Kuskure na yau da kullun na novice 'yan kasuwa shine rashin kulawa sosai ga tattarawa da nazarin bayanai, inganta hanyoyin aiki da sa ido kan alamomi masu mahimmanci. Wannan yana haifar da raguwar yawan aiki da ɓata lokaci da albarkatu mara kyau. Lokacin da matakai ba su da kyau, dole ne ku gyara kurakurai iri ɗaya sau da yawa. Yayin da adadin abokan ciniki ya karu, sabis ɗin yana raguwa, kuma ba tare da nazarin bayanai ba babu wani fahimtar fahimtar abin da ya kamata a inganta. A sakamakon haka, ana yanke shawara bisa son rai.
Don zama mai gasa, kasuwancin zamani, ban da ingantattun kayayyaki da ayyuka, dole ne su sami tsari na gaskiya da tattara bayanan nazari. Idan ba tare da wannan ba, yana da wuya a fahimci ainihin halin da ake ciki a cikin kasuwanci da kuma yanke shawara mai kyau. Sabili da haka, yana da mahimmanci a cikin arsenal kayan aikin da suka dace waɗanda ba kawai dace da amfani ba, amma kuma suna ba ku damar sauƙaƙe aikin ku da ƙirƙirar mafi kyawun hanyoyin da za a iya yiwuwa.
A yau akwai adadi mai yawa na kayan aiki da mafita. Amma yawancin ’yan kasuwa ba sa amfani da su saboda ko dai ba sa ganin kimar a cikinsu, ko kuma ba su fahimci yadda ake amfani da su ba, ko kuma suna da tsada, ko masu sarkakkiya, ko kuma 100500. Amma waɗanda suka gano, sun samo ko ƙirƙirar irin waɗannan kayan aikin don kansu sun riga sun sami fa'ida a cikin matsakaicin lokaci.
Fiye da shekaru 10, Ina ƙirƙirar samfuran IT da mafita waɗanda ke taimaka wa kasuwanci haɓaka riba ta hanyar sarrafa kansa da canjin dijital na matakai. Na taimaka sami da dama na farawa kuma na ƙirƙiri dozin na kayan aikin kan layi waɗanda ɗaruruwan dubban mutane ke amfani da su a duniya.
Ga ɗaya daga cikin misalai masu kyau a cikin aikina wanda ke nuna fa'idodin canjin dijital. Ga wani ƙaramin kamfanin lauya na Amurka, ni da ƙungiyara mun ƙirƙiri kayan aiki don ƙirƙirar takaddun doka, ya ba lauyoyi damar samar da takardu cikin sauri. Kuma daga baya, bayan fadada aikin wannan kayan aiki, mun ƙirƙiri sabis na kan layi kuma mun canza kamfanin gaba ɗaya. Yanzu suna hidima ga abokan ciniki ba kawai a cikin garinsu ba, amma a duk faɗin ƙasar. Sama da shekaru uku, jarin kamfani ya karu sau da yawa.
A cikin wannan labarin zan raba tare da ku ƙwarewar gaske na ƙirƙirar tsarin gaskiya don saka idanu masu alamun kasuwanci. Zan yi ƙoƙari in haifar da ƙimar amfani da hanyoyin dijital, zan nuna cewa ba shi da wahala kuma ba koyaushe tsada ba. Don haka, mu tafi!
Yadda aka fara
Idan kana son samun abin da ba ka taba samu ba, dole ne ka yi abin da ba ka taba yi ba.
Coco Chanel
Matata ta gaji da kasancewa a kan hutun haihuwa, kuma mun yanke shawarar buɗe ƙaramin kasuwanci - ɗakin wasan yara. Tun da ina da kasuwanci na, matata tana kula da ɗakin wasan gaba ɗaya, kuma ina taimakawa tare da batutuwa masu mahimmanci da ci gaba.
