आईटी लागतों का आवंटन - क्या इसमें निष्पक्षता है?

मेरा मानना ​​है कि हम सभी दोस्तों या सहकर्मियों के साथ किसी रेस्तरां में जाते हैं। और एक मज़ेदार समय के बाद, वेटर चेक लाता है। फिर समस्या को कई तरीकों से हल किया जा सकता है:

• विधि एक, "सज्जन"। चेक राशि में वेटर को 10-15% "टिप" जोड़ी जाती है, और परिणामी राशि सभी पुरुषों के बीच समान रूप से विभाजित की जाती है।
• दूसरी विधि "समाजवादी" है। चेक सभी के बीच समान रूप से बांटा जाता है, चाहे उन्होंने कितना भी खाया-पीया हो।
• तीसरी विधि "निष्पक्ष" है। हर कोई अपने फोन पर कैलकुलेटर चालू करता है और अपने व्यंजनों की लागत और "टिप" की एक निश्चित राशि की गणना करना शुरू कर देता है, वह भी व्यक्तिगत रूप से।

रेस्तरां की स्थिति कंपनियों में आईटी लागत की स्थिति के समान है। इस पोस्ट में हम विभागों के बीच खर्चों के वितरण के बारे में बात करेंगे।

लेकिन इससे पहले कि हम आईटी की गहराई में उतरें, आइए रेस्तरां के उदाहरण पर लौटते हैं। "लागत आवंटन" के उपरोक्त तरीकों में से प्रत्येक के फायदे और नुकसान हैं। दूसरी विधि का स्पष्ट नुकसान: एक चिकन के बिना शाकाहारी सीज़र सलाद खा सकता है, और दूसरा रिबे स्टेक खा सकता है, इसलिए मात्रा काफी भिन्न हो सकती है। "निष्पक्ष" पद्धति का नकारात्मक पक्ष यह है कि गिनती की प्रक्रिया बहुत लंबी है, और पैसे की कुल राशि हमेशा चेक में मौजूद राशि से कम होती है। सामान्य स्थिति?

अब कल्पना कीजिए कि हम चीन के एक रेस्तरां में मौज-मस्ती कर रहे थे और चेक चीनी भाषा में लाया गया था। वहां सब कुछ स्पष्ट है, राशि है। हालाँकि कुछ लोगों को संदेह हो सकता है कि यह राशि बिल्कुल नहीं है, बल्कि वर्तमान तिथि है। या, मान लीजिए कि इज़राइल में ऐसा होता है। वे दाएँ से बाएँ पढ़ते हैं, लेकिन वे संख्याएँ कैसे लिखते हैं? Google के बिना कौन उत्तर दे सकता है?

आईटी और बिजनेस के लिए आवंटन की आवश्यकता क्यों है?

इसलिए, आईटी विभाग कंपनी के सभी प्रभागों को सेवाएँ प्रदान करता है, और वास्तव में अपनी सेवाएँ व्यावसायिक प्रभागों को बेचता है। और, हालांकि किसी कंपनी के भीतर विभागों के बीच औपचारिक वित्तीय संबंध नहीं हो सकते हैं, प्रत्येक व्यावसायिक इकाई को कम से कम यह समझना चाहिए कि वह आईटी पर कितना खर्च करती है, नए उत्पादों को लॉन्च करने, नई पहलों का परीक्षण करने आदि में कितना खर्च होता है। यह स्पष्ट है कि बुनियादी ढांचे के आधुनिकीकरण और विस्तार का भुगतान पौराणिक "आधुनिकतावादी, सिस्टम इंटीग्रेटर्स और उपकरण निर्माताओं के संरक्षक" द्वारा नहीं किया जाता है, बल्कि व्यवसाय द्वारा किया जाता है, जिसे इन लागतों की प्रभावशीलता को समझना चाहिए।

व्यावसायिक इकाइयाँ आकार के साथ-साथ आईटी संसाधनों के उपयोग की तीव्रता में भी भिन्न होती हैं। इस प्रकार, आईटी बुनियादी ढांचे को अपग्रेड करने की लागत को विभागों के बीच समान रूप से विभाजित करना अपने सभी नुकसानों के साथ दूसरी विधि है। इस मामले में "निष्पक्ष" विधि अधिक बेहतर है, लेकिन यह बहुत अधिक श्रम-गहन है। सबसे इष्टतम विकल्प "अर्ध-निष्पक्ष" विकल्प प्रतीत होता है, जब लागत को पैसे में नहीं, बल्कि कुछ उचित सटीकता के साथ आवंटित किया जाता है, जैसे स्कूल ज्यामिति में हम संख्या π का ​​उपयोग 3,14 के रूप में करते हैं, न कि संख्याओं के पूरे अनुक्रम का। दशमलव बिंदु के बाद.

