हमने एमआईपीसी में लेखांकन के कार्य को बदलने में कैसे मदद की

हमने कई बार लिखा है कि हमारी प्रौद्योगिकियाँ कैसे मदद करती हैं विभिन्न संगठन और यहां तक ​​कि संपूर्ण राज्य किसी भी प्रकार के दस्तावेज़ से जानकारी संसाधित करना और लेखांकन प्रणालियों में डेटा दर्ज करना। आज हम आपको बताएंगे कि हमने इसे कैसे लागू किया एबीबीवाई फ्लेक्सीकैप्चर в मॉस्को यूनाइटेड एनर्जी कंपनी (MOEK) - मास्को में गर्मी और गर्म पानी का सबसे बड़ा आपूर्तिकर्ता।

अपने आप को एक साधारण अकाउंटेंट के स्थान पर कल्पना करें। हम समझते हैं कि यह आसान नहीं है, लेकिन फिर भी प्रयास करें। हर दिन आपको बड़ी संख्या में कागजी बिल, चालान, प्रमाणपत्र इत्यादि प्राप्त होते हैं। और विशेष रूप से बहुत कुछ - रिपोर्टिंग से पहले के दिनों में। सभी विवरणों और राशियों को जल्दी और सावधानी से जांचने, दोबारा टाइप करने और लेखांकन प्रणाली में दर्ज करने, मैन्युअल रूप से लेनदेन करने और संग्रह में दस्तावेज़ भेजने की आवश्यकता है, ताकि उन्हें आंतरिक लेखा परीक्षकों, कर सेवा, टैरिफ के सत्यापन के लिए तुरंत प्रस्तुत किया जा सके। नियामक प्राधिकरण और अन्य। कठिन? लेकिन यह एक लंबे समय से चली आ रही व्यावसायिक प्रथा है जो कई कंपनियों में मौजूद है। MOEK के साथ मिलकर, हमने इस श्रमसाध्य कार्य को सरल बनाया है और इसे और अधिक सुविधाजनक बनाया है। यदि आप इसमें रुचि रखते हैं कि यह कैसा था, तो बिल्ली में आपका स्वागत है।

फोटो में यूरोप में तापीय ऊर्जा के सबसे बड़े उत्पादक मॉस्को सीएचपीपी-21 को दिखाया गया है। इस स्टेशन पर उत्पन्न गर्मी MOEK द्वारा मॉस्को के उत्तर के 3 मिलियन निवासियों को आपूर्ति की जाती है। फोटो स्रोत.

MOEK की मॉस्को में डेढ़ दर्जन शाखाएं हैं। वे 15 किमी लंबे हीटिंग नेटवर्क, 811 थर्मल स्टेशन और बॉयलर हाउस, 94 हीटिंग पॉइंट और 10 पंपिंग स्टेशनों की सेवा करते हैं, और नई हीट सप्लाई सिस्टम भी बनाते और स्थापित करते हैं। कंपनी व्यावसायिक गतिविधियों के लिए विभिन्न प्रकार के उपकरण और सेवाएँ खरीदती है: प्रति वर्ष लगभग 2000 खरीदारी. खरीद शुरू करने वाले प्रत्येक विभाग में दस्तावेजों की तैयारी विशेष कर्मचारियों - अनुबंध पर्यवेक्षकों द्वारा की जाती है।

किसी बड़ी कंपनी में अनुबंध कैसे काम करते हैं? जब क्यूरेटर एक समझौते में प्रवेश करते हैं, तो उन्हें अपने समकक्षों से कई महत्वपूर्ण कागजी दस्तावेज़ प्राप्त होते हैं: डिलीवरी नोट, सेवा प्रावधान के प्रमाण पत्र, चालान, प्रमाण पत्र, आदि। आमतौर पर, क्यूरेटर व्यावसायिक कागजात को स्कैन करता है और फिर स्कैन को एंटरप्राइज़ संसाधन में ऑर्डर से जोड़ देता है। प्रबंधन प्रणाली। वित्तीय नियंत्रक सभी डेटा की मैन्युअल रूप से जाँच करता है। इसके बाद, क्यूरेटर मूल दस्तावेजों को लेखा विभाग में ले जाता है। या कूरियर ऐसा करता है, और फिर दस्तावेजों को स्थानांतरित करने में अधिक समय लग सकता है - कई घंटों से लेकर कुछ दिनों तक।

