🥇अलग-अलग काम करते हुए एक साथ कैसे काम करें

मीडिया महामारी विज्ञान की स्थिति और आत्म-अलगाव की सिफारिशों के बारे में खबरों से भरा है।

लेकिन व्यवसाय के संबंध में कोई सरल सिफ़ारिशें नहीं हैं। कंपनी प्रबंधकों को एक नई चुनौती का सामना करना पड़ रहा है - उत्पादकता में न्यूनतम नुकसान के साथ कर्मचारियों को दूर से कैसे स्थानांतरित किया जाए और उनके काम की संरचना कैसे की जाए ताकि सब कुछ "पहले जैसा" हो।

कार्यालय में जो काम किया जाता है वह अक्सर दूर से काम नहीं करता है। वितरित टीमें टीम के भीतर और बाहर प्रभावी सहयोग और संचार कैसे बनाए रख सकती हैं?

मोबाइल संचार, तेज़ इंटरनेट, सुविधाजनक एप्लिकेशन और अन्य आधुनिक तकनीकों की उपलब्धता, सामान्य तौर पर, कई बाधाओं को दूर करने और भागीदारों या सहकर्मियों के साथ उत्पादक कार्य बनाने में मदद करती है।

लेकिन हमें तैयारी करने की जरूरत है.

सब कुछ योजना के मुताबिक होगा. अगर वह है

दूरस्थ कार्य के लिए आंतरिक प्रक्रियाओं और संचार के विशेष निर्माण की आवश्यकता होती है। और तैयारी का चरण कई प्रश्नों और समस्याओं को उत्पन्न होने से पहले ही समाप्त कर सकता है।

कार्यालय और दूरस्थ कार्य स्थितियों दोनों में, सब कुछ चार स्तंभों पर बनाया गया है:

आयोजन
संगठन
नियंत्रण
अभिप्रेरण

सबसे पहले, आपको और आपकी टीम को सही लक्ष्य निर्धारित करने, रिपोर्टिंग प्रणाली को फिर से बनाने और टीम के भीतर अतुल्यकालिक और तुल्यकालिक संचार को सही ढंग से संयोजित करने की आवश्यकता है। अतुल्यकालिक संचार में पत्र, चैट, अद्यतन रिपोर्टिंग और कोई भी संचार विकल्प शामिल हैं जिन्हें तत्काल प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं होती है। सिंक्रोनस संचार तीव्र प्रतिक्रिया के साथ वास्तविक समय का संचार है।

यह याद रखना बहुत महत्वपूर्ण है कि दूर से काम करते समय योजना बनाने के लिए नियमितता की आवश्यकता होती है। रणनीतिक और परिचालन कार्यों के साथ काम का संतुलन बनाए रखना, प्राथमिकता वाले कार्यों पर साप्ताहिक या दैनिक रूप से काम की गति निर्धारित करना आवश्यक है। उचित योजना और लक्ष्य निर्धारण से काम स्पष्ट हो जाएगा और कर्मचारी को थकान से बचने में मदद मिलेगी। वे इस प्रक्रिया से अलग-थलग महसूस नहीं करेंगे।

वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग: नंबर एक उपकरण

दूरस्थ कर्मचारियों का अलगाव सामाजिक से अधिक सूचनात्मक है। वे किसी के बगल में बैठना नहीं भूलते (हालाँकि यह अलग-अलग होता है) वे ज्यादातर सहकर्मियों के साथ सूचना और संचार की त्वरित पहुँच की कमी के बारे में चिंता करते हैं। उनके पास किसी सहकर्मी से प्रश्न पूछने और तत्काल उत्तर पाने, छोटी जीत का जश्न मनाने या संक्षिप्त विवरण देने, विचार-मंथन करने या सप्ताहांत की योजनाओं के बारे में बात करने का अवसर नहीं है।

इस घाटे की आंशिक भरपाई वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग सेवाओं द्वारा की जाती है।

वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग एक या एक से अधिक लोगों को फोन पर या ऑनलाइन वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग प्लेटफॉर्म के माध्यम से वास्तविक समय में बातचीत करने की अनुमति देती है। कॉल एक तुल्यकालिक संचार चैनल है, लेकिन इसका उपयोग तब भी किया जा सकता है जब केवल एक व्यक्ति किसी समूह से बात कर रहा हो - उदाहरण के लिए, संचालन के लिए वेबिनार. ऐसी सेवाओं के उदाहरण: मेगाफोन से ओवीकेएस, ज़ूम, ब्लूजीन्स, गोटूमीटिंग।

लाभ:

वीडियो कॉल वार्ताकार के स्वर, भावनाओं, चेहरे और अन्य मौखिक संकेतों को व्यक्त करते हैं, जिससे उसकी मनोदशा को स्पष्ट करने और समझने में मदद मिलती है।
अतिरिक्त जानकारी संदेशों को स्पष्ट बनाती है, भावनात्मक सामग्री जोड़ती है, और संबंध और विश्वास बनाने में मदद करती है।

नुकसान:

समय के साथ समन्वय. कॉल केवल वास्तविक समय में ही हो सकती हैं, जिससे विभिन्न समय क्षेत्रों में फैली टीम के लिए संचार कठिन हो जाता है।
संचार के पाठ्यक्रम को किसी भी तरह से प्रलेखित नहीं किया गया है। चुनौतियाँ लिखित परिणाम नहीं छोड़तीं।
व्याख्या। संचार की गुणवत्ता हर किसी के लिए इष्टतम नहीं है (विशेषकर उनके लिए जो देश में आत्म-पृथक हैं)। शब्द हमेशा सही ढंग से समझ में नहीं आते।

वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग का उपयोग कब करें?

नियमित बैठकें, एक-पर-एक और समूह दोनों
टीम बैठकें
योजना और विचार-मंथन (वीडियो के साथ सर्वोत्तम)
ग़लतफहमियों को सुलझाना या अन्य माध्यमों (जैसे ईमेल, चैट) से बढ़ती या भावनात्मक स्थितियों से निपटना

यदि आपको लगता है कि आपकी दूरस्थ टीमवर्क पर्याप्त उत्पादक नहीं है, तो समय बर्बाद न करें - स्थिति को बदलने का प्रयास करें।

टीम के साथ दैनिक चेक-इन शुरू करें।
बैठक के समय और लक्ष्यों का सख्ती से पालन करें, उन्हें निमंत्रण में लिखें और शुरुआत में ही उन्हें याद दिलाएं।
अपना होमवर्क करें। बैठक की तैयारी करें और कागज पर लिखें कि कौन से विचार आपको इस बैठक में लाए हैं, प्रतिभागियों से आपकी क्या अपेक्षाएं हैं और उनकी आपसे क्या अपेक्षाएं हैं?
प्रतिभागियों को भूमिकाएँ साझा करने के लिए कहें (नोट्स लेना, जानकारी प्रस्तुत करना, मीटिंग मॉडरेटर के रूप में कार्य करना)।
बड़ी टीम (8 लोगों से अधिक) के लिए बैठकें न करें।
अपनी बैठकों को प्रतिभागियों के समय क्षेत्र के साथ सिंक्रनाइज़ करना याद रखें।

जब सभी लोग एक साथ हों: कंपनी की सामान्य बैठकें कैसे आयोजित करें

कंपनी के सभी कर्मचारियों की बैठकें सूचनाओं के आदान-प्रदान का एक लोकप्रिय तरीका बन गई हैं।

उन्हें सर्वोत्तम तरीके से कैसे व्यवस्थित किया जाए, इस पर कई सुझाव दिए गए हैं:

समय। रूस में कंपनियों के लिए ऐसी बैठकें दोपहर 11-12 बजे आयोजित करना सबसे अच्छा है। ऐसा समय चुनने का प्रयास करें जो यथासंभव अधिक से अधिक कर्मचारियों के लिए सुविधाजनक हो। मीटिंग को रिकॉर्ड करना सुनिश्चित करें. मेगाफोन सहित कई प्लेटफार्मों पर, यह एक क्लिक में किया जा सकता है और फिर mp4 प्रारूप में अपलोड किया जा सकता है।
लाइव स्ट्रीम। यह छोटी कंपनियों के लिए आवश्यक नहीं हो सकता है, लेकिन शाखाओं के वितरित नेटवर्क वाली बड़ी कंपनियों के लिए, लाइव प्रसारण करना समझ में आता है।
प्रश्न एवं उत्तर। आप लोगों से पहले से ही उनसे संबंधित प्रश्न पूछने के लिए कह सकते हैं, फिर आप ऐसी जानकारी तैयार कर सकते हैं जो दर्शकों के लिए प्रासंगिक हो।
हास्य के बारे में मत भूलना. यह स्कूल में एक लाइनअप नहीं है, बल्कि व्यक्तिगत संबंध प्रदान करने और वितरित टीमों के बीच विश्वास बनाने में मदद करने का एक अवसर है।

मंथन : भ्रम दूर करें

जब विचार-मंथन की बात आती है, तो वितरित टीमों के लिए एक सामान्य डिजिटल टूल का उपयोग करना महत्वपूर्ण है। यह आपको विचार-मंथन के दौरान विचारों को एकत्र करने, समूहित करने और वर्गीकृत करने की अनुमति देता है।

प्रभावी ढंग से तूफान लाने में आपकी सहायता के लिए यहां कुछ महत्वपूर्ण युक्तियां दी गई हैं:

दूरस्थ टीम एक सहयोगी परियोजना प्रबंधन उपकरण चुन सकती है जो कानबन-बोर्ड कार्यक्षमता का समर्थन करती है जिससे कई टीमें पहले से ही परिचित हैं, जैसे कि ट्रेलो।
एक विकल्प वह हो सकता है जो मंच द्वारा उपलब्ध कराया गया हो। वेबिनार यह टूल एक ड्राइंग बोर्ड है जिसे हर कोई देख सकता है और कोई भी प्रतिभागी इसे संपादित कर सकता है।
यह मूल्यांकन करने के लिए वोटिंग विकल्प का उपयोग करें कि कौन सा विचार लागू करना सबसे दिलचस्प है। सभी आँकड़े बाद में सीएसवी या एक्सएलएसएक्स प्रारूप में डाउनलोड किए जा सकते हैं।
अनुभव से पता चलता है कि कर्मचारियों को हमले के बारे में पहले से चेतावनी देना बेहतर है ताकि उनके पास विचारों के बारे में सोचने का समय हो। जब समूह एक साथ हो जाएगा, तो प्रतिभागी खाली हाथ नहीं आएंगे।

समकालिक संचार, जैसे कि वीडियो कॉल, जब सही ढंग से उपयोग किया जाता है, तो टीम वर्क संचालित करने, उसके परिणामों पर नज़र रखने और टीम के सभी सदस्यों को भावनात्मक समर्थन प्रदान करने के लिए एक उत्कृष्ट उपकरण हो सकता है। और जब अतुल्यकालिक उपकरणों के साथ जोड़ा जाता है, तो वे प्रक्रिया में वितरित प्रतिभागियों को कार्यालय में उनके सहयोगियों की तुलना में (और कभी-कभी अधिक) उत्पादक बनने में मदद करते हैं।

स्रोत: www.habr.com

अलग-अलग काम करते हुए एक साथ कैसे काम करें

सब कुछ योजना के मुताबिक होगा. अगर वह है

वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग: नंबर एक उपकरण

वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग का उपयोग कब करें?

जब सभी लोग एक साथ हों: कंपनी की सामान्य बैठकें कैसे आयोजित करें

मंथन : भ्रम दूर करें

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