कैसे हमने कई सौ लोगों की एक वितरित टीम को एसएएएस में स्थानांतरित कर दिया

सहयोग पारंपरिक कार्यालय उपकरणों का एक दर्द बिंदु है। जब दस लोग एक ही समय में किसी फ़ाइल पर काम कर रहे होते हैं, तो अधिक समय और प्रयास संपादन पर नहीं, बल्कि परिवर्तनों और उनके लेखकों की खोज पर खर्च होता है। यह कई अनुप्रयोगों के कारण जटिल है जो हमेशा संगत नहीं होते हैं। इस समस्या को हल करने का एक तरीका क्लाउड-आधारित ऑफिस सुइट्स में जाना है। उनमें से बहुत सारे नहीं हैं, और हम आपको बताएंगे कि कैसे हमने फॉरेक्स क्लब के कर्मचारियों की रूढ़िवादिता पर काबू पाया और केवल कुछ महीनों में सौ कार्यालयों वाली एक वितरित कंपनी को जी सूट में स्थानांतरित करने में सक्षम हुए।

आपने परिवर्तन करने का निर्णय क्यों लिया?

फॉरेक्स क्लब को आमतौर पर विदेशी विनिमय दरों पर ऑनलाइन ट्रेडिंग के संदर्भ में याद किया जाता है। लेकिन यह कंपनी दुनिया के विभिन्न देशों में कई प्रकार के मुद्रा उपकरणों के साथ काम करती है। इस वजह से, इसके पास ग्राहकों के लिए अपने स्वयं के मंच के साथ एक बहुत ही जटिल आईटी बुनियादी ढांचा है।

जिस समय हमारी मुलाकात हुई, उस समय कंपनी का बैक ऑफिस कई अलग-अलग प्लेटफॉर्म और एप्लिकेशन का उपयोग करता था। अधिकांश कर्मचारियों के लिए मुख्य कार्य उपकरण माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सुइट और जिम्ब्रा पर मेल था। इन सबसे ऊपर यह अतिरिक्त भंडारण, बैकअप, एंटीवायरस, कई कनेक्टर और एकीकरण के साथ-साथ समय-समय पर ऑडिट के साथ माइक्रोसॉफ्ट और ज़िम्ब्रा लाइसेंस प्रबंधन का एक अधिरचना था।

फॉरेक्स क्लब आईटी विभाग के लिए इस प्रणाली को बनाए रखना महंगा था। जटिल बुनियादी ढांचे के लिए बड़ी संख्या में सर्वर किराए पर लेना, इन सर्वरों के बंद होने या इंटरनेट कनेक्शन विफलता की स्थिति में डीआरपी योजना और बैकअप की आवश्यकता होती है। समस्या-मुक्त संचालन सुनिश्चित करने के लिए, समय के साथ, प्रशासकों का एक विशेष विभाग बनाया गया, जिन पर अभी भी लाइसेंस ऑडिट का कार्य सौंपा गया था।

विभिन्न कार्यक्रमों की प्रचुरता के कारण, फॉरेक्स क्लब के सामान्य कर्मचारियों के बीच समस्याएँ उत्पन्न हुईं। दस्तावेज़ संस्करण ट्रैकिंग के बिना, कुछ संशोधनों के लेखक और किसी पाठ या तालिका के अंतिम संस्करण को ढूंढना मुश्किल था। 

रखरखाव लागत को कम करने के प्रयास में, फॉरेक्स क्लब उन्हीं समस्याओं को हल करने के लिए एक सरल तरीका ढूंढ रहा था। यहीं से हमारी बातचीत शुरू हुई.

एक विकल्प ढूँढना

Для реализации полноценной совместной работы нужно было менять сам подход — уходить от локальных хранилищ в облако. Forex Club начал искать общее облачное решение для всех офисных приложений. Кандидатов было два: Office 365 и G Suite. 