Cikakkun bayanai na bude harkokin kasuwanci labari ne mabanbanta, amma a matakin tattara bayanai da tantance masu fafatawa, baya ga bayyana takamaiman matsalolin wannan sana’a, mun mai da hankali kan matsalolin da ke tattare da tsarin cikin gida wanda mafi yawan masu fafatawa ba sa kokawa da su. .
Abin mamaki na, a cikin karni na XNUMX kusan babu wanda ya ajiye CRM ta kowace hanya; da yawa sun ajiye bayanai a rubuce, a cikin litattafan rubutu. A lokaci guda kuma, masu su da kansu sun koka da cewa ma'aikata suna sata, suna yin kuskure yayin ƙididdigewa kuma dole ne su ciyar da lokaci mai yawa don sake ƙididdigewa da bincika abubuwan da aka shigar a cikin littafin lissafin kuɗi, bayanan ajiyar kuɗi da ajiyar kuɗi sun ɓace, abokan ciniki suna barin saboda dalilan da ba a sani ba. su.
Yin nazarin bayanan da aka tattara, mun gane cewa ba ma son maimaita kuskuren su kuma muna buƙatar tsarin gaskiya wanda zai rage waɗannan haɗari zuwa ƙananan. Da farko, mun fara nemo shirye-shiryen mafita, amma ba mu sami waɗanda suka cika bukatunmu ba. Kuma a sa'an nan na yanke shawarar yin nawa tsarin, ko da yake ba manufa, amma aiki da kuma m (kusan free).
Lokacin zabar kayan aiki, na yi la'akari da ma'auni masu zuwa: ya kamata ya zama maras tsada, ya kamata ya zama mai sauƙi da sauƙi, kuma ya zama mai sauƙi don amfani. Zan iya rubuta cikakken tsari, mai ƙarfi da tsada don wannan kasuwancin, amma muna da ɗan lokaci kaɗan da ƙaramin kasafin kuɗi, kuma ba mu fahimci cikakkiyar fahimtar ko aikinmu zai yi aiki ba, kuma ba zai zama rashin hankali ba don kashe albarkatu masu yawa akan. wannan tsarin. Sabili da haka, a lokacin gwajin hasashe, na yanke shawarar farawa da MVP (Mafi ƙarancin Samfurin Mai Mahimmanci - mafi ƙarancin samfuri) da yin sigar aiki a cikin mafi ƙarancin lokaci mai yuwuwa tare da ƙaramin saka hannun jari, kuma bayan lokaci, gama ko sake gyara shi.
Sakamakon haka, zaɓi na ya faɗi akan ayyukan Google (Drive, Sheets, Kalanda). Babban tushen bayanan shigarwa/fitarwa shine Google Sheets, tunda matata tana da gogewa wajen aiki tare da maƙunsar bayanai, za ta iya yin canje-canje da kanta idan ya cancanta. Na kuma yi la'akari da cewa kayan aikin ma'aikatan da ba za su iya yin amfani da kwamfuta sosai ba, kuma koya musu yadda ake shigar da bayanai a cikin tebur zai fi sauƙi fiye da koya musu yadda ake aiki da wasu na musamman. shirin kamar 1C.
Bayanan da aka shigar a cikin tebur suna canzawa a ainihin lokacin, wato, a kowane lokaci za ku iya ganin halin da ake ciki na al'amuran kamfanin, an gina tsaro a ciki, za ku iya ƙuntata samun dama ga wasu mutane.
Haɓaka gine-gine da tsarin bayanai
Wurin wasan yara yana ba da sabis na yau da kullun.
- Daidaitaccen ziyarar - lokacin da abokin ciniki ya sayi lokacin da aka kashe a dakin wasan yara.
- Ziyarar kulawa - lokacin da abokin ciniki ya sayi lokacin da aka kashe a dakin wasan yara kuma ya biya ƙarin don kulawa. Wato, abokin ciniki zai iya barin yaron ya ci gaba da harkokinsa, kuma ma'aikacin ɗakin zai duba kuma ya yi wasa da yaron a lokacin rashin iyaye.