और सब कुछ ठीक होगा, लेकिन, जैसा कि कई अन्य कंपनियों में होता है:

• रिपोर्टिंग जमा करने से कई दिन पहले कागजात लेखा विभाग में पहुंच सकते हैं। फिर अकाउंटेंट्स को अपने कार्यस्थल पर दिन-रात गुजारने पड़ते हैं। आपको मैन्युअल रूप से जांचने की आवश्यकता है कि क्या सभी चालान, बिल आदि सही ढंग से भरे गए हैं। फिर, यदि सब कुछ सही है, तो कर्मचारी लेखांकन प्रणाली में डेटा को फिर से टाइप करता है और पोस्टिंग करता है। वहीं, अकाउंटेंट का 90% समय डेटा - विवरण, रकम, तारीखें, आइटम नंबर आदि को दोबारा छापने में खर्च होता है। इस वजह से गलतियां होने का खतरा रहता है.
• दस्तावेज़ त्रुटियों के साथ आ सकते हैं. और कई बार कुछ बिल या सर्टिफिकेट गुम हो जाते हैं. कभी-कभी यह रिपोर्टिंग सबमिट करने से पहले अंतिम दिनों में स्पष्ट हो जाता है। इस वजह से दस्तावेज़ अनुमोदन के समय में देरी हो सकती है।
• प्रविष्टियाँ करने के बाद, लेखाकार चालान, चालान और कृत्यों को अलग-अलग कागज और इलेक्ट्रॉनिक अभिलेखागार में संग्रहीत करते हैं। यह कठिन क्यों है? उदाहरण के लिए, MOEK टैरिफ के अनुसार काम करता है, और इसलिए नियमित रूप से कार्यकारी अधिकारियों को इसकी लागत की रिपोर्ट करने के लिए बाध्य है। और जब अगला राज्य या कर ऑडिट लेखा विभाग में आता है, तो कर्मचारियों को लंबे समय तक दस्तावेजों की खोज करनी पड़ती है।

MOEK लेखा विभाग इस प्रकार दिखता था:


MOEK ऊर्जा उद्योग में पहला था जिसने लेनदेन को शीघ्रता से बंद करने और रिपोर्ट प्रस्तुत करने, खरीद में बाजार परिवर्तनों का बेहतर आकलन करने और अपनी वित्तीय रणनीति की योजना बनाने के लिए इस योजना के पुनर्निर्माण और सरलीकरण का निर्णय लिया। लेखा विभाग की लंबे समय से चली आ रही कार्य प्रणाली को अपने दम पर बदलना आसान नहीं था, इसलिए कंपनी ने अपने साझेदार - एबीबीवाई के साथ मिलकर इसे बदलने का फैसला किया।

आपने कहा हमने किया

ABBYY विशेषज्ञों की एक टीम ने MOEK में बुद्धिमान सूचना प्रसंस्करण के लिए एक सार्वभौमिक मंच लागू किया है एबीबीवाई फ्लेक्सीकैप्चर और कॉन्फ़िगर किया गया:

• दस्तावेज़ प्रसंस्करण के लिए लचीले विवरण (डेटा निष्कर्षण टेम्पलेट)। हमने हैबे पर विस्तार से बात की कि यह क्या है और इसकी क्या आवश्यकता है यहां и यहां. समाधान का उपयोग करते हुए, MOEK 30 से अधिक प्रकार के दस्तावेज़ों को संसाधित करता है (उदाहरण के लिए, स्थापित उपकरण का प्रमाण पत्र या एजेंसी शुल्क का प्रमाण पत्र) और उनसे 50 से अधिक विशेषताएँ (दस्तावेज़ संख्या, वैट सहित कुल राशि, खरीदार, विक्रेता का नाम) निकालता है। ठेकेदार, माल की मात्रा, आदि);
• जाँच करने और डेटा अपलोड करने के लिए एक कनेक्टर, जो ABBYY FlexiCapture, SAP और OpenText को जोड़ता है। कनेक्टर के लिए धन्यवाद, विभिन्न निर्देशिकाओं का उपयोग करके ऑर्डर और अनुबंध से डेटा को स्वचालित रूप से जांचना संभव हो गया। हम इसके बारे में नीचे बात करेंगे;
• OpenText पर आधारित इलेक्ट्रॉनिक संग्रह में दस्तावेज़ों का निर्यात। अब सभी दस्तावेज़ स्कैन एक ही स्थान पर संग्रहीत हैं;
• दस्तावेजों की स्कैन की गई छवियों के लिंक के साथ एसएपी ईआरपी में लेखांकन प्रविष्टियों का मसौदा तैयार करें।

