ईआरपी-सिस्टम: यह क्या है, इसे क्यों लागू करें और क्या आपकी कंपनी को इसकी आवश्यकता है

तैयार ईआरपी सिस्टम लागू करते समय, 53% कंपनियां , अनुभव गंभीर चुनौतियाँ जिनके लिए व्यावसायिक प्रक्रियाओं और संगठनात्मक दृष्टिकोण में बदलाव की आवश्यकता होती है, और 44% कंपनियों को महत्वपूर्ण तकनीकी समस्याओं का सामना करना पड़ता है। लेखों की एक श्रृंखला में, हम बताएंगे कि ईआरपी सिस्टम क्या है, यह कैसे फायदेमंद है, इसके कार्यान्वयन की आवश्यकता कैसे निर्धारित करें, प्लेटफ़ॉर्म प्रदाता चुनते समय आपको क्या जानने की आवश्यकता है और इसे कैसे लागू किया जाए।

ईआरपी सिस्टम की अवधारणा यूएसए से आती है और इसका शाब्दिक अनुवाद एंटरप्राइज रिसोर्स प्लानिंग - एंटरप्राइज रिसोर्स प्लानिंग के रूप में किया जाता है। अकादमिक रूप से, यह इस तरह दिखता है: "ईआरपी उत्पादन और संचालन, श्रम प्रबंधन, वित्तीय प्रबंधन और परिसंपत्ति प्रबंधन को एकीकृत करने के लिए एक संगठनात्मक रणनीति है, जो एक विशेष, एकीकृत एप्लिकेशन सॉफ्टवेयर पैकेज (सॉफ्टवेयर) के माध्यम से उद्यम संसाधनों के निरंतर संतुलन और अनुकूलन पर केंद्रित है। गतिविधि के सभी क्षेत्रों के लिए एक सामान्य डेटा मॉडल और प्रक्रियाएँ प्रदान करता है।"

प्रत्येक आपूर्तिकर्ता अपने फोकस और हल किए जाने वाले कार्यों के आधार पर अपने द्वारा विकसित की गई प्रणाली को अपने तरीके से समझ सकता है। उदाहरण के लिए, एक ईआरपी प्रणाली खुदरा क्षेत्र के लिए अधिक उपयुक्त है, लेकिन तेल रिफाइनरी के लिए उपयुक्त नहीं है। इसके अलावा, प्रत्येक कंपनी और उसके कर्मचारी जो प्लेटफ़ॉर्म का उपयोग करते हैं, वे अपने काम में संपर्क में आने वाले हिस्से के आधार पर इसकी अलग-अलग कल्पना करते हैं।

इसके मूल में, ईआरपी एकल डेटाबेस के आधार पर सभी व्यावसायिक प्रक्रियाओं और कंपनी संसाधनों के प्रबंधन के लिए एक सूचना प्रणाली है। 

आपको ईआरपी प्रणाली की आवश्यकता क्यों है?

किसी भी सूचना प्रणाली की तरह, ईआरपी डेटा के साथ काम करता है। प्रत्येक कर्मचारी और विभाग लगातार सैकड़ों मेगाबाइट जानकारी बनाता है। एक छोटे संगठन में, प्रबंधक के पास प्रक्रियाओं की निगरानी के लिए सभी सूचनाओं और समय तक सीधी पहुंच होती है। यदि एक या दो व्यावसायिक प्रक्रियाओं के ढांचे के भीतर बड़ी मात्रा में डेटा बनाया जाता है, तो प्रबंधक को केवल लक्षित आईटी समाधानों के साथ इसे डिजिटल बनाने की आवश्यकता होती है। आमतौर पर, एक संगठन लेखांकन सॉफ्टवेयर खरीदता है और, उदाहरण के लिए, सीआरएम।

