈ ગઈ છે, કારણ કે ડેટાબેઝમાંથી વાહન વિશેની માહિતી પ્રદાન કરવામાં આવે છે.

સરકારી એજન્સીઓમાં ડેટા મેળવવા માટેની હાલની પ્રક્રિયાઓ કાર્ડ ફાઇલિંગ અને ડેટા સ્ટોરેજની ક્ષમતાઓ પર આધારિત છે.

ઉપરના આધારે, ઓટોમેટેડ ઇન્ફોર્મેશન સિસ્ટમ્સ (AIS) નો ઉપયોગ કરવાના નીચેના મુખ્ય ફાયદાઓ નક્કી કરી શકાય છે:

• AIS નોંધણી પ્રક્રિયાઓ પ્રત્યેના અભિગમને નોંધપાત્ર રીતે સરળ અને ધરમૂળથી બદલશે.
• નોંધણી પ્રક્રિયાઓમાં ડીબીએમએસ ડિઝાઇનના સિદ્ધાંતો અને નિયમોનો ઉપયોગ કરવો જરૂરી છે.
• AIS ની ક્ષમતાઓનો સંપૂર્ણ ઉપયોગ કરવા માટે, સ્થાપિત નોંધણી પ્રક્રિયા બદલવી જોઈએ.
• અન્ય સિસ્ટમો (ઉદાહરણ તરીકે, બેંકિંગ) સાથે પ્રત્યક્ષ સિસ્ટમ સંકલન માટેની વિશાળ શક્યતાઓ.
• માનવ પરિબળ સાથે સંકળાયેલી ભૂલોને ઓછી કરવી.
• નાગરિકોને માહિતી મેળવવામાં લાગતો સમય ઘટાડવો.

સોર્સ: www.habr.com