फिर ABBYY और MOEK कर्मचारियों ने एक खोज फ़ॉर्म विकसित किया ताकि लेखाकार, सेकंडों में, इलेक्ट्रॉनिक संग्रह में किसी भी विशेषता के आधार पर महत्वपूर्ण खाते ढूंढ सके और उन्हें कर निरीक्षण के लिए प्रस्तुत कर सके।

26 विभिन्न मानदंडों का उपयोग करके खोज संभव है (चित्र क्लिक करने योग्य है):

MOEK द्वारा पूरे सिस्टम का सफलतापूर्वक परीक्षण करने के बाद, इसे परिचालन में लाया गया। अनुमोदन, स्पष्टीकरण और सुधार सहित पूरी परियोजना 10 महीनों में पूरी हुई।

ABBYY FlexiCapture को लागू करने के बाद कार्य की योजना:


क्या आपको ऐसा लगता है कि कुछ भी नहीं बदला है? हां, व्यवसाय प्रक्रिया वही रहती है, बात सिर्फ इतनी है कि अधिकांश कार्य अब मशीन द्वारा किए जाते हैं।

वायरिंग हो गई!

अब हालात कैसे हैं? मान लीजिए कि अनुबंध के क्यूरेटर को थर्मल पावर प्लांटों के लिए पंपों की आपूर्ति के लिए लेनदेन के लिए प्राथमिक दस्तावेजों का एक सेट प्राप्त हुआ, या, उदाहरण के लिए, हीटिंग नेटवर्क का निर्माण। विशेषज्ञ को अब दस्तावेजों की पूर्णता और सामग्री की स्वयं जांच करने, कूरियर को कॉल करने और मूल दस्तावेजों को लेखा विभाग को भेजने की आवश्यकता नहीं है। क्यूरेटर बस प्राथमिक दस्तावेज़ों के हस्ताक्षरित सेट को स्कैन करता है, और फिर प्रौद्योगिकी इसे अपने हाथ में ले लेती है।

नेटवर्क स्कैनिंग सिस्टम का उपयोग करते हुए, एक कर्मचारी अपने हॉट फ़ोल्डर या ईमेल पर टीआईएफएफ या पीडीएफ प्रारूप में स्कैन भेजता है। फिर वह ABBYY FlexiCapture वेब इनपुट स्टेशन खोलता है और प्रक्रिया के लिए सेट किए गए दस्तावेज़ के प्रकार का चयन करता है। उदाहरण के लिए, "एजेंसी शुल्क के साथ कार्यों/सेवाओं की खरीद", "सामग्री और तकनीकी संसाधनों (एमटीआर) की प्राप्ति" या "संपत्ति लेखांकन"।

सेट का प्रकार आवश्यक दस्तावेज़ों और डेटा की संख्या और प्रकार निर्धारित करता है जिन्हें सिस्टम को वर्गीकृत, पहचानना और सत्यापित करना होगा।

क्यूरेटर पहचान के लिए स्कैन अपलोड करता है। सिस्टम स्वचालित रूप से सभी दस्तावेजों की उपस्थिति, प्रत्येक कागज की सामग्री की जांच करता है, और सर्वर विवरण - अनुबंध की तारीख, राशि, पता, कर पहचान संख्या, चेकपॉइंट और अन्य डेटा को पहचानता है। वैसे, MOEK इस दृष्टिकोण का उपयोग करने वाली रूस की पहली ऊर्जा कंपनी है।

यदि क्यूरेटर ने सभी दस्तावेज़ अपलोड नहीं किए हैं या किसी चालान में सारा डेटा नहीं है, तो सिस्टम इसे नोटिस करता है और तुरंत कर्मचारी से त्रुटि को ठीक करने के लिए कहता है:

सिस्टम शिकायत करता है और लापता दस्तावेज़ों को जोड़ने के लिए कहता है (इसके बाद स्क्रीनशॉट क्लिक करने योग्य हैं):