जैसे-जैसे कंपनी बढ़ती है, वे व्यक्तिगत प्रक्रियाएँ जिन्हें प्रबंधित करने में पहले न्यूनतम समय लगता था, बड़ी मात्रा में जानकारी में बदल जाती हैं। अन्य व्यावसायिक प्रक्रियाओं के संयोजन में, असमान सूचना प्रवाह को संयोजित करने और उनका विश्लेषण करने के लिए एक विशाल प्रशासनिक कर्मचारी की आवश्यकता होती है। इसलिए, ERP प्रणाली की आवश्यकता छोटे नहीं, बल्कि मध्यम और बड़े व्यवसायों को होती है।

कैसे समझें कि किसी कंपनी को ERP सिस्टम की आवश्यकता है

हमारे ग्राहकों के लिए एक सामान्य कहानी इस प्रकार है। कुछ बिंदु पर, यह स्पष्ट हो जाता है कि सभी मुख्य प्रक्रियाएं स्वचालित हैं, और कार्य कुशलता में वृद्धि नहीं होती है। 

यह पता चला है कि प्रत्येक प्रक्रिया अपनी अलग सूचना प्रणाली में स्थित है। उन्हें जोड़ने के लिए, कर्मचारी मैन्युअल रूप से प्रत्येक सिस्टम में डेटा दर्ज करते हैं, और फिर प्रबंधन पूरी कंपनी की गतिविधियों का विश्लेषण करने के लिए डुप्लिकेट डेटा को मैन्युअल रूप से एकत्र करता है। सिद्धांत रूप में, ऐसे कार्य यांत्रिकी एक निश्चित बिंदु तक उत्पादक होते हैं। मुख्य बात यह है कि अधिकतम दक्षता प्राप्त करने के क्षण को उसके घटित होने से पहले ही निर्धारित करना है, न कि तब जब आपातकालीन मोड में प्रक्रियाओं के तंत्र को बदलना आवश्यक हो।

कोई भी सूचना प्रणाली यह रिपोर्ट नहीं करेगी कि वह क्षण आ गया है जब कंपनी उस स्तर तक बढ़ गई है जहां ईआरपी प्रणाली की आवश्यकता है। विश्व अनुभव 4 मुख्य संकेत दिखाता है जो आपको इसे समझने की अनुमति देंगे:

सूचित प्रबंधन निर्णय लेने के लिए पर्याप्त डेटा नहीं है।

व्यवसाय में किसी भी निर्णय के परिणाम अंततः वित्तीय हानि या, इसके विपरीत, आय में होते हैं। किसी निर्णय की गुणवत्ता उस जानकारी पर निर्भर करती है जिस पर वह आधारित है। यदि डेटा पुराना, अधूरा या गलत है, तो निर्णय गलत या असंतुलित होगा। 

जानकारी की असंगति के मुख्य कारण: 

• महत्वपूर्ण जानकारी अलग-अलग कर्मचारियों और विभागों के बीच बिखरी हुई है; 

• डेटा संग्रह के लिए कोई नियम नहीं हैं; 

• जानकारी अलग-अलग भूमिकाओं वाले और अलग-अलग समय पर कर्मचारियों द्वारा एकत्र की जाती है।

एक ईआरपी प्लेटफ़ॉर्म के साथ जो आपकी व्यावसायिक प्रक्रियाओं में फिट बैठता है, आप अपने सभी डेटा को केंद्रीकृत कर सकते हैं। सभी जानकारी प्रत्येक कर्मचारी और विभाग द्वारा वास्तविक समय में एक ही सिस्टम में बनाई जाती है। इसका मतलब यह है कि आपको और कंपनी में किसी अन्य व्यक्ति को जिस डेटा की आवश्यकता हो सकती है वह हमेशा यथासंभव सटीक और अद्यतित हो।

आईटी प्रणालियों के बीच एकीकरण की कमी से परिचालन विफलताएं होती हैं और कंपनी के विकास में बाधा आती है।