आईटी सेवाओं की लागत का अनुमान एकल आईटी बुनियादी ढांचे के साथ होल्डिंग्स में बहुत उपयोगी होता है, जब होल्डिंग के हिस्से को एक अलग संरचना में विलय या अलग किया जाता है। यह आपको योजना बनाते समय इन राशियों को ध्यान में रखने के लिए आईटी सेवाओं की लागत की तुरंत गणना करने की अनुमति देता है। साथ ही, आईटी सेवाओं की लागत को समझने से आईटी संसाधनों के उपयोग और स्वामित्व के विभिन्न विकल्पों की तुलना करने में मदद मिलती है। जब कई हजार डॉलर के सूट पहने लोग इस बारे में बात करते हैं कि उनका उत्पाद आईटी लागतों को कैसे अनुकूलित कर सकता है, जो बढ़ाने की जरूरत है उसे बढ़ा सकता है और जो कम करने की जरूरत है उसे कम कर सकता है, आईटी सेवाओं की चल रही लागत का आकलन करने से सीआईओ को विपणन वादों पर आंख मूंदकर भरोसा नहीं करने की अनुमति मिलती है। , लेकिन अपेक्षित प्रभाव का सटीक आकलन करने और परिणामों को नियंत्रित करने के लिए।

व्यवसाय के लिए, आवंटन आईटी सेवाओं की लागत को पहले से समझने का एक अवसर है। किसी भी व्यावसायिक आवश्यकता का मूल्यांकन समग्र आईटी बजट में इतने प्रतिशत की वृद्धि के रूप में नहीं किया जाता है, बल्कि इसे किसी विशिष्ट आवश्यकता या सेवा के लिए राशि के रूप में निर्धारित किया जाता है।

असली मामला

एक बड़ी कंपनी के सीआईओ का मुख्य "दर्द" यह था कि यह समझना आवश्यक था कि व्यावसायिक इकाइयों के बीच लागत कैसे वितरित की जाए और उपभोग के अनुपात में आईटी विकास में भागीदारी की पेशकश कैसे की जाए।

समाधान के रूप में, हमने एक आईटी सेवा कैलकुलेटर विकसित किया जो कुल आईटी लागत को पहले आईटी सेवाओं और फिर व्यावसायिक इकाइयों को आवंटित करने में सक्षम था।

वास्तव में दो कार्य हैं: एक आईटी सेवा की लागत की गणना करना और कुछ ड्राइवरों ("अर्ध-निष्पक्ष" विधि) के अनुसार इस सेवा का उपयोग करने वाली व्यावसायिक इकाइयों के बीच लागत वितरित करना।

पहली नज़र में, यह सरल लग सकता है यदि, शुरुआत से ही, आईटी सेवाओं का उचित रूप से वर्णन किया गया था, सीएमडीबी कॉन्फ़िगरेशन डेटाबेस और आईटी परिसंपत्ति प्रबंधन प्रणाली आईटीएएम में जानकारी दर्ज की गई थी, संसाधन और सेवा मॉडल बनाए गए थे और आईटी सेवाओं की एक सूची बनाई गई थी। विकसित। दरअसल, इस मामले में, किसी भी आईटी सेवा के लिए मूल्यह्रास को ध्यान में रखते हुए यह निर्धारित करना संभव है कि वह किन संसाधनों का उपयोग करती है और इन संसाधनों की लागत कितनी है। लेकिन हम सामान्य रूसी व्यवसाय से निपट रहे हैं, और यह कुछ प्रतिबंध लगाता है। इस प्रकार, कोई सीएमडीबी और आईटीएएम नहीं हैं, केवल आईटी सेवाओं की एक सूची है। प्रत्येक आईटी सेवा आम तौर पर एक सूचना प्रणाली, उस तक पहुंच, उपयोगकर्ता सहायता आदि का प्रतिनिधित्व करती है। आईटी सेवा "डीबी सर्वर", "एप्लिकेशन सर्वर", "डेटा स्टोरेज सिस्टम", "डेटा नेटवर्क" आदि जैसी बुनियादी सुविधाओं का उपयोग करती है। तदनुसार, सौंपे गए कार्यों को हल करने के लिए यह आवश्यक है:

• बुनियादी ढांचा सेवाओं की लागत निर्धारित करें;
• बुनियादी ढांचा सेवाओं की लागत को आईटी सेवाओं में वितरित करें और उनकी लागत की गणना करें;
• व्यावसायिक इकाइयों को आईटी सेवाओं की लागत वितरित करने के लिए ड्राइवरों (गुणांक) का निर्धारण करें और व्यावसायिक इकाइयों को आईटी सेवाओं की लागत आवंटित करें, जिससे कंपनी के अन्य प्रभागों के बीच आईटी विभाग की लागत की राशि वितरित हो सके।