सिस्टम ने देखा कि दस्तावेज़ की समय सीमा समाप्त हो गई है:

इस प्रकार, कर्मचारी को अब यह निर्धारित करने की आवश्यकता नहीं है कि दस्तावेज़ सही ढंग से तैयार किया गया है या नहीं। यदि सब कुछ सही है, तो अधिकांश डेटा जांच सीधे वेब एंट्री स्टेशन पर स्वचालित रूप से हो जाती है। यह SAP ERP में निर्दिष्ट ऑर्डर संख्या दर्ज करने के लिए पर्याप्त है। इसके बाद, मान्यता प्राप्त डेटा की तुलना एसएपी में संसाधित जानकारी से की जाती है: प्रतिपक्ष के टिन और केपीपी, अनुबंध संख्या और मात्रा, वैट, उत्पाद या सेवा नामकरण। एक दस्तावेज़ को संसाधित करने और जाँचने में केवल कुछ मिनट लगते हैं।

विवरण - आईएनएन और केपीपी - का उपयोग करके आप निर्देशिका से वांछित कंपनी का चयन कर सकते हैं:

यदि इनवॉइस या चालान में कोई त्रुटि है, तो यह दस्तावेज़ को संग्रह में निर्यात करने की अनुमति नहीं देगा। उदाहरण के लिए, यदि कोई दस्तावेज़ गलत तरीके से संकलित किया गया है या किसी एक अक्षर को गलत तरीके से पहचाना गया है, तो सिस्टम इसे इंगित करेगा और कर्मचारी से सभी अशुद्धियों को ठीक करने के लिए कहेगा। यहाँ एक उदाहरण है:

सिस्टम ने पाया कि वासिलेक सीजेएससी MOEK आपूर्तिकर्ताओं की सूची में शामिल नहीं है।

यह कर्मचारियों को दस्तावेज़ के लेखा विभाग तक पहुंचने से पहले त्रुटियों को ट्रैक करने की अनुमति देता है।

यदि सभी जाँचें सफलतापूर्वक पूरी हो जाती हैं, तो एक क्लिक में दस्तावेज़ की एक स्कैन की गई कॉपी ओपनटेक्स्ट इलेक्ट्रॉनिक संग्रह में भेज दी जाती है, और एक लिंक और उसके मेटाडेटा वाला एक कार्ड SAP में दिखाई देता है। एक अकाउंटेंट या क्यूरेटर हमेशा इलेक्ट्रॉनिक संग्रह में आवश्यक क्रम के लिए दस्तावेजों की एक सूची और दस्तावेजों को किसने संसाधित किया, किस समय सीमा में और किस परिणाम के साथ संसाधित किया, इसकी जानकारी देख सकता है।

प्योत्र पेट्रोविच ने इलेक्ट्रॉनिक संग्रह में देखा, ...

...यह देखने के लिए कि आदेश संख्या 1111 के लिए दस्तावेज़ किसने अपलोड किए।

एबीबीवाई फ्लेक्सीकैप्चर से एसएपी पर डेटा और स्कैन अपलोड करने के बाद, पहले से भरे हुए डेटा और दस्तावेजों की स्कैन की गई छवियों के लिंक के साथ एक ड्राफ्ट लेनदेन दिखाई देता है।

ड्राफ्ट वायरिंग:

फिर अकाउंटेंट को तैयार ड्राफ्ट और स्कैन के लिंक के साथ एक ईमेल अधिसूचना प्राप्त होती है। विशेषज्ञ को अब कागज के साथ संघर्ष करने की आवश्यकता नहीं है। उसे बस लेनदेन की कुल राशि, मुहर और हस्ताक्षर की उपस्थिति के लिए स्कैन की जांच करनी है और लेनदेन करना है। अकाउंटेंट अब इस पर एक मिनट से भी कम समय बिताता है।