डेटा प्रारूप के लिए प्रत्येक आईटी प्रणाली की अपनी आवश्यकताएं होती हैं, जो अलग-अलग समय पर बनाई जाती हैं और विभिन्न प्रौद्योगिकियों, सिद्धांतों और प्रोग्रामिंग भाषाओं का उपयोग करती हैं। यह कर्मचारियों के काम में परिलक्षित होता है, जो विभिन्न भाषाओं में बातचीत करते हैं, और बातचीत की गति में। 

एक ईआरपी प्रणाली व्यक्तिगत कार्यों को एक एकीकृत और समझने में आसान स्थान में जोड़ती है। ईआरपी प्रणाली एक अनुवादक के रूप में कार्य करती है, जो सहयोग और निरंतरता सुनिश्चित करने के लिए कई प्रोग्रामिंग भाषाएं बोलती है।

आपके ग्राहक सेवा से नाखुश हैं.

यदि ग्राहक शिकायत करते हैं या चले जाते हैं, तो आपको दक्षता के बारे में सोचना चाहिए। इसका कारण आपूर्ति से अधिक मांग, देर से डिलीवरी, धीमी सेवा या बस एक सामान्य भावना है कि व्यवसाय के पास हर ग्राहक की देखभाल करने के लिए संसाधन या समय नहीं है। 

जब कोई व्यवसाय मध्यम या बड़े आकार में विकसित हो जाता है, तो ईआरपी असंतुष्ट ग्राहकों को वफादार ग्राहकों में बदल देता है। ग्राहक सेवा में सुधार महसूस करने लगते हैं और कंपनी के साथ-साथ बदलाव का अनुभव करने लगते हैं।

आप पुरानी प्रणालियों का उपयोग कर रहे हैं.

के अनुसार अन्वेषण Veeam 2020 डेटा प्रोटेक्शन ट्रेंड्स रिपोर्ट के अनुसार, डिजिटल व्यवसाय परिवर्तन में मुख्य बाधा पुरानी प्रौद्योगिकियाँ हैं। यदि कोई कंपनी अभी भी मैनुअल एंट्री सिस्टम या कागजी दस्तावेजों के साथ काम कर रही है, तो महामारी के बाद की अवधि में वह निश्चित रूप से पीछे रह जाएगी। 

इसके अलावा, किसी कंपनी का आईटी सिस्टम काफी आधुनिक हो सकता है लेकिन विघटित हो सकता है। इस मामले में, प्रत्येक विभाग अपना स्वयं का सूचना बंकर बनाता है, जिसमें से डेटा खुराक में या गलत तरीके से निकलता है। यदि व्यक्तिगत प्रणालियों का एकीकरण अत्यधिक महंगा या असंभव है, तो उन्हें एकल ईआरपी प्रणाली में बदलना आवश्यक है।

ईआरपी प्रणाली किसी व्यवसाय को क्या लाभ प्रदान करती है?

ईआरपी सिस्टम एक ऐसा उत्पाद है जिसे कोई कंपनी अपने खर्च पर खरीदती है। इसके कार्यान्वयन को एक ऐसे निवेश के रूप में देखा जाता है जिससे लाभ मिलना चाहिए। कोई भी ईआरपी सिस्टम निर्माता यह गारंटी नहीं देता कि यह कंपनी के राजस्व में वृद्धि लाएगा। और यह न केवल ईआरपी सिस्टम पर लागू होता है, बल्कि किसी भी आईटी समाधान पर भी लागू होता है। हालाँकि, कार्यान्वयन के सभी लाभ अप्रत्यक्ष रूप से मुनाफे को प्रभावित करते हैं:

आईटी सिस्टम पर बचत

कई अलग-अलग प्रणालियों पर संसाधन खर्च करने के बजाय, जिनमें से प्रत्येक को विशेष समर्थन, बुनियादी ढांचे, लाइसेंस और कर्मचारी प्रशिक्षण की आवश्यकता होती है, आप सभी लागतों को एक ईआरपी प्लेटफॉर्म पर केंद्रित कर सकते हैं। इसमें ऐसे मॉड्यूल शामिल हैं जो अलग-अलग प्रणालियों को एकीकृत भागों से प्रतिस्थापित करते हैं। 