- Bude ranar haihuwa - abokin ciniki yana hayar tebur daban don abinci da baƙi na zama kuma ya biya daidaitaccen ziyarar dakin wasan, yayin da ɗakin ke aiki kamar yadda ya saba.
- Ranar haihuwa ta rufe - abokin ciniki ya yi hayar gabaɗayan harabar; yayin lokacin haya ɗakin ba ya karɓar sauran abokan ciniki.
Yana da mahimmanci ga mai shi ya san yawan mutanen da suka ziyarci ɗakin, shekarun su, nawa lokacin da suka kashe, yawan kuɗin da suka samu, yawan kuɗin da aka kashe (yakan faru sau da yawa cewa mai gudanarwa yana buƙatar siyan wani abu ko biya). ga wani abu, misali, bayarwa ko ruwa), Ranar haihuwa nawa aka yi?
Kamar kowane aikin IT, na fara ta hanyar tunani ta hanyar gine-gine na tsarin gaba da kuma yin aiki da tsarin bayanai. Da yake matar ita ce ke kula da harkar, ta san duk abin da take bukata don gani, sarrafawa da mulki, don haka ta zama abokin ciniki. Tare mun gudanar da aikin kwakwalwa kuma mun tsara abubuwan da ake buƙata don tsarin, a kan abin da na yi tunani ta hanyar aikin tsarin kuma mun kirkiro tsarin fayiloli da manyan fayiloli a cikin Google Drive:
Takaddun "Taƙaitawa" ya ƙunshi cikakkun bayanai game da kamfani: samun kudin shiga, kashe kuɗi, nazari
Takardar Kudaden ta ƙunshi bayanai kan kuɗin kamfani na wata-wata. Don ƙarin fayyace, an kasu kashi-kashi: kuɗin ofis, haraji, kuɗin ma'aikata, kuɗin talla, sauran kashe kuɗi.
Kudin wata-wata
Takaitaccen tebur na kashe kuɗi na shekara
Babban fayil ɗin shiga ya ƙunshi fayilolin Google Sheets guda 12, ɗaya na kowane wata. Waɗannan su ne manyan takaddun aiki waɗanda ma'aikata ke cika kowace rana. Suna ƙunshi shafin dashboard na tilas da shafuka don kowace ranar aiki. Shafin dashboard yana nuna duk mahimman bayanai na wannan watan don saurin fahimtar al'amura, kuma yana ba ku damar saita farashi da ƙara sabis.
Dashboard tab
Daily tab
A cikin ci gaban kasuwanci, ƙarin buƙatu sun fara bayyana a cikin nau'in rangwame, biyan kuɗi, ƙarin ayyuka, da abubuwan da suka faru. Mun kuma aiwatar da duk wannan akan lokaci, amma wannan misalin yana nuna ainihin sigar tsarin.
Ƙirƙirar ayyuka
Bayan na gano manyan alamomi, na yi aikin gine-gine da musayar bayanai tsakanin ƙungiyoyi, na fara aiwatarwa. Abu na farko da na yi shine ƙirƙirar daftarin aiki na Google Sheet a cikin babban fayil na Kuɗi. Na ƙirƙiri shafuka guda biyu a ciki: dashboard da ranar farko ga wata, a ciki na ƙara tebur mai zuwa.
Babban takardar aiki
Wannan shine babban takardar aikin da Mai Gudanarwa zaiyi aiki dashi. Yana buƙatar kawai cika filayen da ake buƙata (alama a ja), kuma tsarin zai ƙididdige duk alamun da ake buƙata ta atomatik.