Office 365 एक प्राथमिकता थी, क्योंकि कई Microsoft लाइसेंस फ़ॉरेक्स क्लब से खरीदे गए थे। लेकिन Office 365, Office सुइट की कार्यक्षमता का केवल एक भाग ही क्लाउड पर लाता है। उपयोगकर्ताओं को अभी भी अपने व्यक्तिगत खाते से एप्लिकेशन डाउनलोड करने और पुरानी योजना के अनुसार दस्तावेज़ों के साथ काम करने के लिए इसका उपयोग करने की आवश्यकता है: संस्करण अनुक्रमित के साथ प्रतियां भेजें और पुनः सहेजें।

Google क्लाउड के G Suite में अधिक सहयोग सुविधाएँ हैं और यह सस्ता है। Microsoft उत्पादों के मामले में, आपको एंटरप्राइज़ अनुबंध का उपयोग करना होगा, और यह खर्च का एक पूरी तरह से अलग स्तर है (यहां तक ​​कि खरीदे गए सॉफ़्टवेयर को ध्यान में रखते हुए भी)। और हमारी मदद से, जी सूट का कार्यान्वयन Google कार्यक्रम के तहत हुआ, जिसने बड़े ग्राहकों को कंपनी की सेवाओं पर स्विच करने की लागत के लिए मुआवजा दिया।

कर्मचारियों द्वारा उपयोग की जाने वाली अधिकांश सेवाओं को जी सूट में स्थानांतरित करने की योजना बनाई गई थी:

• कैलेंडर और ईमेल (जीमेल और गूगल कैलेंडर);
• नोट्स (Google Keep);
• चैट और ऑनलाइन सम्मेलन (चैट, हैंगआउट);
• ऑफिस सुइट और सर्वेक्षण जनरेटर (Google डॉक्स, Google फ़ॉर्म);
• साझा भंडारण (जीड्राइव)।

नकारात्मकता पर काबू पाना

किसी भी उपकरण के कार्यान्वयन, यहां तक ​​कि सबसे सुविधाजनक उपकरण को भी हमेशा अंतिम उपयोगकर्ताओं से नकारात्मक प्रतिक्रियाओं का सामना करना पड़ता है। मुख्य कारण रूढ़िवाद है, क्योंकि लोग कुछ भी बदलना नहीं चाहते हैं और काम के नए तरीकों के अभ्यस्त हो जाते हैं। स्थिति वेब उपस्थिति की विशिष्ट धारणा से जटिल थी, जैसे कि केवल साइटों पर चलना (लेकिन इन साइटों पर काम नहीं करना), जो गैर-आईटी कर्मचारियों के बीच आम है। उन्हें समझ नहीं आ रहा था कि इसके साथ कैसे काम किया जाए।

फॉरेक्स क्लब की ओर से, दिमित्री ओस्ट्रोवरखोव परियोजना के कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार थे। उन्होंने कार्यान्वयन चरणों की निगरानी की, उपयोगकर्ताओं की प्रतिक्रिया एकत्र की और कार्यों को प्राथमिकता दी। संयुक्त तैयारी, कर्मचारी सर्वेक्षण और कंपनी के नियमों की व्याख्या ने हमारे लिए शुरुआत करना आसान बना दिया।

इस प्रोजेक्ट में सॉफ्टलाइन का मुख्य कार्य उपयोगकर्ताओं और सिस्टम प्रशासकों को प्रशिक्षित करना और पहले चरण में तकनीकी सहायता प्रदान करना था। हमने प्रशिक्षणों की एक श्रृंखला के माध्यम से समझाया कि उत्पाद को कैसे काम करना चाहिए। कुल मिलाकर, हमने 15 घंटे के 4 प्रशिक्षण आयोजित किए। पहला - पायलट से पहले - सिस्टम प्रशासकों के लिए जो परिवर्तन के लिए जमीन तैयार कर रहे थे। और इसके बाद वाले सामान्य कर्मचारियों के लिए हैं। 

मुख्य प्रशिक्षण कार्यक्रम के हिस्से के रूप में, हमने उन लाभों पर जोर दिया, जिससे अंतिम उपयोगकर्ताओं को नए टूल का उपयोग करने में होने वाली कठिनाइयों की भरपाई हुई। और प्रत्येक प्रशिक्षण के अंत में, कर्मचारी अपने स्वयं के प्रश्न लेकर आ सकते हैं, जिससे काम की शुरुआत में आने वाली कमियाँ दूर हो जाती हैं।