यदि किसी विशिष्ट कंपनी की जरूरतों को पूरा करने के लिए ईआरपी सिस्टम को शुरू से विकसित किया जाता है, तो इसमें तीसरे पक्ष के सिस्टम और सेवाएं शामिल हो सकती हैं जो व्यापार भागीदारों, आपूर्तिकर्ताओं, ग्राहकों और अन्य समकक्षों के साथ काम करने के लिए सुविधाजनक होंगी।

पूर्ण पारदर्शिता

ईआरपी प्रबंधन को किसी भी विभाग की प्रत्येक व्यावसायिक प्रक्रिया तक 24/7 पूर्ण पहुंच प्रदान करता है। उदाहरण के लिए, आप दैनिक आधार पर इन्वेंट्री को ट्रैक कर सकते हैं, जिसमें नियोजित डिलीवरी और ट्रांज़िट में डिलीवरी शामिल हैं। इन्वेंट्री स्तरों की पूरी तस्वीर होने से आप कार्यशील पूंजी को अधिक सटीक रूप से नियंत्रित कर सकते हैं।

स्वचालित रिपोर्ट और शक्तिशाली योजना

ईआरपी सभी प्रक्रियाओं के लिए एकल, एकीकृत रिपोर्टिंग प्रणाली बनाता है। यह किसी भी समय स्वचालित रूप से उपयोगी रिपोर्ट और विश्लेषण उत्पन्न करता है। इससे प्रबंधन को स्प्रेडशीट और पत्रों को मैन्युअल रूप से एकत्र करने की आवश्यकता नहीं होगी। 

इस प्रकार, मंच रणनीतिक योजना, बेहतर विश्लेषण और विभागीय प्रदर्शन की तुलना के लिए समय मुक्त करता है। एक ईआरपी सिस्टम एनालिटिक्स में उन रुझानों को खोजने में मदद करता है जिन पर पहले ध्यान नहीं दिया गया था और जिन्हें नोटिस करने का मौका भी नहीं मिला था।

बढ़ी हुई दक्षता

ईआरपी अपने आप में कोई रामबाण इलाज नहीं है. यह न केवल व्यवसाय की विशिष्टताओं का अनुपालन करना महत्वपूर्ण है, बल्कि इसे सही ढंग से लागू करना भी महत्वपूर्ण है। के अनुसार अन्वेषण 315 ऑफ-द-शेल्फ ईआरपी सिस्टम प्रदाताओं के साथ, उद्योग के आधार पर, केवल आंशिक रूप से सफल कार्यान्वयन की हिस्सेदारी 25 से 41 प्रतिशत के बीच अनुमानित थी। सही ईआरपी नियमित काम पर खर्च होने वाले समय और प्रयास को काफी कम कर देता है। 

ग्राहक सेवा

ग्राहक सेवा व्यवसाय का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। एक ईआरपी प्रणाली कर्मचारियों का ध्यान ग्राहक रजिस्टर बनाए रखने से हटाकर ग्राहकों के साथ संबंध बनाने और बनाए रखने पर केंद्रित कर देती है। 

आंकड़े बताते हैं कि 84 प्रतिशत ग्राहक निराश हैं कंपनी में यदि उन्हें प्रश्नों के पर्याप्त उत्तर नहीं मिलते हैं। ईआरपी कर्मचारी को संपर्क के समय ही सभी आवश्यक जानकारी और ग्राहक इतिहास प्रदान करता है। इसके साथ, कर्मचारी नौकरशाही से नहीं, बल्कि ग्राहकों को आकर्षित करने और बनाए रखने से निपटते हैं। कंपनी में हुए बदलावों के बारे में जाने बिना भी ग्राहक इसके कार्यान्वयन का लाभ महसूस करते हैं।