Don rage kurakuran shigarwa da dacewa, an aiwatar da filin "Nau'in Ziyarci" azaman jerin abubuwan da aka saukar na ayyukan da aka bayar, waɗanda za mu iya gyarawa a shafin dashboard. Don yin wannan, muna ƙara tabbatar da bayanai zuwa waɗannan ƙwayoyin cuta kuma muna nuna iyakar inda za mu ɗauki bayanan.
Don rage kuskuren ɗan adam a cikin ƙididdiga, na ƙara lissafin atomatik na sa'o'in da abokin ciniki ya kashe a cikin ɗakin da adadin kuɗin da ya kamata.
Don yin wannan, dole ne mai gudanarwa kawai ya yi alama lokacin isowar abokin ciniki (shafi E) da lokacin tashi (shafi F) a cikin sigar HH: MM. Don ƙididdige jimlar lokacin da abokin ciniki ke ciyarwa a ɗakin wasan, Ina amfani da wannan dabara:
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)Don ƙididdige adadin kuɗi ta atomatik don amfani da sabis, dole ne mu yi amfani da tsari mai rikitarwa, tunda farashin sa'a ɗaya na iya bambanta dangane da nau'in sabis ɗin. Don haka, dole ne in ɗaure bayanan zuwa teburin sabis akan shafin dashboard ta amfani da aikin QUERY:
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)Bugu da ƙari ga manyan ayyuka, na ƙara ƙarin ayyuka don kawar da kurakuran IFERROR ko ISBLANK maras so, da kuma aikin ROUNDDOWN - don kada in damu da ƙananan abubuwa, na ƙaddamar da adadin ƙarshe, zuwa ga abokin ciniki.
Baya ga babban kudin shiga (lokacin haya), a cikin dakin wasan yara akwai ƙarin kudin shiga ta hanyar sabis ko siyar da kayan wasan yara, kuma ma'aikata suna yin wasu ƙananan kuɗi, misali, biyan kuɗin ruwan sha ko siyan alewa don yabo. duk wannan kuma dole ne a yi la'akari da su.
Don haka, na ƙara ƙarin teburi guda biyu waɗanda za mu yi rikodin waɗannan bayanan:
Don sauƙaƙe aiki tare da alamun, Na yi musu launin launi kuma na ƙara tsara yanayin yanayi zuwa sel.
An shirya babban tebur, yanzu kuna buƙatar sanya manyan alamomi a cikin wani tebur daban don ku iya gani a sarari nawa kuka samu a cikin rana da adadin kuɗin da ke cikin rajistar kuɗi da nawa ke kan katin.
Don jimlar kuɗin ta nau'in biyan kuɗi, na sake amfani da aikin QUERY:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")A ƙarshen ranar aiki, mai gudanarwa kawai yana buƙatar bincika kudaden shiga sau biyu kawai kuma ba lallai ne ya sake ƙididdigewa da hannu ba. Ba ma tilasta wa mutum yin ƙarin aiki, kuma mai shi na iya dubawa da sarrafa lamarin a kowane lokaci.
Duk teburin da ake buƙata suna shirye, yanzu kawai za mu kwafi shafin don kowace rana, ƙidaya shi kuma sami masu zuwa.
Mai girma! Kusan komai yana shirye, abin da ya rage shine a nuna duk manyan alamomin wata akan shafin dashboard.
Don samun jimlar kuɗin shiga na wata, kuna iya rubuta dabara mai zuwa
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1inda D1 shine tantanin halitta tare da kudaden shiga na yau da kullun, kuma '1', '2' da sauransu sune sunan shafin. Hakazalika na sami bayanai akan ƙarin kudin shiga da kashe kuɗi.
Don bayyanawa, na yanke shawarar nuna jimlar riba ta rukuni. Don yin wannan, dole ne in yi zaɓi mai rikitarwa da haɗawa daga duk shafuka, sannan tace kuma cire komai da layukan da ba dole ba.
Riba ta rukuni
Babban kayan aikin lissafin kudin shiga yana shirye, yanzu kawai za mu kwafi fayil ɗin kowane wata na shekara.