हालाँकि फ़ॉरेक्स क्लब अपने स्वयं के ग्राहकों के लिए प्रशिक्षण सेमिनार आयोजित करता है, लेकिन आवश्यक दक्षता वाले शिक्षकों की कमी के कारण कंपनी स्वयं जी सूट पर प्रशिक्षण शुरू नहीं कर सकी। हमारे प्रशिक्षणों के प्रभाव का मूल्यांकन करने के लिए, फॉरेक्स क्लब ने प्रशिक्षण से पहले और उसके कुछ समय बाद छात्र सर्वेक्षण आयोजित किया। पहले सर्वेक्षण में आगामी परिवर्तनों के बारे में अधिकतर नकारात्मक धारणा दिखाई गई। दूसरा, इसके विपरीत, सकारात्मकता में वृद्धि है। लोगों को यह एहसास होने लगा कि यह उनके काम पर लागू होता है।

पायलट कार्यालय

यह परियोजना 2017 के अंत में शुरू हुई, जब दस सिस्टम प्रशासकों ने जी सूट पर स्विच किया। इन लोगों को ऐसे अग्रणी बनना था जिन्होंने समाधान के फायदे और नुकसान की पहचान की और परिवर्तन के लिए मंच तैयार किया। हमने उनकी प्रतिक्रिया और सिफारिशों को ध्यान में रखा और जनवरी 2018 में हमने गैर-आईटी कर्मचारियों के पहले परीक्षण परिवर्तन के लिए एक स्थानीय सिस्टम प्रशासक के साथ एक मध्यम आकार की शाखा का चयन किया।

परिवर्तन एक साथ किया गया था. हां, लोगों के लिए नए टूल पर स्विच करना मुश्किल है, इसलिए क्लाउड समाधान और डेस्कटॉप एप्लिकेशन के बीच विकल्प को देखते हुए, उपयोगकर्ता अधिक परिचित डेस्कटॉप की ओर झुकेंगे और वैश्विक अपग्रेड योजनाओं को धीमा कर देंगे। इसलिए पायलट कार्यालय प्रशिक्षण पूरा होने पर, हमने तुरंत सभी को जी सूट में स्थानांतरित कर दिया। पहले कुछ हफ़्तों के दौरान, कुछ प्रतिरोध हुआ; इसे स्थानीय सिस्टम प्रशासक द्वारा निपटाया गया, जिसने सभी कठिन बिंदुओं को समझाया और दिखाया।

पायलट कार्यालय के बाद, हमने फॉरेक्स क्लब के पूरे आईटी विभाग को पूरी तरह से जी सूट में स्थानांतरित कर दिया।

शाखा नेटवर्क बदलना

पायलट प्रोजेक्ट के अनुभव का विश्लेषण करने के बाद, फॉरेक्स क्लब आईटी विभाग के साथ मिलकर, हमने कंपनी के बाकी हिस्सों के लिए एक संक्रमण योजना विकसित की। मूल रूप से यह योजना बनाई गई थी कि यह प्रक्रिया दो चरणों में होगी। पहले चरण में, हम केवल सबसे वफादार विदेशी मुद्रा क्लब कर्मचारियों को उत्पाद के लिए प्रशिक्षित करना चाहते थे, जो अपने कार्यालयों में परियोजना को बढ़ावा देंगे और दूसरे चरण के हिस्से के रूप में सहकर्मियों को नए मंच पर जाने में मदद करेंगे। कंपनी में "इंजीलवादियों" का चयन करने के लिए, हमने एक सर्वेक्षण किया, जिसके परिणाम सभी अपेक्षाओं से अधिक थे: पूरे फॉरेक्स क्लब के लगभग आधे लोगों ने प्रतिक्रिया दी। फिर हमने इस प्रक्रिया को लंबा न खींचने का फैसला किया और "कर्मचारियों के माध्यम से कार्यान्वयन" चरण को छोड़ दिया।