सभी वार्षिक आईटी लागतों को धन के थैले के रूप में दर्शाया जा सकता है। इस बैग का कुछ हिस्सा उपकरण, प्रवासन कार्य, आधुनिकीकरण, लाइसेंस, सहायता, कर्मचारी वेतन आदि पर खर्च किया गया था। हालाँकि, आईटी में अचल संपत्तियों और अमूर्त संपत्तियों के लेखांकन के लिए लेखांकन प्रक्रिया में जटिलता निहित है।

आइए SAP बुनियादी ढांचे के आधुनिकीकरण के लिए एक परियोजना का उदाहरण लें। परियोजना के हिस्से के रूप में, उपकरण और लाइसेंस खरीदे जाते हैं, और सिस्टम इंटीग्रेटर की मदद से काम किया जाता है। किसी परियोजना को बंद करते समय, प्रबंधक को कागजी कार्रवाई तैयार करनी चाहिए ताकि लेखांकन उपकरण को अचल संपत्तियों में शामिल किया जा सके, लाइसेंस को अमूर्त संपत्तियों में शामिल किया जा सके, और अन्य डिजाइन और कमीशनिंग कार्य को आस्थगित खर्चों के रूप में लिखा जाए। समस्या नंबर एक: अचल संपत्तियों के रूप में पंजीकरण करते समय, ग्राहक के एकाउंटेंट को इसकी परवाह नहीं होती कि इसे क्या कहा जाएगा। इसलिए, अचल संपत्तियों में हमें "अपग्रेडएसएपीएंडमाइग्रेशन" संपत्ति प्राप्त होती है। यदि, परियोजना के हिस्से के रूप में, एक डिस्क सरणी का आधुनिकीकरण किया गया था, जिसका एसएपी से कोई लेना-देना नहीं है, तो यह लागत और आगे के आवंटन की खोज को और जटिल बना देता है। वास्तव में, किसी भी उपकरण को "अपग्रेडएसएपीएंडमाइग्रेशन" संपत्ति के पीछे छिपाया जा सकता है, और जितना अधिक समय बीतता है, यह समझना उतना ही मुश्किल होता है कि वास्तव में वहां क्या खरीदा गया था।

यही बात अमूर्त संपत्तियों पर भी लागू होती है, जिनका गणना सूत्र कहीं अधिक जटिल होता है। एक अतिरिक्त जटिलता इस तथ्य से जुड़ जाती है कि उपकरण शुरू करने और उसे बैलेंस शीट पर डालने के समय में लगभग एक वर्ष का अंतर हो सकता है। साथ ही, मूल्यह्रास 5 वर्ष है, लेकिन वास्तव में उपकरण परिस्थितियों के आधार पर कम या ज्यादा काम कर सकते हैं।

इस प्रकार, 100% सटीकता के साथ आईटी सेवाओं की लागत की गणना करना सैद्धांतिक रूप से संभव है, लेकिन व्यवहार में यह एक लंबी और व्यर्थ प्रक्रिया है। इसलिए, हमने एक सरल तरीका चुना: जिन लागतों को आसानी से किसी भी बुनियादी ढांचे या आईटी सेवा के लिए जिम्मेदार ठहराया जा सकता है, उन्हें सीधे संबंधित सेवा के लिए जिम्मेदार ठहराया जाता है। शेष लागत कुछ नियमों के अनुसार आईटी सेवाओं के बीच वितरित की जाती है। यह आपको लगभग 85% की सटीकता प्राप्त करने की अनुमति देगा, जो काफी है।

पहले चरण में बुनियादी ढांचा सेवाओं के लिए लागतों को वितरित करने के लिए, आईटी परियोजनाओं के लिए वित्तीय और लेखांकन रिपोर्ट और "ध्वनि स्वैच्छिकता" का उपयोग उन मामलों में किया जाता है जहां किसी भी बुनियादी ढांचे सेवा के लिए लागत का श्रेय देना संभव नहीं है। लागतें या तो सीधे आईटी सेवाओं या बुनियादी ढांचा सेवाओं को आवंटित की जाती हैं। वार्षिक लागतों के वितरण के परिणामस्वरूप, हमें प्रत्येक बुनियादी ढाँचा सेवा के लिए व्यय की राशि प्राप्त होती है।

दूसरे चरण में आईटी सेवाओं के बीच वितरण गुणांक "एप्लिकेशन सर्वर", "डेटाबेस सर्वर", "डेटा स्टोरेज" आदि जैसी बुनियादी सुविधाओं के लिए निर्धारित किए जाते हैं। कुछ बुनियादी सेवाएँ, उदाहरण के लिए, "कार्यस्थल", "वाई-फाई एक्सेस", "वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग" आईटी सेवाओं के बीच वितरित नहीं की जाती हैं और सीधे व्यावसायिक इकाइयों को आवंटित की जाती हैं।