परियोजना के परिणाम

• ABBYY प्रौद्योगिकियों का उपयोग करके, MOEK ने न केवल लेखांकन, बल्कि वित्तीय नियंत्रण को भी सरल और त्वरित किया है। पोस्टिंग करने के लिए, कर्मचारियों को अब मूल दस्तावेजों के साथ कूरियर की प्रतीक्षा करने की आवश्यकता नहीं है - उन्हें बस एक क्लिक में इलेक्ट्रॉनिक संग्रह से पहले से सत्यापित डेटा के साथ एक स्कैन प्राप्त करना है। सच है, एक कागज़ी दस्तावेज़ की अभी भी ज़रूरत है। लेकिन अब इसे बाद में लेखा विभाग को भेजा जा सकता है. जब यह वहां पहुंचेगा, तो कर्मचारी लेखा प्रणाली में "मूल प्राप्त" बॉक्स की जांच करेगा।
• कर्मचारी स्कैन से लेन-देन के बारे में सभी आवश्यक डेटा तुरंत प्राप्त करते हैं, समय पर लेन-देन करते हैं और रिपोर्टिंग के लिए सभी दस्तावेज़ पहले से तैयार करते हैं। अब वे न तो आंतरिक निरीक्षण से डरते हैं और न ही बाहरी निरीक्षण से।
• लेखाकार 3 गुना तेजी से वित्तीय लेनदेन करते हैं, और MOEK रिपोर्टिंग अवधि 10 दिन पहले बंद कर देता है।
• सभी MOEK शाखाएँ लेखांकन दस्तावेज़ों को एक ही इलेक्ट्रॉनिक संग्रह में संग्रहीत करती हैं। इसके लिए धन्यवाद, आप किसी भी चालान, अनुबंध या पूर्णता का कार्य, साथ ही उनमें से किसी भी विशेषता (राशि, वैट, उत्पाद या सेवा श्रृंखला) को पहले की तुलना में 4 गुना तेजी से पा सकते हैं।
• समाधान प्रति वर्ष 2,6 मिलियन से अधिक पृष्ठों के दस्तावेज़ों को संसाधित करता है।

इसके बजाय एक निष्कर्ष की

MOEK उपयोग करता है एबीबीवाई फ्लेक्सीकैप्चर अब 2 साल हो गए हैं और इस दौरान मैंने आँकड़े एकत्र किए हैं। यह पता चला कि अकाउंटेंट 95% प्रविष्टियाँ ड्राफ्ट में बदलाव किए बिना करते हैं। इसका मतलब यह है कि ऐसी पोस्टिंग को भविष्य में पूरी तरह से स्वचालित रूप से छोड़ा जा सकता है। ऐसा हुआ कि यह उत्पाद वास्तव में कंपनी की व्यावसायिक प्रक्रियाओं में "कृत्रिम बुद्धिमत्ता" के तत्वों को पेश करने की दिशा में कंपनी का पहला कदम था: MOEK एक संबंधित कार्यक्रम विकसित कर रहा है।

अन्य रूसी कंपनियाँ भी लेखांकन के काम को स्वचालित कर रही हैं: इसे सरल और अधिक सुविधाजनक बना रही हैं। उदाहरण के लिए, एबीबीवाई प्रौद्योगिकियों का उपयोग करते हुए, वित्तीय नियंत्रण सेवा "खलेबप्रोम»महत्वपूर्ण व्यावसायिक जानकारी 2 गुना तेजी से प्राप्त होती है और आवश्यक चालान और डिलीवरी नोट्स की खोज में 20% कम समय खर्च होता है। बुद्धिमान सूचना प्रसंस्करण प्रौद्योगिकियाँ होल्डिंग के लेखा विभाग के कर्मचारियों की मदद करती हैं"देहाती» बड़े पैमाने पर टैक्स ऑडिट के दौरान आवश्यक वित्तीय दस्तावेज़ तुरंत ढूंढें। 2019 में, कंपनी के विशेषज्ञ लगभग 10 मिलियन पृष्ठों के दस्तावेज़ों को संसाधित करने की योजना बना रहे हैं।

क्या आप MOEK और ABBYY परियोजना के बारे में अधिक जानना चाहते हैं? 3 अप्रैल को 11:00 बजे MOEK सूचना प्रौद्योगिकी केंद्र के उप प्रमुख व्लादिमीर फेओक्टिस्टोव मामले के विवरण के बारे में निःशुल्क बात करेंगे। वेबिनार "कृत्रिम बुद्धिमत्ता प्रौद्योगिकियाँ ऊर्जा उद्योग में कंपनियों को विकसित होने में कैसे मदद करती हैं". यदि आप प्रश्न पूछना चाहते हैं तो शामिल हों।

एलिसैवेटा टिटारेंको,
ABBYY कॉर्पोरेट ब्लॉग संपादक

स्रोत: www.habr.com