Bayan na ƙirƙiri wani kayan aiki don lissafin kuɗi da lura da samun kudin shiga, na saita game da ƙirƙirar tebur mai kashe kuɗi wanda za mu yi la’akari da duk kuɗin da ake kashewa kowane wata: haya, biyan kuɗi, haraji, siyan kaya da sauran kuɗaɗe.
A cikin babban fayil ɗin shekara ta yanzu, na ƙirƙiri takaddar Google Sheet kuma na ƙara shafuka 13, dashboard da watanni goma sha biyu a ciki.
Dashboard tab
Don bayyanawa, a cikin shafin dashboard na taƙaita duk mahimman bayanai game da kuɗin kuɗi na shekara.
Kuma a kowane shafi na wata-wata na ƙirƙiri tebur wanda a cikinsa za mu ci gaba da bin diddigin duk kuɗin kuɗin kamfani ta fanni.
Watan tab
Ya juya ya zama mai dacewa sosai, yanzu zaka iya gani da sarrafa duk kuɗin kuɗin kamfanin, kuma idan ya cancanta, duba tarihin har ma da yin nazari.
Tun da bayanin game da samun kudin shiga da kashe kuɗi yana cikin fayiloli daban-daban kuma bai dace sosai don saka idanu ba, na yanke shawarar ƙirƙirar fayil guda ɗaya wanda na tattara duk bayanan da suka dace don mai shi ya sarrafa da sarrafa kamfanin. Na sanya wa wannan fayil suna “Taƙaitawa”.
Teburin Pivot
A cikin wannan fayil na ƙirƙiri tebur wanda ke karɓar bayanan kowane wata daga tebur, don wannan na yi amfani da daidaitaccen aikin:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")inda na wuce daftarin aiki ID a matsayin hujja ta farko, da kuma kewayon da aka shigo da shi azaman siga na biyu.
Sannan na tattara ma'auni na shekara-shekara: nawa aka samu, nawa aka kashe, menene riba, riba. An duba bayanan da suka wajaba.
Kuma don dacewa, don mai mallakar kasuwanci ya iya ganin duk bayanan a wuri ɗaya kuma ba gudu ta hanyar fayiloli ba, Na haɗa ikon zaɓar kowane wata na shekara kuma na nuna alamun maɓalli a ainihin lokacin.
Don yin wannan, na ƙirƙiri hanyar haɗi tsakanin wata da ID ɗin daftarin aiki
Sannan na ƙirƙiri jerin zaɓuka ta amfani da “Data -> Tabbatar da Bayanan”, ƙayyadaddun kewayon hanyar haɗin yanar gizo da kuma saita shigo da shi tare da hanyar haɗi mai ƙarfi zuwa takaddar.
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")ƙarshe
Kamar yadda kake gani, inganta tsarin tafiyar da kasuwancin ku ba shi da wahala kamar yadda ake iya gani, kuma ba kwa buƙatar samun ƙwararrun ƙwarewa don yin hakan. Tabbas, wannan tsarin yana da nakasu da yawa, kuma yayin da kasuwancin ke girma ba zai yuwu a yi amfani da shi ba, amma ga ƙaramin kasuwanci ko a farkon lokacin gwajin hasashe, wannan kyakkyawan bayani ne.
Wannan ɗakin wasan yana aiki akan wannan bayani na shekara ta uku, kuma kawai a wannan shekara, lokacin da muka riga muka fahimci dukkanin matakai, mun san abokin ciniki da kasuwa. Mun yanke shawarar ƙirƙirar cikakken kayan aikin sarrafa kasuwancin kan layi.
PS
Yin amfani da Sheets na Google don saka idanu kan kasuwancin ku bai dace sosai ba, musamman daga wayar ku. Don haka na yi , wanda ke nuna duk mahimman alamun kasuwanci a cikin ainihin lokaci a cikin tsari mai dacewa
source: www.habr.com