जैसा कि पायलट प्रोजेक्ट में था, सबसे पहले प्रधान कार्यालयों को स्थानांतरित किया गया, जहां एक स्थानीय सिस्टम प्रशासक है - उसने उभरती कठिनाइयों से निपटने में मदद की। प्रत्येक कार्यालय में, नए उपकरणों में परिवर्तन प्रशिक्षण से पहले किया गया था। प्रशिक्षण की योजना एक लचीले शेड्यूल के अनुसार बनाई जानी थी जिसमें विभिन्न समय क्षेत्रों और कार्य शेड्यूल को ध्यान में रखा गया था। उदाहरण के लिए, कजाकिस्तान और चीन के कार्यालयों के लिए, प्रशिक्षण मास्को समयानुसार सुबह 5 बजे शुरू होना था (वैसे, जी सूट चीन में बहुत अच्छा काम करता है, चाहे कुछ भी हो)।

मुख्य कार्यालयों के बाद, शाखा नेटवर्क जी सुइट पर स्विच हो गया - लगभग 100 अंक। परियोजना के अंतिम चरण की ख़ासियत यह थी कि इन शाखाओं में मुख्य रूप से बिक्री वाले लोग कार्यरत हैं जो स्प्रेडशीट के साथ बहुत काम करते हैं। डेटा ट्रांसफर करने में मदद के लिए हमने उनके लिए दो सप्ताह तक प्रशिक्षण आयोजित किया।

उसी समय, हमारे विशेषज्ञों ने फ़ॉरेक्स क्लब का समर्थन करने के लिए "पीछे" काम किया, क्योंकि जी सूट में संक्रमण के तुरंत बाद, तकनीकी सहायता के लिए कॉल की संख्या उम्मीद के मुताबिक बढ़ गई। अनुरोधों का चरम शाखा नेटवर्क के संक्रमण के दौरान हुआ, लेकिन धीरे-धीरे अनुरोधों की संख्या कम होने लगी। कार्यालय उत्पादों और ई-मेल, सॉफ़्टवेयर लाइसेंस प्रबंधन, सर्वर और नेटवर्क उपकरण के साथ-साथ बैकअप संचार चैनलों के लिए अनुरोध विशेष रूप से कम हो गए हैं। अर्थात्, कार्यान्वयन ने समर्थन की पहली पंक्ति और बैक ऑफिस पर भार कम कर दिया है।

कुल मिलाकर, कार्यालयों के स्थानांतरण में लगभग दो महीने लगे: फरवरी 2018 में, मुख्य विभागों में काम पूरा हो गया, और मार्च में - पूरे शाखा नेटवर्क में।

नुकसान

ईमेल माइग्रेशन की गति एक बड़ी समस्या बन गई है। IMAP सिंक का उपयोग करके एक ईमेल को जिम्ब्रा से जीमेल में स्थानांतरित करने में 1 सेकंड का समय लगा। एक सौ फॉरेक्स क्लब कार्यालयों में लगभग 700 कर्मचारी काम करते हैं, और उनमें से प्रत्येक के पास हजारों पत्र हैं (कुल मिलाकर वे 2 मिलियन से अधिक ग्राहकों को सेवा प्रदान करते हैं)। इसलिए, माइग्रेशन को तेज़ करने के लिए, हमने जी सूट माइग्रेशन टूल का उपयोग किया; इसके साथ, ईमेल कॉपी करने की प्रक्रिया तेज़ हो गई। 

कैलेंडर और कार्यों से डेटा स्थानांतरित करने की कोई आवश्यकता नहीं थी। हालाँकि पुराने बुनियादी ढांचे में कुछ समाधान थे, लेकिन कर्मचारियों द्वारा उनका पूरी तरह से उपयोग नहीं किया गया था। उदाहरण के लिए, कॉर्पोरेट कैलेंडर को बिट्रिक्स पर एक पोर्टल के रूप में लागू किया गया था, जो असुविधाजनक है, इसलिए कर्मचारियों के पास अपने स्वयं के उपकरण थे, और कर्मचारी स्वयं डेटा ट्रांसफर करते थे।