डेटा सुरक्षा

शायद ही कोई ऐसी सूचना प्रणाली है जो डेटा सुरक्षा की पूर्ण गारंटी दे सके। ग्राहकों और कर्मचारियों का व्यक्तिगत डेटा, ईमेल, बौद्धिक संपदा, वित्तीय डेटा, चालान, अनुबंध - जितने अधिक सिस्टम इस जानकारी को संसाधित करते हैं, जोखिमों को ट्रैक करना उतना ही कठिन होता है। ईआरपी प्रणाली पहुंच, डेटा इनपुट और आउटपुट और सूचना के केंद्रीकृत भंडारण के लिए समान मानक पेश करती है। 

हालाँकि, रेडी-मेड ईआरपी सिस्टम की बाजार हिस्सेदारी जितनी अधिक होगी, उतनी ही अधिक बार यह हैकर के हमलों का शिकार होगा। अपना स्वयं का ईआरपी सिस्टम विकसित करना बेहतर होगा, जिसके कोड आधार तक केवल आपकी पहुंच होगी। यदि आपकी कंपनी का ईआरपी सिस्टम नए सिरे से विकसित किया गया है, तो हैकर्स पहले कमजोरियों का परीक्षण करने के लिए सिस्टम की प्रतियां नहीं ढूंढ पाएंगे।

सहयोग उत्पादकता

अक्सर विभागों या कर्मचारियों के बीच सहयोग में रुचि कम हो जाती है क्योंकि डेटा ट्रांसफर के लिए कई नियमित संचालन की आवश्यकता होती है या कंपनी में मनोवैज्ञानिक माहौल के कारण। एक एकीकृत प्रणाली सूचना तक पहुंच को स्वचालित करती है, मानव कारक के नकारात्मक अनुभव को समाप्त करती है और कंपनी के भीतर संचार को गति देती है।

एकीकृत व्यावसायिक प्रक्रियाएँ

पूर्व-निर्मित ईआरपी सिस्टम उद्योग की सर्वोत्तम प्रथाओं के अनुसार विकसित किए गए हैं। यह व्यवसायों को अपनी प्रक्रियाओं को मानकीकृत करने की अनुमति देता है। 

हालाँकि, वास्तव में, एक उद्यम को एक कठिन विकल्प चुनना पड़ता है: या तो उद्यम के मानकों को पूरा करने के लिए ईआरपी प्रणाली को स्थापित करने और संशोधित करने में लंबा और महंगा समय लगता है, या अपनी स्वयं की व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करना दर्दनाक होता है। ईआरपी प्रणाली के मानक 

एक तीसरा तरीका है - शुरुआत में अपनी खुद की व्यावसायिक प्रक्रियाओं के लिए सिस्टम विकसित करना।

scalability

चाहे आप अपने ग्राहक आधार का विस्तार कर रहे हों, नए बाज़ारों में विस्तार कर रहे हों, नई प्रक्रियाओं, विभागों या उत्पादों को पेश कर रहे हों, या अन्यथा अपने व्यवसाय को बढ़ा रहे हों, सही विक्रेता के साथ, आपका ईआरपी प्लेटफ़ॉर्म बदलाव के अनुकूल हो सकता है।

चूंकि ईआरपी प्रणाली को कंपनी की सभी प्रक्रियाओं में लागू किया जा रहा है, इसलिए विशिष्टताओं के आधार पर लाभों की सूची बढ़ सकती है। बाजार में दर्जनों और सैकड़ों तैयार समाधान विकसित किए गए हैं जो खरीदारों को एक ही आपूर्तिकर्ता के ढांचे के भीतर सदस्यता, अपडेट और समर्थन की गति, बंद कार्यक्षमता और वास्तुकला के ढांचे में मजबूर करते हैं। केवल आपकी अपनी ईआरपी प्रणाली का विकास ही बिना किसी प्रतिबंध के अधिकतम अवसर प्रदान करता है। 

ईआरपी सिस्टम निर्माता का चयन कैसे करें, पैसे न खोने के लिए क्या प्रश्न पूछें और कार्यान्वयन की योजना बनाते समय क्या विचार करें, यह जानने के लिए निम्नलिखित लेख पढ़ें।

स्रोत: www.habr.com