इस स्तर पर मज़ा शुरू होता है. उदाहरण के तौर पर, "एप्लिकेशन सर्वर" जैसी बुनियादी ढांचा सेवा पर विचार करें। यह लगभग हर आईटी सेवा में, दो आर्किटेक्चर में, वर्चुअलाइजेशन के साथ और बिना, अतिरेक के साथ और बिना मौजूद है। सबसे आसान तरीका उपयोग किए गए कोर के अनुपात में लागत आवंटित करना है। "समान तोते" को गिनने के लिए और भौतिक कोर को आभासी तोतों के साथ भ्रमित न करने के लिए, ओवरसब्सक्रिप्शन को ध्यान में रखते हुए, हम मानते हैं कि एक भौतिक कोर तीन आभासी तोतों के बराबर है। फिर प्रत्येक आईटी सेवा के लिए "एप्लिकेशन सर्वर" अवसंरचना सेवा के लिए लागत वितरण सूत्र इस तरह दिखेगा:

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जहां रुपये "एप्लिकेशन सर्वर" बुनियादी ढांचे सेवा की कुल लागत है, और Kx86 और Kr x86 और पी-श्रृंखला सर्वर की हिस्सेदारी का संकेत देने वाले गुणांक हैं।

गुणांक आईटी बुनियादी ढांचे के विश्लेषण के आधार पर अनुभवजन्य रूप से निर्धारित किए जाते हैं। क्लस्टर सॉफ़्टवेयर, वर्चुअलाइज़ेशन सॉफ़्टवेयर, ऑपरेटिंग सिस्टम और एप्लिकेशन सॉफ़्टवेयर की लागत की गणना अलग-अलग बुनियादी ढाँचा सेवाओं के रूप में की जाती है।

आइए एक अधिक जटिल उदाहरण लें। इन्फ्रास्ट्रक्चर सेवा "डेटाबेस सर्वर"। इसमें हार्डवेयर की लागत और डेटाबेस लाइसेंस की लागत शामिल है। इस प्रकार, उपकरण और लाइसेंस की लागत सूत्र में व्यक्त की जा सकती है:

जहां РHW और РLIC क्रमशः उपकरण की कुल लागत और डेटाबेस लाइसेंस की कुल लागत हैं, और KHW और KLIC अनुभवजन्य गुणांक हैं जो हार्डवेयर और लाइसेंस के लिए लागत का हिस्सा निर्धारित करते हैं।

इसके अलावा, हार्डवेयर के साथ यह पिछले उदाहरण के समान है, लेकिन लाइसेंस के साथ स्थिति थोड़ी अधिक जटिल है। एक कंपनी का परिदृश्य कई अलग-अलग प्रकार के डेटाबेस का उपयोग कर सकता है, जैसे कि Oracle, MSSQL, Postgres, आदि। इस प्रकार, किसी विशिष्ट सेवा के लिए किसी विशिष्ट डेटाबेस, उदाहरण के लिए, MSSQL, के आवंटन की गणना करने का सूत्र इस तरह दिखता है:

जहां KMSSQL एक गुणांक है जो कंपनी के आईटी परिदृश्य में इस डेटाबेस की हिस्सेदारी निर्धारित करता है।

विभिन्न सरणी निर्माताओं और विभिन्न प्रकार के डिस्क के साथ डेटा भंडारण प्रणाली की गणना और आवंटन के साथ स्थिति और भी जटिल है। लेकिन इस भाग का वर्णन एक अलग पोस्ट का विषय है।

नतीजा?

इस अभ्यास का परिणाम एक एक्सेल कैलकुलेटर या एक स्वचालन उपकरण हो सकता है। यह सब कंपनी की परिपक्वता, शुरू की गई प्रक्रियाओं, लागू किए गए समाधानों और प्रबंधन की इच्छा पर निर्भर करता है। ऐसा कैलकुलेटर या डेटा का दृश्य प्रतिनिधित्व व्यावसायिक इकाइयों के बीच लागतों को सही ढंग से वितरित करने और यह दिखाने में मदद करता है कि आईटी बजट कैसे और क्या आवंटित किया गया है। वही उपकरण आसानी से प्रदर्शित कर सकता है कि किसी सेवा की विश्वसनीयता (अतिरेक) में सुधार करने से उसकी लागत कैसे बढ़ती है, सर्वर की लागत से नहीं, बल्कि सभी संबंधित लागतों को ध्यान में रखते हुए। यह व्यवसाय और सीआईओ को समान नियमों द्वारा "एक ही बोर्ड पर खेलने" की अनुमति देता है। नए उत्पादों की योजना बनाते समय, लागत की गणना पहले से की जा सकती है और व्यवहार्यता का आकलन किया जा सकता है।

इगोर ट्युकाचेव, जेट इन्फोसिस्टम्स के सलाहकार

स्रोत: www.habr.com