साथ ही, परिचालन दस्तावेजों का हस्तांतरण उपयोगकर्ताओं के हाथों में था (हम केवल वर्तमान कार्य पर डेटा के बारे में बात कर रहे हैं - कंपनी के ज्ञान आधार के लिए एक अलग समाधान का उपयोग किया जाता है)। यहां कोई प्रश्न नहीं था. यह सिर्फ इतना है कि कुछ बिंदु पर एक प्रशासनिक रेखा खींची गई थी - स्थानीय रूप से संग्रहीत जानकारी की जिम्मेदारी स्वयं उपयोगकर्ताओं को दी गई थी, जबकि Google ड्राइव पर डेटा की सुरक्षा और सुरक्षा की निगरानी पहले से ही आईटी विभाग द्वारा की गई थी। 

दुर्भाग्य से, सभी वर्कफ़्लो के लिए जी सूट में एनालॉग्स ढूंढना संभव नहीं था। उदाहरण के लिए, सामान्य मेलबॉक्स, जिनका उपयोग फॉरेक्स क्लब के कर्मचारी करते हैं, में जीमेल में फिल्टर नहीं होते हैं, इसलिए एक विशिष्ट पत्र ढूंढना मुश्किल होता है। Google चैट में SSO प्राधिकरण के साथ भी ऐसी ही कठिनाई थी, लेकिन Google समर्थन के अनुरोध के माध्यम से इस समस्या का समाधान किया गया।

उपयोगकर्ताओं के लिए मुख्य समस्याएँ इस तथ्य से संबंधित थीं कि Google सेवाओं में अभी तक प्रतिस्पर्धियों के कुछ कार्य नहीं हैं, उदाहरण के लिए, Skype या Office 365। Hangouts आपको केवल कॉल करने की अनुमति देता है, Google चैट में उद्धरण का अभाव है, और Google शीट में समर्थन का अभाव है माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल मैक्रोज़ के लिए.

इसके अतिरिक्त, Microsoft और Google क्लाउड उत्पाद तालिका संपादन टूल को अलग तरीके से अपनाते हैं। तालिकाओं वाली वर्ड फ़ाइलें कभी-कभी गलत फ़ॉर्मेटिंग के साथ Google डॉक्स में खुल जाती हैं।

जैसे-जैसे हम नए बुनियादी ढांचे के आदी हो गए, कुछ कठिनाइयों को वैकल्पिक दृष्टिकोण के माध्यम से हल किया गया। उदाहरण के लिए, स्प्रेडशीट में मैक्रोज़ के बजाय स्क्रिप्ट का उपयोग किया जाता है, जिसे फॉरेक्स क्लब के कर्मचारियों ने और भी अधिक सुविधाजनक पाया। केवल फॉरेक्स क्लब के वित्तीय विभाग के लिए एक एनालॉग ढूंढना संभव नहीं था, जो 1सी रिपोर्ट (स्क्रिप्ट, जटिल स्वरूपण के साथ) से संबंधित है। इसलिए उन्होंने केवल सहयोग के लिए Google शीट पर स्विच किया। अन्य दस्तावेज़ों के लिए, कार्यालय पैकेज (एक्सेल) का अभी भी उपयोग किया जाता है। 

कुल मिलाकर, फ़ॉरेक्स क्लब ने लगभग 10% Microsoft Office लाइसेंस बरकरार रखे। ऐसी परियोजनाओं के लिए यह सामान्य अभ्यास है: कुछ ही कर्मचारी ऑफिस सुइट्स के उन्नत कार्यों का उपयोग करते हैं, इसलिए बाकी लोग आसानी से प्रतिस्थापन स्वीकार कर लेते हैं।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि बाकी बुनियादी ढांचे पर कोई बड़े पैमाने पर परिवर्तन नहीं किए गए। फॉरेक्स क्लब ने जीरा और कॉन्फ्लुएंस को नहीं छोड़ा है, हालांकि इसने परिचालन कार्यों के लिए Google Keep को लागू किया है। जीरा और कॉन्फ्लुएंस को जी सूट के साथ एकीकृत करने के लिए, हमने प्लगइन्स तैनात किए हैं जो आपको डेटा को तुरंत स्थानांतरित करने की अनुमति देते हैं। निगरानी प्रणाली को संरक्षित किया गया है, साथ ही कई अतिरिक्त उपकरण भी: ट्रेलो, टीमअप, सीआरएम, मेट्रिक्स, एडब्ल्यूएस, आदि। स्वाभाविक रूप से, सिस्टम प्रशासक शाखाओं में बने रहे।

Chromebook प्रयोग

लागत में कटौती का रास्ता तलाशते हुए, फॉरेक्स क्लब ने सभी को क्रोमबुक द्वारा संचालित मोबाइल वर्कस्टेशन पर ले जाने की कल्पना की। यह डिवाइस अपने आप में बेहद सस्ता है, और क्लाउड सेवाओं के उपयोग से इस पर वर्कस्टेशन को तुरंत तैनात करना संभव था।

हमने बिक्री विभाग में 25 लोगों के उपयोगकर्ताओं के एक छोटे समूह पर मोबाइल वर्कस्टेशन का परीक्षण किया। इस विभाग में कर्मचारियों के पास ऐसे कार्य नहीं थे जो उन्हें केवल वेब के माध्यम से काम करने से रोकते, इसलिए यह प्रवासन उनके लिए निर्बाध होना चाहिए था। लेकिन परीक्षण के परिणामों के आधार पर, यह पता चला कि एक सस्ते क्रोमबुक का हार्डवेयर सभी फॉरेक्स क्लब कॉर्पोरेट अनुप्रयोगों के सही संचालन के लिए पर्याप्त नहीं है। और अधिक महंगे मॉडल जो तकनीकी मापदंडों में फिट होंगे, लागत में क्लासिक विंडोज-आधारित लैपटॉप के बराबर निकले। परिणामस्वरूप, उन्होंने इस परियोजना को छोड़ने का निर्णय लिया।

G Suite के आने से क्या बदल गया है

सभी पूर्वाग्रहों और अविश्वास के विपरीत, प्रशिक्षण के 3 महीने बाद ही, 80% कर्मचारियों ने सर्वेक्षण में नोट किया कि जी सूट ने वास्तव में उनके लिए दस्तावेज़ों के साथ काम करना आसान बना दिया है। परिवर्तन के बाद, कर्मचारियों की गतिशीलता बढ़ी और वे पहनने योग्य उपकरणों का उपयोग करके अधिक काम करने लगे:

फॉरेक्स क्लब के अनुसार मोबाइल डिवाइस उपयोग के आँकड़े

Google फॉर्म ने काफी लोकप्रियता हासिल की है। विभागों के भीतर, वे उन सर्वेक्षणों को शीघ्रता से संचालित करना संभव बनाते हैं जिनके लिए पहले मेल के उपयोग की आवश्यकता होती थी, परिणाम मैन्युअल रूप से एकत्र किए जाते थे। Google चैट और हैंगआउट मीट में परिवर्तन के कारण सबसे अधिक प्रश्न और शिकायतें हुईं, क्योंकि उनमें आम तौर पर कम कार्य होते हैं, लेकिन उनके उपयोग ने कंपनी के भीतर कई त्वरित दूतों को छोड़ना संभव बना दिया।

परियोजना के परिणाम दिमित्री ओस्ट्रोवरखोव द्वारा तैयार किए गए थे, जिनके साथ हमने काम किया था: “इस परियोजना ने आईटी बुनियादी ढांचे के लिए फॉरेक्स क्लब की लागत को कम कर दिया और इसके समर्थन को सरल बना दिया। प्रक्रिया रखरखाव कार्यों की एक पूरी परत गायब हो गई है, क्योंकि इन मुद्दों को Google की ओर से हल किया गया है। अब सभी सेवाओं को दूरस्थ रूप से कॉन्फ़िगर किया जा सकता है, वे कुछ Google प्रशासकों द्वारा समर्थित हैं, और आईटी विभाग ने अन्य चीजों के लिए समय और संसाधन खाली कर दिए हैं।

स्रोत: www.habr.com